Plan de charge : Quand et Comment le réaliser, avec modèle Excel et tutoriel vidéo

Le plan de charge vous aide à piloter efficacement votre projet. Il peut être réalisé par collaborateur, par projet ou par tâche.

Ce planning de charge permet au chef de projet de contrôler l’avancement du travail et anticiper les besoins de montée en charge des ressources assignées.

Dans cet article, je vous propose de comprendre pourquoi est-il important en entreprise, et comment le réaliser en 6 étapes, avec l'appui, un modèle sur Excel.

Qu'est-ce qu'un Plan de Charge ?

En bref, le plan de charge (PDC) est un outil crucial dans la planification de projet, permettant de visualiser le temps passé à la réalisation du projet et le comparer au temps planifié.

Il permet d'anticiper la charge de travail, à travers la répartition optimale du temps de travail et des ressources humaines, temporelles, et matérielles du projet.

Pourquoi faire un plan de charge ?

Le planning de charge sert à piloter efficacement le projet. Il permet d'optimiser les ressources en se basant sur les temps passés par rapport aux temps planifiés pour chaque tâche et chaque ressource, en identifiant les problèmes potentiels.

Grâce au planning de charge, le chef de projet peut contrôler l’avancement du travail et anticiper la charge de travail des ressources assignées.

En effet, l'enjeu de toute organisation est de pouvoir optimiser l’utilisation des ressources et la gestion du temps lorsqu'un projet fait appel à des ressources extérieures, tierces parties ou sociétés de services.

Ceci est d'autant vrai puisque la plupart du temps les facturations sont faites au temps passé, et donc une optimisation des ressources peut représenter un gain important au niveau du budget.

Quels sont les avantages et limites du plan de charge ?

Avantages

Le Plan de Charge, essentiel dans la gestion des délais, vous permettra de mieux contrôler les risques de délais, pouvant impacter le coût de votre projet, grâce à une meilleure visibilité sur :

• La disponibilité des ressources et équipes projet en détectant les surcharges
• Les décalages entre les temps planifiés et les efforts réalisés
• Les besoins en ressources additionnelles
• Les blocages pour pouvoir les éliminer avant qu’ils ne deviennent des problèmes

Limites

Bien que le plan de charge soit un merveilleux outil de pilotage de la charge de travail au sein d'une équipe projet, il peut vite devenir complexe à gérer avec les indisponibilités de dernière minute, ou avec des ressources partagées entre plusieurs projets.

Il est donc primordial de communiquer en permanence avec les ressources affectées et leur hiérarchie pour avoir une vision réelle de la charge de travail.

Le planning peut évoluer en fonction des imprévus qui peuvent survenir en cours de projet. Il faut donc le mettre à jour très régulièrement.

Ne tombez malgré tout pas dans le piège de construire une usine à gaz pour résoudre les problèmes.

Une gestion simple suffira, car le contrôle journalier et une communication ouverte avec vos équipes sont eux aussi efficaces pour résoudre les problèmes potentiels.

Quand faire un Plan de Charge?

Nous avons, lors de la création du cahier des charges, défini tous les livrables et les ressources nécessaires au projet.

Nous avons aussi défini les délais du projet, phase par phase. Ceci nous permet de créer le Gantt du projet.

Nous allons maintenant, pour chaque livrable, détailler les activités et tâches afin d’assigner les ressources du projet à chaque tâche.

Nous réalisons donc le plan de charge dans la phase de planification mais il nous accompagne tout au long du cycle de vie du projet.

Pour que ces assignations soient le plus correctes et optimales que possible, faites ce travail avec l’aide de vos équipes projet.

La qualité du document n’en sera que meilleure. Ne dit-on pas qu’il y a plus dans deux têtes que dans une ?

Cela fait, nous pouvons maintenant calculer la charge de travail de chaque ressource impliquée dans le projet.

Template Excel d'un Plan de Charge

Nous mettons à votre disposition un template de plan de charge Excel que vous pouvez adapter à vos besoins:

Comment créer un Plan de Charge ?

Pour créer un plan de charge sur Excel appelé aussi capacity planning, voici 6 étapes à suivre :

1. Lister les ressources projet sur un tableau Excel
2. Renseigner les disponibilités des ressources
3. Lister les tâches
4. Affecter et estimer les tâches
5. Calculer la charge de travail
6. Créer le planning Gantt

Étape 1 : Lister les ressources projet

La première étape du plan de charge de projet consiste à lister vos ressources projet.

Commencez par lister les informations relatives aux membres de l’équipe, notamment leurs noms et prénoms, et leurs coordonnées.

Lister ces ressources vous donnera une vision claire des atouts dont vous disposez pour la réalisation de votre projet. C'est la première étape pour optimiser leur utilisation et pour anticiper les éventuelles insuffisances ou surcharges. 

Étape 2 : Renseigner les disponibilités des ressources

Dans une deuxième étape, il est crucial de déterminer, pour chaque ressource, sa disponibilité pour travailler sur votre projet. Ceci vous permettra ensuite de calculer leur charge de travail réelle de manière précise.

La disponibilité en jours prendra en compte la date de début et de fin d'affectation de la ressources, son pourcentage de disponibilité, ainsi que ses jours de congés.

