En réunion projet, il y a ceux qui s’expriment naturellement et d’autres qui s’expriment moins, par timidité ou peur du jugement, alors qu’ils ont aussi de très bonnes idées.
Votre rôle en tant que chef de projet est d’animer la réunion tout en incitant tout le monde à s’exprimer pour faire sortir les idées qui feront avancer votre projet.
Je vous présente dans cet article quelques astuces pour animer une réunion efficacement.
Qu’est-ce qu’une réunion de projet ?
La réunion de projet consiste à réunir les équipes projet ainsi que les parties prenantes, dans le but d’échanger sur les objectifs du projet et de contrôler l’avancement de ce dernier.
Les réunions de projet sont donc un outil important dans le cadre de la comitologie de projet pour assurer une gestion efficace et coordonnée du projet.
Comment organiser l’animation de réunion ?
Animer une réunion nécessite de prendre plusieurs mesures en amont.
Une réunion bien organisée, mais ennuyeuse, n’aura pas le même impact qu’une réunion dynamique, pleine de vie.
En tant qu’animateur de réunion, il vous incombe d’anticiper les actions nécessaires à la bonne conduite de la réunion, ainsi que la gestion des échanges.
Voici donc les axes de préparation de l’animation de réunion :
- Structure de la réunion
- Déroulement de la réunion
- Gestion du temps
- Gestion des conflits
1) Préparation de la réunion
La préparation avant de commencer l’animation de réunion vous permet d’avoir une bonne visibilité et de mieux vous organiser.
Par exemple, si vous avez une heure de réunion, il vous sera difficile de donner la parole à tout le monde et de faire un tour de table complet ou des petits ateliers de brainstorming.
De même, si vous avez plusieurs heures de réunion et que vous ne faites que du Powerpoint, il est probable que votre auditoire ait du mal à se concentrer tout le long de la réunion.
Animer et diriger une réunion de travail efficacement commence donc par une bonne préparation.
De plus, une réunion mal organisée et qui va dans tous les sens, sans ligne directrice, est très pénible à suivre.
1.1) Prévoir le format de la réunion
Essayez d’avoir une visibilité sur :
- Le temps disponible
- La salle dans laquelle vous serez
- L'emplacement de la réunion : présentiel ou en ligne
- Le ton de la réunion : si, par exemple, la réunion est très formelle, difficile de mettre en place des jeux pour animer une réunion
- Comprendre quel auditoire vous aurez devant vous : certaines personnes aiment les jeux, d’autres préfèrent les choses plus traditionnelles
- Le matériel que vous posséderez le jour-j : souvent, les choses les plus simples sont les plus efficaces. Ne commencez pas à mettre en place des choses trop complexes
- Ce que vous souhaitez communiquer
1.2) Dégager les axes de la réunion
Ensuite, dégagez deux à trois grands axes à évoquer.
Une fois que vous avez ces informations, il vous sera alors plus facile de structurer votre réunion et de trouver comment animer une réunion de travail efficacement.
En savoir plus sur l'organisation et la préparation amont de la réunion.
Le syndrome de la réunionite vous parle ? Une situation où les réunions deviennent excessivement fréquentes et inefficaces.
Découvrez dans cette vidéo tutorielle comment combattre la réunionite avec des règles de conduite simples à mettre en place :
2) Déroulement de la réunion
Pendant la réunion, assurez-vous des points suivants :
- Commencez à l'heure
- Faites un tour de table si les participants ne se connaissent pas
- Notez les personnes absentes à la réunion
- Énoncez l'objectif de la réunion
- Rappelez l’ordre du jour
- Annoncez le temps imparti de la réunion
- Désignez un preneur de note si ce n'est pas vous
- Déroulez le support de réunion
- Reformulez les éléments importants
- Laissez la parole aux parties prenantes, pratiquer l’écoute active
- Notez les remarques et objections
- Assurez-vous de la bonne compréhension des participants
- Notez les approbations et décisions convenues
3) Gestion du temps
J’insiste sur le point de la gestion de temps lorsqu’il s’agit d’animer une réunion efficacement.
Beaucoup de réunions non cadrées dépassent le temps initialement prévu, principalement par manque d’organisation.
Pour éviter cela, il existe des petites astuces que je vous donnerai dans la suite de cet article.
Ce qu’il faut comprendre, c’est que lorsque l’on prévoit une durée de rendez-vous, les gens s’attendent à ce que la réunion dure le temps indiqué.
Pour éviter les mauvaises surprises et créer des tensions, l’idéal est d’être le plus honnête possible :
- Soit vous savez que la réunion durera probablement plus longtemps. Dans ce cas, donnez plutôt une fourchette de temps (à plus ou moins 30 minutes). Votre interlocuteur ne sera pas surpris si la réunion dépasse l’horaire fixé.
