Comment organiser une réunion en ligne?

comment organiser une réunion en ligne

Nous avons vu dans des articles précédent comment préparer une réunion au mieux, comment l’animer ou encore les différents types de réunion.

Nous allons maintenant évoquer un cas particulier, celui de la réunion en ligne.

Si c’est encore quelque chose de marginal, la crise du coronavirus nous montre que le télétravail va se généraliser de plus en plus.

Il est donc important d’avoir en tête les bonnes pratiques pour savoir comment organiser une réunion en ligne efficacement.

Les 6 règles à respecter dans une réunion en ligne

Une réunion virtuelle ne se passe pas exactement comme une réunion physique.

Voici donc les quelques règles pour réussir sa réunion en ligne.

1. Apprenez comment faire une visioconférence

Cette première règle peut sembler basique, elle est pourtant fondamentale.

Au sein d’une entreprise, il existe des profils très différents.

Certains ne savent pas forcément très bien utiliser les outils numériques, ou ont du mal à s’adapter aux nouveaux outils.

Avant d’organiser une réunion virtuelle, il est donc important de vérifier auprès de tous les participants qu’ils vont pouvoir utiliser les outils de réunion à distance adéquats.

Si vous-même n’êtes pas à l’aise avec les outils numériques, n’ayez pas honte et manifestez-vous ! Il serait dommage de se retrouver en difficulté le moment venu.

2. Utilisez les outils de réunion à distance adéquats

Tout comme le premier conseil évoqué ci-dessus, cela peut sembler assez logique.

Pourtant, l’organisation d’une réunion en ligne implique de devoir se coordonner : 

  1. Au niveau des horaires
  2. Au niveau de la durée
  3. Au niveau de l’outil à utiliser

La multiplicité des moyens de communication (Zoom, Whatsapp, Facebook, Mail, Outlook, Slack, etc.) peut rapidement créer des confusions.

Si vous souhaitez avoir des conseils sur les outils de réunion à distance gratuit à privilégier, consultez notre guide complet ici.

3. N’arrivez pas en retard / soyez souple

Lors d’une réunion physique, arriver en retard est quelque chose d’assez mal vu.

En cas de visioconférence, il est encore plus difficile de justifier d’arriver en retard, surtout si vous êtes en télétravail !

Globalement, arriver en retard est le gage d’avoir raté une partie de la réunion.

En effet, contrairement aux réunions physiques, les réunions virtuelles ont tendance à commencer de manière beaucoup plus rapide.

Inversement, si vous êtes l’organisateur de cette visioconférence, essayez d’attendre 5 minutes avant d’entrer dans le vif du sujet, car : 

  1. Un problème technique empêche peut-être la personne de se connecter
  2. Si vous avez bien organisé votre réunion en amont, vous avez prévu ces 5 minutes de délais
  3. La personne est peut-être en train de finir une autre réunion qui a légèrement dépassé sur la votre

Soyez souple mais ferme : il ne faut pas que ce retard devienne une mauvaise habitude.

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4. Respectez le cadre horaire

En temps normal, les réunions physiques ont tendance à durer plus longtemps que prévu.

Ce phénomène est encore plus vrai en télétravail !

Pour éviter ce genre de problèmes, il est essentiel de cadrer la réunion, de lui donner une plage horaire prédéfiniecréation. 

S’il y a une règle à respecter pour réussir sa réunion en ligne, c’est bien elle-ci.

Les distractions chez soi sont nombreuses et il est impossible de vérifier que vos collaborateurs sont à un niveau d’écoute maximal.

Alors, ne leur imposez pas des réunions interminables !

Personnellement, j’ai beaucoup de mal avec les réunions qui durent très longtemps et où au final, peu de choses en sont sorties.

Allez à l’essentiel, limitez les phrases à rallonge, les interruptions intempestives et les longues réflexions.

5. Limitez les interruptions intempestives

C’est sans doute l’un des points les plus embêtants lors d’une réunion en ligne.

Que ce soit : 

  1. Les bruits de fond
  2. Le micro qui grésille
  3. La personne qui coupe la parole
  4. Les problèmes de connexion

Il existe une infinité de raisons pour interrompre la visioconférence.

Pour éviter ces problèmes, vous pouvez imposer des bonnes pratiques, comme : 

  • Couper le micro quand on à pas la parole
  • Imposer de s’isoler dans un endroit calme pour cette visio
  • Lever la main quand on souhaite intervenir
  • Demander à vérifier en amont la qualité de la connexion

Ces mesures de bon sens vous feront gagner un temps et une énergie précieuse !

6. Organisez et cadrez la réunion

Globalement, pour savoir comment organiser une réunion en ligne, c’est assez simple. 