Idéalement chacun est disponible à 100%.

Dans la réalité, certaines personnes peuvent tomber malades, d’autres prendre des congés, d’autres encore être appelés d’urgence à résoudre un problème opérationnel.

Mettez la date à partir de laquelle votre ressource a été affectée au projet, ainsi que la date de fin de son affectation au projet.

Il y a aussi les ressources qui ne peuvent être assignées qu’à 50% car elles ne peuvent être remplacées dans leurs services.

Bref, tout cela va influencer le plan jusque-là théorique.

Étape 3 : Lister les tâches

Nommez ici les différentes tâches liées à votre projet.

Chacune des tâches est liée à une phase du cycle de vie du projet (initialisation, planification, réalisation, contrôle et suivi, clôture). Il est donc essentiel de bien comprendre chaque phase et d'y associer les tâches adéquates.

Étape 4 : Affecter et estimer les tâches

Dans l’étape suivante de la construction de votre plan de charge vous allez affecter et estimer les tâches.

Assignez les membres de l’équipe pour chaque tâche, et estimez les dates de début de chaque tâche.

Ensuite, connaissant les dates de début des tâches affectées, déterminez la durée de chaque tâche, puis la deadline à partir de la date de début et la durée.

En fonction de la progression des tâches, notez le pourcentage de progression.

Ainsi les jours planifiés correspondent à la somme des jours affectés pour chaque personne. 

Étape 5 : Calculer la charge de travail

La 6ème étape consiste à calculer la charge de travail pour chaque personne. 

Voici la formule à retenir : La charge de travail = Jours planifiés / Disponibilités en jours

Vous venez maintenant d’achever les étapes les plus importantes, votre projet commencera maintenant à prendre forme sur le planning de GANTT.

Étape 6 : Créer le Gantt

Voici donc la dernière étape qui consiste à visualiser le résultat de votre planification.

Ce planning GANTT est mis à jour à chaque fois que vous actualisez votre plan de charge.

Au fil des semaines, vous pourrez visualiser et mettre à jour la progression des différentes tâches.

En appliquant toutes ces informations au plan d’origine et après calcul de la charge de travail, un certain nombre de problèmes potentiels apparaitront.

Par exemple, certaines personnes n’ont pas la disponibilité espérée mais travaillent sur des tâches essentielles du projet, peut-être même sur des tâches dont dépendent les activités des autres membres de l’équipe projet.

En analysant cette situation, vous serez amené à prendre des décisions sur la manière de lisser ou réassigner certaines tâches importantes.

Ceci est particulièrement important si ces activités se trouvent sur le chemin critique du projet. 

Vidéo tutorielle de création du planning de charge

Voici une vidéo tutorielle qui récapitule la démarche pour construire un plan de charge :

Que faire en cas de surcharge de l'équipe ?

En cas de surcharge de l'équipe vous pouvez :

• Ajouter des ressources afin d’accélérer le processus tout en répartissant mieux les tâches
• Augmenter le temps assigné à une tâche – si cela n’influence ni le chemin critique ni ne retarde le travail d’autre tâches dépendantes
• Apporter de l’aide externe
• Modifier le plan
• Trouver d’autres solutions

Dans tous les cas, au plus tôt nous serons alertés d’une possible influence sur le projet, au plus tôt pourrons-nous prendre les mesures correctives nécessaires.

Quels sont les outils en ligne disponibles ?

Les outils de plans de charge d'équipes, tels que MS-Project, simplifient grandement cette tâche.

Il y a aussi nombre d’outils – dont certains avec des versions gratuites - disponibles sur le net, comme Bitrix24 ou Freedcamp.

Ces outils vous permettent de définir toutes vos ressources, humaines comme matérielles, en spécifiant les dates de disponibilité, le taux éventuel de disponibilité, les congés etc…

Il arrive que certains membres de l’équipe ne soient assignés à votre projet que partiellement car ils doivent aussi s’occuper de tâches opérationnelles.

Les outils automatisent la gestion en faisant ressortir les anomalies (personnes assignées à plus de 100%, tâches assignées pendant la période de vacances etc…) et vous permettent de réagir et corriger ces problèmes avant qu’ils n’impactent négativement votre projet.

Vous pouvez bien sûr utiliser également Excel pour les projets simples.

En conclusion

Le plan de charge est un outil important du chef de projet.

Il permet de visualiser l’assignation des ressources du projet aux différentes activités et tâches à accomplir pour délivrer le résultat attendu, de résumer la charge de travail, ressource par ressource, en les comparant aux disponibilités de chacun.

Pour être plus efficace, il est préférable de l’établir avec l’aide des experts assignés au projet.

Vous pouvez ainsi contrôler l’état d’avancement de votre projet, identifier les retards possibles, les surcharges de travail et/ou manque de ressources.

Vous pouvez anticiper les problèmes et les corriger sans attendre que ces problèmes n’impactent votre projet.

Enfin, cet outil d'évaluation de la charge de travail vous aidera dans les phases de réalisation et de contrôle de votre projet.

Il doit être consulté et mis à jour en permanence et vous accompagnera jusqu’à la livraison finale.

Il vous apporte donc un gain en terme de rentabilité, de qualité, d’efficacité et de transparence.