- Soit vous savez que la réunion ne peut pas dépasser l’horaire fixé. Dans ce cas, établissez des règles claires et un cadre solide que vous exposerez en introduction de votre réunion, pour tenir ce timing.
Enfin, si vous souhaitez évoquer de nombreux sujets (plus que les deux ou trois axes principaux), demandez à vos interlocuteurs s’ils préfèrent faire plusieurs petites réunions ou une seule grosse réunion pour traiter le tout en une fois.
La mauvaise gestion du temps d’une réunion provient souvent :
- d’une mauvaise structuration
- d’un manque de préparation
- d’un manque de communication
Pour la bonne efficacité et la bonne entente entre vous et vos collaborateurs, essayez d’être irréprochable sur ces trois aspects.
3) Gestion des conflits
Les conflits au sein des réunions sont un poison qu’il faut essayer de désamorcer aussi vite que possible.
Les techniques de gestion de conflits permettent d'identifier les points de désaccord, de favoriser la communication ouverte et respectueuse, et de trouver des solutions qui répondent aux besoins de toutes les parties concernées.
En effet, les réunions peuvent mal se passer pour les raisons évoquées ci-dessus, mais également si:
- Il y a des tensions dans le groupe
- Il y a un élément perturbateur dans le groupe
Pour vous donner un indice sur les tensions existantes :
- Décelez les personnes qui ont du mal à collaborer ensemble
- Organisez des jeux pour animer une réunion, et de les mettre dans la même équipe pour voir leur réaction
Parfois les tensions se révèlent au grand jour pendant les réunions
En cas de conflit, les dangers sont multiples :
- Des débats stériles, sans but, qui font perdre un temps précieux
- Des combats d’ego, qui font perdre de vue le principal objectif
- Une tension qui se répand aux autres membres de la réunion.
Le cadre de la réunion pour limiter les tensions et conflits
Encore une fois, le cadre de la réunion doit permettre de limiter au maximum ce genre de problèmes.
En limitant la prise de parole intempestive par exemple (lever la main avant de parler), vous évitez aux protagonistes de s’écharper ouvertement.
N’oubliez jamais que pour apaiser les conflits, la clef est toujours le recours à la communication.
Si les personnes ne peuvent s'empêcher de s’écharper pendant la réunion, calmez le jeu en proposant de régler ce conflit plus tard.
Essayez toujours d’avoir une brève entrevue avec les protagonistes pour mettre tout à plat et voir comment arranger les choses.
Ce cadre et ces astuces de limitation de la parole permettent également de limiter l’action des éléments perturbateurs.
Ces personnes adorent :
- Ramener tous les sujets à leurs problèmes
- Monopoliser la parole
- Faire des apartés avec d’autres membres, en cassant la dynamique de la réunion.
Poser un cadre de parole strict en début de réunion est donc fondamental pour éviter ce genre de déconvenues.
Vous aurez alors les mains libres pour trouver comment diriger une réunion au mieux.
5 techniques d’animation de réunion
Il existe de nombreux moyens d’animer une réunion.
1) La réunion Powerpoint
La plus classique et répandue est la réunion avec un Powerpoint.
Si elle est perçue comme ennuyeuse et un peu “vieux-jeu”, elle n’en demeure pas moins très efficace.
En effet, avoir un support Powerpoint permet :
- D’appuyer ses propos
- D’améliorer le suivi de votre auditoire
- De donner des axes à votre discours
- De donner de la matière visuelle
Il faut néanmoins l’utiliser à bon escient : un Powerpoint qu’on lit de façon monocorde est très peu efficace !
Enfin, évitez de mettre trop de texte sur vos slides.
Allez à l’essentiel et utilisez des graphiques et autres images pour égayer votre discours !
2) Le tour de parole
Il peut être intéressant, au début ou pendant une réunion, de donner un tour de parole à l’auditoire.
Celui-ci doit être cadré, tant en termes de choses à dire que de durée, sous peine de se retrouver à perdre un temps considérable en bavardages inutiles.
Ce tour de parole peut prendre la forme :
- D’une brève présentation
- De donner son avis sur un sujet précis
- De parler de ses expériences personnelles sur un domaine spécifique
Le tour de parole permet d'avoir une réunion participative où chacun crée des interactions qui cassent la monotonie de la présentation.
3) Un pitch chronométré ou un jeu
Toujours dans le but de respecter la durée de la réunion, un pitch improvisé de quelques minutes peut être un moyen efficace de dynamiser la réunion.
Par exemple, laissez quelques secondes au preneur d’ordre pour présenter son projet de manière claire et succincte.
Une autre idée peut être d’organiser un jeu de rôle, où chaque participant à la réunion doit incarner un personnage.
Cela est particulièrement utile pour :
- Exercer des personnes à de nouvelles méthodes
- Les mettre dans la peau du client, du manager ou du collaborateur
- Créer des liens entre les membres de l’équipe
4) Brainstorming
À l’image du jeu de rôle, l’idée est encore une fois de permettre d'avoir une réunion participative.
