Votre indispensable kit du chef de projet

Avant de décider quels projets sélectionner dans votre portefeuille projet, il faudra d'abord passer par une étape d'évaluation.

Ce template vous permet de définir des critères de sélection et de retenir les projets qui sont en phase avec la stratégie de votre organisme.

L’étude d’opportunité (ou le business case) est une étude de faisabilité économique destinée à s’assurer de la viabilité d’un investissement. Il servira de base pour autoriser un projet et évaluer l’atteinte des objectifs.

La charte de projet documente les informations de haut niveau concernant le projet mais aussi le produit, le service ou le résultat que le projet doit satisfaire.

C'est aussi l'élément déclencheur du cycle de vie du projet.

Chaque projet comporte des parties prenantes susceptibles d’affecter le projet, ou d’être affectées par celui-ci de façon positive ou négative.

Alors que certaines parties prenantes de projet peuvent avoir un impact limité sur le projet, d’autres peuvent avoir une influence significative sur celui-ci et sur les résultats attendus du projet.

La capacité du chef de projet à correctement identifier et gérer les parties prenantes de projet de manière appropriée peut faire la différence.

L’un des facteurs clés de réussite de projet est de considérer les risques le plus tôt possible, puis d’assurer la gestion des risques tout au long du cycle de vie du projet.  

Maintenez les registres de risques et de problèmes à jour tout au long de votre projet pour éviter les surprises.

La gestion des risques est indispensable pour la réussite d'un projet, mais il est quasi-impossible d'agir sur tous les risques possibles et imaginables. La matrice des risques vous permet alors de prioriser et d'identifier les risques qui nécessitent une action.

Lors de la phase d’initialisation du projet, il nous faudra présenter une estimation des délais à joindre à la charte du projet.

Le macro-planning sert justement à cela, mais c'est aussi un moyen de communication sur les délais, à utiliser tout au long du projet, avec les parties prenantes.

Un kick off meeting se tient avant de passer concrètement à l’action. Il a un rôle préparatoire indispensable au bon fonctionnement du travail d’équipe.

Son but premier est de mettre autour de la table les différentes parties prenantes d’un projet (fournisseurs, clients, responsables, etc.) et de fixer les points essentiels à l’accomplissement du projet.

Pour pouvoir estimer la charge de travail et le temps qu’il vous faudra pour délivrer le résultat attendu ainsi que pour estimer les coûts du projet, il est essentiel de procéder d’abord à une expression des besoins et des exigences des parties prenantes et utilisateurs.

Pour une meilleure gestion du cycle de vie de projet, il est nécessaire d'assurer une gestion et une traçabilité des exigences et ce par le billait de la matrice des exigences.

Gérer un projet est un acte rationnel qui consiste à éliminer des prises de décision impulsives, les rêveries des parties prenantes et les spéculations de l’équipe de projet.

Pour discipliner les réflexions des parties prenantes, quoi de plus mieux que d’encadrer les comportements et les attentes par des processus et un document de référence pour l’ensemble des acteurs ?

En effet, il s'agit bien du cahier des charges.

La matrice des compétences permet d'assigner les tâches aux bonnes personnes qui ont les compétences nécessaires pour les accomplir, augmentant ainsi les chances de réussite de votre projet.

Il n’ y a pas pire dans un projet ou dans une organisation que de se retrouver avec plusieurs personnes faisant tous la même chose, ou pire encore, négliger une tâche importante parce que chacun pense que ce n’est pas à lui de la faire.

Utiliser la matrice RACI permet de résoudre ce genre de problèmes.

Un plan projet est avant tout un document qui constitue l’un des premiers livrables dans la gestion du projet.

C’est la feuille de route du chef de projet et ses collaborateurs directs. Il présente les lignes directrices de la conduite du projet, dans une approche plus opérationnelle que stratégique.

Le Plan de Charge sert à vous aider à contrôler votre projet et ses ressources humaines et matérielles et éviter les retards sur le planning.

Le template de suivi des actions peut être utilisé tout au long du cycle de vie du projet afin d'assurer un bon suivi et une traçabilité des actions.

A l’instar du suivi des actions, le suivi des livrables peut être utilisé tout au long du cycle de vie de votre projet.

C'est aussi un moyen de communication efficace à utiliser lors des différentes réunions.

Le registre des demandes de changements est un outil qui permet de documenter, analyser et suivre les demandes de changements, afin de maîtriser le périmètre du projet et contrôler les risques.

Le chef de projet en tant que commandant de bord du projet doit piloter le projet et assurer le suivi du déroulement du projet conformément aux références de base de projet, identifie et traite les problèmes et gère les modifications.

Le tableau de bord est ainsi un outil indispensable pour ne pas naviguer dans le brouillard.

Le suivi et le pilotage de projet consiste à collecter et à analyser systématiquement les données du projet, pour suivre les progrès réalisés par rapport aux références de base du projet et ses objectifs initiaux, et vérifier leur conformité avec les normes établies.

Le rapport de suivi de projet peut être utilisé pour avoir une vision d'ensemble sur l'avancement et communiquer avec les parties prenantes.

Le rapport flash donne en une seule page une vue globale et synthétique de l'avancement du projet.

Ce rapport est un outil de reporting et de suivi de projet, utilisé pour faciliter la communication et la prise de décision.

Le Procès-Verbal de réception va marquer de manière officielle et contractuelle les jalons majeurs de votre projet.

Le Procès-Verbal de réception :

• Entérine la conformité du produit livré avec les besoins et exigences du client;
• Marque un jalon majeur : la fin de la phase de réalisation;
• Confirme que le triangle d’or a été respecté : coûts, délais, périmètre.

Le comité de projet ou COPRO fait partie des instances de gouvernance de projet.

Utilisez ce support de réunion du comité de projet pour plus d'efficacité dans ces réunions.

Le comité de pilotage ou COPIL joue un rôle déterminant dans la réussite d'un projet, vu qu'il tranche dans les questions critiques.

Il est donc très important de bien préparer les réunions du COPIL.

A l’instar des autres phases de gestion de projet, Il est  essentiel de marquer la phase de clôture pour atteindre les résultats escomptés de la gestion de projet.

En effet, la fin d’un projet est un bon moment pour s’asseoir et évaluer les activités exécutées tout au long du cycle de vie du projet, et d’en tirer des enseignements, de réfléchir aux accomplissements et de partager ce qui a été appris.

Le bilan de projet est alors votre document pour cela.