La présente page vous guide dans l’utilisation de votre document Excel intitulé « Suivi Budget – Analyse de la Valeur Acquise ».
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Sommaire
Objectif du livrable
Le tableau de bord de suivi de budget est un outil de surveillance et de suivi du budget du projet, à l’aide de la valeur acquise, la valeur planifiée et les coûts réels.
Il permet de suivre et d’évaluer en continu le budget consommé par rapport au budget prévu, d’identifier les éventuels écarts et de prendre des mesures correctives si nécessaire.
Déblocage des macros
Avant d’ouvrir un fichier Excel, pensez à débloquer les macros.
Pour ce faire, faites un clic droit sur le fichier avant de l’ouvrir. Ensuite choisissez Propriétés, puis activez la case à cocher Débloquer sous l’onglet Général.
Ceci afin d’éviter d’avoir un message rouge à l’ouverture d’un fichier Excel :
Activation des macros
Pour s’assurer du bon fonctionnement du template, vérifiez que les macros sont activées :
Langues
Veuillez noter que ce template est disponible en deux versions, française et anglaise. Avant d’exploiter ses données, veuillez sélectionner une version de langue à partir de la liste déroulante :
Principes essentiels
Afin d’assurer le contrôle de la performance du projet, il est essentiel de surveiller régulièrement l’avancement de la réalisation des objectifs, la consommation budgétaire et les délais respectés.
Pour ce faire, vous commencerez par établir une liste des tâches du projet en vous référant à votre planning initial.
Pour garantir un suivi efficace du budget et des délais, il est important de maîtriser les concepts suivants :
- Le coût réel(CR) : Coût réellement consommé pour le travail effectué
- La valeur planifiée(VP) : Coût budgétisé du travail prévu
- La valeur acquise (VA) : Coût budgétisé du travail effectué à date (Le coût que nous étions prêts à payer pour le travail réalisé à date)
- Indice de performance des coûts (IPC) : Valeur acquise (VA) / Coût Réel (CR)
- Indice de performance des délais (IPD) : Valeur acquise (VA) / Valeur planifiée(VP)
- Le BAA (budget à l’achèvement du projet) : Budget prévu à l’achèvement du projet pour chaque tâche
Modification des données
Pour pouvoir ajouter vos propres données, parcourez les onglets suivants :
Valeur Planifiée
Allez à l’onglet « VP ».
Remplissez la valeur planifiée ou le coût budgété du travail prévu, pour chaque tâche pour chaque mois.
Les trois indicateurs suivants seront automatiquement calculés à partir des données saisies :
- Budget planifié pour la tâche : C’est la somme des budgets prévus pour chaque mois de cette tâche
- BAA (budget planifié à l’achèvement du projet) : C’est la somme des budgets prévus mensuellement pour l’ensemble des tâches
- VP cumulé : Il s’agit de la somme des BAA (budget planifié à l’achèvement du projet) du mois en cours, ainsi que des BAA des mois précédents.
Coût Réel
Allez à l’onglet « CR ».
Renseignez pour chaque tâche et pour chaque mois, le coût réellement consommé appelé aussi le Coût Réel du travail effectué (CRTE).
Les trois indicateurs suivants seront automatiquement calculés à partir des données saisies :
- Coût réel par tâche à date : C’est la somme des budgets réels pour chaque mois de cette tâche
- Coût Réel Projet par mois : C’est le budget réel mensuellement pour l’ensemble des tâches
- Coût Réel Projet Cumulé (CR) : Il s’agit de la somme des coûts réels du projet du mois en cours, ainsi que des coûts réels du projet des mois précédents.
Valeur Acquise
Allez à l’onglet « VA ».
Remplissez le taux d’achèvement de chaque tâche par mois.
Les trois indicateurs suivants seront automatiquement calculés à partir des données saisies :
- Budget planifié pour la tâche : C’est la somme des budgets prévus pour chaque mois de cette tâche récupérée à partir de l’onglet VP
- Valeur Acquise Projet par mois : C’est la somme du produit du pourcentage d’achèvement et du budget planifié de toutes les tâches pour ce mois
- Valeur Acquise Cumulée (VA) : C’est la somme de la valeur acquise du projet du mois en cours, ainsi que des valeurs acquises du projet des mois précédents.
Suivi du budget
Allez à l’onglet « Suivi Budget ».
Dans cette feuille, vous avez un récapitulatif des valeurs cumulées du projet : VP, CR et VA.
Le coût réel cumulé (CR), la valeur acquise cumulée (VA), la valeur planifiée (VP) ainsi que le budget planifié à l’achèvement du projet (BAA) sont automatiquement extraits des feuilles « CR », « VA » et « VP » respectivement, et sont utilisés pour calculer les écarts :
Rapport VA
Dans cet onglet, vous avez un graphique qui représente visuellement la valeur acquise, la valeur planifiée et le coût réel d’un projet.
Ce graphique trace des courbes qui permettent de suivre et de comparer les performances réelles par rapport aux prévisions initiales.
Il offre ainsi une visualisation claire des écarts entre la valeur acquise, la valeur planifiée et le coût réel du projet, permettant ainsi de visualiser rapidement les performances du projet :
Métriques de performance du projet
Les métriques de performance du projet sont les indicateurs clés utilisés pour évaluer et mesurer le succès et l’efficacité du projet.
Ils seront ensuite calculées automatiquement à partir des données saisies, en utilisant les formules suivantes :
- Ecart de Coût EC = VA – CR
- Ecart de Délais ED = VA – VP
- Indicateur de Performance des Coûts IPC = VA/CR
- Indicateur de Performance des Délais IPD= VA/VP
- Coût Final Estimé CFE = BAA/IPC
Le résultat sur le budget sera finalement déduit en se basant sur l’Indicateur de Performance des Coûts :
- Si IPC < 1, alors le budget est sur-consommé
- Si IPC > 1, alors le budget est sous-consommé
Rapport Avancement Projet
Allez à l’onglet « Rapport Avancement Projet ».
Ce rapport vous permettra de suivre et de communiquer les progrès réalisés dans votre projet.
Vous y trouverez quelques éléments clés :
- Renseignements généraux
- Statut global du projet
- Travail réalisé durant la dernière période
- Travail planifié pour la prochaine période
- Point(s) en suspens et préoccupation(s)
- Point(s) en suspens résolu(s) depuis le dernier rapport
- Statut d’avancement à date
- Analyse des écarts et mesures correctives
- Suivi des Livrables du projet
- Suivi des Risques
- Leçons apprises et recommandations
Notez que certains projets peuvent nécessiter des informations plus détaillées, tandis que d’autres peuvent nécessiter une vue plus concise.
En savoir plus
Pour en savoir plus sur le suivi du budget, consultez le lien de cet article.