La charte d'équipe est un outil essentiel au démarrage d’un projet. C'est une carte de navigation ou une série de principes de comportement qui assiste un chef de projet ou un gestionnaire pour déterminer les valeurs, fixer les attentes précises, harmoniser les membres de l'équipe autour d'objectifs partagés, et pour gérer de façon constructive les éventuels désaccords.
Elle sert de référence et de guide pour les membres de l'équipe, ce qui améliore le taux de réussite à la fois de l’équipe et du projet.
Dans cet article, je vous invite à explorer ce qu'est une charte d'équipe, l'utilité de sa rédaction, par qui elle doit être rédigée, son contenu et les meilleures pratiques pour bien la formuler. Vous trouverez également un modèle à télécharger.
Qu'est ce qu'une charte d'équipe ?
La charte d'équipe projet est un des documents de base de la gestion de projet. Elle est généralement présentée en format A4 et rarement plus grande. Elle agit comme une référence partagée et un guide pour le projet.
Cette feuille de route permet de définir pour une équipe :
- Les rôles
- Les responsabilités
- Les types de réunions
- Les grands principes de communication et de fonctionnement de l'équipe
Il s'agit d'un outil précieux qui joue un rôle essentiel dans la gestion d'équipe en favorisant :
- La cohésion
- La collaboration
- La réussite collective
Pourquoi rédiger une charte d'équipe ?
Les bonnes raisons pour rédiger ensemble une charte d'équipe projet sont nombreuses. En voici 3 principales :
1) Clarifier les attentes et les responsabilités
La rédaction d'une charte d'équipe permet de clarifier les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe.
Cela aide à éviter les malentendus et les conflits potentiels, car tous les membres comprennent clairement ce qui est attendu d'eux et des autres.
Une définition précise des rôles permet également d'améliorer la coordination et la collaboration au sein de l'équipe.
2) Renforcer la communication et la collaboration
La présence d'une charte d'équipe, approuvée par tous, encourage la communication et la collaboration au sein de l'équipe.
En définissant les méthodes de communication, des réunions régulières, les rapports d'avancement et les canaux de partage d'informations, la charte facilite la collaboration efficace entre les membres de l'équipe.
Elle favorise également la transparence et l'échange d'idées, ce qui peut contribuer à l'innovation et à l'amélioration continue du projet.
3) Favoriser l'engagement et la motivation de l'équipe
La charte d'équipe peut servir de catalyseur pour l'engagement et la motivation des membres de l'équipe.
Lorsque les objectifs, les rôles et les attentes sont clairement définis, cela donne aux membres de l'équipe une meilleure compréhension de leur contribution et de l'importance de leur travail.
Une charte bien rédigée peut également créer un sentiment d'appartenance et de fierté au sein de l'équipe, en mettant en valeur les réalisations collectives et en soulignant l'importance du projet pour l'organisation.
Qui doit rédiger la charte d’équipe projet ?
La rédaction de la charte d'équipe projet est sous la responsabilité du chef de projet.
Comme c'est lui qui détient la connaissance la plus complète du projet, c'est logiquement son rôle de prendre l'initiative de cette charte de groupe.
Cela transmet également un message positif à l'équipe, indiquant que l'établissement de ses règles de fonctionnement est une priorité pour le chef de projet.
En initiant ce travail dès le début du projet, bien que cela puisse paraître secondaire, le chef de projet véhicule un message clair à l'équipe : L'importance de l'équipe est primordiale.
Cela favorise ainsi l'engagement et la responsabilisation de tous les membres de l'équipe. C’est également une opportunité aux collaborateurs de travailler ensemble pour la première fois, contribuant ainsi à la construction d'une équipe solide et engagée.
Comment construire une charte de projet ?
La construction d'une charte d'équipe ne se fait pas à l'improviste. C'est un processus qui nécessite une réflexion et une planification soigneuse.
Voici une explication détaillée des 5 étapes de construction de la charte d'équipe :
Étape 1 : Organiser une réunion de travail avec l'équipe sur la charte
La première étape consiste à réunir l'équipe pour discuter des objectifs du projet. Ces objectifs doivent être SMART.
En définissant les objectifs dès le départ dans la charte d'équipe, tous les membres ont une compréhension claire de ce qu'ils visent collectivement.
Cette première étape est aussi l'occasion de discuter des valeurs partagées et des attentes mutuelles. Cette étape de préparation est cruciale pour établir une base solide pour la charte d'équipe.
Les valeurs et comportements ne sont acceptés que si elles sont partagées. Il faut donc les définir en présence et en collaboration avec les membres de l'équipe.
Modalités de la réunion de travail :
Prévoyez une réunion d’une heure avec l’équipe :
- 45’ sur les valeurs
- 15’ sur les comportements clés
Cette réunion se fait idéalement en présentiel. N’oubliez pas les croissants dans ce cas.
Si ce n’est pas possible qu'elle soit en présentiel, prévoyez un ice-breaker en début de réunion Zoom ou Teams pour faciliter le travail ensemble.
Erreur à éviter :
Arriver en réunion avec la charte d’équipe rédigée par le chef de projet tout seul et prête à être signée. Cela envoie un message négatif à l’équipe : le chef de projet décide et les collaborateurs obéissent.
Ci-après un template gratuit de la charte d'équipe illustré d'un cas concret :
Télécharger ce modèle de charte d'équipe
Étape 2 : Définir les 3 valeurs clés de l'équipe
Les valeurs définissent les principes et les croyances qui guident les actions de chaque membre.
Avoir des valeurs communes au sein de l’équipe donne une vision commune de la façon de fonctionner.
C'est un moyen de savoir comment réagir face à des situations qui ne sont pas « normées » ou « règlementées ».