Il suffit de respecter les mêmes règles fondamentales que l’organisation d’une réunion classique.

Si vous souhaitez savoir comment préparer une réunion ou encore comment l’animer, vous pouvez retrouver nos articles sur le sujet.

En résumé, voici les règles à appliquer : 

  • Définissez la durée maximale de la visioconférence
  • Préparez en avance ce que vous avez à dire (2 à 3 grands axes maximum)
  • Faites en sorte que votre présentation ne dépasse pas la moitié de la durée maximale de la visioconférence, pour faire face aux éventuelles questions et problèmes techniques
  • Définissez un cadre strict et rigide pour donner la parole l’un après l’autre, et non tous en même temps.
    En visioconférence la cacophonie est encore plus difficile à respecter qu’en réunion physique
  • Présentez ce cadre en introduction de votre visioconférence.
  • Essayez d’animer de manière simple
    Pas de jeux, pas d’équipe. C’est très difficile à mettre en place à distance.
    Contentez-vous de la présentation classique, que vous pouvez animer grâce à la méthode Pecha Kucha

Les 3 choses à faire après la réunion

Une fois la réunion terminée, il vous reste encore trois choses fondamentales à faire.

1. Le compte-rendu de réunion virtuelle

Tout comme après une réunion traditionnelle, le compte rendu de réunion est fondamental après une réunion en ligne.

Je suis même convaincu qu’il est encore plus important, car ce qui se dit pendant les discussions en ligne est moins impérissable que ce qui se dit en réel.

Si vous souhaitez une méthode pas à pas pour rédiger votre compte rendu de réunion, vous pouvez consulter cet article.

Une fois rédigé, envoyez-le à tous les participants. 

Cela sera très utile pour cadrer la prochaine réunion et peut servir de mémo aux participants.

2. Le débrief

Il est toujours intéressant d’avoir un retour d’expérience.

Que l’on soit animateur ou participant, nous n’avons pas la même perception de la réunion.

Demander un débrief à vos équipes, vous permet : 

  1. De savoir ce qui est bien et moins bien dans ce que vous faites
  2. De vous améliorer
  3. De mettre en place des choses qui plairaient à l’auditoire
  4. De montrer que vous êtes à leur écoute

Cela est particulièrement utile si vous n’êtes pas habitué à ce genre de réunions en ligne.

N’hésitez-pas également à demander un retour d’expérience sur les outils utilisés.

Certains peuvent sembler très bien sur le papier mais ne pas convenir à votre équipe.

3. Le suivi

Pendant le travail à distance, il est difficile de savoir si la réunion à réellement porté ses fruits.

Il est intéressant dans ce cas de mettre en place un système pour avoir un suivi du travail réalisé.

Cela peut se traduire : 

  1. Par un outil en ligne qui répertorie l’avancée des tâches sous forme de tableau (par exemple Trello)
  2. Par un outil en ligne qui centralise les informations, permet de créer de hubs de travail et de contacter directement les collaborateurs (par exemple Slack ou Atolia)
  3. Par des calls réguliers, hebdomadaires, pour faire le point sur ce qui marche ou ne marche pas, définir les problèmes et de trouver des solutions communes et personnalisées.

Ce suivi est d’autant plus important que le travail à distance laisse une grande liberté au collaborateur.

Le but n’est pas de “fliquer”, mais d’accompagner, d’être là en soutien si le besoin s’en fait sentir.

Cela montre d’autant plus l’importance d’adopter les bons outils numériques.

comment organiser une réunion en ligne

En conclusion

Organiser une réunion en ligne n’est pas plus difficile que d’organiser une réunion traditionnelle.

Cela demande cependant un peu d’adaptation, l’utilisation des outils adéquats et plus de sobriété dans l’animation.

Cela demande en outre un suivi plus poussé après les réunions.

Si vous adoptez les bonnes pratiques énoncées dans cet article, vous devriez très rapidement découvrir les avantages de la réunion à distance : 

  1. Flexibilité du temps, des horaires
  2. Possibilité d’avoir des personnes habituellement trop loin ou indisponibles pour venir à vos réunions physiques
  3. Un cadre propice à l’écoute entre les participants

Et vous, avez-vous adopté les réunions virtuelle pendant le confinement ou le télétravail? 

Avez-vous des astuces ou des outils à conseiller à la communauté ?

Partagez votre expérience en commentaires !

Stefano

A propos de l'auteur

Je m'appelle Stefano WOLFF, je rédige des articles pour des journaux ou des blogs depuis quelques années, en plus d'être entrepreneur dans le secteur financier. Je souhaite partager avec vous expériences et connaissances, pour vous aider à améliorer votre quotidien au travail et dans la gestion de projet.

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