Qu'est-ce que la Gestion de Projet
Un projet est une initiative limitée dans le temps, entreprise dans le but de créer un produit, un service ou un résultat unique.
Il est différent d'une opération ou d'un programme.
Une définition de la gestion de projet peut être : le processus qui implique l'organisation et la coordination systématiques d'activités, de ressources et d'équipes afin de réaliser avec succès un projet et de produire un résultat spécifique de valeur ajoutée.
La gestion des projets, ou la pratique du "mode projet", est surtout beaucoup de "bon sens" appuyé par l'application des connaissances, des compétences, d’outils et des techniques aux activités d’un projet.
Le but étant d’atteindre les objectifs fixés et de réaliser le bénéfice attendu en créant de la valeur.
Elle est représentée par ce qu'on appelle le triangle d'or, ou la triple contrainte qui met en avant 3 principales contraintes de gestion de projet, à savoir : la qualité, les coûts, et les délais.
En effet, tout l’intérêt est de gérer et de maintenir l'équilibre entre ses trois facteurs décisifs de la réussite d'un projet.
Retrouvez dans ce qui suit les fondamentaux de la gestion de projet.
Les dossiers de la Gestion de Projet
Les 3 facettes de la gestion de projet
Selon le contexte organisationnel et le projet lui-même, trois manières de gestion peuvent être envisagées :
- L'approche de gestion de projets autonomes
- L'approche de gestion de projets inscrits dans un programme
- L'approche de gestion de projets inscrits dans un portefeuille de projets
Dans les deux dernières configurations, le chef de projet n'agit pas en solitaire, mais interagit avec des chefs de programmes ou des directeurs de portefeuille.
Ces nouvelles notions de gestion de programme et de portefeuille viennent enrichir notre compréhension de la gestion de projet, soulignant sa diversité et sa complexité.
1) Les opérations
Une opération est une activité à caractère continu et répétitif destinée à fournir des produits ou services.
Dans ce cadre, les ressources sont assignées pour faire les mêmes tâches selon des procédures préétablies.
Pour illustrer ces concepts, prenons un exemple simplifié de la relation entre portefeuilles, programmes, projets et opérations.
2) Les programmes
Un programme désigne un groupe de projets, d’autres programmes et d’opérations regroupés dont le management est coordonné afin d’obtenir des bénéfices qui ne seraient pas possibles en les traitant séparément.
Attention: Les programmes ne sont pas nécessairement des projets de grande envergure.
Si votre organisation comprend des projets interdépendants, il est recommandé de les regrouper et de les gérer en tant que programme, dans le cadre d'une planification stratégique globale.
Cette approche inclut naturellement la mise en place d'un cadre de suivi et d'évaluation du programme, garantissant ainsi une gestion coordonnée et efficace des projets.
3) Les portefeuilles de projets
Les organisations peuvent choisir d’utiliser un portefeuille de projets afin de gérer efficacement plusieurs programmes et projets en cours.
Un portefeuille désigne des projets, des programmes, des portefeuilles secondaires et des opérations, gérés en tant que groupe, afin d’atteindre des objectifs stratégiques.
Qu'est ce que le cycle de vie d'un projet ?
Selon le Guide PMBoK®, la gestion d'un projet peut être structurée en cinq groupes de processus distincts :
- L'avant projet et l'initialisation
- La planification
- L'exécution
- Le contrôle et suivi
- Et la clôture
Chaque phase est composée d’une série de tâches qui concourent à la réalisation d’un objectif de projet commun.
Et chaque phase se caractérise par plusieurs livrables de projet.
Ces derniers constituent des résultats intermédiaires qui concourent à la réalisation du résultat attendu par le projet.
Le but ultime du projet est de créer de la valeur, qui fait transitionner un projet d’un état actuel à un état futur désiré.
Quelles sont les processus de gestion de projet ?
Voici les processus de gestion de projet d'après les bonnes pratiques du PMI® :
1) L'avant-projet
Cette étape de gestion de projet vient avant le démarrage effectif. Elle est caractérisée par la collecte des informations nécessaires et pertinentes, pour éclairer la décision de « démarrer ou non » le projet.
Le livrable clé de cette étape est l'étude d'opportunité.
2) L'initialisation
Une fois l’étude d’opportunité approuvée et le projet autorisé, le cycle de vie peut commencer.
L'étape suivante est donc l'initialisation ou le démarrage du projet.
