Comment animer une réunion efficacement : 5 idées d’animation

Comment animer une réunion

Si l’organisation d’une réunion est une étape importante pour permettre de travailler dans les meilleures conditions, elle est néanmoins insuffisante.

Une réunion bien organisée mais ennuyeuse n’aura pas le même impact qu’une réunion dynamique, pleine de vie.

Alors, comment animer une réunion ?

Il existe pour cela quelques astuces que je vais vous présenter dans cet article.

Une structure solide pour animer efficacement une réunion

Structurer la réunion : le pouvoir de l’anticipation

Rentrons dans le vif du sujet : la structure de la réunion.

Si vous souhaitez en savoir plus sur comment préparer au mieux votre réunion, je vous invite à consulter cet article.

Si vous avez bien suivi les conseils de l’article ci-dessus, vous devriez avoir décidé en amont de la meilleure façon d’animer et d’organiser votre réunion.

Cette structuration avant de commencer la réunion vous permet d’avoir une bonne visibilité et de mieux vous organiser.

  • Par exemple, si vous avez une heure de réunion, il vous sera difficile de donner la parole à tout le monde et de faire un tour de table complet ou des petits ateliers de brainstorming.
  • De même, si vous avez plusieurs heures de réunion et que vous ne faites que du Powerpoint, il est probable que votre auditoire ait du mal à se concentrer tout le long de la réunion.

Animer une réunion de travail efficacement commence donc par une bonne préparation.

De plus, une réunion mal organisée et qui va dans tous les sens, sans ligne directrice, est très pénible à suivre.

Essayez d’avoir une visibilité sur :

● Le temps disponible.
● La salle dans laquelle vous serez.
● Le ton de la réunion.
Si la réunion est très formelle, difficile de mettre en place des jeux pour animer une réunion de travail par exemple.
● Comprendre quel auditoire vous aurez devant vous.
Certaines personnes aiment les jeux, d’autres préfèrent les choses plus traditionnelles.
● Le matériel que vous posséderez le jour-j.
Souvent, les choses les plus simples sont les plus efficaces. Ne commencez pas à mettre en place des choses trop complexes.
● Ce que vous souhaitez communiquer.
Dégagez deux à trois grands axes à évoquer.

Une fois que vous avez ces informations, il vous sera alors plus facile de structurer votre réunion et de trouver comment animer une réunion de travail efficacement.

Gérer le temps : l’importance de la préparation

J’insiste sur le point de la gestion de temps car il est fondamental.

Beaucoup de réunions non cadrées dépassent le temps initialement prévu, principalement par manque d’organisation.

Pour éviter cela, il existe des petites astuces que je vous donnerai dans la suite de cet article.

Ce qu’il faut comprendre, c’est que lorsque l’on prévoit une durée de rendez-vous, les gens s’attendent à ce que la réunion dure le temps indiqué.

Pour éviter les mauvaises surprises et créer des tensions, l’idéal est d’être le plus honnête possible :

  1. Soit vous savez que la réunion durera probablement plus longtemps.
    Dans ce cas, donnez plutôt une fourchette de temps (à plus ou moins 30 minutes). Votre interlocuteur ne sera pas surpris si la réunion dépasse l’horaire fixé.

  2. Soit vous savez que la réunion ne peut pas dépasser l’horaire fixé.
    Dans ce cas, établissez des règles claires et un cadre solide que vous exposerez en introduction de votre réunion, pour tenir ce timing.

Enfin, si vous souhaitez évoquer de nombreux sujets (plus que les deux ou trois axes principaux), demandez à vos interlocuteurs s’ils préfèrent faire plusieurs petites réunions ou une seule grosse réunion pour traiter le tout en une fois.

La mauvaise gestion du temps d’une réunion provient souvent :

  1. d’une mauvaise structuration;
  2. d’un manque de préparation;
  3. d’un manque de communication.

Pour la bonne efficacité et la bonne entente entre vous et vos collaborateurs, essayez d’être irréprochable sur ces trois aspects.

Gérer et résoudre les conflits : la clef pour des réunions apaisées

Les conflits au sein des réunions sont un poison qu’il faut essayer de désamorcer aussi vite que possible.

Les réunions peuvent mal se passer pour les raisons évoqués ci-dessus, mais également si :

  1. Il y a des tensions dans le groupe;
  2. Il y a un élément perturbateur dans le groupe.

Pour vous donner un indice sur les tensions existantes :

  • Essayez de déceler les personnes qui ont du mal à collaborer ensemble,
  • Essayez d’organiser des jeux pour animer une réunion, et de les mettre dans la même équipe pour voir leur réaction,
  • Parfois les tensions se révèlent au grand jour pendant les réunions.

En cas de conflit, les dangers sont multiples :

● Des débats stériles, sans but, qui font perdre un temps précieux;
● Des combats d’ego, qui font perdre de vue le principal objectif;
● Une tension qui se répand aux autres membres de la réunion.

Encore une fois, le cadre de la réunion doit permettre de limiter au maximum ce genre de problèmes.

En limitant la prise de parole intempestive par exemple (lever la main avant de parler), vous évitez aux protagonistes de s’écharper ouvertement.

N’oubliez jamais que pour apaiser les conflits, la clef est toujours le recours à la communication.

