Télétravail : 7 outils pour travailler à distance et rester productif

Au moment où ces lignes sont écrites, le télétravail est imposé et subi pour beaucoup d’entre vous, suite au confinement et l’épidémie de coronavirus.

Malgré cet événement malheureux, le travail à domicile est un phénomène positif, qui a le vent en poupe ces dernières années.

Il demande néanmoins de sortir de sa zone de confort et une certaine adaptabilité.

Dans cet article, nous allons nous focaliser sur le choix et l’utilisation des bons outils gratuits pour travailler à domicile.

L’avantage du télétravail ou travail à distance

Si beaucoup d’entreprises sont encore assez frileuses à ce sujet en France, le travail à domicile est une véritable tendance de fond aux États-Unis et dans le monde.

Grâce au développement des nouvelles technologies de l’information et des communications, il est désormais possible de travailler depuis chez soi très facilement !

La gestion de projet à distance est devenue une réalité incontournable, permettant aux équipes dispersées géographiquement de collaborer efficacement et de mener à bien leurs missions, tout en bénéficiant de la flexibilité que le télétravail offre.

Le télétravail intégré dans le concept du travail hybride, présente de nombreux avantages , que vous soyez salarié ou freelance. Voyons-en 5 majeurs, ensemble :

• La possibilité de gérer son temps comme on veut
• Pas de perte de temps dans les transports
• Moins de stress, dû à la présence de sa direction
• La joie de passer plus de temps avec sa famille
• Examiner alors vos risques un par un, et déterminer leurs impacts sur une échelle de 1 (Mineur) à 4 (Catastrophique), et la probabilité de leurs occurrences sur la même échelle, où 1 est improbable, et 4 est Très probable

Pour organiser et vivre au mieux son télétravail, il est important de suivre ces trois critères : 

• Mettre en place des bonnes pratiques d’organisation et de motivation personnelle
• Il est essentiel d’avoir un endroit calme pour pouvoir se concentrer et libre de toute tentation (comme la télévision par exemple)
• Enfin, il est également important d’utiliser les bons outils numériques de télétravail.

Toutefois, cela requiert de quitter sa zone de confort et de faire preuve d'une certaine adaptabilité.

Quels types d’outils de télétravail choisir ?

Il existe un grand nombre de solutions numériques, pouvant être disponibles dans un modern workplace, pour faciliter la collaboration et la communication à distance.

À vrai dire, le marché des logiciels destiné au travail à distance est en pleine expansion, signe que le télétravail est dans l’air du temps.

Faire un choix dans cette jungle de logiciels et de produits est particulièrement difficile.

J’ai décidé de me focaliser sur quatre types de logiciels :

1. Les outils d’organisation
2. Les outils de communication
3. Les outils de travail en équipe ou de collaboration
4. Les outils de partage

1. Outils d'organisation

Les outils d’organisation vous serviront, comme leur nom l’indique, à organiser votre travail au mieux. Il peut parfois être difficile de se motiver et de cadrer son travail quand on est chez soi et ils vous seront alors très précieux.

2. Outils de communication

Les outils de communication sont indispensables pour garder une communication constante avec vos collègues, vos managers ou vos salariés. Plus ils sont simples et performants, mieux ce sera pour tout le monde.

3. Outils de travail en équipe

Les outils de travail en équipe permettent de simuler la vie de bureau. Ce sont des QG indispensables pour distribuer les tâches, planifier le travail, définir des deadlines et centraliser l’information.

4. Outils de partage

Enfin, les outils de partage permettent d’avoir accès aux documents sensibles depuis partout. Quoi de plus embêtant que de passer de nombreuses minutes à chercher le document dont on a besoin pour avancer ? Un bon outil de partage permet de gagner en efficacité.

Cet article traite des principaux outils à utiliser pour le télétravail, et mon choix s’est donc arrêté sur ces quatre types d’outils.

Evidemment, il existe un grand nombre d’autres outils très performants, mais il fallait faire un choix.

Notre sélection d’outils gratuits pour le travail à distance

Il est maintenant temps d’entrer dans le vif du sujet et de vous présenter les outils que j’ai sélectionnés pour vous !

Slack, outil de travail en équipe

Slack est le leader mondial de l’outil de gestion collaboratif. L’adopter permet de grandement améliorer ses conditions de télétravail.

Il existe d’autres outils qui ressemblent comme deux gouttes d’eau à Slack, comme Atolia par exemple (Pendant la période du confinement, la période d’essai gratuite de Atolia, passe de un à trois mois).

Pourtant, Slack permet au moins deux avantages majeurs : 

• Une version 100% gratuite offrant les fonctionnalités principales indispensables.
• Une prise en main facile, rapide et efficace.
• Une technologie de sécurité de pointe pour les entreprises.

Slack est une plateforme complète qui sera votre QG lors de votre télétravail.

Cet outil facilite grandement le travail collaboratif en offrant des fonctionnalités comme : 

• 10000 messages consultables,
• Une messagerie instantanée,
• 10 applications intégrées,
• La mise en place, l’organisation du travail de votre équipe,
• Des appels vidéos de très bonne qualité,
• La création de conversations et d’autorisations d’accès spécifiques à chaque utilisateur.

En plus, chacune de ces fonctionnalités est entièrement paramétrable et personnalisable.

