Les KPI (Key Performance Indicators) sont beaucoup utilisés pour le suivi de projet.
Appelés parfois aussi indicateurs clés de performance (ICP), les KPI sont des indicateurs de mesure de la performance de vos projets.
Dans cet article, nous parlons des 5 KPI projet indispensables pour la réussite de votre projet.
Cet article vous offre une introduction aux indicateurs de performance et les aborde de manière succincte, mais sachez qu’il en existe de très nombreux et que chaque entreprise définit ses propres indicateurs.
Pourquoi faire un suivi de projet ?
Saviez-vous que 54 % des chefs de projet affirment ne pas avoir accès en temps réel aux KPI’s de leur projet.
Le suivi du projet se traduit généralement par le suivi d’indicateurs de type ratios comparant le “prévisionnel” et le “réalisé” en termes de temps, de consommation, de budget et de ressources.
C'est ce qu'on appelle les indicateurs de pilotage du projet.
Ces indicateurs sont regroupés dans des tableaux de bord de projet, qui sont de véritables outils de pilotage du projet.
Modèle de tableau de bord projet
Suivez la réalisation des activités
Grâce aux KPI projet, vous pourrez évaluer rapidement les éventuels écarts à l’objectif et vous pourrez communiquer efficacement et rapidement avec toutes les parties prenantes de votre ou de vos projets.
Nous allons voir des exemples d'indicateurs de performance.
Peut-être les utilisez-vous déjà pour vos projets ?
Sinon, vous pouvez les adapter ou les réutiliser pour vos projets.
Définition d’un KPI projet
Un indicateur est une information qui va aider le décideur à mesurer une situation et à prendre une décision en conséquence.
La décision peut être de ne rien faire ou bien au contraire d’adopter des mesures correctives.
Dans le choix de vos KPIs, il est important que ces derniers soient :
- Visibles (souvent ils changent de couleur vert – jaune – rouge selon 3 seuils) pour alerter
- Systématiquement à jour et fiables
Rappelons que le nombre d’indicateurs suivis sur votre tableau de bord n’est pas, en soi, un indicateur pertinent.
Il est essentiel de sélectionner les indicateurs les plus importants pour bien piloter votre projet et de les suivre chaque semaine, plutôt que de les multiplier et oublier de les mettre à jour ou de les consulter.
Le choix des KPI doit se faire en lien avec l’objectif de votre projet et ses contraintes.
Exemple :
Si votre projet comporte un objectif de délai fort, il faudra vous assurer que vous avez choisi les indicateurs de délais qui vous permettront d’être alerté au plus tôt sur les dérives.
Il est essentiel d'impliquer les collaborateurs dans le processus de sélection des KPIs.
Leur participation permet de discuter de la pertinence de ces derniers et d'évaluer leur efficacité.
Vous devez, avec votre équipe, définir un tableau de bord alignant les objectifs stratégiques communs de l'entreprise avec les objectifs opérationnels à atteindre.
Maitrise des KPI : quel processus de révision ?
Concernant la fréquence de consultation et de mise à jour des KPIs de votre projet, il est recommandé d’avoir un suivi régulier.
Néanmoins, il faut savoir adopter une approche flexible en fonction de la vitesse à laquelle le projet avance.
Exemple :
Votre fréquence peut être hebdomadaire et passer à quasi-quotidienne en cas d’accélération du projet, ou s’espacer toutes les 2 semaines si le projet est ralenti du fait de certains blocages majeurs.
Il est à noter que les KPIs peuvent être modifiés au cours du projet pour s'adapter aux évolutions et aux besoins changeants, mais cela devra être réalisé avec l’équipe projet et validé par les parties prenantes décisionnaires.
Le tableau ci-après récapitule le processus de révision :
Etat du projet | Fréquence de révision KPIs | Notes |
|---|---|---|
Projet en accélération | Quasi-quotidienne | Adaptation possible des KPIs avec l'équipe et validation |
Projet en cours normal | Hebdomadaire | Adaptation possible des KPIs avec l'équipe et validation |
Projet en ralentissement | Toutes les 2 semaines | Adaptation possible des KPIs avec l'équipe et validation |
Les principaux indicateurs à suivre
1) KPI de coût
Écart de coût du projet :
L'un des premiers KPI projet à suivre est sans doute le KPI de coût !
Avec l’indicateur “Écart de coût du projet”, on mesure si le coût du projet effectif est différent du coût prévu au départ.
