Chaine documentaire : 4 étapes pour mettre en place la veille au quotidien

La chaine documentaire est l'ensemble des opérations de collecte, de traitement, de diffusion et de conservation de documents et d'informations. 

Cet article s'intéresse aux étapes de la chaine dans le cadre d'une veille informationnelle.

Après avoir mis en place votre cellule de veille en respectant les étapes nécessaires et en tirant profit du retour d’expérience des seniors, vous serez amenés à mettre en œuvre votre activité de veille au quotidien.

Je vous présente dans cet article 4 étapes de la chaine de veille simples à reproduire, à appliquer de façon régulière.

Qu'est-ce qu'une veille ?

Quelle que soit sa typologie : stratégique, concurrentielle, Image, Marketing, sectorielle, ou autres, la veille informationnelle consiste à surveiller votre environnement de travail, votre secteur d’activité, vos concurrents, etc.

Son objectif est de déceler toute information susceptible d’alimenter l’activité de votre organisation et, de ce fait, améliorer la prise de décision.

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Qu'est-ce qu'une chaine documentaire ?

Dans tout service d’information, qu’il s’agit d’une bibliothèque, d’un centre de documentation ou d’un centre d’archives, l’activité s’articule autour de 4 étapes principales :

  • La collecte
  • Le traitement
  • La diffusion 
  • Et la conservation

Ces étapes constituent ce qu’on appelle « la chaine documentaire ».

En effet, qu’il s’agit d’un livre ou de pièce administrative, ces documents sont soumis à la même chaine.

Ils sont tous collectés ou acquis, traités, diffusés et conservés selon les normes des sciences de l’information.

Voici ci-après le schéma classique d'une chaine documentaire :

chaine documentaire classique

Dans le cas de la veille, il est question d’appliquer la même chaine. 

Par ailleurs, la nuance réside dans l’unité de savoir mise à l’honneur : « L’Information » au lieu du « Document ».

En matière de veille, l’accent est ainsi mis sur l’information et rarement sur le document (livre, archive, etc.). 

De ce fait, vous êtes appelés à collecter, traiter, diffuser et à conserver de l’information, une information dont la valeur et l’impact dépendront, en grande partie, de la qualité de votre travail.

Voici ci-après le schéma de la chaine appliquée à la veille informationnelle :

chaine documentaire de veille

Les 4 étapes de la chaine documentaire

Je vous présente dans cette section les 4 étapes qui composent une chaine de veille. 

Je vous donne, pour chaque étape, les astuces à mettre en place au quotidien au sein de votre cellule de veille.

1) La collecte

Lors de la mise en place de votre cellule de veille, la toute première étape consiste à identifier, évaluer, et sélectionner vos sources d’information (presse, bases de données scientifiques, moteurs de recherche, salons professionnels, etc.).

Ensuite, il est question de les surveiller en permanence pour collecter les informations relatives aux besoins de votre organisation.

Consultez vos sources aussi fréquemment que cela est nécessaire ou selon la périodicité de leur mise à jour.

Ainsi, un système d’alertes gratuit (ex : Google) va nécessiter la consultation de ses emails quotidiennement et, ensuite, il s'agit de faire le tri pour en sélectionner les informations pertinentes.

En revanche, une base de données scientifique dont la mise à jour est hebdomadaire nécessiterait une consultation hebdomadaire, la recherche y est plus affinée et plus ciblée, et les résultats y sont plus pertinents.

Astuce :

Lors de cette étape, accordez au temps et aux délais l’intérêt qu'il faut : une information collectée très tard n’est peut-être plus utile, elle mettra encore plus de temps pour arriver à son destinataire !

Notez que la collecte d’information peut enregistrer un taux de bruit faible, moyen ou important, d’où le grand intérêt de la prochaine étape ! 

Le taux de bruit est le taux de résultats de recherche non pertinents.

Si le taux de bruit demeure élevé, il s’agirait d’une inadéquation claire entre vos sources et vos besoins d’information.

Pensez donc à revoir le paramétrage de vos alertes et de mettre à jour la liste de vos sources en fonction de leurs résultats.

