La phase de contrôle et de suivi de projet doit être menée de front avec la phase d'exécution. Cette étape intervient après les phases d'avant-projet, d'initialisation et de planification qui ont défini le cadre du projet, son budget ainsi que le calendrier de réalisation.
Cette phase consiste à veiller à ce que les objectifs du projet soient atteints en contrôlant et en mesurant régulièrement les progrès réalisés afin d'identifier les écarts par rapport au plan, de manière à pouvoir prendre des mesures correctives.
Voyons concrètement comment se déroule cette phase.
Pourquoi contrôler un projet ?
Afin d'assurer le bon déroulement d'un projet, il est essentiel de vérifier que l'exécution respecte scrupuleusement les étapes précédentes :
Si nécessaire, des ajustements doivent être effectués pour respecter les contraintes du projet en termes de qualité, de coûts et de délais.
C’est l’objet même de la phase de contrôle et suivi de projet !
Cette phase est simplifiée davantage grâce à l'utilisation d'un cadre logique de suivi de projet, tant pour sa conception que pour sa mise en œuvre.
Elle est d’autant plus importante, car elle permet de :
- Maintenir le projet dans les délais ; elle permet d’identifier rapidement les dérives et problème de planning et de rapidement corriger le tir pour remettre le projet sur les rails
- Avoir un meilleur suivi du budget. Si cette phase ne permet pas de détecter la dérive dès que possible, des écarts de budget importants peuvent survenir à la fin du projet
- Vérifier la qualité du projet et sa conformité aux normes définies
- Contribuer à une bonne gestion des risques en identifiant les risques potentiels et les actions à prendre le plus tôt possible pour en réduire les impacts.
Qu'est-ce que le contrôle et suivi de projet ?
Le suivi est un processus continu qui se concentre sur les activités en cours. Il consiste à collecter et à analyser les données au fil du temps pour mesurer le progrès par rapport aux résultats attendus.
Le contrôle est en fait une démarche d’appréciation analytique qui consiste à juger les moyens utilisés et les résultats obtenus au vu des objectifs poursuivis.
Cela permet aux chefs de projet d'identifier les variantes, de déterminer leurs causes et de prendre des mesures correctives si nécessaire.
Dans le contexte moderne du management hybride, où il est possible d'avoir un suivi de projet à distance, cet aspect devient d'autant plus crucial pour assurer une gestion efficace et adaptée aux nouvelles méthodes de travail.
Quel est le rôle du chef de projet dans la phase de contrôle ?
Le chef de projet, en tant que commandant de bord du projet, assure le suivi du déroulement du projet conformément aux références de base du projet, identifie et traite les problèmes et gère les modifications.
Il doit s’assurer que les bonnes alertes remontent au bon moment sous peine de mettre en péril son projet.
Toutes les composantes de son projet doivent être suivies. De plus, à partir de ce suivi, le reporting doit être effectué pour que les parties prenantes soient rassurées.
En fonction des résultats obtenus, il devra adapter le calendrier du projet, revoir le plan de travail, réattribuer les ressources ou effectuer d'autres modifications afin de garantir que le projet reste sur la bonne voie.
Enfin, il doit trouver l'équilibre nécessaire pour maintenir le triangle d'or de son projet :
Le processus de contrôle et suivi de projet
Pour pouvoir suivre le projet, le chef de projet doit faire des contrôles réguliers auprès de l’équipe projet.
Ces contrôles doivent être effectués tout au long du projet, dès le Kickoff jusqu’à la clôture de projet.
Voici les étapes à mener pour avoir un suivi efficace :
- Définir la feuille de route du contrôle de projet dans laquelle les outils de contrôle et de monitoring ainsi que les fréquences des reports et les KPI qu’il faut surveiller
- Établir une ligne de base sur tous les aspects du projet : périmètre, planning, budget, qualité. Cela servira de référence pour les activités de contrôle et monitoring
- Évaluer régulièrement l’état du projet par rapport à la référence et aux KPIs, pour permettre des actions correctives rapides et minimiser l’impact des dérives
- Identifier les risques potentiels et évaluer leur impact sur les objectifs de projet. Faire des plans le cas échéant pour les éviter ou en diminuer l’impact
- Prendre des actions pour remettre le projet sur les rails si des dérives sont observées
- Établir des reportings réguliers aux différentes parties prenantes. Cela permet d’avoir une bonne communication et qu’il y ait le même niveau d’information pour tous.
Les KPIs
En suivant les indicateurs clés de performance et en détectant d'éventuelles dérives, le chef de projet peut obtenir des informations sur les performances de l'équipe ou du projet.
Il dispose alors de toutes les données nécessaires pour prendre des décisions éclairées et améliorer les résultats.
Choisir les bons KPI est essentiel pour s'assurer que la performance d'un projet est mesurée efficacement.
Voici quelques étapes clés dans le processus de sélection des KPI :
1. Définir les buts et les objectifs
La première étape consiste à définir les buts et les objectifs que vous souhaitez atteindre. Cela aidera à identifier les domaines de l'organisation ou du projet qui doivent être mesurés.