Lors de cette phase, qui marque le démarrage du projet, il est essentiel de :
- Cadrer les objectifs du projet
- Préciser les livrables attendus du projet, les délais souhaités et le budget alloué au projet
- Identifier les parties prenantes du projet
- Effectuer une première analyse des risques
- Mettre en place une gouvernance du projet (instances, qui prend quelle décision…)
Les principaux livrables de cette étape sont :
- La charte de projet
- Le macro planning
- Le registre des risques
- La réunion de lancement ou kick off meeting
3) La planification
A ce stade, le contenu du projet est défini de façon plus précise, une planification détaillée du projet est établie pour les délais, les budgets, les ressources humaines.
L'objectif de cette phase est de définir comment le projet sera exécuté, surveillé et contrôlé, puis clôturé.
Les principaux livrables de cette étape sont :
- Le plan de management de projet (PMP)
- L'expression des besoins
- Le cahier des charges
- Le planning de projet Gantt
- La matrice RACI
- Le plan de communication
4) Réalisation ou implémentation
Lors de cette étape de conduite de projet, le produit ou le service est effectivement réalisé suivant le plan prévu et en conformité avec les exigences du demandeur.
L’objectif de cette phase est de réaliser les livrables du projet, en implémentant le plan de projet, élaboré lors de la phase précédente.
Les principaux livrables de cette étape sont :
- Le suivi des livrables
- Le compte rendu de réunion
- Le registre des demandes de changement
- La stratégie de recette
5) Contrôle et suivi du projet
La phase de contrôle et de suivi de projet a lieu en parallèle de la phase d’exécution.
L’objectif de cette étape est de veiller à ce que les objectifs du projet soient atteints, en contrôlant et en mesurant régulièrement les progrès réalisés afin d’identifier les écarts par rapport au plan de projet, de manière à pouvoir prendre des mesures correctives si besoin.
Dans ce contexte, il est important de veiller à gérer les erreurs humaines qui peuvent survenir.
Les principaux livrables de cette étape sont :
- Le suivi de budget
- Le tableau de bord
6) Clôture du projet
A ce stade, les livrables sont achevés et le produit ou le service est remis au client interne ou externe.
Ensuite, une réunion post mortem est organisée dans le but de tirer les leçons apprises du projet pour gérer les prochains projets sur de bonnes bases.
Le livrable de cette phase est le bilan de projet qui sert à analyser les écarts entre les objectifs initiaux et les résultats atteints et à documenter les leçons apprises.
Découvrez ici comment élaborer un retour d'expérience de projet.
En parallèle de toutes ces phases, le chef de projet procède de façon continue au contrôle et à la surveillance des travaux du projet.
Le schéma suivant, liste les différents livrables utilisés tout au long du cycle de vie d'un projet :
La gouvernance de projet
La gestion de projet évolue constamment, et avec elle, l'importance de la gouvernance de projet prend une place centrale.
Elle garantit une orientation stratégique, une prise de décision éclairée et une gestion efficiente des ressources et des risques.
Dans ce contexte le Bureau de Gestion de Projet (PMO) et le chef de projet travaillent en synergie pour assurer une mise en œuvre réussie.
En effet, les chefs de projet sont les maestros du terrain.
Ils sont chargés de la mise en œuvre quotidienne des tâches et de la gestion des équipes.
Toutefois, pour que leur travail soit efficace, une collaboration étroite avec le PMO est essentielle.
Le PMO les soutient dans les défis qu'ils rencontrent et assure la liaison avec les parties prenantes et les décideurs, surtout lorsque des problèmes nécessitent une "escalade".
Quels sont les outils et méthodes de gestion de projet ?
Pour une gestion de projet efficace, il est essentiel de structurer votre méthodologie projet.
Chaque phase se caractérise par l'utilisation d'un certain nombre d'outils de gestion de projets, ainsi que diverses techniques.
1) Les outils de gestion de projet
Les outils de gestion de projet sont des ressources (logiciels, supports et documents) qui aident à organiser et piloter un projet efficacement depuis son démarrage jusqu'à sa clôture.
Pour n'en citer que quelques-uns :
- L'analyse SWOT : analyse les forces et faiblesses d'un projet pour démarrer du bon pied
- Le diagramme de Gantt : permet de planifier un projet dans le temps
- La technique PERT : permet d'organiser dans le temps l'ensemble des activités du projet
- Le tableau de bord : permet de communiquer l'avancement du projet à l'aide d'indicateurs clés
- Et bien d'autres
Découvrez ici notre sélection de logiciels de gestion de projet.
2) Les méthodes de gestion de projet
Parmi les méthodes de gestion de projet, on retrouve deux grandes familles :
- Les méthodes classiques
- Les méthodes agiles
Selon votre besoin, vous pouvez choisir la méthodologie projet qui vous convient le plus en se basant sur quelques critères de choix.
