Quel est le rôle du PMO dans les projets de transformation d’entreprises ? Interview d’un PMO

Le rôle du PMO

Le PMO (Project Management Office) a un rôle crucial dans l’entreprise, et on voit souvent qu’il y a une confusion entre le rôle du PMO et celui du chef de projet.

Quel est donc le rôle du PMO dans les projets et comment contribue t-il à la transformation d’entreprise?

Dans cet article, je vais aborder en détails le rôle et les responsabilités du project management officer et son importance dans le pilotage des projets en entreprises.

Vous aurez aussi la possibilité d’écouter l’interview d’un PMO sous format podcast.

Comment alors par voir qu’est ce qu’un PMO.

C’est quoi un PMO?

PMO peut faire réference aussi bien au Project Management Office qu’au Project Management Officer.

Le Project Management Office est est un service ou département a sein de l’organisation s’occupant des processus de gestion projet.

Ce concept est à la base Anglo-saxon, mais aujourd’hui la plupart des grandes entreprises dans le monde entier l’ont adopté.

Ce service, et les personnes qui y travaillent, ont une position stratégique dans l’entreprise dans la mesure où ils assurent une vision transversale de tous les projets, programmes et portefeuilles de l’entreprise, de façon à être alignés avec les objectifs stratégiques.

Le rôle du PMO dans l’entreprise

Le principal rôle du PMO est le pilotage et le soutien aux management des projets, programmes et portefeuilles de l’organisation.

Pour bien accomplir ce rôle, le PMO doit assurer :

  • La vision stratégique et transversale sur tous les projets en cours et à venir;
  • La réussite des projets et l’atteinte des objectifs stratégiques qui y sont liés;
  • La standardisation et l’amélioration continue des processus liés à la gestion de projet;
  • Le développement et la mise à jour de la documentation, reporting et statistiques liés à la gestion de projet;
  • La mise en place d’une culture projet dans l’entreprise et la contribution à sa transformation.

Selon les entreprises et les cas de figure, le PMO peut intervenir directement sur les projets ou à travers les chefs de projet.

Le PMO est donc assimilé à un chef d’orchestre qui doit contrôler la cohérence entre tous les projets, décider quel projet lancer, et à quel moment, intervenir pour redresser des écarts en octroyant plus de ressources par exemple et prendre le recule et la hauteur nécessaires afin d’avoir une vision global sur le tout.

Vous pouvez également consulter la charte du PMO pour avoir plus d’information:

En savoir plus sur la Charte du Project Management Officer

Ceci dit le rôle du PMO n’est pas figé et chaque entreprise peut le faire évoluer en fonction de ses besoins et sa stratégie.

Exemple de fiche de poste PMO

Interview d’un Project Management Officer

Je vous invite à écouter cette interview de Nicolas Sabben au sujet de son expérience de PMO pour le Ministère du Commerce Extérieur marocain.

Ce podcast est également transcrit en texte dans cet article: Interview avec un PMO

Pourquoi le PMO a-t-il un rôle stratégique ?

Le PMO (Project Management Office) est un service support aux projets y compris les projets de transformation. Le PMO en interne dans une organisation peut être qualifié de fournisseur de rang 1, c’est-à-dire de fournisseur de rang stratégique.

La Direction présente une vision stratégique pour l’organisation sur laquelle elle se met d’accord dans un premier temps, et la stratégie de l’entreprise décline la vision en objectifs.

L’avenir étant incertain, il faut donc fixer des objectifs pour ne pas naviguer à vue. Dans le secteur automobile, on est sur des visions à 5 voire 7 ans, tandis que dans le secteur des services, on est sur des visions stratégiques à 3 ans.

On formalise donc des objectifs, et ces objectifs se déclinent ensuite en portefeuilles de projets.

Pour opérer le changement, il faut mettre en place des projets qui vont nécessiter de l’énergie. Le service PMO sera au cœur du suivi de l’exécution de ces projets.

Dans de grandes organisations, il peut y avoir des milliers de projets. Donc pour avoir une vision consolidée et claire, on les regroupe en portefeuilles de projet.

La plupart des projets de transformation sont transverses et font donc appel à des ressources humaines de différents services pour regrouper des compétences multi-fonctionnelles.