2. Identifier les facteurs critiques de succès
Les facteurs critiques de succès (CSF) sont les domaines de l'organisation ou du projet qui sont essentiels à la réalisation des buts et objectifs.
Les CSF, ou FCS en français, doivent être identifiés pour aider à déterminer quels KPI sont les plus pertinents.
3. Réfléchir aux KPI potentiels
En gardant à l'esprit les buts, les objectifs et les CSF, réfléchissez aux KPI potentiels qui pourraient être utilisés pour mesurer les performances.
Les KPI doivent être spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps.
4. Évaluer les KPI
Évaluez chaque KPI potentiel pour déterminer sa pertinence par rapport aux buts, aux objectifs et aux CSF.
Ils doivent être alignés sur la stratégie de l'organisation et doivent fournir un aperçu significatif de la performance.
5. Hiérarchiser les KPI
Hiérarchisez les KPI en fonction de leur importance pour atteindre les buts et les objectifs.
Concentrez-vous sur les plus critiques et limitez le nombre d'indicateurs pour éviter la surcharge de données.
6. Fixer des objectifs
Fixez des objectifs pour chaque KPI qui sont difficiles, mais réalisables. Les cibles doivent être alignées sur les buts et les objectifs de l'organisation ou du projet.
Les KPI peuvent être quantitatifs ou qualitatifs, et ils peuvent varier en fonction de l'organisation, du département ou du projet évalué.
Par exemple, les KPI d'un service commercial peuvent inclure le nombre de ventes réalisées, les revenus générés et le taux de conversion. Ceux d’une usine de fabrication peuvent inclure des mesures telles que l'efficacité de la production, le taux de défauts et la livraison à temps.
Les outils
Il existe plusieurs outils de contrôle et de suivi de projet, voici quelques les plus utilisés :
1. Tableau de bord
Le contrôle et suivi de projet se traduit généralement par le suivi d’indicateurs de type ratios comparant le “prévisionnel” et le “réalisé” en termes de temps, de consommation, de budget et de ressources.
Ces KPI sont regroupés dans des tableaux de bord, qui sont de véritables outils de pilotage du projet.
Le tableau de bord peut afficher les indicateurs de la performance globale du projet ou bien mettre en avant des problèmes qui nécessitent une attention particulière.
Il est primordial d'organiser régulièrement des réunions avec l'équipe projet pour suivre de près l'avancement du projet.
De même, il est essentiel de tenir des réunions avec les parties prenantes pour leur communiquer ces informations. Pour ce faire, l'utilisation de tableaux de bord et d'indicateurs clés de performance (KPIs) est recommandée.
Découvrez ici les 5 réunions indispensables pour rythmer votre projet.
Modèle d'un tableau de bord de suivi de budget
Suivez les écarts des coûts et des délais
2. Diagrammes de Gantt
Le fameux diagramme de Gantt est une représentation graphique d'un calendrier de projet qui indique les dates de début et de fin des tâches du projet.
Il est utile pour visualiser le calendrier du projet, identifier les activités du chemin critique et suivre les progrès.
3. Gestion de la valeur acquise (EVM)
L’EVM est une technique de gestion de projet qui intègre la portée, le calendrier et les objectifs de coût du projet.
Il compare la valeur planifiée, la valeur acquise et les coûts réels du projet pour évaluer ses performances.
4. Outils de gestion des risques
Les outils de gestion des risques tels que la matrice des risques aident à identifier, évaluer et hiérarchiser les risques du projet.
Ils fournissent également un cadre pour l'élaboration de plans d'atténuation des risques et d'urgence.
5. Outils de gestion des modifications
Les outils de gestion des modifications aident à gérer les modifications apportées à la portée, au calendrier et au budget du projet.
Ils fournissent une approche structurée pour évaluer et approuver les changements et suivre leur impact sur le projet.
6. Mesures de performance
Les mesures de performance sont des mesures utilisées pour évaluer l'efficacité et l'efficience des processus et des résultats du projet.
Des exemples de mesures de performance incluent le temps d'achèvement, la variance des coûts et les mesures de contrôle de la qualité.
Dans l'ensemble, la sélection d'outils et de techniques de gestion et de contrôle de projet dépend des besoins spécifiques du projet et des préférences de l'équipe de projet.
Une combinaison de ces outils et techniques peut être utilisée pour atteindre les objectifs du projet de manière efficace et efficiente.
Conclusion
De nos jours, l'automatisation des outils varie en fonction des budgets des entreprises.
Pour garantir l'efficacité de cette phase, il est primordial d'investir dans des outils automatisés, conviviaux et homogènes, avec des rapports visuels et clairs, surtout lorsqu'il y a de nombreux projets au sein de l'entreprise.
Malheureusement, la tendance actuelle est de ne pas investir, ce qui laisse souvent au chef de projet ou au PMO la tâche de construire manuellement ces outils.
Bien que la présence humaine reste essentielle dans le rôle de chef de projet, l'intelligence artificielle est également un moyen d'assurer cette phase du projet.
Super. Merci
Avec plaisir !