La méthode des 5S pour mieux travailler

Vous voulez un espace de travail qui favorise l’efficacité? Votre hiérarchie vous demande d’appliquer la méthode 5S et vous ne savez pas encore ce que c’est? Alors, lisez la suite et la méthode n’aura plus de secret pour vous.

Reste encore à la mettre en application bien sûr, car elle n’a d’intérêt que dans la pratique.

Définition de la méthode 5S

La méthode des 5S est une méthode d’organisation japonaise, qui a été inventée chez Toyota.

Kit management de projet

Chaque lettre correspond aux cinq opérations qui sont des règles simples à mettre en œuvre :

  • Seiri : débarrasser
  • Seiton : ranger
  • Seiso : nettoyer
  • Seiketsu : ordonner
  • Shitsuke : être rigoureux

On retrouve en français une traduction simple ORDRE qui signifie :

  • Ordonner (ou ôter l’inutile)
  • Ranger
  • Dépoussiérer, Découvrir des anomalies
  • Rendre évident
  • Etre rigoureux

Ceci dit la méthode 5S est aujourd’hui utilisée pour l’optimisation de l’espace de travail dans toute entreprise et dans tous les secteurs.

Vous pouvez également appliquer la méthode 5S afin de mieux organiser votre travail.

En effet, la méthode des 5S est utilisée dans le cadre du Management de la qualité.

Objectifs de la méthode des 5S

Chaque S sert un objectif distinct :

  • Seiri : Alléger l’espace de travail de ce qui y est inutile ;
  • Seiton : Rendre efficace l’organisation de l’espace de travail ;
  • Seiso : Augmenter l’état de propreté des lieux ;
  • Seiketsu : Prévenir l’apparition de la saleté et du désordre ;
  • Shitsuke : Encourager les efforts allant dans ce sens :autodiscipline.

Les bienfaits attendus de la méthode des 5S

La méthode japonaise Seiri a plusieurs vertus dont:

  • Améliorer les conditions de travail et le moral de tous ceux qui travaillent dans une entreprise ou une organisation puisqu’il est préférable de travailler dans un lieu propre et bien rangé
  • Obtenir une meilleure efficacité de l’équipe projet, du manager, des chefs de projet, etc …
  • Gaspiller moins de temps et d’énergie ;
  • Baisser les risques d’accidents et/ou sanitaires notamment dans certains environnements projet
  • Améliorer la qualité finale de la production, d’améliorer la qualité des résultats des projets

Comment appliquer la méthode 5S?

Seiri : Débarrasser

Lors de cette étape, il s’agit de supprimer de l’espace de travail tout ce qui n’y a pas sa place.

On y va, il faut donc suivre les instructions suivantes:

  • Tout ce qui ne sert pas (ou qui ne sert plus) depuis un an doit être jeté, ou recyclé si c’est recyclable.
  • De ce qui reste, tout ce qui sert moins d’une fois par mois est remisé à l’écart (par exemple, au département des archives, ou au magasin à l’usine).
  • De ce qui reste, tout ce qui sert moins d’une fois par semaine est remisé à proximité (typiquement dans une armoire au bureau, dans le rangement au poste à l’usine).
  • De ce qui reste, tout ce qui sert moins d’une fois par jour est au poste de travail.
  • De ce qui reste, tout ce qui sert moins d’une fois par heure est au poste de travail, directement à portée de main.
  • Et ce qui sert au moins une fois par heure est directement sur l’opérateur.

Donc on hiérarchise le matériel de travail et c’est préalable à l’implémentation de Seiri

Bien sûr, dans la méthode des 5S, cela s’applique très bien au monde de l’usine, puisque la méthode vient de chez Toyota.

Mais vous pouvez l’adapter à votre environnement professionnel propre, pour lister ce qui vous sert moins d’une fois par mois, moins d’une fois par semaine, moins d’une fois par heure, etc…

Pour appliquer la méthode 5S à votre travail, lors de l’étape « Débarrasser », éliminez tout ce qui ne sert pas à l’exécution de cette tâche.

Dans le cas où vous travaillez sur votre ordinateur, fermez toutes les fenêtres et dossiers ouverts qui n’ont pas de liaison directe avec votre tâche.

Cela augmente la concentration, et élimine les interruptions.