6 différents types de réunions à connaître

En fonction de la situation, vous serez amené à participer ou organiser de nombreux types de réunion différentes. Cela implique de savoir bien s’adapter, d’être souple et flexible et surtout inventif.

Nous allons essayer de comprendre le fonctionnement et les types de réunion, quels sont les types de participants à chacune de ces réunions et comment les appréhender au mieux. Pour vous aider à y voir plus clair, dans cet article, je vous propose d’en voir six en détail. 

1) La réunion de projet

Vous l’aurez compris avec le nom de ce blog, la gestion de projet est au cœur de nos préoccupations.

La réunion de projet revêt une importance particulière, surtout dans la phase initiale d’un projet.

Il y a plusieurs niveaux de réunion de projet :

• Le COPIL (Réunion du comité de pilotage)
  Permet de définir une stratégie pour orienter son projet.
• Le kick-off meeting
  Le Kick-off réunit toutes les parties prenantes d’un projet. C’est une réunion de lancement essentielle, qui sert à informer et donner les enjeux du projet.
• Le point d’avancement 
  C’est une réunion qui permet de voir l’avancée de chaque partie prenante au projet, de coordonner les avancées et de synchroniser le travail. Pour résumer, ce sont des réunions régulières, destinées à faire avancer le projet.
• La réunion de travail
  Permet de valider le plan d’action et de résoudre les problèmes.
• La réunion de clôture
  Permet de faire un bilan du projet, de voir comment s’améliorer pour la suite.

Il peut y avoir d'autres types de réunion intermédiaires en fonction de la taille du projet et du nombre de personnes impliquées.

Ce qu’il faut comprendre c’est que chaque organisation est libre d'organiser les types de réunion qu’elle jugera nécessaire.

Chacun de ces types de réunion peut comporter autant de sous-types de réunions qu’il est nécessaire !

Les outils à utiliser sont :

1. Une salle de réunion
2. Un agenda pour planifier les réunions
3. Word ou autre éditeur de texte pour rédiger des comptes-rendus, des débriefings, et préparer les prochaines réunions.

2) Le brainstorming

Parmi les types de réunion, le brainstorming était très à la mode il y a quelques années, notamment dans l’univers des start-ups. Vous en avez donc tous probablement déjà entendu parler.

L’idée part d’un concept simple : plus il y a de personnes qui réfléchissent à un sujet, plus les idées qui émergent sont brillantes.

De nombreuses études ont montré le pouvoir de l’intelligence collective, surtout quand il s’agit de créer et d’innover.

Si le concept est un peu désuet aujourd’hui, il n’en demeure pas moins très efficace pour :

1. Trouver des idées de campagnes marketing
2. Trouver des améliorations à faire sur un produit
3. Obtenir un consensus d’avis sur un sujet donné

Pour organiser un brainstorming, rien de plus simple : 

1. Créez des équipes de 5 à 10 personnes :
   Ne dépassez pas ce nombre, au-delà cela devient contre-productif
2. Donne-le leur sujet sur lequel réfléchir et offrez-leur carte blanche :
   L’objectif est d’être le plus neutre possible quand on soumet les idées, sinon on influence le résultat.
3. Décomplexez les idées :
   Il peut être perturbant au début de partager ses idées. On a peur d’être jugés ou moqués. Détendez l’atmosphère : il n’y a pas d’idées mauvaises ou stupides. Souvent, c’est même d’idées qu’on pensait hors sujet qu’émerge le consensus.
4. Utilisez des outils sensoriels :
   Feutres, post-it, tableau… plus vous faites appel aux sens, plus la créativité naîtra.

Parmi les types de réunion, le brainstorming est particulièrement efficace pour souder une équipe.

3) Le one-to-one

C’est une réunion que tout manager doit organiser au mieux une fois par semaine, une fois par an au pire.

Le principe est simple : 

• On planifie une rencontre en face à face avec son collaborateur;
• Celle-ci doit durer de 20 à 30 minutes;
• L’interaction doit être un vrai échange.

Le one-to-one permet d’humaniser les rapports au travail et de faire tomber l’aspect hiérarchique l’espace de quelques minutes.

Cela crée également une marque de respect et un climat de confiance entre le manager et son collaborateur.

Lors de cette réunion, il est important : 

1. De laisser le collaborateur s’exprimer;
2. D’évoquer tous les sujets de tension qui pourraient exister;
3. De trouver des solutions concrètes à mettre en place;
4. De faire régulièrement le point sur l’avancée de ces solutions.

La clef du succès d’un one-to-one est l’écoute.

