Quand vous débutez votre projet d’amélioration de processus de type Lean Six Sigma, vous vous posez souvent la question « par quoi vais-je commencer mes investigations ? ».
Un outil permet de vous aider dans cette démarche, c’est le schéma de pensée !
Il est utilisé dans le cadre d'un projet DMAIC - méthodologie du Lean Six Sigma pour améliorer la qualité de manière continue.
L'objectif de cet article est de vous présenter l’intérêt et l’utilisation de cet outil dans vos projets à travers plusieurs exemples.
Qu’est-ce que le schéma de pensée ?
Le schéma de pensée est une organisation logique de votre questionnement depuis le tout début de votre projet DMAIC jusqu’à sa conclusion sous forme de cartographie.
À quoi sert le schéma de pensée ?
Le schéma de pensée permet de :
- Mettre à plat toutes les questions que l’on se pose et les organiser
- Schématiser l’avancée du raisonnement au fil du projet
- Partager simplement sur les étapes passées et à venir
- Mettre en avant les pistes d’analyse non retenues
Ce qu’apporte le schéma de pensée pour le succès du projet
- Obtenir un plan d’attaque pour être sûr d’arriver au résultat
- Rassembler et organiser les idées
- S’assurer que chacun sait ce qu’il a à faire et quand
- Ne pas partir au hasard, chaque étape doit être cohérente avec les autres
- Ne pas griller les étapes
- Prévoir les validations et les décisions intermédiaires
- Choisir quels outils utiliser, quand et pourquoi.
Comment fonctionne un schéma de pensée ?
Un schéma de pensée contient une série d’éléments en parallèle ou en série, à savoir :
- Les questions à se poser
- Réponses attendues
- Actions à mener pour obtenir les réponses
- Données et ressources nécessaires
Par exemple, un de ces éléments pourrait être :
Exemple
Prenons un exemple pour illustrer le fonctionnement de ce concept :
- On choisit 1 mot du dictionnaire.
- Vous pouvez seulement poser 20 questions binaires (oui/non).
- Quelle stratégie allez-vous suivre pour trouver le mot ?
Exercice : prenez 15 minutes pour définir les questions que vous allez poser.
Parmi toutes les questions, quelles sont celles qui vont nous faire le plus avancer ?
Nous devons souvent développer la meilleure stratégie en considérant plusieurs options.
Graphiquement, cela ressemble à :
Exemple 2 :
Problématique : Ma voiture a besoin d’une vidange…
Voici les questions possibles :
- Quel type d’huile ?
- Vais-je le faire moi-même ou payer quelqu’un ?
- Combien ça coûte de le faire faire ?
- Combien puis-je dépenser ?
- Est-ce que je sais le faire ? Ai-je les outils ?
- Combien d’huile faut-il ?
- Faut-il changer le filtre ?
- Que faire de l’huile usagée ?
- Ai-je le temps de le faire moi-même ?
- À quel couple faut-il serrer le bouchon ?
- ….
Voici comment nous allons organiser les questions en ordre logique :
Pour chaque question fondamentale, on va spécifier :
- Les actions à entreprendre pour répondre à la question
- Les sources ou ressources à utiliser pour répondre à la question
- Les tâches spécifiques pour accomplir cette action
- La réponse attendue (ou réelle) à cette question
- Utiliser le QQOQPC pour faciliter la réflexion (Quoi, Quand, Où, Qui, Pourquoi, Comment)
C'est ce que nous allons voir dans l'exemple détaillé ci-après avec la méthode DMAIC.
Comment construire un schéma de pensée en 5 étapes ?
Procédons maintenant par étapes pour bien comprendre le cheminement de construction d’un schéma de pensée.
Tous les logiciels de bureaux peuvent être utilisés, mais il existe des logiciels dédiés qui sont très adaptés à ce type d’outils, comme Xmind ou Simplemind.
1) Partir de l’énoncé du problème
Ici, il s'agit de poser la problématique de départ ou l'objectif à atteindre.
2) Organiser les premières questions
2.1 Comprendre le contexte
- Que sait-on ? Que ne sait-on pas ?
- Quelles ont été les initiatives précédentes ?
- Quelles sont les contraintes ?
2.2 Énoncer le problème et clarifier les objectifs
- Quel est le niveau de performance actuel ?
- Que peut-on espérer atteindre ?
2.3 Construire le projet
- Qui soutient le projet ?
- Quelles sont les compétences indispensables ?
- Quelles sont les échéances ?
- Avec qui constituer l’équipe ?
3) Lister les questions
Brainstormez et listez toutes les questions possibles.
Des exemples de questions pour "Comment réduire les dépenses de gaz confort à Mulhouse ?" peuvent être :
- Quel est le prix de gaz
- Où commence-t-on ?
- Avec qui travailler ?
- Combien consomme-t-on ?
- Quand consomme-t-on ?
- Quel est le lien entre T ext et consommation ?
- Quels objectifs ?
- Quel est le processus de chauffage confort ?
- Etc.
4) Organisez les questions avec la démarche DMAIC
Dans le cas d'un projet DMAIC, affectez les questions à des étapes de la démarche.
Si nous reprenons l'exemple ci-dessus :
Étape "Define" :
- Quel est le prix de gaz
- Où consomme-t-on ?
- Quels objectifs ?
- Quel est le processus de chauffage confort ?
Étape "Analyze" :
- Quel est le lien entre T ext et consommation ?
Étape "Measure" :
- Quand consomme-t-on ?
- Comment fonctionne un Makeup ?
Et ainsi de suite.
Enchaînez et compléter les questions de cette façon.
5) Organiser la réponse aux questions
Comme dans l'exemple montré plus haut, organisez en ordre logique les différentes questions listées.
Ensuite, tracez l'avancement et poursuivez l'analyse.
Exemple synthétique
Conclusion
En conclusion, le schéma de pensée est un bon outil de communication !
C'est un format visuel, affichable dans l’espace de travail concerné, qui doit être maintenu à jour lors de chaque point de projet. Ainsi, il servira comme point de départ de réunion : « on en est là aujourd’hui. Quelles sont les prochaines actions ? »
