Suivi des actions

La présente page vous guide dans l’utilisation de votre document Excel intitulé « Suivi des actions ».

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Objectif du livrable

Le suivi des actions est une activité qui doit se faire tout au long du cycle de vie du projet et peut être utilisé aussi bien avec l’équipe projet qu’avec le comité de projet ou d’autres instances.

Le tableau de suivi des actions est un outil indispensable, à utiliser lors des réunions afin d’avoir le contrôle sur les actions à faire et assurer leur traçabilité.

Déblocage des macros

Avant d’ouvrir un fichier Excel, pensez à débloquer les macros.

Pour ce faire, faites un clic droit sur le fichier avant de l’ouvrir. Ensuite choisissez Propriétés, puis activez la case à cocher Débloquer sous l’onglet Général.

Ceci afin d’éviter d’avoir un message rouge à l’ouverture d’un fichier Excel :

Activation des macros

Pour s’assurer du bon fonctionnement du template, vérifiez que les macros sont activées :

Langues

Veuillez noter que ce template est disponible en deux versions, française et anglaise. Avant d’exploiter ses données, veuillez sélectionner une version de langue à partir de l’onglet « Paramétrage » :

Modification des données

Allez à l’onglet « Actions » , et remplissez les colonnes suivantes :                      

• Action : Commencez par lister les actions à suivre
• Origine : Notez l’origine de l’action. Cela peut être en relation avec un livrable précis comme l’étude d’opportunité, ou en relation avec la gestion globale du projet
• Responsable : Mettez le nom de la ressource responsable  
• Échéance planifiée : Mettez une deadline prévisionnelle pour l’achèvement de l’action
• Réalisation : Mettez à jour le pourcentage de réalisation de l’action en choisissant un pourcentage dans la liste déroulante (0%, 25%, 50%, 75%, 100%)                     
• Priorité : Définissez le niveau de priorité attribué à chaque action de 1 à 4. La liste est consultable depuis la feuille « Paramètres »      
• Etat : Suivez le statut de traitement en le mettant à jour : « A faire », « En cours », « Réalisé », « En attente », « Annulé ». La liste est consultable depuis la feuille de paramétrage. Notez que le changement de statut sur la feuille « Actions » se reflète par une couleur, pour le distinguer      
• Date fin réelle : Notez la date de fin réelle de l’action suite à son achèvement effectif
• Commentaires : Mettez les informations importantes à noter

Notez qu’il ne faut pas modifier l’identifiant ID de l’action, car il est généré automatiquement.

A quoi sert le code couleur?

• Vert : Lorsqu’une action passe à l’état « réalisé », la ligne prend la couleur verte. Si, dans ce cas, le pourcentage de réalisation était inférieur à 100%, il sera automatiquement mis à 100% dès que vous passez à l’état « réalisé ». En revanche, si vous repassez de l’état « réalisé » à un autre état, le pourcentage de réalisation passe à 0%.
• Rouge : Deux champs peuvent passer au rouge : la date planifiée, et la date de fin réelle :
  • Date planifiée : Cette date est en rouge lorsqu’elle est antérieure à la date du jour
  • Date de fin réelle : Cette date passe au rouge lorsqu’elle dépasse la date planifiée
• Orange : La date planifiée passe à la couleur orange lorsqu’elle se rapproche de la date du jour. Ici, le seuil d’avertissement pris en compte est de 10 jours (vous pouvez l’ajuster depuis la feuille « Paramètres »). Ainsi, par exemple, si la Date planifiée est le 14/07/2023 et que la Date du jour (date d’aujourd’hui) est le 04/07/2023, la date planifiée passera en orange.
• Blanc : Si la date n’a pas encore atteint le seuil d’avertissement (en suivant l’exemple ci-dessus, Date planifiée = 15/07/2023).
• Gris barré : Si l’action est en état annulé

Ajout / Suppression des actions

Pour ajouter une nouvelle action, il y’a deux façons de procéder :

Ajout entre lignes

Positionnez-vous sur la ligne au dessus de laquelle vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne, puis cliquez sur le bouton « Ajouter une action » :

Ajout en bas de la liste

Positionnez-vous sur la dernière ligne et cliquez sur le bouton « Ajouter une action » :

Suppression

Pour supprimer une action, il suffit de se positionner sur la ligne à supprimer et de cliquer sur le bouton « Supprimer une action » :

Notez que vous pouvez faire une suppression multiple en sélectionnant les lignes à supprimer, puis en cliquant sur le bouton de suppression :

Ajout / Suppression des colonnes

Il est possible d’ajouter des colonnes à votre liste des actions.

Ajouter une colonne

Sélectionnez le libellé d’une colonne existante, puis cliquez sur le bouton « Ajouter une colonne » afin de créer une nouvelle colonne à sa gauche :

Notez que vous pouvez ajouter une colonne à l’extrême droite du tableau :

Supprimer une colonne

Pour supprimer une colonne, positionnez-vous sur le libellé de la colonne à supprimer, puis cliquez sur le bouton « Supprimer une colonne » :

Notez que vous pouvez faire une suppression multiple en sélectionnant les libellés des colonnes à supprimer, puis en cliquant sur le bouton de suppression :

Ajout / Suppression des paramètres

Afin de pouvoir gérer les champs : état, priorité et réalisation, allez sur l’onglet « Paramétrage » :

Pour ajouter un nouveau paramètre, il y’a deux façons de procéder :

Ajout entre lignes

Positionnez-vous sur la ligne au dessus de laquelle vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne, puis cliquez sur le signe « + » :

Ajout en bas de la liste

Positionnez-vous sur la dernière ligne et cliquez sur le signe « + » :

Suppression

Pour supprimer un paramètre, positionnez-vous sur la ligne à supprimer et cliquez sur signe « x » :

Modification du seuil d’avertissement

Vous pouvez définir votre propre seuil d’avertissement dans les paramètres. Pour cela, remplacez simplement la valeur existante par la nouvelle valeur.

Par exemple : Si nous fixons le seuil d’avertissement à 5 jours, avec une Date planifiée de 09/07/2023 et une Date du jour (date d’aujourd’hui) de 04/07/2023, la date planifiée passera en orange (comme expliqué sur la section code couleur) :

Ajout / suppression des filtres

Vous pouvez ajouter / supprimer des filtres aux colonnes de votre fichier :

En savoir plus

Pour en savoir plus sur le suivi des actions, consultez le lien de cet article.