Outil essentiel trop souvent sous-estimé, le plan de communication est un des garants de projets réussis et de risques contrôlés et maîtrisés.
Voyons cela plus en détail.
Qu’entend-t-on par communication ?
La communication est un moyen de transmettre des idées, des informations.
La communication peut prendre des formes multiples :
La communication doit toujours être à deux sens.
Il est aussi important de provoquer un retour d’information que d’en communiquer.
Ne serait-ce que pour vérifier que le message a été compris tel qu’il était censé l’être.
Les mécompréhensions, les non-dits, les demi-vérités voire les mensonges n’ont pas de place dans un plan de communication transparent, bien conçu et bien exécuté.
A quoi sert un plan de communication projet?
D'après une étude PMI®, 29% des organisations estiment qu'une communication inadéquate est l'une des principales causes d'échec d'un projet.
Un plan de communication est très important, car une communication effective et transparente est indispensable pour assurer le succès d’un projet.
Pour communiquer efficacement, il faut avoir défini ce que l’on veut communiquer, à qui, quand et comment.
Cette communication doit se faire aussi bien en interne que vers l’extérieur.
Que ce soit pour obtenir un retour d’information, savoir où sont archivés des documents, recevoir des informations primordiales d’un client ou faire une revue avec des parties prenantes, tout cela fait partie de la communication.
Avoir un plan de communication qui détaille toutes les parties prenantes, ainsi que quand et comment les contacter, est essentiel.
Il vous permet de cibler vos messages en fonction des besoins.
Il rend votre communication plus simple, plus efficace et plus précise.
Un plan de communication vous permettra de réaliser votre projet sans accroc, et d’éviter de nombreux pièges, erreurs et risques.
Mais il vous aidera aussi à gérer les attentes des parties prenantes et à planifier votre projet en fonction des informations reçues et partagées.
Trop de projets ont échoué parce qu’ils n’avaient pas pris en compte l’importance d’une communication bien comprise et bien exécutée.
Gardez en tête que le but du plan de communication est de définir les stratégies de communication avec les parties prenantes pour piloter efficacement le projet.
Quand le faire et qui le fait ?
Un plan de communication projet décrit comment les informations essentielles du projet seront communiquées, par qui et à quelle fréquence.
Lorsque vous planifiez le projet, vous devriez donc planifier sa communication.
En résumé donc, le plan de communication s’établit en phase de planification du projet.
C’est le/la chef de projet qui en a la charge, avec l’aide de son équipe et de ses sponsors.
Certains gros projets essentiels à l’entreprise, assignent un/une responsable de la communication (ou un/une responsable du changement) qui travaillera en binôme avec le/la responsable du projet et dont la tâche principale sera de créer, maintenir et exécuter toutes les actions de communication.
Le plan de communication sera mis à jour tout au long du projet et parfois corrigé lorsque les messages doivent être adaptés.
Comment créer un plan de communication projet
Les deux premières questions à se poser sont :
Objectif de la communication
On commence donc par définir notre objectif de communication projet.
Par exemple : « Informer régulièrement notre communauté d’utilisateurs sur l’état d’avancement du projet ».
Comme tout objectif, on peut y ajouter une notion de temps et le but à atteindre (SMART).
« Informer régulièrement notre communauté d’utilisateurs sur l’état d’avancement du projet depuis son démarrage le 3 mai jusqu’à sa mise en production en janvier 2022, afin que tous les collaborateurs de l’entreprise puissent suivre et participer à son évolution. »
Avec cet objectif en tête, on va inventorier les parties prenantes :
On le comprend de suite : le registre des parties prenantes peut être très long si on ne veut oublier personne.
Modèle de Plan de Communication Projet
Décrivez et pilotez efficacement votre stratégie de communication
Astuce : Et ceci est une des clés d’un plan bien conçu : avoir une liste aussi exhaustive que possible des personnes, groupes ou organisations avec lesquels on veut communiquer.
Une partie prenante très importante oubliée peut avoir des conséquences très négatives sur le déroulement d’un projet.
Analyse des parties prenantes
Ensuite, on va analyser ce registre des parties prenantes et les regrouper dans 4 catégories :
Le groupe avec lequel la communication va être la plus détaillée et la plus importante.
Il s’agit ici le plus souvent des décideurs, des personnes dont les décisions vont influencer le projet, et qui ont besoin d’être informés en détail pour prendre les meilleures décisions possibles.
Ce groupe est particulièrement important.
Souvent les chefs de services, les délégués du personnel, les chefs d’équipe.
Ce groupe doit être informé de l’état d’avancement du projet et comprendre dans quelle mesure peuvent-ils être impactés ou appelés à jouer un rôle plus actif.
