La présente page vous guide dans l’utilisation de votre document Excel intitulé «Matrice des compétences».

Si vous n’êtes pas encore membre, découvrez notre kit de management de projet. Ne manquez pas l’opportunité de l’acquérir et de profiter de tous les avantages qu’il peut apporter à votre gestion de projets.

Objectif du livrable

La matrice des compétences est un outil très utile pour bien gérer les ressources humaines de votre projet dans sa phase d’analyse et de planification.

Elle permet d’avoir sous forme de tableau une vision d’ensemble sur le niveau de compétences fonctionnelles ou techniques d’un ensemble de ressources humaines.

Déblocage des macros

Avant d’ouvrir un fichier Excel, pensez à débloquer les macros.

Pour ce faire, faites un clic droit sur le fichier avant de l’ouvrir. Ensuite choisissez Propriétés, puis activez la case à cocher Débloquer sous l’onglet Général.

Ceci afin d’éviter d’avoir un message rouge à l’ouverture d’un fichier Excel :

Activation des macros

Pour s’assurer du bon fonctionnement du template, vérifiez que les macros sont activées :

Langues

Veuillez noter que ce template est disponible en deux versions, française et anglaise. Avant d’exploiter ses données, veuillez sélectionner une version de langue à partir de l’onglet « Paramétrage » :

Matrice Tâches-Compétences

Allez à l’onglet « Matrice Tâches-Compétences ».

Modification des données

Dans la « matrice Tâches-Compétences », renseignez le niveau de maîtrise (de 0 à 4) des compétences nécessaires pour chaque tâche.

Pour ce faire, remplacez simplement les chiffres existants par les vôtres.

Ajout / Suppression des tâches

Pour ajouter une nouvelle compétence, il y’a deux façons de procéder :

Ajout entre lignes

Positionnez-vous sur la ligne au dessus de laquelle vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne, puis cliquez sur le bouton « Ajouter une tâche » :

Ajout en bas de la liste

Positionnez-vous sur la dernière ligne et cliquez sur le bouton « Ajouter une tâche » :

Suppression

Pour supprimer une tâche, il suffit de se positionner sur la ligne à supprimer et de cliquer sur le bouton « Supprimer une tâche » :

Notez que vous pouvez faire une suppression multiple en sélectionnant les lignes à supprimer, puis en cliquant sur le bouton de suppression :

Ajout / Suppression des compétences

Il est possible d’ajouter des colonnes à votre matrice des compétences.

Ajouter une compétence

Sélectionnez le libellé d’une colonne existante, puis cliquez sur le bouton « Ajouter une compétence » pour créer une nouvelle colonne à sa gauche.

Notez que vous pouvez également ajouter une colonne à la dernière colonne à droite de la matrice.

Supprimer une compétence

Pour supprimer une colonne, positionnez-vous sur le libellé de la colonne à supprimer, puis cliquez sur le bouton « Supprimer une compétence » :

Notez que vous pouvez faire une suppression multiple en sélectionnant les libellés des colonnes à supprimer, puis en cliquant sur le bouton de suppression :

Ajout / Suppression des scores des compétences

Allez sur l’onglet « Paramétrage ».

Pour ajouter un nouveau score des compétences, il y’a deux façons de procéder :

Ajout entre lignes

Positionnez-vous sur la ligne au dessus de laquelle vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne, puis cliquez sur le signe « + » :

Ajout en bas de la liste

Positionnez-vous sur la dernière ligne et cliquez sur le signe « + » :

Suppression

Pour supprimer un paramètre, positionnez-vous sur la ligne à supprimer et cliquez sur signe « x » :

Matrice Ressources-Compétences

Allez à l’onglet « Matrice Ressources-Compétences ». 

Notez que les compétences figurant en colonne dans cette matrice proviennent automatiquement de la matrice Tâches-Compétences.

Par conséquent, vous ne pouvez ni ajouter ni supprimer de compétence à partir de cette matrice Ressources-Compétences.

