La méthode des 5S pour mieux travailler

Appliquer la méthode 5S

Vous voulez un espace de travail qui favorise l’efficacité? Votre hiérarchie vous demande d’appliquer la méthode 5S et vous ne savez pas encore ce que c’est? Alors, lisez la suite et la méthode n’aura plus de secret pour vous.

Reste encore à la mettre en application bien sûr, car elle n’a d’intérêt que dans la pratique.

Définition de la méthode 5S

La méthode des 5S est une méthode d’organisation japonaise, qui a été inventée chez Toyota.

Chaque lettre correspond aux cinq opérations qui sont des règles simples à mettre en œuvre :

  • Seiri : débarrasser
  • Seiton : ranger
  • Seiso : nettoyer
  • Seiketsu : ordonner
  • Shitsuke : être rigoureux

On retrouve en français une traduction simple ORDRE qui signifie :

  • Ordonner (ou ôter l’inutile)
  • Ranger
  • Dépoussiérer, Découvrir des anomalies
  • Rendre évident
  • Etre rigoureux

Ceci dit la méthode 5S est aujourd’hui utilisée pour l’optimisation de l’espace de travail dans toute entreprise et dans tous les secteurs.

Vous pouvez également appliquer la méthode 5S afin de mieux organiser votre travail.

En effet, la méthode des 5S est utilisée dans le cadre du Management de la qualité.

Objectifs de la méthode des 5S

Chaque S sert un objectif distinct :

  • Seiri : Alléger l’espace de travail de ce qui y est inutile ;
  • Seiton : Rendre efficace l’organisation de l’espace de travail ;
  • Seiso : Augmenter l’état de propreté des lieux ;
  • Seiketsu : Prévenir l’apparition de la saleté et du désordre ;
  • Shitsuke : Encourager les efforts allant dans ce sens :autodiscipline.

Les bienfaits attendus de la méthode des 5S

La méthode japonaise Seiri a plusieurs vertus dont:

  • Améliorer les conditions de travail et le moral de tous ceux qui travaillent dans une entreprise ou une organisation puisqu’il est préférable de travailler dans un lieu propre et bien rangé
  • Obtenir une meilleure efficacité de l’équipe projet, du manager, des chefs de projet, etc …
  • Gaspiller moins de temps et d’énergie ;
  • Baisser les risques d’accidents et/ou sanitaires notamment dans certains environnements projet
  • Améliorer la qualité finale de la production, d’améliorer la qualité des résultats des projets

Comment appliquer la méthode 5S?

Seiri : Débarrasser

Lors de cette étape, il s’agit de supprimer de l’espace de travail tout ce qui n’y a pas sa place.

On y va, il faut donc suivre les instructions suivantes:

  • Tout ce qui ne sert pas (ou qui ne sert plus) depuis un an doit être jeté, ou recyclé si c’est recyclable.
  • De ce qui reste, tout ce qui sert moins d’une fois par mois est remisé à l’écart (par exemple, au département des archives, ou au magasin à l’usine).
  • De ce qui reste, tout ce qui sert moins d’une fois par semaine est remisé à proximité (typiquement dans une armoire au bureau, dans le rangement au poste à l’usine).
  • De ce qui reste, tout ce qui sert moins d’une fois par jour est au poste de travail.
  • De ce qui reste, tout ce qui sert moins d’une fois par heure est au poste de travail, directement à portée de main.
  • Et ce qui sert au moins une fois par heure est directement sur l’opérateur.

Donc on hiérarchise le matériel de travail et c’est préalable à l’implémentation de Seiri

Bien sûr, dans la méthode des 5S, cela s’applique très bien au monde de l’usine, puisque la méthode vient de chez Toyota.

Mais vous pouvez l’adapter à votre environnement professionnel propre, pour lister ce qui vous sert moins d’une fois par mois, moins d’une fois par semaine, moins d’une fois par heure, etc…

Pour appliquer la méthode 5S à votre travail, lors de l’étape « Débarrasser », éliminez tout ce qui ne sert pas à l’exécution de cette tâche.

Dans le cas où vous travaillez sur votre ordinateur, fermez toutes les fenêtres et dossiers ouverts qui n’ont pas de liaison directe avec votre tâche.

