Fondamentaux de la Gestion de Projet

La gestion de projet est une compétence qui n'est plus limitée aux chefs de projet.

Tout manager qui souhaite réussir sa vie professionnelle doit faire appel à des compétences managériales et les appliquer efficacement à la gestion de projets.

Ce dossier vous donnera un aperçu général sur les fondamentaux de la gestion de projet, en passant en revue les principaux concepts et principes qui y sont liés.

Qu'est-ce qu'un projet ?

Un projet est une série d’activités conduites par un effort complexe, non répétitif et unique, limité par des contraintes de temps, de budget, et de ressources.

Il est régi également par des modalités d’exécution nécessaire à la création et la pérennisation de la valeur.

Tout projet à une date de début et une date de fin, il possède un cycle de vie composé de 5 phases :

• Initialisation ou définition du projet : C’est la phase avant-projet qui définit les objectifs et les spécifications du projet
• Planification : Il s’agit de préparer le contenu du projet de façon précise, et de planifier l’exécution des tâches et responsabilités en prenant en compte les délais, coûts, et ressources
• Exécution : Le projet est réellement en marche. Le service ou produit est réalisé en conformité avec le plan du projet
• Contrôle et suivi : Le suivi d’un projet est un processus continu qui concerne les activités en cours. Lors de cette phase sert à collecter et analyser les données au fil du temps pour mesurer le progrès par rapport aux résultats attendus
• Clôture : Cette phase marque l’achèvement de l’activité, et se traduit par des livrables remis aux clients. Le projet est archivé, et fait l’objet d’évaluation pour en tirer des leçons

Pourquoi faire la gestion de projet ?

La complexité des produits et des services a fait naitre le besoin d’introduire l’efficience et la performance au sein des équipes, ainsi que l’innovation.

La gestion de projet permet d’orchestrer les différentes activités dans le but d’atteindre les objectifs et réaliser le bénéfice attendu.

Elle requiert des compétences techniques et managériales, des outils de gestion de projet, ainsi que des méthodes de gestion de projet spécifiques.

Qu'est-ce qu'un programme ?

Un programme fait référence à un ensemble de projets, d'autres programmes et d'opérations regroupés.

Ces projets sont interdépendants car ils partagent une vision commune, des ressources partagées et une gouvernance intégrée.

La planification stratégique d'un programme garantit une coordination efficace, notamment en ce qui concerne le suivi et l'évaluation, afin de réaliser des avantages qui ne pourraient pas être obtenus en traitant ces projets de manière isolée.

Qu'est-ce qu'un portefeuille projet ?

Un portefeuille désigne des projets, des programmes, des portefeuilles secondaires et des opérations, gérés en tant que groupe, afin d’atteindre des objectifs stratégiques.

Les 3 structures de projet à connaitre

L’organisation de la gestion de projet obéit à des structures de fonctionnement différentes.

La stratégie organisationnelle, la culture d’entreprise, et le style de management, sont des facteurs déterminants quant à la réussite d’un projet.

Avant d’attaquer les 3 principales structures d’un projet, intéressons-nous au processus de gestion stratégique, qui intègre les projets au plan stratégique :

Voici les 3 principales structures de projet :

Structure fonctionnelle

Une organisation fonctionnelle est principalement basée sur la structure hiérarchique. Elle regroupe les ressources par unité où chacun intervient selon son domaine de compétences. Parmi ses portées et limites :

Compétences spécialisées disponibles, priorités clarifiées, facilité de transition du travail au terme du projet

Déconcentration des efforts, lenteur dans le temps de réponse, grande interdépendance

Structure par projet

Ce mode d’organisation est orienté projets, par équipes autogérées. On voit l’organisation d’unités distinctes de la société mère.

Celle-ci impose souvent la mise en place de procédures de contrôle administratif et financier du projet. Dans certains cas, les gestionnaires de projet ont la liberté de gestion par le biais des ressources qui leur ont été allouées au départ. Parmi ses portées et limites :

Simplicité et rapidité grâce à une concentration des efforts et une cohésion, gestion inter-fonctionnelle qui implique la collaboration de spécialistes de différents domaines d’expertise

Coût élevé lié aux ressources, conflits, difficulté de transition du travail au terme du projet

Structure matricielle

Cette méthode combine les deux structures précédentes.

Elle est représentée, d’une part, par des gestionnaires fonctionnels qui intègrent les ressources émanent des services et supervise l’exécution du projet, et des gestionnaires de projets qui supervisent les contributions fonctionnelles du projet, d’autre part.

• Dans une matrice forte : le gestionnaire de projets a plus de poids que celui du gestionnaire fonctionnel
• Dans une matrice équilibrée : le gestionnaire fonctionnel évalue les recommandations faites par le gestionnaire de projet
• Dans une matrice faible : le gestionnaire fonctionnel s’occupe des évaluations des participants au projet et prend les décisions

Parmi ses portées et limites :

• Avantages : Utilisation efficiente des ressources, performance technique élevée grâce une concentration des efforts
• Limites : Dualité de gestion ou de commandement, conflits internes, lourdeur administrative

Structure de découpage de projet : SDP

La SDP ou le WBS (Work Breakdown Structure) est une forme de décomposition de projet en lots de travaux ordonnés.

« C'est une décomposition hiérarchique du travail à exécuter par l'équipe de projet pour atteindre les objectifs du projet et créer les produits livrables requis. Il organise et définit la portée totale du projet. ». Lit-on dans le référentiel du PMI, éditeur du guide PMBOK®.

Chaque lot de travail constitue l’unité de mesure de base pour la planification, l’ordonnancement et le contrôle du projet.

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