Gestion de temps

Il semble qu'il n'y ait jamais assez de temps dans la journée.

Mais, puisque nous avons tous les mêmes 24 heures, comment se fait-il que certaines personnes obtiennent tellement plus de résultats avec leur temps que d'autres ?

La réponse réside dans une bonne gestion de temps.

Gestion de temps

En effet, optimiser et gérer au mieux le temps, permet de gagner en productivité dans de nombreux domaines.

Cela permet également d’avoir une meilleure visibilité sur de nombreux projets, et de concilier entre sa vie privée et sa vie professionnelle.

Quel est l’impact de la gestion de temps sur le travail?

La gestion de temps peut avoir un impact significatif dans votre travail, que ce soit au niveau de :

  • Sa qualité,
  • Son efficacité,
  • Le sentiment positif que vous aurez en exécutant votre plan.

Comment mieux gérer son temps?

Afin de mieux gérer son temps, ils est important de respecter ce qui suit :

Définir ses objectifs 

Pour gérer votre temps professionnel ou personnel, la première chose est de définir vos objectifs.

Avoir une ligne conductrice est en effet très important pour connaître ce qui compte réellement à nos yeux et pouvoir définir les priorités qui vont contribuer à atteindre vos objectifs.

Souvent, nous rentrons épuisés du travail sans vraiment sentir que nous avions accompli quelque chose!

Ceci est dû à ce que 80% des tâches que nous effectuons ne sont pas sur notre ligne directrice et ne contribuent nullement à l'atteinte de nos objectifs.

Ce sont ou bien des perturbations (des emails qui vous interrompent, des passages de collègues dans votre bureau, ou des réunions imprévues...).

Ou alors des tâches non importantes (qui peuvent être urgentes ou non), qu'on peut déléguer à d'autres personnes.

Le processus de fixation des objectifs et des cibles vous permet de choisir où vous voulez aller dans la vie.

En sachant précisément ce que vous voulez atteindre, vous savez sur quoi vous devez vous concentrer et ce qui n'est qu'une distraction.

Planifier et prioriser ses tâches 

Planifier ses tâches et les prioriser est une étape importante pour pouvoir déceler les 20% des tâches sur les quelles nous devons concentrer nos efforts..

Le temps qu'on prend au début pour planifier notre travail n'est jamais un temps perdu, au contraire, cela nous permet de gagner du temps à terme.

organiser son travail

Gérer efficacement le temps signifie consacrer votre temps à des questions importantes, et pas seulement à des questions urgentes.

Pour être efficace et réduire au minimum le stress de passer d'une chose à l'autre, vous devez être capable de faire la distinction entre ce qui est urgent et ce qui est important.

 Déléguer efficacement

Déléguer, c'est charger quelqu’un d’une fonction, d’une mission, en transmettant son pouvoir.

Cependant, On ne délègue pas pour donner la patate chaude à quelqu’un d’autre, on délègue pour transmettre une partie de son pouvoir et ainsi démultiplier les forces et les compétences.

Voici les raisons valables de déléguer :

Ceci dit, beaucoup de professionnel ont du mal à déléguer et préfère tout faire par eux même, mais cela tue l'efficacité!

Si vous faites partie de cette catégorie, voilà comment pouvoir déléguer :

  • Supprimer les obstacles à la délégation : Déléguer prend trop de temps, L'autre personne n'accomplira pas le travail correctement, je suis la seule personne qui peut le faire,...
  • Choisir ce qu'il faut déléguer : Identification des tâches et activités de routine, Identifier ce que vous pouvez déléguer.
  • Choisir les personnes à qui déléguer : Définir la portée de la tâche, Choisir la bonne personne, Renforcer la confiance. 

Aussi, il y a des règles à respecter afin de réussir la délégation, comme la définition des jalons, et le suivi régulier. 

Savoir dire non quand il le faut

Nous avons tous déjà connu ce moment où l’on nous demande de faire quelque chose, en ayant l’impression d’être dans l’impossibilité de refuser.

