Nos entreprises évoluent actuellement dans un monde extrêmement concurrentiel. Au cœur de cette jungle, la gestion des achats, qui représente en moyenne 60% à 70% du chiffre d'affaires des entreprises françaises, est un élément clé de la performance globale.
Ainsi, l'optimisation des achats est un processus crucial pour les entreprises qui cherchent à maximiser leur rentabilité en minimisant les coûts d'acquisition des biens et services nécessaires à leur fonctionnement.
Dans cet article, nous verrons comment mettre en place un processus d'optimisation des achats efficace.
Pourquoi optimiser les achats ?
Dans un environnement de concurrence féroce, de ruptures diverses et d'incertitudes constantes, les acteurs clés tels que les acheteurs, les responsables d'approvisionnement, de la planification de production et de la gestion des stocks sont en première ligne pour maintenir, voire augmenter, la performance globale de l'entreprise.
Mais comment peuvent-ils accomplir cette tâche ardue ?
La réponse réside dans l'optimisation des processus d'achat et l'adoption de stratégies innovantes, créatives et flexibles. Cela signifie chercher à réduire les coûts, mais aussi à améliorer constamment les flux de travail et à rechercher de nouvelles pratiques adaptées.
En adoptant une approche lean dans les processus d'achat, les entreprises peuvent éliminer les gaspillages, rationaliser les flux de travail, améliorer la productivité et la qualité, et créer une chaîne d'approvisionnement plus agile et réactive.
Qu'est-ce qu'un processus d'achat ?
Un processus d'achat joue un rôle crucial dans la gestion de l'entreprise.
C'est un ensemble d'étapes ou d'actions organisées que les entreprises suivent pour acheter des biens ou des services auprès de fournisseurs.
Ils sont généralement conçus pour garantir que les achats sont effectués de manière cohérente et efficace, en maximisant la qualité et en minimisant les coûts.
Les étapes typiques d'un processus d'achat comprennent :
- L'identification du besoin : l'entreprise identifie les biens ou les services nécessaires pour remplir une fonction spécifique ou satisfaire un besoin.
- L'identification des fournisseurs : l'entreprise recherche des fournisseurs potentiels qui peuvent répondre à ses besoins, en utilisant des critères tels que la qualité, la fiabilité, le coût, la disponibilité, etc.
- L'évaluation des fournisseurs : l'entreprise évalue les fournisseurs potentiels pour déterminer ceux qui répondent le mieux à ses besoins et qui offrent les meilleures conditions. Cette étape intègre également le suivi des fournisseurs pour s'assurer de leur performance continue
- La négociation : l'entreprise négocie les conditions d'achat avec les fournisseurs sélectionnés, telles que le prix….
En gestion de projet, le chef de projet est impliqué à plusieurs étapes de ce cycle d’achat.
Quels sont les types d'achats ?
Il existe différents types d'achats en fonction des besoins et des objectifs de l'entreprise. Voici les plus connus :
Les achats directs : il s'agit des achats de biens et services nécessaires à la production ou à la vente des produits ou services de l'entreprise, tels que les matières premières, les équipements, les machines, les emballages, etc.
Les achats indirects : il s'agit des achats de biens et services nécessaires pour soutenir les opérations de l'entreprise, tels que les fournitures de bureau, les services de nettoyage, les services de maintenance, les services informatiques, etc.
Les différents types d'achats peuvent avoir un impact direct sur les coûts d'achat d'une entreprise.
Certains types d'achats peuvent être plus coûteux que d'autres en raison de divers facteurs tels que la complexité, la rareté des produits ou services, ou encore les exigences spécifiques.
Des coûts d'achat plus élevés peuvent entraîner une réduction de la marge bénéficiaire, à moins que l'entreprise ne puisse répercuter ces coûts sur les prix de vente.
Comment mettre en place un processus d'optimisation des achats ?
Voici les étapes d'optimisation des achats qui vous aideront à améliorer votre chaine d'approvisionnement :
1. Analyse et préparation en amont
Pour optimiser les coûts et améliorer la gestion des fournisseurs, il est essentiel de bien comprendre les enjeux et de bien préparer ses négociations.
Exemple :
Un bon exemple en la matière est l'acheteur d'une entreprise de fabrication de machines-outils qui a réussi à réduire significativement les coûts en renégociant les prix et les conditions contractuelles avec ses fournisseurs clés.
