Comment préparer une réunion en 5 étapes

Préparer une réunion

Préparer une réunion d’équipe au mieux, est un enjeu très important. En effet, c’est lors de ces moments que beaucoup de décisions importantes se prennent au sein des entreprises.

Pourtant, tout le monde ne sait pas forcément comment préparer une réunion de travail efficacement.

Je vous propose de découvrir ces différents conseils concrets pour vous aider à vous organiser au mieux.

Préparer une réunion

1 – Définir l’objectif de la réunion de travail

Avant toute chose, il est fondamental que vous puissiez cadrer l’objectif de votre réunion.

En effet, la pire des choses serait d’être hors sujet ou de passer des heures à discuter d’un sujet mineur.

Lorsque vous souhaitez organiser une réunion efficace, il est important de :

  1. Savoir pourquoi vous faites cette réunion.
    Il n’y a rien de pire que de faire des réunions uniquement pour le principe. Cela fait perdre du temps à tout le monde, tout le contraire de l’efficacité.

  2. Définir deux à trois axes importants à traiter en profondeur.
    Il ne sert à rien de multiplier les axes ou les sujets. Cela ne fera que traîner en longueur la réunion. En plus, pour respecter le temps imparti, vous accouchez probablement d’une situation peu productive.

  3. Définir les points clefs : sujets à traiter, personnes à convier, problèmes à résoudre.
    Cela vous apportera la visibilité nécessaire pour savoir comment préparer une réunion sans stress.

  4. Cadrer la réunion en définissant en amont un déroulé logique et un temps imparti.
    Pour gagner en efficacité et éviter les discussions stériles, définissez en amont un temps imparti.

Lors de la réunion, n’hésitez pas à formuler expressément cette limite de temps pour bien faire comprendre à vos collaborateurs qu’il faut aller à l’essentiel.

En bref vous l’aurez compris, savoir où l’on va est la première étape importante pour permettre de gagner en efficacité avant et pendant la réunion.

Cela permet de cadrer son travail, d’éviter de se perdre dans des choses inutiles et d’avancer plus rapidement et efficacement sur votre projet.

2- Définir le format de la réunion de travail

A l’image de ce que je vous conseille lors de la première partie, je vous conseille à nouveau de réfléchir et anticiper.

Mais cette fois, il est temps de parler de choses pratiques : le format de la réunion.

Le format de la réunion dépend essentiellement du sujet que vous souhaitez traiter. S’agit il d’une réunion informative, de suivi, d’échange, de résolution de problèmes ou de prise de décision?

Cela aura un impact sur le lieu de la réunion, sa durée ainsi que le style d’animation que vous allez y adopter.

Il existe de nombreux axes à prendre en compte pour le définir au mieux.

Le lieu est susceptible de varier en fonction de vos besoins

Vous pouvez organiser des réunions de travail, au choix :

  • Dans une salle de réunion
  • Dans votre bureau
  • Chez votre client
  • Chez un partenaire
  • A distance

Chacun possède ses avantages et ses inconvénients.

Lors d’une grande réunion de présentation, de lancement ou très formelle, une salle de réunion imposante, avec rétro-projecteur sera sans doute nécessaire.

Pour des réunions de suivi hebdomadaire, une simple réunion plus informelle dans un bureau sera largement suffisante.

Enfin, on a pu le vivre avec le confinement, le télétravail et les réunions à distance sont particulièrement utiles pour éviter de faire déplacer des personnes de l’autre bout du pays et gagner du temps.

C’est donc l’option idéale si vous souhaitez faire des réunions rapides et flexibles.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les outils à adopter pour vos réunions à distance, je vous propose de consulter cet article qui vous proposera notre sélection, basée sur nos expériences personnelles.

Tour de table et distribution de la parole

Une réunion classique se déroule un peu comme à l’école :

  • Il y a un présentateur
  • Il y a souvent une image projetée pour montrer à toute la salle de quoi l’on parle
  • Il y a un auditoire passif

Un premier conseil que je peux donner pour casser cette ambiance est d’essayer de dynamiser ces réunions en :

● Proposant à chacun d’intervenir
● Donnant la parole à certains experts du domaine
● Faisant un tour de table (que ce soit de présentation ou d’avis sur un sujet)

C’est à vous de voir comment vous voulez faire pour organiser une réunion efficace.

Mais créer de l’interaction est fondamental pour intéresser votre auditoire.

Sachez cependant que la façon très formelle de présenter ces réunions, si elle reste la norme lors des présentations d’importance ou de lancement, est moins appropriée pour les réunions informelles ou quotidiennes.

Comment préparer une réunion

Lors d’une réunion, créez de l’interaction. Ne laissez pas les participants derrière leur ordinateur.

