Comment gérer votre équipe projet hybride ?

Le management hybride est devenu une réalité incontournable. Les équipes sont souvent constituées de membres qui opèrent à la fois en télétravail ou depuis des locaux d'entreprise.

Ce modèle hybride requiert une expertise spécifique pour assurer une productivité optimale et une collaboration fluide entre les membres.

Dans cet article, nous dévoilerons les clés pour piloter efficacement une équipe hybride et proposons des astuces concrètes à mettre en œuvre.

Pourquoi gérer une équipe projet HYBRIDE ?

Le management hybride est une approche innovante qui émerge à l'intersection des pratiques de gestion traditionnelles et des nouvelles tendances du travail.

D'après oberlo.fr, "Aujourd’hui, 31% des salariés pratiquent le travail à distance".

Cette part augmente pour les équipiers projets, souvent assez libres de leur organisation, sans qu’il soit possible d’avoir un chiffre précis. 

Surtout, les salariés passent 3.6j en moyenne en télétravail, contre 1.6 jour en 2019", évoque la même source.

L’exception est devenue la règle, même si un rééquilibrage semble s’opérer en 2023.

Le temps où il était facile de réunir une équipe projet en présentiel 1 fois par semaine est révolu.

Or le besoin de coordination et de travail de l'ensemble des équipiers projets, reste clé et stratégique pour les équipes hybrides.

kit du chef de projet 0923
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Bonnes pratiques du management hybride

Dans un monde où le télétravail devient une norme et où la flexibilité est de mise, le management hybride est une réponse adaptative aux besoins changeants des organisations.

Il allie le meilleur des deux mondes: la proximité du travail en présentiel et la liberté du télétravail.

Toutefois, ce modèle requiert une approche différente, une planification rigoureuse et une communication fluide pour garantir le succès de vos projets.

Voici quelques bonnes pratiques :

1) La base : clarifier la règle du jeu dans la charte de projet

Avant de plonger dans les détails de la gestion d'équipes hybrides, il est essentiel de se souvenir des bases de la gestion de projet , entre autres, la charte de projet.

Une charte de projet est un document essentiel qui définit les objectifs, les rôles et les responsabilités de l'équipe. 

C'est un point de référence pour maintenir le cap tout au long du projet

Pour une équipe hybride, la charte de projet devient encore plus cruciale, car elle établit des attentes claires et favorise la coordination entre les membres, qu'ils travaillent à distance ou en présentiel.

Il est essentiel de reprendre les éléments ci-dessous sous une forme ou une autre dans cette charte de projet :

2) Mettre en place des réunions de projets régulières

En mode hybride, les équipiers ont moins l’occasion de se voir, puisque certains sont en télétravail et d’autres en présentiel.

Il n’est plus possible, ou plus difficile, de créer des pauses café conviviales.

La mise en place de réunions de projet régulières, en visioconférence, est un moyen de garder un lien et de travailler ensemble.

Ces réunions constituent également un élément essentiel de la gestion de projet à distance.

La fréquence dépend du projet, mais on cherchera des réunions plus rapprochées si l’équipe était très éclatée, toutes les semaines par exemple.

Bonus :

1 fois par mois, si c’est jouable, faites le maximum pour faire la réunion en présentiel avec le maximum de participants.

Amenez les croissants !

2) Utiliser les caméras lors des visioconférences

Rien de pire qu’une réunion en visioconférence où toutes les caméras sont éteintes. C’est contreproductif.

Selon une étude du sociologue Albert Mehrabian, la communication passe un peu par les mots mais surtout par le visuel. 

Donc une réunion sans caméra, c’est se priver d’un facteur essentiel de communication et cela nuit à la cohésion et performance de l’équipe.

Demandez à vos équipiers de mettre leur caméra, à minima en début de réunion et en fin, mais également lorsqu’ils interviennent sur un sujet.

Idéalement, ils peuvent laisser leur caméra, cela rend les réunions plus vivantes et créée davantage de lien entre les équipiers.

Bonus :

Soyez modélisant comme animateur de la réunion en laissant votre caméra pendant toute la réunion.

