Plan de charge : Quand et Comment le réaliser, avec modèle Excel

Plan de Charge

Découvrez le Plan de Charge, destiné à vous aider à contrôler votre projet et ses ressources humaines et matérielles.

Cet article vous propose de comprendre pourquoi faire un plan de charge, comment le faire, ainsi qu'un modèle Excel de plan de charge.

Qu'est-ce qu'un Plan de Charge ?

En bref, le plan de charge (PDC) est un outil permettant de visualiser le temps passé à la réalisation du projet et le comparer au temps planifié.

Il permet la répartition optimale du temps de travail et des ressources du projet, qu’elles soient humaines, matérielles ou temporelles.

Pour pouvoir piloter efficacement le projet, le chef de projet doit pouvoir optimiser ses ressources en se basant sur les temps passés par rapport aux temps planifiés pour chaque tâche et chaque ressource, en identifiant les problèmes potentiels.

Grâce au plan de charge, le chef de projet peut contrôler l’avancement du travail et anticiper les besoins de montée en charge des ressources assignées.

En effet, optimiser l’utilisation des ressources et la gestion du temps est particulièrement important lorsque votre projet fait appel à des ressources extérieures, tierces parties ou sociétés de services.

Ceci est d'autant vrai puisque la plupart du temps les facturations sont faites au temps passé, et donc une optimisation des ressources peut représenter un gain important au niveau du budget.

Le Plan de Charge (ou Planning de Charge) vous permettra de mieux contrôler les risques de délais, pouvant impacter le coût de votre projet, grâce à une meilleure visibilité :

  • De la disponibilité des ressources et équipes projet en détectant les surcharges;
  • Des décalages entre les temps planifiés et les efforts réalisés;
  • Des besoins en ressources additionnelles;
  • Des blocages pour pouvoir les éliminer avant qu’ils ne deviennent des problèmes.

En savoir plus sur la gestion des délais.

Quand faire un Plan de Charge?

Nous avons, lors de la création du cahier des charges, défini tous les livrables et les ressources nécessaires au projet.

En savoir plus sur le cahier des charges.

Nous avons aussi défini les délais du projet, phase par phase. Ceci nous permet de créer le Gantt du projet. 

Voir aussi notre article sur le Diagramme de Gantt. 

Nous allons maintenant, pour chaque livrable, détailler les activités et tâches afin d’assigner les ressources du projet à chaque tâche.

Pour que ces assignations soient le plus correctes et optimales que possible, faites ce travail avec l’aide de vos équipes projet.

La qualité du document n’en sera que meilleure. Ne dit-on pas qu’il y a plus dans deux têtes que dans une ?

Cela fait, nous pouvons maintenant calculer la charge de travail de chaque ressource impliquée dans le projet.

Comment créer un Plan de Charge ?


Il faut tout d’abord vous assurer de connaître, ressource par ressource, les disponibilités de chacun à travailler pour votre projet.

Idéalement bien sûr chacun est disponible à 100%.

Dans la réalité, certaines personnes peuvent tomber malades, d’autres prendre des congés, d’autres encore être appelés d’urgence à résoudre un problème opérationnel.

Il y a aussi les ressources qui ne peuvent être assignées qu’à 50% car elles ne peuvent être remplacées dans leurs services.

Bref, tout cela va influencer le plan jusque-là théorique.

En appliquant toutes ces informations au plan d’origine, vont apparaître un certain nombre de problèmes potentiels.

Par exemple, certaines personnes n’ont pas la disponibilité espérée mais travaillent sur des tâches essentielles du projet, peut-être même sur des tâches dont dépendent les activités des autres membres de l’équipe projet.

En analysant cette situation, vous serez amené à prendre des décisions sur la manière de lisser ou réassigner certaines tâches importantes.

 Ceci est particulièrement important si ces activités se trouvent sur le chemin critique du projet. 

Voir aussi l'article sur le chemin critique.

On peut :

  • Ajouter des ressources afin d’accélérer le processus tout en répartissant mieux les tâches;
  • Augmenter le temps assigné à une tâche – si cela n’influence ni le chemin critique ni ne retarde le travail d’autre tâches dépendantes;
  • Apporter de l’aide externe;
  • Modifier le plan;
  • Trouver d’autres solutions.

Dans tous les cas, au plus tôt nous serons alertés d’une possible influence sur le projet, au plus tôt pourrons-nous prendre les mesures correctives nécessaires.

Le plan de charge est un merveilleux outil de gestion des risques et du contrôle du projet.

Ne tombez malgré tout pas dans le piège de construire une usine à gaz pour résoudre les problèmes.

Une gestion simple suffira, car le contrôle journalier et une communication ouverte avec vos équipes sont eux aussi efficaces pour résoudre les problèmes potentiels et éviter les pièges.

Quels sont les outils de Plan de Charge?

Les outils de gestion de projet, tels que MS-Project, simplifient grandement cette tâche.

Il y a aussi nombre d’outils – dont certains avec des versions gratuites - disponibles sur le net, comme Bitrix24 ou Freedcamp.

Ces outils vous permettent de définir toutes vos ressources, humaines comme matérielles, en spécifiant les dates de disponibilité, le taux éventuel de disponibilité, les congés etc…

Il arrive que certains membres de l’équipe ne soient assignés à votre projet que partiellement car ils doivent aussi s’occuper de tâches opérationnelles.

Les outils automatisent la gestion en faisant ressortir les anomalies (personnes assignées à plus de 100%, tâches assignées pendant la période de vacances etc…) et vous permettent de réagir et corriger ces problèmes avant qu’ils n’impactent négativement votre projet.

Vous pouvez bien sûr utiliser également Excel pour les projets simples.

Modèle de plan de charge Excel

Nous mettons à votre disposition un template de plan de charge Excel que vous pouvez adapter à vos besoins:

Télécharger ce modèle de plan de charge


En conclusion

Le Plan De Charge est un outil important du chef de projet.

Il permet de visualiser l’assignation des ressources du projet aux différentes activités et tâches à accomplir pour délivrer le résultat attendu, de résumer la charge de travail, ressource par ressource, en les comparant aux disponibilités de chacun.

Pour être plus efficace, il est préférable de l’établir avec l’aide des experts assignés au projet.

Vous pouvez ainsi contrôler l’état d’avancement de votre projet, identifier les retards possibles, les surcharges de travail et/ou manque de ressources.

Vous pouvez anticiper les problèmes et les corriger sans attendre que ces problèmes n’impactent votre projet.

Le plan de charge vous aidera dans les phases de réalisation et de contrôle de votre projet.

Il doit être consulté et mis à jour en permanence et vous accompagnera jusqu’à la livraison finale.

Il vous apporte donc un gain en terme de rentabilité, de qualité, d’efficacité et de transparence.

Daniel

A propos de l'auteur

J'aime échanger, apprendre en permanence mais aussi partager mes expériences. Je suis certifié PMP depuis pas mal d'années et j'ai mené à bien de nombreux projets majeurs. J'ai aussi accompagné de nombreux collègues jusqu'à la certification.

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    Merci c’est très intéressant

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