La présente page vous guide dans l’utilisation de votre document Excel intitulé « Plan de charge ».
Si vous n’êtes pas encore membre, découvrez notre kit Multi projets et adoptez une approche structurée pour piloter efficacement vos projets simultanément.
Sommaire
Objectif du livrable
Le plan de charge aide à piloter efficacement vos projets. Il peut être réalisé par collaborateur, par projet ou par tâche.
Il permet au chef de projet de contrôler l’avancement du travail et anticiper les besoins de montée en charge des ressources assignées pour ses différents projets.
Déblocage des macros
Avant d’ouvrir un fichier Excel, pensez à débloquer les macros.
Pour ce faire, faites un clic droit sur le fichier avant de l’ouvrir. Ensuite choisissez Propriétés, puis activez la case à cocher Débloquer sous l’onglet Général.
Ceci afin d’éviter d’avoir un message rouge à l’ouverture d’un fichier Excel :
Activation des macros
Pour s’assurer du bon fonctionnement du template, vérifiez que les macros sont activées :
Modification des données
Allez à l’onglet « Plan de charge » , et remplissez les colonnes suivantes :
- ID : Renseignez l’identifiant de la ressource
- Nom : Mettez le nom de la ressource responsable
- Rôle : Indiquez son rôle
- Adresse email : Renseignez son adresse email
- Téléphone : Mettez son numéro de téléphone
- Disponibilité : Mettez sa disponibilité en %
- Congés : Indiquez le nombre de jour de congé en jour
- De : Renseignez la date de début de disponibilité
- A : Renseignez la date de fin de disponibilité
Notez qu’il ne faut pas modifier ces champs, car ils sont automatiquement calculés :
- La disponibilité en jour
- La charge par projet
- Les jours planifiés
- La charge totale en %
- Le Nbre jours restants
Ajout / Modification / Suppression des projets
Allez à l’onglet « Paramétrage », ensuite sur la section « Projets ».
Ajout d’un projet
Cliquez sur le bouton « + » et renseignez le nom de votre projet.
Une feuille contenant le nom de votre nouveau projet « nom projet » sera ajoutée à votre template.
Vous pouvez renommer votre projet si vous le souhaitez.
Il est également possible d’ajouter un nouveau projet en dupliquant tout simplement la feuille d’un projet existant.
La feuille « plan de charge » prend en compte ce nouveau projet ajouté et l’intègre.
Modification d’un projet
Modifiez les données de votre projet directement sur la feuille.
- Renseignez le nom de la phase de votre projet
- Listez ensuite les tâches associées à cette phase. Pour chaque tâche remplissez :
- Son intitulé
- Son statut
- Son prédécesseur
- Le responsable de la tâche
- Un commentaire éventuellement
- Sa date début
- Sa durée estimée
- Sa progression
Notez qu’il ne faut pas modifier :
- La deadline des tâches : elle sera calculée automatiquement en fonction de la date de début et de la durée de chaque tâche.
- La date de début, la durée et le deadline des phases : ces informations seront calculées automatiquement pour chaque phase sur la base des données de ses tâches.
Suppression d’un projet
Pour supprimer un projet existant, il vous suffit de supprimer sa feuille de votre template.
La feuille « plan de charge » sera mise à jour automatiquement.
Ajout / suppression des ressources
Pour ajouter une nouvelle ressource, cliquez sur le bouton « Ajouter une ressource », ensuite renseignez les informations correspondantes à cette ressource.
Pour supprimer une ressource, cliquez sur le bouton « Supprimer une ressource ».
Ajout / suppression des colonnes
Il est possible d’ajouter et de supprimer les colonnes sur vos projets indépendamment.
Ajouter une colonne
Pour ajouter une nouvelle colonne, placez-vous dans l’entête de la colonne du tableau concerné, puis cliquez sur « Ajouter une colonne » pour l’ajouter à gauche.
Ensuite renseignez les informations correspondantes à cette colonne.
Supprimer une colonne
Pour supprimer une colonne sélectionnez l’intitulé de la colonne que vous souhaitez supprimer dans l’entête du projet concerné, puis cliquez sur le bouton supprimer.
Ajout / Suppression des activités et des tâches du projet
Allez à l’onglet « nom projet » qui correspond au projet créé.
Pour ajouter une nouvelle activité, il y a deux façons de procéder :
Ajout des activités entre lignes
Notez que vous pouvez ajouter une nouvelle activité entre les lignes des activités ou tâches existantes.
De cette manière, vous pouvez vous positionner sur la ligne d’une activité ou d’une tâche au-dessus de laquelle vous souhaitez créer une nouvelle activité, puis cliquer sur le bouton d’ajout.
Ajout des activités en bas de la liste
Pour ajouter une nouvelle activité, placez-vous sur une ligne vide en bas du tableau, puis cliquez sur le bouton « Ajouter une activité» et renseignez l’intitulé de l’activité.
Ajout des tâches
Pour ajouter une tâche, placez-vous sur la ligne au dessus de laquelle vous souhaitez créer une nouvelle tâche, puis cliquez sur le bouton d’ajout.
Suppression
Pour supprimer une ligne, placez vous sur l’activité à supprimer, puis cliquez sur le bouton « supprimer ».
Notez que vous pouvez faire une suppression multiple en sélectionnant les lignes à supprimer, puis en cliquant sur le bouton de suppression.
Conversion activité / tâche ou tâche / activité
Si vous souhaitez convertir une tâche en activité et vice versa, placez-vous sur l’activité ou la tâche en question, puis cliquez sur le bouton « convertir à une activité/tâche ».
Calendrier
À côté du tableau, vous trouverez un calendrier sur lequel les activités et les tâches sont organisées en fonction de leur planification, par rapport à la date de début et à la durée.
Pour renseigner la progression de la tâche, ajoutez le pourcentage accompli sur la case Progression.
ous verrez la barre de progression s’afficher sur le calendrier.
Notez que la couleur représentant le pourcentage restant de la tâche est nuancée.
Cette nuance de couleur est configurée sur la feuille de paramétrage.
Notez que vous pouvez changer l’échelle de temps de Jour à Semaine ou à Mois.
En cliquant sur le bouton « Aujourd’hui », l’affichage du calendrier reviendra à la date actuelle.
Configuration des paramètres
Allez à l’onglet « paramétrage » et renseignez les libellés des statuts d’avancement.
Ajout de statut
Pour ajouter un nouveau statut, cliquez sur le signe (+) puis renseignez son libellé et attribuez une couleur de fond ainsi qu’une couleur de texte de votre choix.
Notez que les couleurs foncées symbolisent l’avancement réel des tâches/activités, tandis que les couleurs dégradées représentent la durée de la tâche/activité en question.
Pour ajouter un nouveau statut, il y’a deux façons de procéder :
Ajout en bas de la liste
Positionnez-vous sur la dernière ligne et cliquez sur le signe « + ».
Ajout entre lignes
Positionnez-vous sur la ligne au dessus de laquelle vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne, puis cliquez sur le signe « + ».
Procédez de la même manière pour ajouter (+) ou supprimer (x) un jour sur la liste des jours fériés de l’année.
Suppression de statut
Pour supprimer un statut, utilisez le signe (x).
En savoir plus
Pour en savoir plus sur le plan de charge, consultez le lien de cet article.