Trois habitudes indispensables pour rester zen en tant que chef de projet

Trois habitudes indispensables pour rester zen en tant que chef de projet 1

Envahi par le stress ? Vous ne savez plus où donner de la tête avec toutes ces sollicitations, ces messages vocaux, ces emails qui arrivent par dizaines ! Votre Direction vous confie un avenant au contrat initial et votre projet se retrouve surchargé de 20 % de spécifications supplémentaires à traiter? Vous vous voyez déjà reporter vos vacances ? Pas de panique, voici quelques bons principes à adopter pour gérer efficacement votre projet et ses changements en cours de route en restant tout simplement ZEN … ou presque !

Identifiez les tâches prioritaires

La liste des tâches de votre projet est longue et ressemble à un parchemin qui n’arrête jamais de se dérouler ? Alors ne soyez pas esclave de votre planning mais restez-en le pilote. Affectez un niveau de priorité pour chaque tâche, en vous limitant à 3 niveaux de priorité : haute, moyenne, faible. Vous ne pourrez pas tout faire, les journées ne font que 24 heures. Prenez du recul et identifiez les tâches hautement prioritaires, c’est-à-dire si on applique la loi de Pareto, les 20 % de tâches indispensables qui vont vous permettre d’atteindre 80 % des objectifs de votre projet. Une fois les tâches à priorité haute accomplies, il vous reste encore du temps ? Après la petite pause bien méritée, passez aux tâches moyennement prioritaires et suprême luxe, s’il vous reste encore du temps, passez à la cerise sur le gâteau et traitez les tâches à priorité faible. Ainsi, à la fin de la journée, vous serez zen car les tâches les plus importantes auront été accomplies.

Ne faites qu’une chose à la fois

Après avoir identifié les tâches les plus importantes, prenez-les les unes après les autres et ne commencez pas une tâche avant d’en avoir terminé une autre. Un client vous appelle alors que vous êtes en train de lire un dossier de spécifications ? Prenez note de sa demande et ajoutez-la à votre gestionnaire de tâches puis reprenez la tâche que vous étiez en train de faire, c’est-à-dire la lecture de votre dossier de spécifications. Dans l’idéal, activez votre boîte vocale quand vous avez besoin de vous concentrer sur une tâche. Pour le traitement des emails, réservez-vous des plages horaires spécifiques pour optimiser le traitement des emails.

Apprenez à déléguer

Si vous devez accepter un changement en cours de projet et le surcroît de travail qu’il implique, et si vous le pouvez, déléguez certaines tâches, soit en interne, soit en externe. Si vous déléguez en interne, il vous faudra évaluer les compétences requises dans votre équipe et la motivation de vos collaborateurs. Il est possible que vous soyez impliqué dans la formation de vos collaborateurs pour en faire de précieuses ressources ensuite. Si vous déléguez en externe à votre entreprise, faites appel à des prestataires spécialisés, qui seront une aide précieuse pour votre projet. Pour choisir un bon prestataire, demandez conseil à des collègues, des confrères, qui ont déjà mené des projets similaires au vôtre ou renseignez-vous sur des prestataires qui ont déjà fait leurs preuves dans votre société.

Cet article a participé à un événement inter-blogueurs du blog Habitudes Zen sur le thème des habitudes pour rester zen au quotidien, cet article est destiné aux chefs de projet.

Claire Cornic

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Comments (4)

  1. managersonprojet 27 décembre 2012
  2. Claire 28 décembre 2012
  3. Rémy 16 janvier 2013
  4. Pascal 9 janvier 2016

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