Comment évaluer les fournisseurs et faire le bon choix

L’évaluation des fournisseurs est une étape importante dans la réussite de tout projet. En effet, un bon fournisseur garantit la qualité du produit à un prix concurrentiel dans les délais convenus, alors qu’un mauvais fournisseur peut livrer de la non-qualité ou à des prix exagérés, ou livrer en retard. 

Comment évaluer efficacement vos fournisseurs et faire le bon choix ? c’est ce que nous allons voir dans cet article.

Pourquoi évaluer les fournisseurs ?

L'évaluation du fournisseur est souvent une composante essentielle du processus de suivi fournisseur.

Il s'agit d'un élément clé de la chaine d'approvisionnement, car elle permet de s'assurer que les fournisseurs répondent aux normes de qualité, de coût et de délai requis.

En évaluant les fournisseurs, les entreprises peuvent sélectionner les meilleurs fournisseurs pour leurs besoins spécifiques, tout en réduisant les risques liés à l'approvisionnement. 

Prenons comme exemple le cas d’une usine de production. Vous avez choisi un fournisseur avec le meilleur prix du marché et vous pensez avoir fait des économies dans votre budget, MAIS :

• Ce fournisseur vous livre une matière première non conforme. Par conséquent, vous vous retrouvez avec un produit défectueux ou du moins qui ne répond pas à vos critères de qualité
• Il vous livre en retard. Et dans une chaine de production, cela pourrait être le maillon faible qui ralentit, voire provoque un arrêt de la production. 

Dans les deux cas, ce fournisseur, à bas prix certes, vous a généré des dérives financières importantes. 

Il est donc clair que le fait de se baser uniquement sur le prix de la prestation n’est pas suffisant, et qu’il faut avoir d’autres critères de choix pour s’assurer que le fournisseur choisi respectera bien ses engagements en termes de qualité et de délais. D’où l’importance d’une bonne évaluation au départ.

Pourquoi est-il difficile de choisir le bon fournisseur ?

Dans un marché où le nombre de fournisseurs est de plus en plus important, la priorité est d’avoir le prestataire :

• Qui respecte ses engagements
• Ne cherche pas le gain aux dépens de la qualité
• Qui est conscient des enjeux de sa prestation
• Qui a de l’expérience dans son domaine 
• Qui a très bien compris le besoin exprimé

Vos critères de choix doivent donc refléter vos priorités projet.

Le choix des fournisseurs est d’ailleurs un module étudié dans les écoles de science économiques en raison son importance. Aussi, plusieurs analyses ont été faites à cet effet pour permettre de diminuer les risques de mauvais choix.

En effet, le fait de s’appuyer uniquement sur le prix de la prestation n’est pas du tout suffisant. Il est impératif de regarder d’autres aspects issus principalement de vos objectifs projets et contraintes de production. 

Dans l’exemple d’usine de production cité en introduction, la qualité et les délais sont primordiaux.

Voyons ci-après un exemple de critères de choix :  

• Le rapport Qualité / Prix
• Les délais de livraison
• Les conditions de réalisations
• Les conditions de paiement
• Les références

Choix des fournisseurs

Comme cité précédemment, les critères de choix ont pour objectif d’évaluer les fournisseurs et leur capacité réelle de répondre à vos contraintes projet, en respectant la qualité et les délais convenus.

Ci-dessous un exemple de critères génériques à la plupart des prestations : 

1) Le rapport Qualité / Prix

Le rapport qualité/prix permet de lier la qualité au prix : l’objectif est d’avoir un maximum de qualité avec un prix minimum. 

On retrouve généralement 3 catégories de produits :

• Les produits de haute gamme : la qualité est excellente, mais le prix est élevé
• Les produits de moyenne gamme : la qualité est moyenne, ainsi que le prix
• Les produits de bas de gamme : la qualité reste acceptable, et le prix est bas.