Pourtant, on sait que si on accepte la tâche demandée, on se confronte à d’énormes problèmes pour gérer tout ce qu’on a déjà sur le feu.

Ne pas savoir dire non au travail ou dans votre vie perso vous causera plus de problèmes que d’apprendre à le faire.

Cela vous permet de :

  • Ne pas trop se charger ;
  • Ne pas trop s’éparpiller ;
  • Ne pas décevoir.

Pour toutes ces raisons, il faut apprendre à dire non.

Combattre la procrastination

La procrastination est le mot savant pour expliquer le fait de repousser au lendemain ce qu’on peut faire aujourd’hui.

La procrastination est le principal ennemi de la motivation et de la constance dans le travail, puisqu'il vous fait repousser ce que vous devez faire dès maintenant.

Gérer ses niveaux d'énergie

Il est impératif de savoir ménager sa monture et d’apprendre à connaître ses niveaux d’énergie pour être efficace sur la durée.

  • Vous concentrer à fond dans votre travail quand vous êtes à 100% niveau énergie ;
  • Faire des choses moins engageantes intellectuellement quand vous êtes dans la partie faible de votre rythme.

En trouvant votre rythme de travail idéal, vous allez pouvoir :

Les outils et techniques de gestion de temps

La gestion de temps est une question fondamentale à appréhender, surtout si vous souhaitez vous lancer dans la gestion d’un projet.

Pour respecter les nombreuses étapes, le formalisme, la grande préparation et l'analyse de la situation, utiliser des techniques et outils de gestion de temps est primordial.

En voilà quelques unes:

La technique Pomodoro

La méthode Pomodoro est née dans les années 1980 de l’esprit d’un jeune étudiant à l’Université : Francesco Cirillo.

La préparation au processus Pomodoro implique de respecter ces quatre étapes : 

  1. 1
     lister toutes les choses à faire,
  2. 2
    les découper en petites tâches très précises d’environ 25 minutes (on appellera alors chaque tâche effectuée des pomodori)
  3. 3
     se fixer des temps de repos entre chacune de ses tâches (5 à 10 minutes),
  4. 4
     s’isoler et éliminer tout ce qui peut parasiter votre concentration.

La matrice Eisenhower

La matrice Eisenhower (ou matrice de Covey), sert à vous aider à classer vos tâches en tâches importantes, urgentes et moins importantes et moins urgentes, pour arriver au final à les prioriser.

L'idée de la matrice Urgence/Importance est très utile pour faire face à ce dilemme et pour mettre les éléments de votre liste de toDos  dans la bonne perspective. 

Cette approche - consistant à mesurer et à combiner ces deux éléments concurrents dans une matrice - est attribuée à la fois au président américain Eisenhower et à l'expert en leadership Stephen Covey.

La matrice de Covey

La méthode de Moscow

Les lettres de cet acronyme signifient :

  • M = Must have (indispensable au projet)
  • S = Should have (ce qu’il serait bien de faire, important mais pas vital)
  • C = Could have (tâches de confort pour enjoliver le travail)
  • W = Won’t have but would like = (tâches que l’on ne peut pas se permettre d’accomplir mais qu’on aimerait avoir).

La méthode de Moscow permet d’évaluer l’impact de chaque tâche dans le projet et d’en définir l’importance.

La méthode de Moscow

La liste des To-Dos 

La liste des choses à faire (ou To-do list) est la technique la plus classique pour gérer son temps.

Elle consiste à faire une liste des choses à faire et de les classer par priorité afin d'avoir une visibilité sur ce qu'on doit accomplir dans une durée déterminée (généralement une journée).

Et aussi avoir ce sentiment d'accomplissement lorsqu'on barre les tâches terminées les unes après les autres, ce qui booste la motivation.

Vous pouvez faire votre To-Do list en utilisant un stylo et un cahier, comme vous pouvez vous aidez des différents outils informatiques pour gérer les tâches qui existent aujourd'hui.

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