Divisez la salle en petits groupes, donnez-leur un matériel simple (feuilles, feutres) et laissez les réfléchir sur un sujet.
Cela est particulièrement utile pour :
- Souder l’équipe
- Donner le sentiment à chacun d’avoir un vrai impact
- Utiliser l’intelligence collective pour obtenir de bons résultats.
En savoir plus sur le brainstorming.
5) Le Pecha Kucha
Le Pecha Kucha est un format de présentation original.
Il est très facile à mettre en place :
Vous avez 20 slides à présenter ;
Chaque slide dure 20 seconde maximum ;
Vous devez parler sans regarder le slide.
Cette méthode présente de nombreux avantages :
- La présentation dure moins de 7 minutes, vous permettant de vous dégager du temps et de mettre en place des jeux pour animer une réunion
- Vous impose d’aller à l’essentiel, très utile si vous êtes adepte des longues phrases
- Créé de la dynamique dans le discours et impose une certaine capacité oratoire
Sur le même contexte visant à améliorer l'organisation et l'efficacité de vos réunions, vous pouvez également utiliser la méthode QQOQCP, qui repose sur la réponse à 6 questions clés : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?
Exemple d'animation de réunion
La méthode de communication circulaire
L’objectif de ma méthode pour animer une réunion est de faire en sorte que tous les membres de votre équipe projet donnent leurs idées pour atteindre les objectifs du projet.
La technique décrite ci-après s’adapte particulièrement en phase de lancement de projet.
Le chef de projet s’appelle Nicolas et sa petite équipe projet est multiculturelle et surtout riche de diverses personnalités : Lofti, Jessie, Rico, Moustapha et Ulrich.
Rico est toujours tenté de monopoliser la parole, car il aime s’exprimer devant les autres.
Ulrich est très timide et ne prend pas l’initiative de s’exprimer.
Comment allez-vous vous y prendre si vous êtes à la place de Nicolas pour permettre à tous les membres, même les timides, de s’exprimer en réunion ?
La réponse : passez par le support de l’écrit avant la parole.
Les étapes d'une bonne animation de réunion
En tant qu’animateur de réunion, faites comme Nicolas, suivez ces différentes étapes méthodologiques :
- Étape 1. Distribuez des post-its® de différentes couleurs aux participants de la réunion.
- Étape 2. Écrivez une première question au tableau et proposez aux membres de la réunion de répondre chacun sur les post-its® de couleur jaune par exemple.
- Étape 3. Faites un tour de table et demandez à chacun de lire et d’expliquer les idées qu’il a écrites sur ses Post-its®. Ne laissez pas les autres membres de l’équipe interrompre Ulrich, le plus timide. Faites passer Ulrich en premier pour lui éviter l’angoisse de “cela va être bientôt mon tour, je vais devoir parler devant tout le monde”
- Étape 4. Proposez à votre équipe d’écrire pendant le 1ᵉʳ tour de table leur(s) éventuelle(s) idée(s) complémentaire(s) par rapport à ce qu’ils entendent au cours du 1ᵉʳ tour de table, afin de ne pas interrompre ceux qui s’expriment.
- Étape 5. Faites un second tour de table pour savoir si le premier tour de table n’a pas donné de nouvelles idées aux membres de l’équipe projet.
- Étape 6. Passez à la question suivante et proposez-leur de répondre sur les post-its de couleur verte. À chaque question sa couleur. Refaites alors les étapes 3, 4 et 5.
- Étape 7. Faites une synthèse des réponses et reformulez les idées exprimées pour être sûr que vous avez bien compris ce que chacun a voulu exprimer.
Exemples de questions
Voici quelques exemples de questions, à adapter bien sûr aux objectifs de votre projet à vous :
- Comment trouver de nouveaux clients ?
- Comment fidéliser les clients existants ?
- Comment sensibiliser les salariés à l’utilisation efficace de cette nouvelle application ?
- Comment convaincre les salariés à la nécessité de se faire vacciner à telle maladie ?
- Comment trouver les fonds nécessaires à cette nouvelle construction ?
Conclusion
Vous l’aurez compris, il existe de nombreux moyens d’animer une réunion : la seule limite est votre imagination !
L’important à retenir pour savoir comment animer une réunion au mieux est d’inciter les personnes à participer, et ce, par tous moyens.
Cependant, certains critères doivent toujours être respectés pour vous permettre d’animer une réunion de travail efficacement :
- Un cadre temporel précis ;
- Une structuration parfaite et prévue en amont ;
- Une bonne communication pour éviter les conflits, les éléments perturbateurs ou encore les réunions ennuyantes.
Et vous, avez-vous des astuces pour inciter vos collaborateurs à participer ?
Avez-vous des stratégies pour dynamiser vos réunions ?
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