Compte tenu de la mobilité régulière, du changement constant et de l’évolution permanente du monde professionnel, l’élaboration d’un plan de formation devrait s’imposer comme une évidence, au sein de toute organisation.
Le plan de formation constitue, en vérité, un outil fondamental de gestion du capital humain d’une organisation ou d’une entreprise.
Il permet d’habiliter les salariés à :
Dans cet article, je vous présenterai l’utilité du plan de formation ainsi que ses différentes facettes, et vous guiderai dans sa mise en place en 5 étapes, avec un modèle prêt pour emploi.
Qu'est ce qu'un plan de formation ?
Le plan de formation représente, en réalité, l’intégralité des activités et stages de formation à programmer par l’entreprise, à court ou à moyen terme, pour le compte de son personnel.
Sa finalité, allant de pair avec celle du projet global de formation de l’entreprise, est de permettre aux employés de mieux se conformer aux obligations évolutives de leur métier d’un côté, et d’améliorer leurs connaissances et développer leurs compétences d’un autre côté.
Le plan de formation obéit, de ce fait, à deux logiques :
- Il doit répondre aux impératifs de la stratégie d’entreprise et ses orientations tactiques de développement et de pérennisation
- Et en parallèle, il doit prendre en compte les besoins des collaborateurs en termes d’amélioration de leurs performances dans le métier, de progression de leur carrière et d’avancée dans la hiérarchie.
Ainsi, le plan de formation va s’afficher dans une logique de conduite des employés vers l’acquisition, le maintien et le développement des connaissances et compétences nécessaires à l’accomplissement des missions et projets qui leur sont assignés.
Le plan repose sur l’analyse des écarts entre la situation actuelle de l’employé et sa situation dans l’avenir, à court et moyen terme, en matière de connaissances et compétences inhérentes à son emploi.
La formation va donc être chargée de colmater les brèches, faciliter le changement et prévenir les évolutions.
Il faut signaler au passage que l’édification d’un plan de formation est régie par la législation.
De la sorte, tout employeur est appelé à former continuellement ses collaborateurs.
Les représentants du personnel doivent avaliser le plan de formation avant sa confirmation définitive par les responsables des ressources humaines.
Pourquoi faire un plan de formation ?
Le plan de formation offre de nombreux avantages aussi bien au personnel qu’à l’entreprise.
Découvrez ici comment analyser l'environnement avec la méthode PESTEL.
A quoi sert le plan de formation ?
Le plan de formation joue, en fait, plusieurs rôles :
1) Outil stratégique
Il est, en quelque sorte, un document stratégique de la politique de formation devant être en phase, évidemment, avec la stratégie d’entreprise et les besoins en formation du personnel.
Autrement dit, il s’agit d’un gros projet opérationnel de maintien et de développement des compétences aussi bien individuelles que collectives, au sein de l’organisation.
2) Document prévisionnel
Il représente, également, un document prévisionnel à court ou moyen terme :
3) Outil de standardisation des besoins en formation
De cette façon, le plan de formation constitue un outil de communication, au sein de l’entreprise, proposé à tous les intervenants en vue d’abolir toute confusion ou sentiment de partialité auprès des apprentis.
4) Outil de bien être au travail
Il représente pour l’entreprise un excellent moyen de développement des compétences individuelles et collectives, et aussi un bon outil de dialogue social en interne.
Découvrez ici comment booster l'intelligence collective en 3 points.
5) Outil de conduite du changement
La formation répond aux besoins d’évolution et d’adaptation face à des revirements de situation.
Le plan de formation sert à accompagner les projets de transformations et est capable de permettre une meilleure adhésion aux nouveaux « règles du jeu ».
A qui s'adresse le plan de formation ?
En réalité, plusieurs intervenants sont concernés par ce projet :
1) Le comité de direction
Le comité de direction qui va communiquer sur les orientations, priorités et besoins stratégiques de l’entreprise, ouvre la démarche globale, évalue et, en dernier lieu, entérine le plan de formation.
2) Les responsables des départements
Les responsables des départements examinent les éventuelles évolutions de leurs services, recueillent les besoins en formation de leurs collaborateurs et donnent leur feedback à propos du plan de formation.
3) Les responsables de formation
Les responsables de formation et ceux des ressources humaines adressent des recommandations techniques, proposent des outils aux responsables des départements, conseillent les employés, construisent le plan de formation et en informent le comité de pilotage et responsables des départements.
4) Les responsables des ressources humaines
Les responsables du personnel sont informés et consultés lors des étapes majeures d’édification du plan.
5) Les employés
Les employés communiquent sur leurs besoins propres en formation.