Il convient au client de choisir la gamme dépendamment de son budget et d’adapter le poids de ce facteur dans sa matrice de décision.

2) Les délais

Même avec un bon ratio qualité / prix, si le produit n’est pas livré à temps, il peut en découler un arrêt de la production.

D’où la nécessité de cadrer les délais de livraison et demander, voire constater, les moyens mis en place par le fournisseur pour garantir une livraison à temps.

3) Les conditions de réalisation des prestations

Cela permet de constater si le fournisseur a les moyens logistiques, techniques et humaines de respecter son engagement. 

En effet, un fournisseur présent sur plusieurs pays et localisations permet de garantir la proximité client-fournisseur et des solutions alternatives en cas d’imprévu dans un site.

4) Les conditions de paiement

Dépendamment de la commande, Les fournisseurs offrent des remises sur le prix initial et des facilités de paiement.

Cela pourrait être avantageux pour le client et lui permet d’avoir un meilleur prix au fur et à mesure de ses commandes. 

5) Les références

Un fournisseur qui a déjà travaillé avec de grands comptes, ou dans des domaines similaires, est un fournisseur expérimenté et a plus de chance de respecter son engagement, à la différence d’un fournisseur inexpérimenté qui augmente les risques d’imprévus dans le projet.

Grâce à cette liste, le client pourra réduire la liste des fournisseurs à 2 ou 3. Suite à cela arrive l’étape de présentation des offres de chaque fournisseur. Durant cette étape, le client doit poser toutes les questions et demander toutes les garanties qui confirment la validité des propositions avant de décider. 

Évaluation des fournisseurs

L’analyse ci-dessus présente les principaux critères de choix. Dépendamment de vos priorités, vous pourrez les pondérer pour donner plus de poids à tel ou tel indicateur :

• Si vous voulez une livraison en urgence, vous augmentez le poids de l’indicateur du temps de livraison 
• Si vous recherchez la qualité à un bon prix, ce sera le rapport qualité prix
• Si vous recherchez une livraison récurrente, vous prioriserez les conditions de réalisation et de paiement.

Vous procèderez ensuite à l’évaluation des fournisseurs, et le résultat affiché permettra d’avoir un premier classement. 

Vous pourrez alors prévoir des entretiens individuels avec le top 3 des fournisseurs pour les écouter.

Ci-dessous un exemple simple de critères de choix pondérés :

Bonnes pratiques

Le choix du fournisseur peut être le début d’une longue collaboration. Il est ainsi pertinent d’organiser des visites sur site du fournisseur pour constater ses moyens in-situ, mais aussi pour entretenir une relation de proximité. Cela encouragera le fournisseur à adhérer à vos objectifs et à partager et gérer ses risques de livraison.

Il faut aussi s’assurer de la bonne compréhension du besoin : il faudra alors prévoir des ateliers pour présenter le besoin, expliquer les enjeux et répondre aux questions.

Le cahier des charges doit être clair : la définition d’un produit de qualité ne doit pas être ambiguë, sinon chacun l’interprètera à sa façon. Il faut en conséquence s’appuyer sur des normes connues.  

Ce même prestataire a aussi des objectifs financiers, dons le respect des engagements doit être mutuel.

Au cas où vous avez plusieurs fournisseurs dans une même chaine de production, il est de votre responsabilité de coordonner leur travail et avoir des points de suivi réguliers avec tout le monde.

Conclusion

Même avec une bonne matrice de décision, le choix d’un bon fournisseur n’est jamais sûr à 100%.

C’est un risque que le client ne pourrait pas gérer totalement. Il convient donc au client de se protéger par un cadre contractuel qui prévoit :

• Des pénalités de retard
• Le paiement après livraison et validation du produit
• En cas de non-conformité du produit, revoir le prix convenu
• Possibilité de rupture du contrat en cas de non-conformité grave
• Les baisses de prix au fur et à mesure de l’avancement des commandes

Un cadre contractuel solide vous protègera des aléas de tout partenariat.