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Guide pratique du PMO
Pilotez efficacement votre portefeuille de projets
Vous êtes PMO débutant ou gestionnaire d'un portefeuille de projets et vous avez besoin d'organiser efficacement votre mission ?
Vous êtes PMO confirmé et vous souhaitez disposer d'outils d'expert et d'un retour d'expérience ?
Voici 4 raisons pour choisir ce guide :
50% des bureaux PMO échouent au cours des 3 premières années
D'après l'Association for Project Management, la moitié des bureaux de gestion de projet créés échouent au bout de 3 années d'existence.
Et 68 % des parties prenantes perçoivent leur PMO comme étant bureaucratique, d'après le rapport du sommet Gartner.
Ces statistiques révélatrices d'un gros problème, sont les fruits de multiples facteurs comme :
Désalignement des missions du PMO avec la stratégie de l'entreprise
Souvent, on ne spécifie pas les missions du PMO dès son intégration. Par conséquent, il voit son champ d'action s'élargir et se retrouve à "faire plus" avec "moins de ressources" et devient vite submergé en perdant de vue les objectifs.
Mise en place d'un PMO sans en comprendre le besoin
Toute organisation qui engage un PMO, a des raisons de le faire. Un bureau PMO est principalement adapté aux organisations ayant un ensemble de projets complexes à gérer ou dans le cas d'un changement de process et d'accompagnement au changement.
Attentes irréalistes de la part des parties prenantes
Les parties prenantes ont tendance à oublier que les PMO apportent de la valeur aux chefs de projet. Etant perçu comme un secrétaire ou encore comme un "flic" qui contrôle, le PMO se heurte à des attitudes négatives et à un manque de collaboration et de communication.
Manque d'outils de gestion adéquats
Un PMO doit pouvoir donner des recommandations aux décideurs et fournir le cadre et l'appui nécessaires aux programmes/portefeuilles de projets. Pour cela, il doit connaitre une ou plusieurs méthodologies de gestion de projet et doit disposer des bons outils.
Mise en œuvre inadéquate des processus de gestion de projet
Le manque de formation en gestion de projet conduit à une mauvaise application des processus de gestion projets, et à l'absence d'un suivi pour s'assurer que les processus sont applicables.
Manque d'autorité donné au PMO pour exercer son rôle
N'ayant pas le "mandat" pour exercer les missions d'un PMO, ses sollicitations et demandes se voient souvent déclinées ou non priorisées.
Vous avez vécu l'une de ces situations ?
Différentes situations peuvent entraver les missions d'un PMO. Voici quelques-uns des problèmes les plus courants :
Comment éviter l'échec de sa mission PMO ?
Le PMO a souvent pour mission d’intégrer plusieurs processus.
Ceci n'est pas possible si ces processus ne sont pas bien compris, intégrés et acceptés par toutes les parties prenantes.
Ainsi, le PMO devra mettre en place une démarche constructive d'aide au pilotage opérationnel et à la prise de décision.
Cette démarche s'inscrit dans un processus d'amélioration continue en suivant les étapes suivantes :
- Évaluation de la maturité en gestion de projet
- Proposition d’un objectif et d’un plan d'action
- Mise en œuvre, priorisation et communication
Pour chaque étape, le PMO devra avoir :
- Les compétences et attitudes nécessaires au poste PMO
- Une base d'échange avec son manager pour clarifier et faire approuver les objectifs
- Et les outils adéquats pour mener à bien ses missions
Grâce à son apport :
À qui s'adresse ce guide ?
Ce guide s'adresse aux :
Pourquoi choisir ce guide ?
Fiche métier complète
Les types de postes PMO, missions et enjeux du poste, et perspectives d'évolution.
La Roadmap des projets + 4 modèles offerts
La marche à suivre pour structurer et prioriser les missions du PMO en 3 étapes, suivant le modèle PDCA (Plan, Do, Check, Act), avec 4 Templates prêts à l'emploi.
Retour d'expérience
REX sur les challenges rencontrés dans le suivi de budget et la mise en place des CRA.
Comment ce guide vous aide à organiser votre mission PMO ?
Ce guide pratique est la feuille de route de tout PMO ou gestionnaire d'un portefeuille de projets qui souhaite organiser sa mission et s'imposer au sein de son organisation.
Contenu du guide
Ce que vous allez Apprendre avec ce guide
- Connaitre les spécificités et enjeux du métier du PMO
- Comprendre le besoin de création d'un poste PMO
- Évaluer la maturité de votre organisation en gestion de projet
- Construire votre Roadmap PMO et prioriser vos objectifs
- Surveiller les progrès des projets de votre portefeuille et évaluer leurs écarts en termes de coûts, de délais et de périmètre
Spécificités et enjeux du métier PMO
Construction de la Roadmap PMO
Bonus #1 :
Tableau de bord Portefeuille de projets
Ce tableau de bord permet d'avoir une vue consolidée et le statut d'avancement de chaque projet dans votre portefeuille.
Il permet également d'examiner et de suivre toutes les contraintes et les écarts du projet en termes de délais, de budget, et de périmètre.
Il peut être exploité et personnalisé pour les rapports hebdomadaires/mensuels des parties prenantes.
Bonus #2 :
Sélection de projets
Ce template permet de définir des critères de sélection dans le but d'évaluer les projets de votre portefeuille et les prioriser.
Les projets qui sont en phase avec la stratégie de l'organisation seront retenus, tandis que les projets peu prioritaires seront réexaminés, voire écartés.
Bonus #3 :
Healthcheck de la Maturité PMO
Cet outil permet d’évaluer la maturité de l’organisation en gestion de projet.
C’est une enquête à laquelle il est bon de répondre à votre arrivée en tant que PMO dans une organisation puis, fréquemment, pour évaluer les progressions.
Bonus #4 :
Établissement de la Roadmap PMO
Cet outil vous aidera à évaluer et prioriser les actions liées à la phase d'implémentation des projets pour établir votre roadmap PMO.
Il vous montre l'étendue de vos missions en vous permettant d'avoir une base pour établir vos objectifs annuels/semestriels.
Bonus #5 :
Bilan intermédiaire PMO
Il s'agit d'un état de situation sur vos missions en tant que PMO qui vous permettra de voir ce qui a été implémenté, comment cela a été perçu et ce qui reste à implémenter.
Il contient aussi un questionnaire à envoyer à toutes les parties prenantes.
Bonus #6 :
Retour d'expérience
Use case sur les challenges rencontrés, en tant que PMO confirmé, dans le suivi du budget et la mise en place des Comptes Rendu d'Activité (CRA).
Ce use case comprend également des conseils clés pour bien démarrer sa mission PMO.
obtenez LE guide pour piloter efficacement vos missions pmo
- Évaluez la maturité de votre organisation en gestion de projet et évaluez vos progressions
- Construisez votre Roadmap PMO et priorisez vos objectifs
- Surveillez les progrès des projets de votre portefeuille et évaluez leurs écarts (coûts, délais, périmètre)
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