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Plan de charge

La présente page vous guide dans l’utilisation de votre document Excel intitulé « Plan de charge ».

Si vous n’êtes pas encore membre, découvrez notre kit Multi projets. Ne manquez pas l’opportunité de l’acquérir et de profiter de tous les avantages qu’il peut apporter à votre gestion multi projets.

Objectif du livrable

Le plan de charge aide à piloter efficacement vos projets. Il peut être réalisé par collaborateur, par projet ou par tâche.

Il permet au chef de projet de contrôler l’avancement du travail et anticiper les besoins de montée en charge des ressources assignées pour ses différents projets.

Déblocage des macros

Avant d’ouvrir un fichier Excel, pensez à débloquer les macros.

Pour ce faire, faites un clic droit sur le fichier avant de l’ouvrir. Ensuite choisissez Propriétés, puis activez la case à cocher Débloquer sous l’onglet Général.

Ceci afin d’éviter d’avoir un message rouge à l’ouverture d’un fichier Excel :

activation des macros

Activation des macros

Pour s’assurer du bon fonctionnement du template, vérifiez que les macros sont activées :

Modification des données

Allez à l’onglet « Plan de charge » , et remplissez les colonnes suivantes :      

  • ID : Renseignez l’identifiant de la ressource
  • Nom : Mettez le nom de la ressource responsable
  • Rôle : Indiquez son rôle
  • Adresse email : Renseignez son adresse email
  • Téléphone : Mettez son numéro de téléphone
  • Disponibilité : Mettez sa disponibilité en %
  • Congés : Indiquez le nombre de jour de congé en jour
  • De : Renseignez la date de début de disponibilité
  • A : Renseignez la date de fin de disponibilité

Notez qu’il ne faut pas modifier ces champs, car ils sont automatiquement calculés :

  • La disponibilité en jour
  • La charge par projet
  • Les jours planifiés
  • La charge totale en %
  • Le Nbre jours restants

Ajout / Suppression des projets

Allez à l’onglet « Paramétrage », ensuite sur la section « Projets ».

Ajout d’un projet

Cliquez sur le bouton « + » et renseignez le nom de votre projet.

Une feuille contenant le nom de votre nouveau projet « nom projet » sera ajoutée à votre template.

Vous pouvez renommer votre projet si vous le souhaitez.

Il est également possible d’ajouter un nouveau projet en dupliquant tout simplement la feuille d’un projet existant.

La feuille « plan de charge » prend en compte ce nouveau projet ajouté et l’intègre.

Suppression d’un projet

Pour supprimer un projet existant, il vous suffit de supprimer sa feuille de votre template.

La feuille « plan de charge » sera mise à jour automatiquement.

Ajout / suppression des ressources

Pour ajouter une nouvelle ressource, cliquez sur le bouton « Ajouter une ressource », ensuite renseignez les informations correspondantes à cette ressource.

Pour supprimer une ressource, cliquez sur le bouton « Supprimer une ressource ».

Ajout / suppression des colonnes

Il est possible d’ajouter et de supprimer les colonnes sur vos projets indépendamment.

Ajouter une colonne

Pour ajouter une nouvelle colonne, placez-vous dans l’entête de la colonne du tableau concerné, puis cliquez sur « Ajouter une colonne » pour l’ajouter à gauche.

Ensuite renseignez les informations correspondantes à cette colonne.

Supprimer une colonne

Pour supprimer une colonne sélectionnez l’intitulé de la colonne que vous souhaitez supprimer dans l’entête du projet concerné, puis cliquez sur le bouton supprimer.

Ajout / Suppression des activités et des tâches du projet

Allez à l’onglet « nom projet » qui correspond au projet créé.

Pour ajouter une nouvelle activité, il y’a deux façons de procéder :

Ajout des activités entre lignes

Notez que vous pouvez ajouter une nouvelle activité entre les lignes des activités ou tâches existantes.

De cette manière, vous pouvez vous positionner sur la ligne d’une activité ou d’une tâche au-dessus de laquelle vous souhaitez créer une nouvelle activité, puis cliquer sur le bouton d’ajout :

Ajout des activités en bas de la liste

Pour ajouter une nouvelle activité, placez-vous sur une ligne vide en bas du tableau, puis cliquez sur le bouton « Ajouter une activité» et renseignez l’intitulé de l’activité :

Ajout des tâches

Pour ajouter une tâche, placez-vous sur la ligne au dessus de laquelle vous souhaitez créer une nouvelle tâche, puis cliquez sur le bouton d’ajout.

Suppression

Pour supprimer une ligne, placez vous sur l’activité à supprimer, puis cliquez sur le bouton « supprimer »:

Notez que vous pouvez faire une suppression multiple en sélectionnant les lignes à supprimer, puis en cliquant sur le bouton de suppression :

Conversion activité / tâche ou tâche / activité 

Si vous souhaitez convertir une tâche en activité et vice versa, placez-vous sur l’activité ou la tâche en question, puis cliquez sur le bouton « convertir à une activité/tâche » :

Calendrier

À côté du tableau, vous trouverez un calendrier sur lequel les activités et les tâches sont organisées en fonction de leur planification, par rapport à la date de début et à la durée :

Pour renseigner la progression de la tâche, ajoutez le pourcentage accompli sur la case Progression.

ous verrez la barre de progression s’afficher sur le calendrier.

Notez que la couleur représentant le pourcentage restant de la tâche est nuancée.

Cette nuance de couleur est configurée sur la feuille de paramétrage :

Notez que vous pouvez changer l’échelle de temps de Jour à Semaine ou à Mois :

En cliquant sur le bouton « Aujourd’hui », l’affichage du calendrier reviendra à la date actuelle :

Mise à jour du statut des activités et des tâches

Allez à l’onglet « paramétrage » et renseignez les libellés des statuts d’avancement.

Ajout de statut

Pour ajouter un nouveau statut, cliquez sur le signe (+) puis renseignez son libellé et attribuez une couleur de fond ainsi qu’une couleur de texte de votre choix.

Notez que les couleurs foncées symbolisent l’avancement réel des tâches/activités, tandis que les couleurs dégradées représentent la durée de la tâche/activité en question.

Pour ajouter un nouveau statut, il y’a deux façons de procéder :

Ajout en bas de la liste

Positionnez-vous sur la dernière ligne et cliquez sur le signe « + » :

Ajout entre lignes

Positionnez-vous sur la ligne au dessus de laquelle vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne, puis cliquez sur le signe « + » :

Procédez de la même manière pour ajouter (+) ou supprimer (x) un jour sur la liste des jours férié de l’année.

Suppression de statut

Pour supprimer un statut, utilisez le signe (x) :

Ajout / suppression des filtres

Vous pouvez ajouter / supprimer des filtres aux colonnes de votre fichier :

En savoir plus

Pour en savoir plus sur le plan de charge, consultez le lien de cet article.

Comment pouvons-nous aider ?