Si vous avez de nombreux collaborateurs sous vos ordres, les réunions en one-to-one vous prendront beaucoup de temps.

Cependant, elles sont essentielles au bon fonctionnement de votre organisation.

Les outils à utiliser :

1. Une salle à l’abri des oreilles indiscrètes;
2. Une to-do list pour noter les actions concrètes consenties.

4) Le séminaire

Le séminaire, c’est le gros rendez-vous annuel qui va permettre de souder les liens dans l’équipe et entre les équipes.

Si l’atmosphère est plus détendue et permet de passer la soirée avec ses collègues, la journée ne doit pas en être moins studieuse.

Le séminaire est l’événement “corporate” par excellence, qui permet de souder l’équipe autour d’un projet commun.

Celui-ci à quelques caractéristiques particulières : 

1. Il dure en général plusieurs jours ;
2. A lieu dans un endroit différent ;
3. Comprend des ateliers collectifs et en groupes (notamment de team building) ;
4. Comprend de grandes réunions collectives ;
5. A un objectif particulier.

Ces objectifs peuvent être nombreux :

• Souder l’équipe, comme expliqué précédemment ;
• Récompenser les meilleurs performeurs ;
• Transmettre la vision d’entreprise pour les nouveaux venus ;
• Libérer une créativité nouvelle pour dégager de nouvelles idées ;
• Faire des annonces officielles.

Bref, vous l’aurez compris, le séminaire est l'événement de l’année pour la société. 

Ne pas y participer est assez mal vu, et c’est en général une réunion très sympathique à vivre.

Son organisation est souvent très complexe et nécessite de nombreuses choses :

• Hébergement;
• Nourriture;
• Organisation de team building;
• Des PowerPoint, des projecteurs;
• Et bien d’autres outils encore !

5) La réunion à distance

Avec le confinement, nous avons tous vécu un télétravail plus ou moins forcé.

De nombreux spécialistes s’accordent à dire que cette façon de travailler va se généraliser, surtout dans les domaines du tertiaire (services), mettant en évidence la tendance croissante des entreprises vers le modèle de travail hybride.

Dans cette ère actuelle où les réunions virtuelles tiennent une place de plus en plus importante dans la gestion de projets à distance, elles sont en train de se profiler progressivement comme une norme.

Il existe néanmoins des codes spécifiques à respecter pour organiser et vivre au mieux la réunion à distance.

Néanmoins, si vous êtes dans une organisation depuis longtemps et que vous êtes peu familier avec les nouvelles technologies, il est normal de se sentir un peu perdu.

Mais rassurez-vous, il existe des outils très simples à utiliser pour faciliter vos réunions à distance.

6) La réunion de résolution des problèmes

Il existe deux types de problèmes différents à résoudre au sein d’une entreprise :

1. Un problème lié à un dysfonctionnement interne;
2. Un problème lié aux relations humaines.

Dans les deux cas, il faut suivre un processus extrêmement simple et précis : 

1. Identifier le problème;
2. Identifier la source de ce problème;
3. Lister les solutions possibles pour régler la situation;
4. Essayer de mettre en place des choses pour régler le problème;
5. Faire un reporting de projet pour voir l’avancée.;
6. Si le problème persiste, recommencez le processus.

Si cela peut sembler un peu mécanique, suivre ce processus de résolution des problèmes est très efficace.

Le meilleur moyen pour identifier le problème est de convier toutes les parties prenantes à une réunion de résolution des problèmes.

Cela peut donc être :

• Les deux personnes qui se crêpent le chignon;
• Le responsable du système qui connaît un problème;
• Un expert extérieur.

L’important, lors de cette réunion, est d’être à l’écoute et d’essayer de trouver des solutions concrètes.

La pire des choses à faire est de sortir de cette réunion sans aucune action à mettre en place !

En conclusion

Il existe de nombreux types de réunion dont nous n’avons pas parlé.

Parmi ceux-ci, nous pouvons citer : 

• La réunion d’information
• La réunion commerciale
• La réunion de suivi
• La réunion collaborative

En réalité, il existe autant de réunion qu’il y a d’imagination.

Si les réunions sont un élément essentiel au bon fonctionnement d’une entreprise, veillez à ce qu'elles ne prennent pas le pas sur le travail et ne créent pas d’immobilisme.

Le but d’une réunion est de donner les clefs pour avancer, pas de perdre du temps ! 

Et vous, quelles sont les types de réunion que vous organisez, et pourquoi?

Partagez avec nous vos expériences dans la section commentaires ci-dessous !