La présente page vous guide dans l’utilisation de votre document Excel intitulé « Cartographie des Risques – Variante 2 ».
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Sommaire
Objectif du livrable
La matrice des risques est un outil qui permet de calculer le niveau de criticité des risques.
Elle donne immédiatement une vue d’ensemble sur le degré de criticité des risques, et permet de les catégoriser, afin de mieux les gérer et identifier ceux sur lesquels il faut agir en priorité.
Déblocage des macros
Avant d’ouvrir un fichier Excel, pensez à débloquer les macros.
Pour ce faire, faites un clic droit sur le fichier avant de l’ouvrir. Ensuite choisissez Propriétés, puis activez la case à cocher Débloquer sous l’onglet Général.
Ceci afin d’éviter d’avoir un message rouge à l’ouverture d’un fichier Excel :
Activation des macros
Pour s’assurer du bon fonctionnement du template, vérifiez que les macros sont activées :
Langues
Veuillez noter que ce template est disponible en deux versions, française et anglaise. Avant d’exploiter ses données, veuillez sélectionner une version de langue à partir de l’onglet « Paramétrage » :
Registre des risques
Allez à l’onglet « Registre des risques ».
Modification des données
Remplissez les colonnes suivantes :
- Date de mise à jour : Sélectionnez la date de mise à jour du fichier en cliquant sur l’icône du calendrier pour ouvrir celui-ci. Par défaut, la date du jour est affichée automatiquement
- Processus : Le processus objet de l’analyse
- Risques associés : Les risques identifiés et associés à chaque processus
- Critères et leurs niveaux d’impact : Nommez vos propres critères dans la feuille de paramétrage, ensuite choisissez les critères d’impact dans les listes déroulantes. Les niveaux d’impact seront affichés systématiquement en fonction du critère d’appréciation de l’impact choisi
- Moyenne des niveaux d’impact : Celle-ci est calculée automatiquement en faisant une simple moyenne des niveaux d’impact obtenus
- Code impact : Le code impact est renseigné automatiquement en fonction de la « moyenne des niveaux d’impact » obtenue
- Fréquence : Choisissez le niveau de fréquence ou probabilité d’occurrence du risque à partir de la liste déroulante (Faible, Moyenne, Fréquente, Très fréquente). Par exemple si la moyenne est égale ou légèrement supérieur à 2, le code impact affiché sera B
- Code fréquence : le code fréquence est attribué systématiquement pour chaque risque, en fonction du niveau de fréquence choisi (Faible, Moyenne, …)
- Evaluation des risques : Le niveau de criticité est obtenu systémiquement par la multiplication des codes de fréquence et d’impact :
- Niveau de criticité = code Impact * code Fréquence. Exemple : code Impact (A) x code Fréquence (B) = AB.
- Une note de criticité est obtenue pour chaque niveau de criticité (Cf. tableau d’évaluation des risques dans la feuille des paramètres)
- Plan d’action : Choisissez dans la liste déroulante, la réponse face au risque (Accepter, à atténuer, à éliminer, à transférer), puis renseignez l’objet de l’action (Quoi), son responsable (Qui), et le délai d’exécution (Quand)
- Etat : Choisissez dans la liste déroulante, l’état d’avancement (Fait, encours, non fait)
- Méthode de surveillance : Renseignez la méthode de surveillance du risque en question
- Efficacité : Cochez « Efficace » ou « Pas Efficace » en cliquant sur le signe (✓) ou sur (X)
- Observations : Notez vos commentaires et observations éventuelles
Dans la vidéo précédente, nous avons employé la date de mise à jour par défaut, mais vous avez aussi l’option de sélectionner une date à l’aide du calendrier :
Ajout / Suppression des risques
Allez à l’onglet « Registre des risques ».
Ajout
Pour ajouter un nouveau risque associé à un processus, placez-vous sur une cellule de la colonne « Risques associés », puis cliquez sur le bouton « + », la cellule sera dupliquée :
Veuillez noter que pour créer vos propres processus, il vous suffit de suivre ces étapes :
- Premièrement, dupliquez les risques associés en fonction de vos besoins
- Ensuite, défusionnez les cellules dans la colonne « Processus »
- Enfin, fusionnez à nouveau les cellules dans la colonne « Processus » en fonction des risques associés nouvellement créés
Suppression
Pour supprimer un risque associé à un processus, placez-vous sur la cellule de la colonne « Risques associés », puis cliquez sur le bouton « x », la cellule sera supprimée :
Ajout / Suppression des critères d’impact
Allez à l’onglet « Paramètres ».
Ajout
Pour ajouter un nouveau critère, il vous suffit de suivre ces étapes :
- Premièrement, cliquez sur le bouton « Ajouter un critère d’impact »
- Ensuite, renseignez le nom du nouveau critère d’impact
- Enfin, modifiez les lignes des niveaux d’impact en fonction de vos besoins
Suppression
Pour supprimer un critère d’impact, il vous suffit de cliquer sur le bouton « x » qui lui est associé :
Ajout / Suppression des niveaux d’impact
Allez à l’onglet « Paramètres ».
Pour ajouter un nouveau niveau d’impact, il y’a deux façons de procéder :
Ajout entre lignes
Notez que vous pouvez ajouter un nouveau niveau d’impact entre les lignes des niveaux d’impact existants.
Pour créer une nouvelle ligne au-dessus de laquelle vous souhaitez créer votre niveau d’impact, placez-vous sur la ligne correspondante du niveau d’impact, puis cliquez sur le bouton « + » :
Ajout en bas de la liste
Pour ajouter un nouveau niveau d’impact, placez-vous sur une ligne vide en bas du tableau, puis cliquez sur le bouton « + » et renseignez la note du niveau d’impact ainsi que le critère d’appréciation :
Suppression
Pour supprimer une ligne, placez vous sur le niveau d’impact à supprimer, puis cliquez sur le bouton « x » :
Veuillez suivre la même procédure pour ajouter ou supprimer :
- Une fréquence de risque
- Un code d’impact
- Les réponses au risque
Evaluation des risques
Allez à l’onglet « Paramètres ».
Remarquez que le tableau effectue la multiplication du « code impact » par le « code fréquence ».
Exemple : Code impact (A) * code fréquence (B) = Criticité (AB = Modéré)
Pour chaque combinaison (AA, AB, AC…), vous pouvez attribuer un niveau de criticité correspondant sur une échelle de 1 à 4 ( Non significatif, Modéré, Elevé, Critique) ou plus.
Analyse des données
Allez à l’onglet « Dashboard ».
Consultez le tableau de bord pour avoir une vue synthétique sur la répartition des risques selon leurs niveaux de criticité, ainsi que les actions de réponse et leur état d’avancement.
En savoir plus
Pour en savoir plus sur la gestion des risques, consultez le lien de cet article.