6) Les prestataires de formation
Les organismes et prestataires de formation peuvent entrer en jeu, à défaut de disposition de certains programmes de formation en interne.
Les 5 critères pour réussir son plan de formation
Nombreux sont les éléments pouvant autoriser le succès du plan :
Découvrez ici comment construire un plan de communication.
Exemple de plan de formation
Je vous ai préparé un modèle à suivre pour l’élaboration de votre plan de formation :
Télécharger ce modèle gratuit du plan de formation
Et téléchargez ici un modèle d'une fiche d'évaluation de la formation à chaud et à froid :
Télécharger ce modèle gratuit de la fiche d'évaluation à chaud et à froid
Quels sont les types de formation ?
Ces différents types de formation cités ci-dessous, s’articulent autour de l’un, de deux ou des trois critères suivants :
Elle autorise l’étudiant à se doter des fondamentaux en termes de connaissances et compétences indispensables à l’exercice d’un emploi.
Un diplôme est remis à l’étudiant en fin de cursus.
Dispensée par le chargé de formation au profit de toute nouvelle recrue en vue de l’initier au métier, le lui faire connaitre et également lui faciliter l’intégration au sein de l’entreprise.
Il s’agit d’un accompagnement continu des collaborateurs tout au long de leur carrière en leur prodiguant les compétences nécessaires dans l’optique d’atteindre les plus hauts niveaux de performances dans leur métier.
Elle consiste à apporter, de manière effective, toute mise à jour requise en termes de nouvelles connaissances et compétences devenant nécessaires à accomplir sa profession.
La formation de professionnalisation concerne aussi toute nouvelle personne nominée à un poste de responsabilité ou reconvertie professionnellement parlant.
Il s’agit de formations plus approfondies et plus spécifiques permettant de préparer l’employé à des postes stratégiques ou à des concours ou entretiens professionnels pour des postes hautement qualifiés.
Elle permet à certains employés d’améliorer leurs apprentissages des langues : français, anglais ou autres langues indispensables à bien mener le travail assigné.
Inscrite au code du travail. Elle a pour objectif de développer les compétences des employés pour gérer leurs activités dans le respect des normes d’hygiène et de sécurité imposés par la réglementation en vigueur.
Elle représente la formation prise à l’initiative du salarié lui-même.
Elle doit figurer aussi sur le plan à l’instar des autres types de formation.
Quels sont les modes de formation en entreprise ?
Plusieurs modes de formation peuvent être assis par les responsables de ressources humaines :
Les 5 étapes du plan de formation
La manière d’édifier son plan suit des étapes successives, logiques et chronologiques :
1ère étape : État des lieux
Il s’agit à ce stade de chercher à analyser la situation actuelle de l’entreprise, des différents départements et de tous les employés en termes de connaissances et compétences requises pour mener à bien les missions et projets en cours et ceux à venir, selon la stratégie de l’entreprise. Et procéder ensuite à la mesure des écarts.
Pour réussir cette étape, il faut :
2ème étape : Définition des objectifs, axes et priorités
A ce stade, il faut procéder à la définition des objectifs du plan ainsi que la détermination des grands axes et priorités de formation en prenant en considération les impératifs fondamentaux des projets et missions en relation avec la stratégie de l’entreprise.
Il est également nécessaire de prendre en compte les besoins urgents et importants des employés afin que l’ensemble des parties prenantes gagne en performances et productivité.
Modèle de matrice des exigences
Collectez et évaluez les exigences de l'ensemble des parties prenantes.
3ème étape : Expression du besoin en formation
Il s’agit, maintenant, d’exprimer et de traduire les besoins de compétences en besoins de formation.
A ce stade, on commence à formaliser et à construire effectivement son plan de formation.
4ème étape : Mise en œuvre du plan
C’est la phase opérationnelle du plan. On le met en œuvre et on en assure le pilotage et le suivi.
Les éléments importants devant figurer sur le plan sont les suivants :
5ème étape : Évaluation du plan
C’est l’étape d’évaluation du plan par rapport aux objectifs, axes et priorités définis au préalable.
En conclusion
In fine, à travers cet article nous avons bien pris conscience et connaissance de la nécessité de disposer d’un plan de formation complet et bien réfléchi.
En effet, il représente non seulement le moyen efficace qui permet de remédier à tout besoin en formation des collaborateurs, mais aussi et surtout un véritable levier pour l’entreprise pour rester compétitive et productive.
Les employés vont gagner en termes de maintien voire d’évolution de leur employabilité.
Ils se sentiront joyeux et satisfaits dans leur métier.