Guide pratique conduite réunion

3) Se servir des outils collaboratifs

Il existe aujourd’hui de nombreux outils collaboratifs en ligne, comme Teams, Zoom, Klaxoon, Monday etc…

Chacun à des forces et limites, mais la possibilité de pouvoir faire des sondages, des Quizz, ajouter des photos ou vidéos sur un mur commun, ou encore lancer des Emoji ou des Gif est un moyen de dynamiser la réunion.

Attention toutefois à ne pas être submerger par les emojis, ce n’est pas le but non plus !

Bonus :

Vous pouvez définir un fond d’écran commun pour l’équipe projet qu’ils peuvent afficher en arrière-plan pendant les réunions. 

Cela renforce le sentiment d’appartenance à l’équipe.

management hybride

4) Maintenir le contact entre les réunions

Les réunions régulières sont un "Must", mais il est possible de maintenir le contact entre les réunions. 

Vous pouvez utiliser des outils de messageries instantanées, à savoir : Discord, Slack ou Telegram selon les contextes, pour se parler en continu.

C’est la règle dans de nombreux projets IT ou dev, et une bonne pratique qui peut s’étendre à tous types de projets avec une équipe hybride.

Bonus :

Prévoyez une partie "Pour le fun" car ces outils servent aussi souvent à faire des blagues à 2 balles. 

Il ne faut pas les interdire, c’est un signe de bonne humeur de l’équipe, mais tentez d’éviter que cela pollue trop le flux plus pro de la messagerie…

5) Favoriser le management Visuel

La distance entre les équipiers liée à une équipe hybride complique la communication.

Un de moyens de compenser cela, utile aussi en management plus classique, est de favoriser le management visuel.

Par exemple, plutôt que d’avoir des compte-rendu écrits que plus personne ne lit, il est plus efficace d’avoir quelques tableaux de bords synthétiques et parlant visuellement.

C’est aussi vrai pour l’affectation des tâches

Utiliser le management visuel, avec des outils comme Trello, pour affecter et suivre les actions, est bien plus efficace – et rapide – que de tout dire à l’oral.

Bonus :

Demander aux équipiers de construire, à minima de coconstruire, les différents supports de suivi et de débriefing est un bon moyen d’avoir des tableaux de bord ou autres visuels et efficaces.

Equipes hybrides internationales

Les équipes projets avec des équipiers dans plusieurs pays sont par nature hybrides.

Elles ont 3 difficultés additionnelles : 

  • La langue qui complexifie la communication
  • Le multiculturel peut rendre la collaboration plus complexe en raison des conflits interculturels potentiels qui peuvent surgir, compliquant ainsi le travail en équipe
  • L’éloignement qui rend parfois impossible de se voir physiquement, même 1 fois par an

Cette dynamique exige des stratégies de gestion spécifiques, particulièrement en ce qui concerne la surveillance et l'amélioration de la performance des équipes.

Les bonnes pratiques détaillées dans cet article s’appliquent à ce contexte, mais d’autres leviers peuvent être trouvés.

Conclusion

La gestion d'une équipe hybride peut sembler intimidante.

Cependant, avec une charte de projet bien conçue, une communication ouverte et des principes de confiance, vous pouvez non seulement réussir, mais également cultiver une équipe performante et collaborative.

En tirant parti des avantages du travail en présentiel et à distance, vous créerez une dynamique unique qui favorise la réussite de votre projet.

En suivant ces conseils simples, vous serez bien préparé pour relever les défis de la gestion d'équipes hybrides.

Enfin, vous découvrirez que cette nouvelle approche peut apporter :

  • Une productivité accrue
  • Une meilleure communication
  • Une collaboration fructueuse au sein de votre équipe

Tannguy Le Dantec

A propos de l'auteur

Depuis plus de 15 ans, il travaille comme formateur et coach sur deux volets principaux. Le premier est le management de projet, depuis les fondamentaux jusqu'à la MasterClass. Le second est le leadership, initialement avec des approches classiques, puis orientées vers l'Element Humain.

Plus récemment, il a beaucoup développé la notion de sécurité psychologique des équipes, qui lui semble répondre à un besoin criant des équipes, qu'elles soient managériales, hiérarchiques, projet ou transverses.
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