Il s’agit alors de personnes qui ne participent pas à plein temps aux projets.

Le PMO a un rôle de contrôle pour s’assurer que les projets progressent de manière régulière. Le PMO suit l’avancement et bien sûr les dépenses budgétaires au cours des projets. Seulement lui a une vision globale de l’ensemble des portefeuilles.

Quand on parle PMO, on doit définir qui doit remonter quoi comme informations. ainsi c’est grâce au PMO qu’on peut exécuter la stratégie plus efficacement.

Le professionnel qui travaille en tant que PMO doit avoir un instinct de chien de garde, il doit détecter si quelqu’un a arrêté de ramer dans le bateau.

Le souci des cadres aujourd’hui, c’est qu’on leur demande de ramer et de pédaler en même temps puisqu’ils ne sont pas dédiés à 100 % aux projets, ils ont aussi leur travail opérationnel quotidien.

C’est le rôle de PMO alors de tout synchroniser et de veiller à ce que les ressources soient stratégiquement allouées.

Comment le PMO peut-il être au cœur du système de pilotage et de gouvernance de l’entreprise ?

Dans un premier temps, le travail consiste à bien identifier la nature des informations qui doivent être remontées des ressources projet vers le PMO.

Il faut prévoir un temps non négligeable, pour paramétrer correctement un logiciel de gestion de projet et pour que les chefs de projet remontent correctement les informations de reporting au PMO.

Par exemple, quel est le taux d’avancement de votre projet ?

Si la culture projet n’est pas très implantée dans l’entreprise, au début les ressources ne sont pas du tout habituées à remonter leur taux d’avancement.

Le rôle du PMO est d’être alors le coach des chefs de projets pour les aider à acquérir cette culture projet, en étant à l’écoute des chefs de projet.

Souvent des professionnels sont promus chefs de projet sans être formés et parfois même sont chef de projet une seule fois, pour un projet unique mais néanmoins important pour l’organisation.

C’est dans ce cadre que le PMO est au cœur des transformations, par son rôle moteur des chefs de projet. Le professionnel PMO est aussi quelqu’un qui passe du temps à la machine à café quand les chefs de projet y sont pour glaner les bonnes informations.

Le PMO en tant que service doit être très connecté à la Direction. Les professionnels travaillant dans le PMO doivent participer au Comité de Direction. Les blocages étant le plus souvent politiques, les arbitrages sur les projets ne pourront s’opérer que par des interventions politiques.

Le rôle du professionnel PMO est à la fois un rôle de contrôle mais aussi de coach des chefs de projet. C’est un peu paradoxal. Il est à la fois Docteur Jekyll (coach) et Mister Hide (contrôleur).

Dans le cadre du coaching, le chef de projet reçoit un kit de démarrage lui expliquant par exemple comment faire sa réunion de lancement de projet. Il sait qu’il doit faire son évaluation quantitative et qualitative.

Il doit identifier les macro-tâches clés et évaluer un pourcentage d’avancement. Il faut obtenir le même niveau d’information pour l’ensemble du portefeuille de projet. Les chefs de projet doivent alors remonter les mêmes informations d’avancement sur leurs projets et apprendre à remonter d’éventuelles alertes.

Le professionnel PMO doit être un professionnel polyvalent, à la fois rigoureux et qui sait prendre de la hauteur car il s’occupe de contrôler les remontées d’informations des chefs de projet et d’identifier des alertes éventuelles pour la Direction.

Mais il doit savoir aussi se mettre au niveau des chefs de projet en coachant les débutants et en s’adaptant au langage des chefs de projet métiers confirmés auxquels il s’adresse, un directeur des achats, un directeur financier, etc…

Le service PMO a cette vision consolidée sur les portefeuilles de projet et c’est grâce aux informations qu’il fournit que la Direction peut effectuer des arbitrages stratégiques. Encore faut-il bien sûr que la Direction s’intéresse de près aux reportings que le PMO est capable de lui fournir.

Merci pour la lecture

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Comments (3)

  1. Corpely.com 21 août 2019
  2. Ismail 25 juin 2018
  3. KHA-LUAN PHAM 5 décembre 2017

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