Cela augmente la concentration, et élimine les interruptions.

Seiton : Mettre en ordre

La méthode indique à cette étape de ranger les différents outils et matériels pour le travail. Cela s’applique aussi au chef de projet qui doit ranger ses fournitures de bureau, ses documents et dossiers.

Le slogan à retenir pour Seiton est tout simplement :

« Une place pour chaque chose, et chaque chose à sa place ».

Lors de cette étape, on cherche à aménager l’espace de travail de façon à éviter les pertes de temps et d’énergie.

Les règles de Seiton:

  • Arranger de façon rationnelle le poste de travail (proximité, objets lourds faciles à prendre ou sur support, …);
  • Définir les règles de rangement (Ordre alphabétique, par thématique, par application…)
  • Rendre évident le placement des objets;
  • Les objets d’utilisation fréquente doivent être situés tout près;
  • Classer les objets par ordre d’utilisation;
  • Standardiser les postes;
  • Favoriser le FIFO (First In First Out), ce qui entre en premier dans l’espace de travail doit sortir en premier aussi par opposition avec LIFO (Last In First Out), ce qui entre en dernier doit sortir en premier. FIFO permet de ne pas laisser s’accumuler de vieux documents.

Attention: Il ne faut pas appliquer vigoureusement la règle FIFO, et une logique de priorisation doit être toujours privilégiée.

Lisez aussi cet article pour apprendre à mieux s’organiser

Seiso : Nettoyer

Une fois l’espace de travail dégagé (Seiri) et ordonné (Seiton), il est beaucoup plus facile de le nettoyer. Le non-respect de la propreté peut en effet avoir des conséquences considérables en provoquant des anomalies ou l’immobilisation de machines.

Quelques règles du Seiso :

  • Décrasser, inspecter, détecter les anomalies;
  • Remettre systématiquement en état;
  • Faciliter le nettoyage et l’inspection;
  • Supprimer l’anomalie à la source.

C’est vrai que dans une usine, Seiso est indispensable, car un ouvrier pourrait glisser sur une petite pièce laissée sur le sol et tomber sur une machine.

Néanmoins, l’entretien et la propreté dans un bureau favorisent une meilleure ambiance de travail.

Seiketsu : Rendre évident, Maintenir la propreté

Même si on applique facilement les 3 premiers S de manière ponctuelle, on peut laisser ensuite le désordre revenir.

Le 4ème S, Seiketsu, nous  rappelle que l’ordre et la propreté sont à maintenir chaque jour.

Shitsuke : Être rigoureux

Cette étape est celle du contrôle rigoureux de l’application du système 5S.

Ce système d’organisation est performant lorsqu’il est très rigoureusement contrôlé.

Il ne sera efficace sur le long terme que grâce aux efforts continus.

Il est donc primordial de vous fixer des rappels pour ne pas vous lasser au bout d’un moment.

Si vous appliquez cette méthode à l’échelle de l’entreprise, pensez à avoir une politique interne qui appuie la méthode 5S et le rappel de la méthode par un schéma sur des posters à appliquer sur les murs de l’entreprise.

Merci aux ingénieurs japonais pour leurs bons conseils mais pour parvenir à ce degré de maîtrise de l’espace de travail, je rajouterais simplement qu’on peut y aller progressivement et ne pas culpabiliser de ne pas atteindre tout de suite le « zéro désordre ».

Souvenez vous que vous pouvez appliquer la méthode 5S aussi bien pour optimiser votre espace de travail que pour organiser le travail en soi.

Claire Cornic

Copyright photo : © T-REX – Fotolia.com

Claire

A propos de l'auteur

Claire Cornic est certifiée Prince2® et Agile PM®. Elle a travaillé comme MOA et comme gestionnaire de projets informatiques pour différents secteurs d'activité (constructeur informatique, secteur bancaire, gestion de patrimoine...)