Écart de coût du projet = (Coût réel – coût prévisionnel) / coût prévisionnel
En anglais, on parle du KPI “Budget allocated to budget spent ratio (%)”
2) KPI de délai
Écart de durée :
Avec l’indicateur “Écart de durée”, on mesure si une tâche a duré plus longtemps que ce qui a été planifié initialement.
Ecart de durée = (Durée réelle - Durée Initiale) / Durée Initiale
On peut appliquer ce KPI projet à la durée d’une tâche, à la durée d’une phase ou à la durée totale du projet.
Taux de respect des délais :
Le taux de respect des délais mesure la proportion de tâches terminées dans les délais prévus, par rapport à l'ensemble des tâches.
Taux de respect des délais = (Nombre de tâches terminées dans les délais) / (Nombre total de tâches) x 100
Ce KPI permet de quantifier la capacité d'un projet à respecter les délais prévus, offrant ainsi une vision globale de la ponctualité des livrables par rapport au planning initial.
3) KPI de productivité
Productivité des ressources humaines du projet :
Une autre alternative à l’écart de durée est l’indicateur de productivité des ressources humaines du projet.
Il s’agit d’un indicateur de mesure de la productivité des membres de l’équipe projet.
En temps réel, on mesure le nombre de jours homme consacrés au regard du pourcentage de réalisation de la tâche.
Rappelons que le jour-homme est une unité de mesure correspondant au travail d’une personne pendant une journée.
Productivité des ressources = nombre de jours homme consacrés * % de réalisation de la tâche
Et on compare ce nombre au nombre de jours homme planifiés pour atteindre ce même % de réalisation de la tâche.
Ceci va permettre d’évaluer soit un retard ou une avance sur le planning ou un respect du planning.
Taux de réussite des livrables :
Cet indicateur mesure la proportion de livrables achevés conformément aux spécifications et aux délais.
Taux de réussite des livrables = (Nombre de livrables achevés) / (Nombre total de livrables prévus)
Exemple :
Si 80 % des livrables sont terminés, le KPI sera de 0,8.
Il est possible de suivre cet indicateur deux façons différentes :
- La première consiste à suivre le projet dans son ensemble, ce qui permettrait de savoir que 80% des livrables ont été réalisés à date, mais sans notion de temps. Graphiquement, cela pourrait se traduire par un diagramme camembert ou un histogramme qui se remplit peu à peu
- La deuxième approche serait de suivre le projet mensuellement, avec un objectif mensuel et un report des livrables non achevés sur le mois suivant afin de visualiser les avances et retards
4) KPI de satisfaction des parties prenantes
Indice de satisfaction du client :
Cet indicateur mesure la satisfaction du client en recueillant des feedbacks.
Indice de satisfaction client = (Nombre de retours positifs) / (Nombre total de retours)
Exemple :
Si 90 % des retours sont positifs, le KPI sera de 0,9.
Il est pertinent de se fixer un seuil minimum à atteindre, tel que 95% ou 98% de satisfaction, afin de garantir un niveau élevé de satisfaction client.
Ce seuil minimum permet de définir un objectif clair et d'orienter les actions visant à améliorer la qualité des produits ou services, ainsi que l'expérience globale du client.
Atteindre et maintenir ce seuil constitue un gage de qualité et de fidélisation du client tout au long du projet.
Cet indicateur peut se décliner à d’autres catégories de parties prenantes, comme l’équipe projet par exemple.
5) KPI des risques
Couverture des risques :
Il s’agit de la proportion de risques pour lesquels une stratégie de réponse a été mise en place pour éviter le risque ou réduire sa criticité .
Cela permet de connaître le pourcentage de risques pour lesquels un plan d’action a été décidé.
Couverture des risques = (Nombre de risques gérés) / (Nombre total de risques identifiés) * 100
Un taux élevé de couverture indique une gestion exhaustive des risques.
Taux de réduction de la criticité des risques :
Cet indicateur permet de mesurer l’efficacité des mesures prises pour réduire les risques du projet. Il compare la criticité des risques résiduels après plan d’action à la criticité initiale.
Taux de réduction de la criticité des risques = (Somme de la criticité des risques résiduels) / (Somme de la criticité totale initiale des risques identifiés)
Un KPI faible indique une gestion proactive des risques.
La fréquence des incidents :
Il s'agit du nombre d'incidents ou d'événements indésirables survenus dans une période donnée.
Une augmentation de la fréquence peut indiquer une inefficacité dans la gestion des risques.