Trello, Outil de travail en équipe

Continuons notre exploration des outils de travail en équipe en évoquant le célèbre Trello:

Contrairement à Atolia ou Slack, Trello est beaucoup moins complet, mais beaucoup plus pointu dans son domaine.

Ainsi, il est possible d’organiser vos projets et de définir leur ordre de priorité de façon souple et enrichissante, en utilisant des éléments tels que :

• Tableau kanban
• Listes
• Cartes à déplacer

L’idée de Trello est de permettre de savoir qui fait quoi d’un simple coup d’oeil. L’aspect graphique est particulièrement travaillé.

Trello permet d’organiser le travail de votre équipe de manière visuelle.

Grâce à cet outil, vous pourrez non seulement savoir de manière claire quelles sont vos tâches, mais vous allez également pouvoir connaître : 

• les tâches de vos collègues,
• le niveau de priorité de chaque tâche,
• l’ordre d’exécution,
• et les avancées de celles-ci.

Précisons enfin que Trello dispose d’une version entièrement gratuite, ne nécessite aucun téléchargement (vous pouvez y accéder depuis votre navigateur), et qu’une application pour smartphone est téléchargeable pour avoir accès à votre interface depuis partout.

Trello est certes une solution moins complète, mais c’est une bonne alternative gratuite aux autres solutions payantes.

Grâce à Trello, vous allez pouvoir visualiser et collaborer beaucoup plus facilement avec vos collègues, tout en étant en télétravail !

Talky, Outil de communication

Maintenant que vous avez des espaces dédiés au télétravail pour tout organiser avec votre équipe, il est important de communiquer efficacement avec eux. Et quoi de mieux pour cela que les visioconférences ?

Il est possible d’utiliser la fonctionnalité d’appel vidéo d’Atolia ou de Slack, mais cela n’est pas toujours possible.

Par exemple, si vous souhaitez inviter des personnes externes à votre réseau de travail, comment faire ?

Talky est une solution idéale pour vos visioconférences en télétravail ! 

Pourquoi ? Car il est d’une simplicité déconcertante.

Pour l’utiliser, il vous suffit de suivre ces trois étapes :

1. Cliquez sur le lien ci-dessus
2. Entrez le nom que vous voulez donner à votre visioconférence
3. Diffusez le lien et commencez à discuter

C’est aussi simple que ça ! 

Talky, contrairement à bon nombre d’outils d’appels vidéo (Skype, WhatsApp) :

• Ne requiert aucun téléchargement
• Est entièrement gratuit
• Offre une qualité d’appel absolument irréprochable jusqu’à 6 personnes ! 

Au-delà, la qualité commencera à se dégrader, comme d’ailleurs pour de nombreux logiciels d’appel vidéo.

Privilégiez la prise en main et la qualité de l’outil pour vos appels vidéos !

Toggl, Outil d’organisation

Passons maintenant à l’organisation de votre travail. 

Quand on travaille depuis chez soi, les distractions ne manquent pas et la motivation a parfois du mal à se faire sentir.

Pourquoi utiliser Toggl et adopter la méthode Pomodoro ?

Parlons tout d’abord de cette méthode.

La méthode Pomodoro consiste à diviser votre travail en petites tâches très précises.

En vous fixant des petits objectifs clairs, vous allez avoir une meilleure vision d’ensemble de ce que vous avez à faire. 

De plus, vous allez pouvoir fractionner votre travail, en alternant périodes de 25 à 30 minutes de concentration intensive et pauses bien méritées.

Le travail à domicile requiert une discipline de fer et une concentration maximale pour être performant. La technique Pomodoro vous aide à atteindre ces objectifs.

Ainsi, vous n’avez pas devant vous une montagne infranchissable mais une tâche simple à accomplir, qui requiert une concentration maximale pendant une demi-heure.

Au final, à la fin de la journée, vous aurez accompli un grand nombre de choses sans même vous en rendre compte.

Cette méthode a fait ses preuves pour augmenter la productivité en période de télétravail.

Parlons maintenant de Toggl. Cet outil entièrement gratuit et sans téléchargement permet de :

• Créer plusieurs projets
• Créer des tâches pour chacun de ces projets
• Minuter chaque action que vous allez faire
• Avoir une vision claire du temps que vous avez passé sur chaque tâche
• Éliminer les tâches parasites et superflues
• Augmenter votre motivation en prenant conscience de tout ce que vous êtes capables d’accomplir en une journée

Nous vous conseillons vivement d’adopter Toggl si vous avez besoin d’un cadre et d’une visibilité sur votre organisation journalière pendant vos périodes de télétravail.

La version payante permet même de chiffrer votre revenu horaire, de maximiser les tâches qui vous rapportent le plus d’argent et de mettre en place un suivi du minutage de vos équipes.

Station, Outil d’organisation

Station est une application à télécharger, entièrement gratuite et qui permet de réunir en un seul endroit, l’ensemble de vos applications.

En proposant une interface intuitive, Station vous propose de switcher facilement et d’un seul clic d’un outil à un autre.

L’outil est vraiment facile à prendre en main en plus d’être intuitif.

Quand on fait du télétravail, on a tendance à multiplier ses outils, que ce soit : 

• des outils de communication,
• d’organisation,
• de partage,
• vous utilisez probablement également des sites et outils pour vos loisirs (musique, vidéo),
• pour vos voyages d’affaires (Uber, Airbnb),
• pour vos réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn),
• ou encore pour vos e-mails (Gmail, Outlook).