Les autres articles du dossier

  • Irene Pascaline dit :

    Bonjour Claire, j’avais bénéficié cette formation dans une des entreprises ou je travaillais il y a plus de 10 ans aujourd’hui, je pense que j’ai renforcer mes capacités encore en lisant surtout que je suis coach des Assistant(es) polyvalent(es) et j’accompagne aussi mille fois merci c’est plus édifiant

  • Pascal Stamina dit :

    Merci Claire pour cette merveilleuse présentation, ça y va vraiment droit au cœur, car je donne des formation en HSE et en Management d’organisation/Leadership, alors je perçois cette méthode comme élément de plus.
    Cordialement

  • I feel that is one of the so much vital info for me. And i’m
    satisfied reading your article. But wanna observation on few common things,
    The web site style is great, the articles is in point of fact excellent : D.
    Good activity, cheers

  • Gilbert Balima dit :

    C’est très bien les 5S. une méthode qui permet d’être aéré dans ton lieu de travail. l’application des 5S permet de ganer le temps et maintient les lieux attirants. Merçi les amis

  • Bakayoko ladji dit :

    Vraiment tres interessant la 5S je n avais jamais entendu parler.
    J ai été conseillé par un aîné très bon j ai pris note et je pense que ça marchera avec moi. Merci à Claire très cool votre méthode
    Merci a tous

  • badreddine dit :

    Bonjour à tous

    Je vois que cette méthode permet de rentabiliser le temps de travail par le billet de l’organisation et de la rigueur.
    Merci de votre article et bonne continuation.

  • Bonjour,

    Article très intéressant.
    Est-ce que quelqu’un connaîtrait ou pourrait me donner un exemple de société qui a appliqué cette méthode?

    Un grand merci d’avance,
    Bonne journée à vous

  • recrutement pologne dit :

    c’est intéressant

  • On Range Tout dit :

    Bonjour Claire,
    Merci pour cet article qui nous fait découvrir la méthode des 5 S. Ce sont des règles simples à comprendre et pouvant s’appliquer aussi bien au bureau qu’à la maison.

  • Hugolinni dit :

    Super, enfin des explications concrètes de l’application du 5S merci ! 🙂

  • cissokho dit :

    Bonjour
    Article intéressant et factuel
    par contre j’aurais aimé une analyse critique du système et de l’impact sur les conditions de travail.

    En fait, nous sommes en pleine impantation de ce systéme et on s’apercoit que :
    – Les gains ne sont pas très clairs et vraiment irréalistes
    – L’impact sur les équipes est énorme, amenant mal-etre et désidentification du salarié

    On y perd bien plus qu’on y gagne

    Surtout que chez nous, on nous a rajouté le « free seating »
    Un carnage !

  • Fascinant l’article! Méthode ingénieuse et bien praticable. Avec l’article, on a pu constater que ranger et être organisé ne dépend des grands moyens et tout. Merci!

  • Hello,

    On entend beaucoup parler de cette méthode qui est, à mon sens, sous utilisée 😉

    Très bon article

    Bonne continuation !

  • Je n’avais pas entendu des 5S jusque-lá, mais c’est tres intéressant! Merci!

  • Martine Ménard dit :

    Bonjour Claire, votre article est très intéressant et bien présenté. Il est vrai qu’il permet de bien comprendre la méthode et ses 5 étapes. Je m’intéresse également à cette méthodologie que j’applique régulièrement lorsque je veux mettre de l’ordre là il y a absence. À cet effet j’ai écrit un guide afin d’aider les gens à appliquer cette méthodologie car les bienfaits sont énormes.
    Au plaisir et bon succès à tous dans vos projets d’améliorations!

  • Je suis fan de votre blog. merci ! 🙂

  • {"email":"Adresse email invalide","url":"Url du site invalide","required":"Champ obligatoire non renseigné"}

    Télécharger le Guide du

    Chef de Projet

    25 Conseils d'expert en Management de Projet

    __CONFIG_colors_palette__{"active_palette":0,"config":{"colors":{"34f05":{"name":"Main Accent","parent":-1}},"gradients":[]},"palettes":[{"name":"Default Palette","value":{"colors":{"34f05":{"val":"var(--tcb-skin-color-0)"}},"gradients":[]},"original":{"colors":{"34f05":{"val":"rgb(19, 114, 211)","hsl":{"h":210,"s":0.83,"l":0.45}}},"gradients":[]}}]}__CONFIG_colors_palette__
    Je veux recevoir le Guide
    >