Voici 3 démarches à suivre pour définir la charte des valeurs de l'équipe :
- Proposez une liste de valeurs, prenez le temps de partager et répondre aux questions pour clarifier la signification de certaines valeurs si besoin.
- Identifiez les valeurs qui sont importantes pour votre projet et assurez-vous qu'elles sont en accord avec les objectifs globaux
- Impliquez tous les membres de l'équipe dans ce processus afin de favoriser un sentiment d'engagement et d'appropriation
Exemple :
Votre équipe peut définir la valeur « Transparence » comme valeur clé de l’équipe. Cela traduit une volonté de se dire les choses.
Dans ce cas-là, le chef de projet devra veiller à être modélisant dans son fonctionnement, c’est-à-dire faire preuve de transparence dans son action, en particulier dans ses relations avec les managers et décideurs du projet.
Voici un exemple d'une liste de valeurs d'équipe :
- Adaptabilité Etre flexible et pouvoir changer
- Affection Etre sensible à la chaleur humaine
- Ambition Etre travailleur et vouloir réussir
- Aventure Etre capable de prendre des risques
- Bienveillance Etre bon et prévenant
- Compétence Etre capable et efficace
- Coopération Etre capable de travailler avec les autres
- Courage Etre prêt à défendre ses valeurs
- Créativité Etre source d'idées innovantes
- Equité Etre juste
- Gaité Etre enjoué et faire preuve d'humour
- Honnêteté Etre sincère et franc
- Indépendance Etre sûr de soi et autonome
- Intégrité Etre droit
- Logique Etre cohérent et rationnel
- Maitrise de soi Etre mesuré dans ses actes
- Ouverture d'esprit Etre ouvert à des points de vue différents
- Prudence Etre précautionneux
- Pugnacité Etre accrocheur et poursuivre ses objectifs
- Respect des autres Etre à l'écoute des autres
- Respect du cadre Etre conforme aux règles & traditions
- Transparence Etre capable de partager toutes les infos
- Tolérance Etre capable de pardonner
N/B : les valeurs d'équipe, comme le « courage » ou « l’honnêteté » sont des valeurs au nom desquelles les individus vont agir et mener à bien une action déterminée.
Erreur à éviter :
Faire un copier-coller des valeurs de l’entreprise dans la charte d’équipe projet. Les valeurs, c’est propre à chaque individué et à chaque équipe.
Étape 3 : Détailler les comportements attendus
Les comportements attendus décrivent la manière dont les membres de l'équipe doivent interagir et travailler ensemble.
Voici comment les préciser :
- Déterminez les attentes en matière de communication, de collaboration, de respect mutuel et de résolution de problèmes (ne pas mentir sur son avancement, partager les informations en réunion projet, ne pas cacher de l’information etc.…)
- Définissez les règles de vie communes : fréquence des réunions, présence obligatoire, prévenir en cas d’absence, etc.
- Veillez à ce que ces comportements soient alignés sur les valeurs d'équipe précédemment définies
Exemple :
La charte d’équipe projet peut définir les bonnes pratiques de réunion de projet.
Les réunions ont lieu toutes les semaines, les lundis de 14h à 15h d'une durée de 1h. La participation des collaborateurs est obligatoire, sauf s’ils n’ont aucune activité en cours dans le projet ou à venir à court terme.
Erreur à éviter :
Ne pas être précis. Déclarer simplement qu’il faut des réunions de projet ne fait pas avancer l’équipe. Soyez opérationnels et précis.
Étape 4 : Clarifier les rôles et les responsabilités
Dans une seconde réunion, plus opérationnelle cette fois, travailler sur le partage des tâches, avec la méthode RACI. Cette étape consiste à attribuer clairement les rôles et les responsabilités à chaque membre de l'équipe.
Définissez les responsabilités spécifiques de chacun, en veillant à ce qu'elles soient compatibles avec les compétences et les intérêts de chaque membre. Cela favorisera une répartition équilibrée du travail et évitera les confusions.
L’objectif donc est de clarifier le « Qui fait quoi », idéalement de construire l’organigramme des tâches du projet.
Exemple :
La plupart des tâches liées aux études sont de la responsabilité de l’équipier du bureau d’étude. Il est important de valider avec lui que c’est bien le cas, non seulement pour son expertise, mais aussi par rapport à son plan de charge.
Erreur à éviter :
Ne pas s’occuper des tâches qui n'ont pas de responsable précis. Environ 10% des tâches d'un projet peuvent ne pas être naturellement assignées à un équipier spécifique. Il est essentiel de ne pas les oublier et de négocier avec les membres de l'équipe qui prendront en charge ces tâches.
Par exemple, les comptes-rendus de réunion peuvent faire partie de ces tâches et nécessitent une discussion et une attribution claire pour s'assurer qu'elles soient réalisées.
Étape 5 : Rédiger et diffuser la charte
Une fois que toutes les étapes précédentes ont été complétées, il est temps de rédiger la charte d'équipe. Pour ce faire :
- Assurez-vous d'inclure les valeurs, les comportements attendus, les rôles et les responsabilités de chaque membre
- Utilisez un langage clair et concis pour que la charte soit facile à comprendre et à suivre
Une fois rédigée, soumettez-la aux collaborateurs pour accord. Il serait inutile de demander une signature en bonne et due forme, c’est trop formel.
Il suffit bel et bien de la partager et de solliciter les réactions des membres de l'équipe.
Conclusion
La création d'une charte d'équipe réussie est essentielle pour établir des bases solides et favoriser la collaboration et la réussite de votre projet.
En suivant ce guide étape par étape, vous serez en mesure de créer une charte d'équipe efficace et adaptée à vos besoins.
N'oubliez pas que ce document doit être vivant et évolutif, nécessitant ainsi des révisions et des ajustements au fur et à mesure que le projet progresse.
