Affectez vos ressources grâce à la matrice de compétences

La matrice des compétences est un outil très utile pour bien gérer les ressources humaines de votre projet dans sa phase d’analyse et de planification.

Dans cet article, je vais vous expliquer comment affecter les ressources avec la matrice des compétences, et vous donnerai un exemple de matrice des compétences et un modèle à télécharger.

Qu’est-ce qu’une matrice de compétences ?

La matrice de compétences permet d’avoir sous forme de tableau une vision d’ensemble sur le niveau de compétences fonctionnelles ou techniques d’un ensemble de ressources humaines.

Elle est parfois mise en place et gérée par le manager d’un service qui s’en sert pour gérer les personnes de son équipe, et savoir quel profil recruter en cas d’absence prolongée ou de départ d’une personne de son équipe.

Ce tableau permet aussi de déterminer des binômes de travail qui ont un profil proche pour que l’un puisse remplacer l’autre en cas de congés de l’un ou de l’autre.

Concrètement, il s’agit d’un tableau qui liste en ligne des compétences et en colonne des noms de ressources et qui au croisement donne un numéro correspondant au degré de maîtrise de cette compétence par cette ressource.

À quoi sert une matrice de compétences ?

Ce tableau permet de gérer aussi plus facilement le nécessaire remplacement d’une ressource, car on saura en un coup d’œil quel profil rechercher.

Si on voit un chiffre faible de maîtrise pour toutes les ressources pour une tâche donnée, il sera alors plus facile d’envisager le besoin de formation.

L’application de la matrice de compétences à la gestion de projet nécessite d’établir préalablement la correspondance entre les tâches du projet et les compétences requises.

Ensuite, en fonction de la matrice de compétences, on pourra alors faire correspondre les bonnes ressources aux bonnes tâches.

Il est alors aussi facile d’identifier des compétences manquantes au sein de l’équipe projet et donc des besoins en formation ou bien en nouvelle(s) ressource(s).

Comment utiliser une matrice des compétences ?

Voici une vidéo tutorielle récapitulative qui vous apprend à utiliser et gérer votre matrice des compétences :

Exemple de matrice de compétences

Voici un exemple de matrice de compétence au format Excel que vous pouvez télécharger.

Télécharger ce modèle gratuit de la matrice de compétences


Ou si vous souhaitez une version plus complète, avec des exemples et une étude de cas :

Modèle de la Matrice de compétences

Identifiez l'adéquation besoin/ressources

la matrice de compétences

Le premier onglet présente la matrice des compétences d’une équipe projet pour chaque tâche. On voit en colonne l’intitulé du poste de chaque ressource et en ligne une liste de compétences.

Au croisement des ressources et des compétences se trouve le niveau de maitrise : 0  correspond à  “Pas de connaissance”, 1   à “Connaissance théorique” (niveau scolaire), 2    à “Première expérience”,  3    à “Bonne expérience” et 4    à “niveau expert”.

Le second onglet présente en ligne l'identité des membres de l'équipe projet, et en colonne les compétences requises pour réaliser chacune de ces tâches, avec deux critères : Maitrise et intérêt. 

Il s’agit ici d’identifier les compétences requises pour chacune de ces personnes en tenant en compte leur matrise de la compétence ainsi que leur intérêt pour cette dernière.

Une fois que les deux premiers tableaux sont complets, on peut travailler sur le troisième tableau que vous trouverez sur le troisième onglet avec la correspondance entre les tâches et les ressources du projet.

Ici, vous allez obtenir une bonne adéquation entre les tâches du projet et les ressources compétentes.

Cependant, certains chefs de projets ajoutent aussi un tableau de motivation qui liste en ligne les tâches du projet et en colonne les ressources et au croisement des deux une note correspondant au niveau de motivation d’une ressource pour une tâche.

Cela permet de choisir une ressource quand il est possible à compétences égales d’affecter deux ressources à une tâche.

Ainsi si Julia fait des tests fonctionnels depuis 15 ans et que sa motivation a beaucoup baissé pour cette tâche, on peut confier cette tâche à Laurine la stagiaire hyper motivée pour apprendre le métier de maîtrise d’ouvrage et laisser Julia aider Laurine et superviser son travail car Julia reste garante de la qualité des tests fonctionnels.

kit du chef de projet 0923
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À quel moment la matrice de compétences est-elle utile ?

Dans le cadre de votre processus de planification projet, une fois que vous avez listé toutes les tâches principales et les sous-tâches liées aux tâches principales de votre projet, vous devez aller dans un niveau de détail suffisant pour ne pas passer à côté d’une tâche.

En effet, cette dernière risquerait d’être oubliée et aurait eu de l’importance pour le projet.

Puis une fois que vous avez su évaluer la durée de chacune de ces tâches et sous-tâches et que vous avez su voir lesquelles étaient dépendantes des autres et lesquelles pouvaient se faire en parallèle en même temps, il est temps ensuite d’affecter des personnes à chacune de ces tâches.