Ce groupe doit être gardé satisfait.
Il s’agit ici de personnes directement ou indirectement impliquées dans la réalisation du projet.
En tant que tels, ils doivent être eux aussi informés de toutes les évolutions, même si souvent ils ne sont pas les décideurs.
Il faut les garder informés.
Même si parfois on peut lire que l’effort de communication avec ce groupe est minimal, ne jamais minimiser l’importance d’une bonne communication avec les acteurs « passifs ».
Ce sont souvent des utilisateurs finaux qui vont être bénéficiaires des livrables d’un projet, et donc ceux qui doivent en accepter les avantages et inconvénients.
Mon conseil ici est de les intégrer lors de la phase de contrôle et de suivi afin de bénéficier d’un retour d’information bien utile pour éviter des soucis d’acceptance, voire des erreurs non détectés.
Ce groupe requière un effort minimal.
Forts de ce “groupage”, on va établir des stratégies de communication, définir les messages que l’on veut communiquer, à quelle fréquence et avec quels médias.
Pour chaque groupe, on va maintenant répondre aux trois questions suivantes :
Et enfin, on va ajouter deux aspects au plan de communication :
Cette dernière ne sera pas très détaillée mais il est important de commencer à communiquer avec les utilisateurs sur cette étape importante pour eux.
Cela permettra ici aussi un retour d’information très utile pour la suite du projet.
Les besoins de communication des projets diffèrent selon la taille du projet, car le nombre de parties prenantes va influencer sa simplicité ou sa complexité.
Un plan de communication est donc unique, taillé pour un projet en particulier.
Inspirez vous du modèle du plan de communication ci-après. Votre projet et vos parties prenantes vous en seront reconnaissants.
Télécharger ce modèle gratuit du Plan de communication projet
Quel est l'intérêt d'un plan de communication projet ?
Le principal objectif de la communication est de communiquer de manière efficace avec toutes les parties prenantes.
Une bonne communication va permettre à votre projet de se dérouler de manière plus fluide et vous aidera à éviter certains problèmes « humains ».
De plus, il vous permettra de mieux gérer les attentes, les besoins réels ou supposés des parties prenantes et donc de faciliter la planification de votre projet.
On le voit: les bénéfices sont multiples et justifient pleinement l’investissement d’un plan bien conçu. Sans oublier bien sûr que 90% des problèmes rencontrés dans la réalisation des projets sont des problèmes humains qui peuvent très souvent être évités.
Comprendre et gérer les attentes
Comme expliqué plus tôt, la communication projet doit toujours être à deux sens.
Et comme lors de l’établissement du plan de projet, les attentes doivent être définies, comprises et gérées entre le client, interne ou externe, et l’équipe projet, afin que les responsabilités soient claire et que la communication soit fluide entre les différentes parties.
Sans non-dits, oublis ou demi-vérités – de manière totalement transparente.
On ne démarrerait pas un projet sans avoir un plan. De même, on ne devrait pas démarrer un projet sans un plan de communication, si simple soit-il.
En définissant clairement dès le départ ce que peuvent être les attentes – ou ce qui n’en fait pas partie – vous clarifiez dès le départ les règles du projet.
Par la même occasion, il est utile de communiquer au client final, quelles sont vos attentes et à quel moment vous aurez besoin de celui-ci, afin qu’il puisse être prêt quand ce sera nécessaire.
Maintenir un bon relationnel
Durant toute la vie de votre projet, une communication réussie autour des buts, des jalons - et parfois de leur alignement lorsque des changements arrivent - est essentielle à la transparence et à l’acceptation du projet et de son évolution.
Une bonne approche de la communication vous permet d’entretenir la relation avec le client, et le partage d’une même compréhension de ce qui se passe ou de ce qui va se passer durant chaque phase.
La gestion des parties prenantes et des clients finaux est donc un facteur clé de succès.
Conclusion
Souvent sous-estimé ou établi trop tard, le plan de communication est pourtant un élément essentiel de votre planning.
Peu de projets sont ratés pour des problèmes techniques, mais la plupart des gros problèmes rencontrés sont dus à des facteurs humains.
Un plan de communication bien pensé et bien exécuté, diminue ces risques humains de manière radicale.
Nous ne pouvons que conseiller de passer le temps qu’il faut à établir ce document le plus complètement possible, et de l’exécuter de manière systématique en le corrigeant si cela est nécessaire.
Une communication transparente tous azimuts et le retour d’information généré, permettent de réduire les risques de décalage, tout en améliorant le support des communautés et parties prenantes.
