La phase contrôle et suivi de projet doit avoir lieu en parallèle avec la phase exécution.
Cette phase consiste à veiller à ce que les objectifs du projet soient atteints en contrôlant et en mesurant régulièrement les progrès réalisés afin d'identifier les écarts par rapport au plan, de manière à pouvoir prendre des mesures correctives.
Le chef de projet en tant que commandant de bord du projet, assure le suivi du déroulement du projet conformément aux références de base du projet, identifie et traite les problèmes et gère les modifications.
Qu'est-ce que le contrôle et suivi de projet ?
Le suivi est un processus continu qui se concentre sur les activités en cours. Il consiste à collecter et analyser les données au fil du temps pour mesurer le progrès par rapport aux résultats attendus.
Le contrôle est une démarche d’appréciation analytique qui consiste à juger les moyens utilisés et les résultats obtenus en regard des objectifs poursuivis.
Les processus de contrôle et suivi de projet
Le chef de projet doit trouver l'équilibre nécessaire pour maintenir le triangle d'or de son projet :
Les processus de contrôle et suivi permettent en effet de contrôler le respect de ces trois contraintes :
- La comparaison des performances au plan du projet : Assurer le respect du planning prévu et l’utilisation des ressources prévues ;
- La résolution des éventuels problèmes : Surveillez le contenu conformément au plan ;
- La communication auprès des parties prenantes : Communiquer les KPI, les tableaux de bord de suivi projet.
Quels sont les KPIs de projet
Les KPI (Key Performance Indicators) sont beaucoup utilisés pour le suivi de projet. Appelés parfois aussi indicateurs clés de performance (ICP), les KPI sont des indicateurs de mesure de la performance de vos projets.
Afin de créer des indicateurs de mesure de son projet, veiller à vérifier qu’ils répondent aux cinq questions CCQQO :
- Combien ?
- Comment ?
- Quoi ?
- Qui ? Groupe Cible ou bénéficiaires
- Quand ? Période ou échéance
- Où ? Localisation
Sans oublier que ces KPIs doivent être SMART :
- Spécifique : clair, compréhensible, sans ambiguïté
- Mesurable : vous devez pouvoir établir des outils de mesure de la performance pour savoir si l’objectif est atteint
- Acceptable : Fixez-vous un vrai objectif, ni trop facile pour qu’il représente un défi, ni trop difficile au risque de stopper toute motivation
- Réaliste : est-il conciliable avec votre emploi du temps ?
- Temporellement défini : fixez la date de début et la date à laquelle l’objectif doit être atteint
Le tableau de bord du contrôle et suivi du projet
Le contrôle et suivi de projet se traduit généralement par le suivi d’indicateurs de type ratios comparant le “prévisionnel” et le “réalisé” en termes de temps, de consommation, de budget et de ressources.
Ces KPI sont regroupés dans des tableaux de bord, qui sont de véritables outils de pilotage du projet.
Le tableau de bord peut afficher les indicateurs de la performance globale du projet ou bien mettre en avant des problèmes qui nécessitent une attention particulière.
Il va sans dire qu'il est très important d'organiser des réunions régulières avec l'équipe projet pour suivre de prêt l'avancement du projet et des réunions avec les parties prenantes afin de leur communiquer cela, et ce, en utilisant tableau de bord et KPIs ?