2.1) Les méthodes classiques
Les méthodes classiques reposent sur une approche de gestion séquentielle et linéaire des différentes phases d'un projet.
Ces méthodes conviennent généralement aux projets où le produit fini est connu et maîtrisé d’avance. Celles-ci se déclinent comme suit :
2.1.1) La méthode en cascades (Waterfall)
Cette méthode en cascades suggère que les différentes phases de projet se succèdent de façon séquentielle, en commençant par l'expression des besoins au sommet de la cascade.
Généralement, ces phases se succèdent comme suite :
- Cadrage : collecte et documentation des besoins
- Analyse : analyse des besoins collectés
- Conception : développement de la solution qui répondra aux besoins recueillis
- Implémentation : mise en place de la solution selon les spécifications produites en phase de conception
- Tests : identification des éventuelles non-conformités avec les besoins initiaux
D'après cette méthode, chaque phase doit être complétée pour atteindre la phase suivante.
2.1.2) Le cycle en V
Le cycle en V se caractérise par deux flux d'activités : un descendant et l'autre ascendant :
- Flux descendant : ce flux commence par l'expression des besoins pour finir en implémentation de la solution conformément aux besoins collectés
- Flux ascendant : ce flux vérifie la qualité du produit à chacune des phases du projet : cadrage, analyse, conception, implémentation, et tests.
Alors que les deux modèles, cycle en V et cascade, se basent sur la même approche de gestion séquentielle, le cycle en V est plus réaliste du fait qu'il comprend moins d'allers-retours puisque les ajustements se font à la fin de chaque phase.
D'autres exemples de méthodologies qui s'appuient sur l'approche séquentielle, sont le Prince2®, le PMP®, ou encore HERMES.
Exemple d'outils de ces méthodes classiques : Technique PERT, Matrice des risques, la matrice pouvoir/intérêt de gestion des engagements des parties prenantes...
Ecoutez ici un retour d'expérience dans ce podcast au sujet de l'utilisation des modèles waterfall et agile ainsi que le modèle hybride.
2.2) Les méthodes agiles
Les méthodes agiles sont l'ensemble de méthodes qui découlent de l'agilité dont le but est de créer un cadre de travail qui permet de concevoir des produits avec de la valeur.
Il est recommandé de fonctionner en mode agile lorsque :
- Les exigences sont instables ou changeantes, et par conséquent l'implication du client et des utilisateurs sont fortement attendues
- ou encore lorsque le projet nécessite le recours à des solutions nouvelles jamais expérimentées
Exemple de ses outils : Scrum, Kanban, Extreme programming (XP), SAFe, etc.
Ces outils et méthodes ne sont plus l’apanage d’experts.
Toute personne s’intéressant à la gestion de projet ou devenant gestionnaire de projets, peut accéder plus facilement à ces outils et méthodes.
2.3) La méthode hybride
La gestion de projet hybride est une méthodologie qui combine les approches Waterfall et Agile pour maximiser les avantages de chacune.
Elle se décompose en plusieurs phases principales : la conception et la planification, caractéristiques de Waterfall, où les exigences, objectifs et livrables du projet sont définis avec précision ; et l'exécution et l'itération, typiques de Agile, où le projet est divisé en sprints axés sur des tâches spécifiques.
Après chaque sprint, une phase de revue et d'adaptation a lieu, tirant parti des deux méthodologies. Le travail réalisé est évalué, les problèmes sont identifiés et résolus, et les plans sont ajustés pour le sprint suivant sur la base des retours des parties prenantes.
La gestion de projet hybride, par sa nature flexible et adaptable, convient particulièrement aux projets informatiques, qui doivent souvent faire face à des changements technologiques rapides et imprévus.
En alliant une planification détaillée et une réactivité à l'évolution des circonstances, cette approche permet une navigation efficace dans des environnements de projet en constante évolution.
Conclusion
La réussite de votre projet dépendra non seulement de votre capacité à gérer les outils de projet, mais également et surtout à gérer efficacement les activités du projet, dans le respect de la qualité, du coût et des délais impartis.
En somme, une gestion de projet efficace comprend aussi bien l’aspect stratégique, que l’aspect technique et l’aspect humain. Ce dernier est un facteur clé de succès souvent négligé ou mal géré par les organisations.
Après tout, un chef de projet est une ressource humaine qui interagit quotidiennement avec les participants et parties prenantes du projet. Il s’efforce donc de développer un bon relationnel à l’intérieur et à l’extérieur de son organisation.