Si les personnes ne peuvent empêcher de s’écharper pendant la réunion, calmez le jeu en proposant de régler ce conflit plus tard.

Essayez toujours d’avoir une brève entrevue avec les protagonistes pour mettre tout à plat et voir comment arranger les choses.

Ce cadre et ces astuces de limitation de la parole permettent également de limiter l’action des éléments perturbateurs.

Ces personnes adorent :

  • Ramener tous les sujets à leur problèmes;
  • Monopoliser la parole;
  • Faire des apartés avec d’autres membres, en cassant la dynamique de la réunion.

Poser un cadre de parole strict en début de réunion est donc fondamental pour éviter ce genre de déconvenues.

Vous aurez alors les mains libres pour trouver comment animer une réunion au mieux.

Comment animer une réunion

5 styles pour animer une réunion

Il existe de nombreux moyens d’animer une réunion de travail.

Si vous voulez en savoir plus sur comment faire participer vos collaborateurs lors d’une réunion de projet, vous pouvez consulter cet article.

1- La réunion Powerpoint

La plus classique et répandue est la réunion avec un Powerpoint.

Si elle est perçue comme ennuyeuse et un peu “vieux-jeu”, elle n’en demeure pas moins très efficace.

En effet, avoir un support Powerpoint permet :

● D’appuyer ses propos;
● D’améliorer le suivi de votre auditoire;
● De donner des axes à votre discours;
● De donner de la matière visuelle.

Il faut néanmoins l’utiliser à bon escient : un Powerpoint qu’on lit de façon monocorde est très peu efficace !

Enfin, évitez de mettre trop de texte sur vos slides.

Allez à l’essentiel et utilisez des graphiques et autres images pour égayer votre discours !

En savoir plus sur les présentations captivantes.

2- Le tour de parole

Il peut être intéressant au début ou pendant une réunion, de donner un tour de parole à l’auditoire.

Celui-ci doit être cadré, tant en terme de choses à dire que de durée, sous peine de se retrouver à perdre un temps considérable en bavardages inutiles.

Ce tour de parole peut prendre la forme :

  1. D’une brève présentation;
  2. De donner son avis sur un sujet précis;
  3. De parler de ses expériences personnelles sur un domaine spécifique.

Le tour de parole permet à chacun de participer à la réunion et crée des interactions qui cassent la monotonie de la présentation.

3- Un pitch chronométré ou un jeu

Toujours dans le but de respecter la durée de la réunion, un pitch improvisé de quelques minutes peut être un moyen efficace de dynamiser la réunion.

Par exemple, laissez quelques secondes au preneur d’ordre pour présenter son projet de manière claire et succincte.

Une autre idée peut être d’organiser un jeu de rôle, où chaque participant à la réunion doit incarner un personnage.

Cela est particulièrement utile pour :

  • Exercer des personnes à de nouvelles méthodes;
  • Les mettre dans la peau du client, du manager ou du collaborateur;
  • Créer des liens entre les membres de l’équipe.

4- Un brainstorming

A l’image du jeu de rôle, l’idée est encore une fois de permettre aux membres de la réunion de participer.

Divisez la salle en petits groupes, donnez leur un matériel simple (feuilles, feutres) et laissez les réfléchir sur un sujet.

Cela est particulièrement utile pour :

  1. Souder l’équipe;
  2. Donner le sentiment à chacun d’avoir un vrai impact;
  3. Utiliser l’intelligence collective pour obtenir de bons résultats.

5- Le Pecha Kucha

Le Pecha Kucha est un format de présentation original.

Il est très facile à mettre en place :

  • Vous avez 20 slides à présenter;
  • Chaque slide dure 20 seconde maximum;
  • Vous devez parler sans regarder le slide.

Cette méthode présente de nombreux avantages :

  1. La présentation dure moins de 7 minutes, vous permettant de vous dégager du temps et de mettre en place des jeux pour animer une réunion;
  2. Vous impose d’aller à l’essentiel, très utile si vous êtes adepte des longues phrases;
  3. Créé de la dynamique dans le discours et impose une certaine capacité oratoire.
Comment animer une réunion

En conclusion

Vous l’aurez compris, il existe de nombreux moyens d’animer une réunion de travail : la seule limite est votre imagination !

L’important à retenir pour savoir comment animer une réunion au mieux, est d’inciter les personnes à participer, et ce, par tous moyens.

Cependant, certains critères doivent toujours être respectés pour vous permettre d’animer une réunion de travail efficacement :

  • Un cadre temporel précis;
  • Une structuration parfaite et prévue en amont;
  • Une bonne communication pour éviter les conflits, les éléments perturbateurs ou encore les réunions ennuyantes.

Et vous, avez-vous des astuces pour inciter vos collaborateurs à participer?

Avez-vous des stratégies pour dynamiser vos réunions?

Partagez cela avec nous en commentaires !

Stefano

A propos de l'auteur

Je m'appelle Stefano WOLFF, je rédige des articles pour des journaux ou des blogs depuis quelques années, en plus d'être entrepreneur dans le secteur financier. Je souhaite partager avec vous expériences et connaissances, pour vous aider à améliorer votre quotidien au travail et dans la gestion de projet.

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