2) Le traitement

Cette étape commence d’abord par le tri des informations collectées et la sélection des données pertinentes qui alimenteront vos produits de veille.

Sachez faire preuve de rigueur dans votre tri : N’essayez pas de tout garder et ne supprimez pas des informations qui peuvent servir à vos collaborateurs.

C’est lors de cette étape que vous vous rendrez compte de l’apport de votre étude des besoins.

Plus vous y avez cerné les besoins informationnels des différentes entités de votre organisation, plus le traitement irait vite.

Astuce :

Pour que la mise en forme soit également rapide, utilisez des formats préétablis que vous préparerez à l’avance. 

De ce fait, après votre sélection, vous serez juste appelés à alimenter vos produits (bulletin, revue, mail d’alerte, rapport de situation, etc.).

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3) La diffusion

Une fois vos informations sont traitées et vos produits de veille élaborés, il faudra les diffuser ou les communiquer à vos collaborateurs.

Astuce :

Fiez-vous au mode de communication édicté par vos responsables et vos collaborateurs et n’hésitez pas à le personnaliser au maximum.

Dissociez, bien évidemment, les produits à diffusion massive des produits à caractère individuel et confidentiel.

Grâce à cette distinction, vous publierez votre bulletin de veille destiné à l’ensemble du personnel de votre organisation sur votre intranet.

Par contre, vous remettrez le rapport de situation sectorielle ou le rapport de veille concurrentielle directement à votre Directeur Général conformément à sa demande.

4) La conservation

La conservation est le maillon le plus souvent négligé de la chaine documentaire. 

En effet, une fois votre produit communiqué, ce dernier perd de l’intérêt à vos yeux et c’est le produit suivant qui en gagne.

C’est un enchaînement très commun et très justifié.

Cependant, votre travail antérieur risque aussi d’être sollicité !

Ne tombez donc pas dans ce piège et établissez des mécanismes simples de conservation de votre travail qui en faciliteront l’accès en cas de besoin et qui le mettront davantage en valeur.

Astuce :

Si vous diffusez sur une plateforme électronique (site web, intranet, etc.), faites en sorte que les différents numéros de vos bulletins soient visibles et consultables en ligne.

Pensez aussi à archiver vos mails d’alertes !

Les rapports confidentiels doivent également faire l’objet de répertoires confidentiels !

Bref, exploitez tous les supports disponibles de conservation des documents et n’hésitez pas d’en concevoir d’autres, comme des bases de données ou des répertoires spécifiques, afin de bien conserver votre travail.

Pour aller plus loin, je vous donne ici 14 conseils pour réussir votre activité de veille.

Conclusion

Cette chaine documentaire est à caractère répétitif, car elle est constituée de vos tâches quotidiennes en tant que veilleur. 

Vous ne pouvez pas collecter sans trier, ni diffuser sans mettre en forme vos informations, et encore moins, communiquer sans conserver vos produits.

À force de mettre en œuvre les différents maillons de cette chaine de veille, vous en deviendrez des experts, et vous serez en mesure d’accomplir les différentes opérations qui la composent de plus en plus rapidement et pertinemment.

La taille de votre cellule de veille, quant à elle, peut prendre de l’ampleur en fonction de la consistance de votre activité.

Vous pouvez accomplir toutes les opérations précitées en tant que veilleur, ou en tant qu'un agent parmi vos ressources humaines, et ce, à chaque maillon ou opération si l’envergure de la surveillance et le nombre de produits à élaborer le nécessitent.

A vos marques ! Prêts ?              

Collectez, Traitez, Diffusez, et Conservez !

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Houda El Houari

A propos de l'auteur

Issue d’une formation en sciences de l’information et en commerce et gestion des affaires internationales, elle a occupé plusieurs postes-clés dans différents établissements académiques, entreprises commerciales et organisations associatives, ce qui a forgé son expertise dans des fonctions transversales comme : la veille, la communication interne et externe, la gestion des bibliothèques et des centres de documentations, et le management d’organisations.

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