L’impact financier des risques :
La mesure des coûts associés aux risques identifiés ou survenus.
Cela peut inclure les coûts directs (frais juridiques, pénalités de retard, etc.) et les coûts indirects (impact sur la réputation, perte de clients, etc.).
Mais il n’est pas toujours simple de mesurer ces coûts.
Conclusion
En conclusion, le suivi de projet par des KPI est essentiel pour évaluer l'avancement, la performance et la qualité des actions entreprises, ce qui est indispensable pour favoriser la réussite du projet.
Le choix des KPIs doit être aligné sur les objectifs stratégiques de l'entreprise et les objectifs opérationnels du projet, avec une révision régulière et une communication effective aux parties prenantes concernées
Bien que de nombreux KPIs puissent être mis en place sur le projet, il est primordial de sélectionner ceux qui permettront une alerte optimale en fonction des objectifs et des contraintes spécifiques du projet.
Et vous, quels sont vos principaux KPI de suivi de projet ?
merci beaucoup pour le partage j’ai beaucoup appris avec vous
Avec plaisir Nadia!
super intéressant votre blog ! merci pour le partage
Merci beaucoup pour ce retour Assia
En tout cas mes félicitations, j’ai beaucoup appris
Avec plaisir Brice 🙂
Merci pour le partage!
J’ai beaucoup apprécié votre savoir faire et partages….Vos excellents themes,…Aussitôt que possible je vais m’inscrire dans vos différent thèmes de formations qui sont importantes…
Avec plaisir Belhadj
Bonjour
Quels peuvent être les indicateurs pertinents au quotidien dune DSI
Bien cordialement
Bonjour Aman,
Je ne pense pas qu’on peut généraliser des KPI à toutes les DSI. Cela dépendra des objectifs de chaque DSI.
Il faut commencer par dresser les objectifs que l’entité veut atteindre, pour ensuite définir des KPI pour mesurer l’atteinte des ces objectifs.
Oui j’ai vu ce nouvel article sur les KPI. Ce qui est fondamental à comprendre et qui ressort bien dans l’article c’est que :
« Ce qui n’est pas mesuré, n’est pas piloté ».
Si on veut mesurer les progrès de telle ou telle mesure ou détecter des changements liés à la conjoncture il est fondamental de mesurer et de mesurer des indicateurs pertinents.
Pas besoin d’en avoir des milliers, une dizaine bien sentis suffit dans la plupart des cas.
La définition de KPI commence toujours par définir des objectifs, puis seulement viennent les indicateurs qui permettent de vérifier la tenue des objectifs.
Un exemple dans mon activité quotidienne (pilotage du site clouderial.com : outils de gestion de projet en mode Saas).
J’utilise les KPI suivants :
– (1) nb d’inscriptions brutes et nettes (brutes – desincription),
– (2) nb d’accès aux applications (total et par application),
– (3) répartition des comptes utilisateurs par segment marketing,
– (4) ARPU : la valeur moyenne par client,
– (5) Nombre et valeur des rechargement de compte
Les objectifs sous-jacents sont :
(1) : quel est l’impact d’une campagne marketing, détecter un changement de comportement lié à un évolution concurrentielle,
(2) : quelle est l’utilisation de chaque application ?et donc sur lesquelles il y a des efforts à faire ou à supprimer car non utilisées,
(3) : qui sont mes clients ?
(4) : combien rapporte mes clients en moyenne ? et donc indirectement, la rentabilité de l’activité,
(5) : Mesure la rentrée d’abonnements payants.
Il y a évidemment certains indicateurs comptables dont je ne parlerai pas ici.
JM.
Merci Mark pour cet article
Bonjour Claire,
Très bon article comme d’habitude !
Personnellement, j’utilise la courbe en S qui mesure un avancement technique (ou financier) par rapport à un avancement théorique linéaire.
Ca permet de factualiser rapidement un retard ou une avance. J’ai un exemple assez parlant d’analyse de courbe en S ici : http://clouderial.com/piloter-un-projet-a-travers-des-indicateurs-kpi/
En plus des classiques avancement, dépassement et marge, dans le domaine de l’informatique, j’aime bien mesurer le nombre d’anos produites (post-livraison) par jour de dev. C’est une mesure de la qualité des devs : trop grand cela signifie que les devs font beaucoup d’anos et il faut alors de poser la question de savoir si ils sont bien formés et si l’outillage est adéquat. Trop faible, cela signifie qu’on fait certainement de la surqualité (qui en général coute chère).
Voilà !