Gérer un projet est un acte rationnel qui consiste à éliminer des prises de décision impulsives, les rêveries des parties prenantes et les spéculations de l’équipe de projet. Pour discipliner les réflexions des parties prenantes, quoi de plus mieux que d’encadrer les comportements et les attentes par des processus et un document de référence pour l’ensemble des acteurs ? En effet, il s'agit bien du cahier des charges.

Le Proof Of Concept (POC), ou preuve de concept, est une
réalisation rapide pour démontrer la faisabilité d’un nouveau concept, service ou produit.

Plus votre nouveau produit ou service est innovant, plus la preuve du concept, la preuve de sa faisabilité, est importante

Le diagramme de Gantt est un graphique à barres
horizontale, qui permet de représenter visuellement les
différentes activités (tâches) qui constituent un projet.

il facilite l'organisation, la planification et le suivi des tâches du projet.

La matrice des compétences permet d'assigner les tâches aux bonnes personnes qui ont les compétences nécessaires pour les accomplir, augmentant ainsi les chances de réussite de votre projet.

Il n’ y a pas pire dans un projet ou dans une organisation que de se retrouver avec plusieurs personnes faisant tous la même chose, ou pire encore, négliger une tâche importante parce que chacun pense que ce n’est pas à lui de la faire.

Utiliser la matrice RACI permet de résoudre ce genre de problèmes.

Le plan de communication sert à partager avec les parties prenantes, les bénéfices de votre projet et l’état
d’avancement de celui-ci.

Il décrit comment les informations essentielles du projet
seront communiquées, par qui et à quelle fréquence.

Pour communiquer efficacement, il faut avoir défini ce que l’on veut communiquer, à qui, quand et comment.

Le plan de communication permet de réaliser vos objectifs de communication, tout en ciblant vos messages en fonction des besoins du projet.

Un plan projet est avant tout un document qui constitue l’un des premiers livrables dans la gestion du projet.

C’est la feuille de route du chef de projet et ses collaborateurs directs. Il présente les lignes directrices de la conduite du projet, dans une approche plus opérationnelle que stratégique.

Le Plan de Charge sert à vous aider à contrôler votre projet et ses ressources humaines et matérielles et éviter les retards sur le planning.

Le PAQ est un document qui décrit toutes les dispositions mises en œuvre pour livrer un produit ou un service conforme aux attentes.

Il vous sert de référence à l’assurance qualité du projet.

Le template de suivi des actions peut être utilisé tout au long du cycle de vie du projet afin d'assurer un bon suivi et une traçabilité des actions.

A l’instar du suivi des actions, le suivi des livrables peut être utilisé tout au long du cycle de vie de votre projet.

C'est aussi un moyen de communication efficace à utiliser lors des différentes réunions.

Le compte rendu de réunion (ou minutes de réunion) vous sert à récapituler les échanges et points importants évoqués lors d'une réunion. 

C'est un résumé concis du déroulement de la réunion, qui doit consigner les décisions actées et les actions à suivre.

Le cahier de recette permet de bien confirmer que les résultats des tests effectués sur le / les livrables qui viennent d’être réalisés.

C'est une étape de validation intermédiaire car elle valide le bon fonctionnement du produit/service, selon les attentes des utilisateurs/clients.

Le registre des demandes de changements est un outil qui permet de documenter, analyser et suivre les demandes de changements, afin de maîtriser le périmètre du projet et contrôler les risques.

Le chef de projet en tant que commandant de bord du projet doit piloter le projet et assurer le suivi du déroulement du projet conformément aux références de base de projet, identifie et traite les problèmes et gère les modifications.

Le suivi de budget est ainsi un outil indispensable pour ne pas naviguer dans le brouillard.

Le suivi et le pilotage de projet consiste à collecter et à analyser systématiquement les données du projet, pour suivre les progrès réalisés par rapport aux références de base du projet et ses objectifs initiaux, et vérifier leur conformité avec les normes établies.

Le rapport de suivi de projet peut être utilisé pour avoir une vision d'ensemble sur l'avancement et communiquer avec les parties prenantes.

Le rapport flash donne en une seule page une vue globale et synthétique de l'avancement du projet.

Ce rapport est un outil de reporting et de suivi de projet, utilisé pour faciliter la communication et la prise de décision.

Le comité de projet ou COPRO fait partie des instances de gouvernance de projet.

Utilisez ce support de réunion du comité de projet pour plus d'efficacité dans ces réunions.

Le comité de pilotage ou COPIL joue un rôle déterminant dans la réussite d'un projet, vu qu'il tranche dans les questions critiques.

Il est donc très important de bien préparer les réunions du COPIL.

Le Procès-Verbal de réception va marquer de manière officielle et contractuelle les jalons majeurs de votre projet.

Le Procès-Verbal de réception :

• Entérine la conformité du produit livré avec les besoins et exigences du client;
• Marque un jalon majeur : la fin de la phase de réalisation;
• Confirme que le triangle d’or a été respecté : coûts, délais, périmètre.

A l’instar des autres phases de gestion de projet, Il est essentiel de marquer la phase de clôture pour atteindre les résultats escomptés de la gestion de projet.

En effet, la fin d’un projet est un bon moment pour s’asseoir et évaluer les activités exécutées tout au long du cycle de vie du projet, et d’en tirer des enseignements, de réfléchir aux accomplissements et de partager ce qui a été appris.

Le bilan de projet est alors votre document pour cela.