Matrice des compétences

La présente page vous guide dans l’utilisation de votre document Excel intitulé «Matrice des compétences».

Si vous n’êtes pas encore membre, découvrez notre kit de management de projet. Ne manquez pas l’opportunité de l’acquérir et de profiter de tous les avantages qu’il peut apporter à votre gestion de projets.

Objectif du livrable

La matrice des compétences est un outil très utile pour bien gérer les ressources humaines de votre projet dans sa phase d’analyse et de planification.

Ce template a pour but de centraliser, suivre et comparer les compétences des ressources au sein d’une organisation, selon leurs fonctions et les tâches associées, tout en permettant de visualiser les écarts entre le niveau réel et le niveau attendu.

Déblocage des macros

Avant d’ouvrir un fichier Excel, pensez à débloquer les macros.

Pour ce faire, faites un clic droit sur le fichier avant de l’ouvrir. Ensuite choisissez Propriétés, puis activez la case à cocher Débloquer sous l’onglet Général.

Ceci afin d’éviter d’avoir un message rouge à l’ouverture d’un fichier Excel :

Activation des macros

Pour s’assurer du bon fonctionnement du template, vérifiez que les macros sont activées :

Langues

Veuillez noter que ce template est disponible en deux versions, française et anglaise. Avant d’exploiter ses données, veuillez sélectionner une version de langue à partir de l’onglet « Paramétrage » :

Paramétrage

La première étape est de configurer toutes les données de référence utilisées dans les autres feuilles.

Pour ce faire, allez à l’onglet « Paramétrage ».

Cet onglet vous permet de gérer les niveaux de maîtrise des compétences, les fonctions, les compétences et les tâches.

Ajouter un paramètre

Pour ajouter un nouveau niveau de maîtrise des compétences, placez-vous sur le niveau au-dessus duquel vous souhaitez le créer, puis cliquez sur le bouton « + ».

Supprimer un paramètre

Pour Supprimer un niveau de maîtrise des compétences, sélectionnez le niveau souhaité, puis cliquez sur le bouton « – ».

Procédez de la même manière pour les autres paramètres.

NB :

Chaque ajout ou suppression est automatiquement pris en compte dans les listes déroulantes des autres feuilles.

Assurez-vous que les coefficients et intitulés soient exacts avant de passer à l’étape suivante.

Matrice Tâches-Compétences

L’onglet « Matrice Tâches-Compétences » vous permet d’associer, pour chaque fonction, les tâches principales ainsi que les niveaux attendus pour chaque compétence.

Modification des données

En haut de la feuille, sélectionner une fonction via la liste déroulante (ex. : Achats, MOA, Finance…).

La liste des tâches associées s’affiche automatiquement.

Pour chaque tâche, renseigner les niveaux attendus (1 à 5) dans les colonnes de compétences.

Ajout / Suppression des tâches

Il est possible d’ajouter des tâches à votre matrice des compétences.

Ajouter une tâche

Pour ajouter une nouvelle tâche, rendez-vous dans l’onglet « Paramétrage ».

Positionnez-vous dans la ligne au dessus de laquelle vous souhaitez ajouter la tâche, puis cliquez sur le bouton « + ».

Supprimer une tâche

Pour supprimer une tâche, il suffit de se positionner sur la ligne à supprimer et de cliquer sur l’icône « -« .

Ajout / Suppression des compétences

Il est possible d’ajouter des colonnes à votre matrice des compétences.

Ajouter une compétence

Pour ajouter une nouvelle compétence, rendez-vous dans l’onglet « Paramétrage ».

Positionnez-vous dans la ligne au dessus de laquelle vous souhaitez ajouter la compétence, puis cliquez sur le bouton « + ».

Supprimer une compétence

Pour supprimer une compétence, positionnez-vous sur la compétence à supprimer, puis cliquez sur le bouton «-».

Ajout / Suppression des fonctions

Il est possible d’ajouter et de supprimer des fonctions dans votre matrice Tâches-compétences.

Ajouter une fonction

Pour ajouter une nouvelle fonction, rendez-vous dans l’onglet « Paramétrage ».

Positionnez-vous dans la ligne au dessus de laquelle vous souhaitez ajouter la fonction, puis cliquez sur le bouton « + ».

Supprimer une fonction

Pour supprimer une fonction, positionnez-vous sur le libellé de la fonction à supprimer, puis cliquez sur le bouton « -».

Matrice Ressources-Compétences

Allez à l’onglet « Matrice Ressources-Compétences ». 

Cette matrice vous permet d’évaluer les compétences réelles et attendues de chaque ressource.

Modification des données

Le tableau “Niveau réel” indique le niveau actuel de chaque ressource.

Veuillez évaluer la maîtrise actuel de chaque compétence par vos ressources en choisissant un score sur une échelle de 0 à 4.

Le tableau “Niveau attendu” indique le niveau requis pour occuper la fonction cible.

Veuillez évaluer la maîtrise attendue de chaque compétence par vos ressources en choisissant un score sur une échelle de 0 à 4.

NB :

• Ces deux tableaux alimentent automatiquement la feuille “Comparaison”.

Analyse des écarts de compétence

Pour comparer les niveaux réels et attendus pour chaque ressource et définir des actions de suivi, allez à l’onglet « Comparaison ».

Modification des donnés

Commencez par choisir une ressource à partir de la liste déroulante « Ressource ».

Lorsqu’une ressource est sélectionnée, notez que les colonnes suivantes se mettent à jour automatiquement :

• Niveau attendu (issu de « Matrice Ressources-Compétences »)
• Niveau réel (issu de « Matrice Ressources-Compétences »)
• Écart = Niveau attendu – Niveau réel
• Plan d’accompagnement : champ libre (à remplir manuellement), il permet de documenter les actions prévues
• Responsable : champ libre permettant de désigner un responsable d’accompagnement
• Date cible : champ libre permettant d’indiquer la date d’accompagnement

Les écarts se calculent automatiquement pour identifier les besoins en montée de compétence.

Dashboard

Pour avoir une représentation graphique des niveaux de compétences attendus et réels, allez à l’onglet « Dashboard ».

Modification des données

Voici les étapes à suivre pour visualiser les écarts :

1. Tout d’abord, sélectionnez une fonction à partir de la liste déroulante de gauche : Ceci permet de charger automatiquement le graphique radar par le niveau attendu des compétences correspondant à la fonction choisie
2. Ensuite choisissez une ressource à partir de la liste déroulante de droite : Ceci permet de charger automatiquement le graphique radar par le niveau réel des compétences correspondant à la ressource choisie

Le graphique radar en bas permet fourni une superposition des deux graphiques du haut pour visualiser les écarts :

• Les écarts importants indiquent des besoins de formation ciblés
• Plus les compétences réels (forme bleue) se rapprochent des compétences attendus (forme verte), plus le profil est aligné.

En savoir plus

Pour en savoir plus sur la matrice des compétences, consultez le lien de cet article.