Il existe ainsi des moyens plus modernes d’organiser les réunions, notamment en :

● Disposant les chaises en demi-cercle pour permettre à tout le monde d’être proche;
● Laissant tomber les Powerpoint et laisser travailler l'intelligence collective, notamment en mettant en place des brainstorming ou des travaux d’équipes;
● Organisant des tours de parole, encadrés par un facilitateur.

En résumé, il existe autant de moyens d’organiser et de dynamiser un groupe que votre imagination le permet.

Ce qui est important à comprendre ici est que les formes d’organisation doivent être diversifiées en fonction de l’objectif visé par la réunion.

3- Passer à l’étape de l’invitation

Cette étape est fondamentale, dans le sens où on rentre dans le vif du sujet de la réunion.

L’invitation à une réunion est un domaine délicat, puisqu’il faut faire comprendre que c’est quelque chose d’important, tout en sachant que l’interlocuteur d’en face a probablement autre chose de prévu.

Attention : La réunion doit avoir un but. Contactez les personnes qui sont directement concernées pour connaître leur disponibilités, avant de procéder à l’invitation des autres personnes.

L'invitation peut se faire :

  • En physique (lors d’un déjeuner, d’une autre réunion ou à la machine à café)
  • Par téléphone (sans doute la façon la plus efficace)
  • Par mail

Toutefois, et Quelle que soit la méthode choisie, il est conseillé d'envoyer un email. Cela permettra d'éviter que la personne oubli votre conversation, vous donne la possibilité d'envoyer plus d'éléments de préparation, et vous permettra d'avoir une traçabilité.

Aujourd'hui, il est plus pratique d'envoyer une invitation calendrier, comme ça la personne invitée peut directement l'enregistrer sur son calendrier.

Dans tous les cas, assurez-vous de donner les informations clefs suivantes :

  • La date et l’heure
  • Le lieu
  • L’ordre du jour
  • Un petit mot explicatif en disant que leurs présences est vivement conseillée
  • Leur demander une confirmation rapide de leur présence

Vous pouvez également y adjoindre le compte rendu de réunion précédent s’il y en a un, pour permettre à chacun de se remettre dans le bain.

Si vous souhaitez savoir comment rédiger un compte rendu de réunion efficace, consultez cet article. Un exemple concret vous sera présenté.

4- Prévoir l’aspect matériel

D’un point de vue plus concret, une fois que vous avez cadré l’objectif et la mise en place, il est temps de s’atteler à l’aspect pratique.

Définissez de manière précise tout ce dont vous aurez besoin pour la réunion :

● Taille de la salle
● Rétroprojecteur
● Micro
● Documents à imprimer
● Bloc-notes
● Stylo
● Bouteilles d’eau

En clair, ne laissez rien au hasard.

Pour ce faire, n’hésitez-pas à lister tout ce dont vous avez besoin.

De même, pour vous permettre d’organiser une réunion efficace, il est impératif de savoir à l’avance :

● qui vous allez inviter,
● combien de personnes seront-là,
● quel sera le format de la réunion,
● quel est l’objectif de la réunion.

Attention : Il est important d’avoir fait ce travail en amont. C’est pourquoi je vous invite vivement à suivre les étapes décrites dans cet article dans l’ordre.

Il est alors temps de commencer à réserver la salle.

5- La réservation de la salle

Mon expérience sur ce sujet est que si vous sous-traitez cette tâche, il est probable que vous vous retrouviez avec une salle qui ne vous conviendra pas.

L’étape de la réservation de la salle peut précéder légèrement l’étape de l’invitation à proprement parler.

Mais vous devez savoir en amont qui vient. Sinon, comment préparer une réunion de travail et réserver une salle adéquate?

Essayez donc de traiter ces deux sujets en parallèle, pour pouvoir vous adapter si besoin.

Il n’y a rien de plus désagréable que d’organiser une réunion à 5 dans une salle trop grande, prévue pour 15.

En conclusion

Vous l’aurez compris, répondre à la question : comment préparer une réunion, est très facile.

Savoir où l’on va, pourquoi on la fait, qui inviter sont les étapes préliminaires indispensables.

Ensuite, il vous faudra une touche d’organisation pour prévoir l’aspect matériel, réserver la salle et lancer les invitations en parallèle.

L’organisation d’une réunion prend un peu de temps, mais c’est quelque chose de très important dans la vie professionnel.

Préparer une réunion d’équipe efficace peut finir par débloquer des situation et créer de bonnes relations entre vos collègues.

Ne négligez donc pas son utilité !

Avez-vous des astuces à apporter à cet article pour l’enrichir d’expériences personnelles?

Je suis à votre écoute dans la section commentaires ci-dessous !

Stefano

A propos de l'auteur

Je m'appelle Stefano WOLFF, je rédige des articles pour des journaux ou des blogs depuis quelques années, en plus d'être entrepreneur dans le secteur financier. Je souhaite partager avec vous expériences et connaissances, pour vous aider à améliorer votre quotidien au travail et dans la gestion de projet.

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