Grâce à une analyse approfondie de ses coûts, une bonne définition des besoins de l’entreprise (des échanges constructifs avec ses collègues clients internes) et à une bonne préparation amont la rencontre avec ses partenaires, il a pu obtenir une réduction de son budget achats et des conditions de paiement plus favorables. Mieux préparé :
- Il a mieux su expliquer ses problématiques et les enjeux en cours
- Il a aussi mieux compris les forces et faiblesses de ces interlocuteurs
- Il a tissé des échanges constructifs et embarqué ses fournisseurs comme des partenaires sur du long terme
2. Centralisation des achats
La centralisation des achats consiste à regrouper les activités d'achat au sein d'une seule entité ou d'un département centralisé au sein de l'entreprise. Cela permet de rationaliser et de simplifier les processus d'achat, ce qui favorise la création de flux tirés. Ces derniers sont basés sur la demande réelle et permettent de minimiser les stocks et les délais d'attente.
En centralisant les achats, il devient plus facile d'établir une coordination efficace entre la demande des clients et l'approvisionnement, ce qui favorise une meilleure synchronisation des flux.
Exemple :
Prenons l'exemple d'une PME spécialisée dans la production d'équipements électroniques qui a décidé de centraliser ses achats en regroupant les demandes de plusieurs services et ateliers de production.
Cette démarche a permis de réaliser des économies d'échelle importantes (standardisation de certains produits, simplification de la gestion des commandes, meilleur suivi des satisfactions internes et des performances fournisseurs).
3. Rationalisation du panel fournisseurs
La rationalisation du panel fournisseurs consiste à sélectionner les partenaires offrant le meilleur rapport qualité-prix et à concentrer les achats sur un nombre restreint de fournisseurs par produits ou service.
Cela permet d'améliorer la qualité et la fiabilité des approvisionnements tout en réduisant les coûts.
Exemple :
Prenons l'exemple d'une entreprise de fabrication de pièces mécaniques qui a adopté cette approche.
L'entreprise a réduit son panel de fournisseurs en privilégiant les partenaires offrant le meilleur rapport qualité-prix, après avoir travaillé en amont avec ses clients internes pour pondérer les critères « qualité » retenus dans une grille multicritères.
En concentrant ses achats sur un nombre restreint de fournisseurs par produits ou service, l'entreprise a amélioré la qualité et la fiabilité et le suivi de ses approvisionnements tout en réduisant les coûts.
4. Automatisation des processus d'achat
L'automatisation des processus d'achat permet de rationaliser les commandes, réduire les délais de traitement et minimiser les erreurs, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle de l'entreprise.
5. Formation et digitalisation des acheteurs
La formation continue et l'accès à des ressources digitales permettent aux acheteurs d'améliorer leurs compétences et d'identifier de nouvelles pratiques pour optimiser le processus achats.
Cela peut être sous forme de séances de formations régulières, des moments d’échanges et des ressources digitales sur les techniques de négociation, la gestion des risques et la compréhension des tendances du marché.
6. Intégration de la responsabilité sociale et environnementale (RSE)
Intégrer les critères de responsabilité sociale et environnementale dans le processus d'achats permet de sélectionner des fournisseurs respectueux de l'environnement et engagés dans des démarches éthiques.
Cela peut se refléter positivement sur l'image de l'entreprise vis-à-vis de ses clients et de ses partenaires extérieurs (institutionnels, banquiers, assureurs) et se positionner comme un acteur engagé dans le développement local et durable.
7. Partage des bonnes pratiques entre acheteurs
Le partage d'expériences entre acheteurs (de différents services ou d’entreprises extérieures) permet d'échanger sur les meilleures pratiques, d'identifier les opportunités d'amélioration et de mutualiser les connaissances et contacts pour optimiser leurs pratiques.
Exemple :
Un groupe coopératif important, pour lequel j’ai travaillé quelques années, a organisé des sessions de partage d'expériences entre les acheteurs de ses différentes branches d’activités, mais aussi avec des acheteurs d’autres coopératives, avec des résultats intéressants.
Ces rencontres (deux à trois par an) ont permis d'échanger sur les meilleures pratiques, d'identifier les opportunités d'amélioration et de mutualiser les connaissances et contacts pour optimiser leurs pratiques.
8. Veille concurrentielle et technologique
La veille concurrentielle et technologique permet aux acheteurs de se tenir informés des dernières tendances du marché, de détecter des opportunités de création de produits et de se positionner comme un acteur innovant dans leur secteur.
Découvrez ici comment mettre en place une cellule de veille.
Conclusion
En conclusion, optimiser son processus achats et de la chaine d’approvisionnement est essentiel pour l’entreprise dans son ensemble, car cela impacte directement sa compétitivité et sa pérennité.
En adoptant des pratiques innovantes, vous pourrez améliorer vos pratiques achats et créer de la valeur pour votre entreprise.
Alors, n'attendez plus pour mettre en place de bonnes habitudes et propulser votre entreprise vers de nouveaux sommets de performance !