C’est sur ce dernier point que nous allons nous attarder aujourd’hui.

Pour réussir une correcte affectation des ressources du projet aux activités ou tâches découpant le projet, vous pouvez utiliser la matrice de compétences.

Attention : Ne pas confondre cet outil avec la matrice RACI, outil de répartition des rôles et responsabilités.

Votre matrice de compétences pas à pas

Hypothèse 1 : Vous savez déjà avec qui vous allez travailler

Vous savez quelles sont les personnes au sein de l’entreprise qui vous ont été désignées comme ressources pour votre projet.

Vous entamerez votre analyse avec ces personnes-là.

matrice des compétences - premier scénario

Étape 1 : Briefer les membres de l'équipe

  • Discutez avec chaque membre de votre équipe projet de ses connaissances, compétences et centres d’intérêt en rapport avec les tâches de votre projet.
  • Voyez sur quel(s) projet(s) éventuel(s) ces personnes ont déjà travaillé et sur quelles tâches de ce(s) projet(s).

Étape 2 : Tester leur intérêt et motivation pour les tâches

  • Demandez à chaque personne si elle est intéressée par les tâches pour lesquelles elles ont la compétence requise, testez ainsi la motivation, prenez bien la température de votre équipe, et si vous ressentez des blocages pour certaines tâches.
  • Essayez de comprendre comment les membres de l’équipe sont-ils motivés et voyez ce que vous pouvez améliorer les choses. Comme par exemple : comment vous pouvez mieux répartir les tâches fastidieuses entre plusieurs personnes pour que cela passe mieux.
  • Par exemple, un stagiaire pourra venir en renfort pour des tâches fastidieuses.
Le guide de la gestion des conflits
Démarche de gestion des conflits

Étape 3 : Identifier les tâches qui attendent l'affectation des personnes compétentes

  • Identifiez des tâches pour lesquelles vous n’auriez pas encore les personnes compétentes.
  • Identifiez si pour ces tâches, il vous faudra envoyer un(e) ou plusieurs membres de votre équipe en formation, ou s’il vous faudra carrément faire appel à une ressource externe ou embaucher une nouvelle ressource.

Étape 4 : Consulter les managers à propos de l'équipe projet

  • Si vous n’êtes pas vous-même manager d’équipe, mais seulement chef de projet, ou que vous êtes manager d’équipe, mais que vous avez besoin d’avoir recours à des ressources qui travaillent dans d’autres services et qui sont donc supervisées par d’autres managers ;
  • Essayez de discuter avec ces managers des compétences des membres de leur(s) équipe(s) qui vous ont été affectées comme ressources sur votre projet…
  • Voir si ces managers peuvent organiser le travail de leurs équipes pour que leurs ressources puissent avoir le temps nécessaire pour votre projet sans faire des semaines trop lourdes en horaires de travail…

Hypothèse 2 : Vous ne savez pas encore avec qui vous allez travailler

La Direction vous a demandé de planifier le projet, et de lui donner une visibilité suffisante sur le nombre de ressources dont vous avez besoin pour ce projet.

Elle vous a demandé aussi d’établir la nature des compétences nécessaires à la réalisation de ce projet puis de vous renseigner ensuite dans la société auprès des managers d’équipe pour trouver les personnes avec les compétences requises.

matrice des compétences - deuxième scénario

Étape 1 : Lister les compétences par tâche

Vous établissez pour chaque tâche la liste des compétences requises sous forme matricielle.

Étape 2 : Consultez les managers 

Vous demandez aux chefs d’équipe de vous fournir les éventuelles matrices de compétences de leurs équipes ou bien vous les établissez vous-même à partir des informations que ces managers vous fournissent. 

Essayez de discuter avec eux pour bien établir ces matrices de compétences.

Étape 3 : Croisez les tâches et les ressources pour accomplir les tâches

  • Croisez les tâches et les ressources possibles pour accomplir ces tâches. Si votre projet nécessite des compétences spécifiques, par exemple la maîtrise d’un nouveau langage informatique, la maîtrise d’aspects juridiques complexes…  
  • Sachez bien les identifier pour justifier vos besoins en ressources auprès de la Direction. Ces besoins pourront alors se traduire en fonction de la nature du projet en besoins en nouvelles ressources humaines ou bien en formations de ressources présentes.
  • Si le projet est jugé stratégique pour votre Direction, il sera aussi plus facile d’obtenir de la disponibilité de la part des ressources présentes dans l’entreprise.

Et vous, que pensez-vous de la matrice de compétences ?

Pensez-vous qu’elle peut être un bon outil d’affectation des ressources aux tâches du projet ?

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Claire

A propos de l'auteur

Claire Cornic est certifiée Prince2® et Agile PM®. Elle a travaillé comme MOA et comme gestionnaire de projets informatiques pour différents secteurs d'activité (constructeur informatique, secteur bancaire, gestion de patrimoine...)

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