Modification des données

Dans l’onglet « Matrice Ressources-Compétences », veuillez évaluer la maîtrise de chaque compétence par vos ressources sur une échelle de 0 à 4, en utilisant les critères de « maîtrise » de la compétence et « d’intérêt » de la personne vis-à-vis de cette compétence.

Pour renseigner ces valeurs, remplacez les chiffres existants par les vôtres comme pour l’onglet précédent.

Ajout / Suppression des ressources

Pour ajouter une nouvelle ressources, il y’a deux façons de procéder :

Ajout entre lignes

Positionnez-vous sur la ligne au dessus de laquelle vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne, puis cliquez sur le bouton « Ajouter une ressource » :

Ajout en bas de la liste

Positionnez-vous sur la dernière ligne et cliquez sur le bouton « Ajouter une ressource » :

Suppression

Pour supprimer une tâche, il suffit de se positionner sur la ligne à supprimer et de cliquer sur le bouton « Supprimer une ressource » :

Notez que vous pouvez faire une suppression multiple en sélectionnant les lignes à supprimer, puis en cliquant sur le bouton de suppression :

Ajout / Suppression des scores de ressources

Allez sur l’onglet « Paramétrage ».

Pour ajouter ou supprimer un score des ressources, suivez la même démarche que celle indiquée sur la section Ajout / Suppression des scores des compétences.

Matrice Tâches-Ressources

Allez à l’onglet « Matrice Tâches-Ressources ».

Dans cet onglet, vous pouvez visualiser les informations provenant des deux matrices précédentes : la Matrice Tâches-Compétences et la Matrice Ressources-Compétences.

Vous pourrez ainsi déterminer quelles ressources affecter à quelles tâches.

Cette matrice affecte automatiquement les ressources en se basant sur les données saisies dans les deux matrices précédentes.

Devant chaque ressource (membre de l’équipe projet), un score est calculé automatiquement pour chaque tâche/ressource.

Exemple 1

Prenons l’exemple de la tâche (T1) qui requiert :

• Un niveau 4 pour la « compétence MOA »
• Un niveau 3 pour la « production CMRL »

Chantal (R1) possède :

• Un niveau de maitrise 4 pour la compétence « MOA »
• Un niveau de maitrise 3 pour la compétence « production CMRL »

De ce fait, l’affectation suit la logique de la somme des scores des Maitrises des compétences requises :

« Maitrise » de la compétence 1 (C1) + « Maitrise » de la compétence 2 (C2) + …

À condition que si Chantal avait un niveau de maîtrise supérieur à la compétence requise (5 au lieu de 4), seul le niveau de la compétence requise sera pris en compte.

Exemple 2

C1 = 4, C2 = 3, C3 = 2
Chantal a une maitrise de niveau : 5 pour C1, 3 pour C2, 2 pour C3
Le Score d’affectation = 4  + 3 + 2…etc.

Quel est le rôle du niveau d’intérêt ?

Le niveau d’intérêt est laissé à votre propre appréciation pour arbitrer entre deux ressources ayant des scores proches.

Ainsi, la ressource ayant le meilleur score est coloriée en vert foncé.

Notez que vous pouvez affecter une autre ressource de votre choix selon votre propre appréciation en la colorant différemment.

Notez également que le degré d’intérêt d’un membre de l’équipe pour une compétence n’est pas pris en compte dans le calcul du score. Il revient à votre propre appréciation de prendre cela en considération.

Comment départager deux membres ayant le même score ?  

Pour départager deux membres ayant le même score, veuillez vous référer aux onglets « Ressources-compétences » et « Tâches-compétences ».

Afin de comparer le degré de maîtrise d’une compétence d’un membre, vous devez l’opposer au degré de maîtrise requis pour la tâche.

Cela vous permettra de prendre une décision éclairée.

En savoir plus

Pour en savoir plus sur la matrice des compétences, consultez le lien de cet article.