Comment déléguer efficacement des tâches de votre projet ?

Déléguer efficacement

En tant que chef de projet, vous ne pouvez pas tout faire, et vous serez certainement amené à déléguer quelques tâches.

Dans cet article, découvrez comment déléguer éfficacement dans un projet.

Podcast de l'article

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Vous pouvez aussi écouter le Podcast directement sur le blog:

Comment affecter les tâches projet?

Vous êtes en phase d’association des tâches de votre projet à des personnes de votre entreprise.

Vous pouvez commencer par utiliser la matrice des compétences pour affecter les tâches de votre projet aux bonnes personnes.

Ensuite, l’heure est venue d’annoncer à chaque collaborateur/collaboratrice quelle(s) tâche(s) lui incombe.

En savoir plus sur  la matrice des compétences.

7 Bonnes pratiques pour déléguer efficacement

Alors, pour que la délégation d’une tâche se passe bien, voici quelques bonnes pratiques

Une fois que vous êtes sûr qu’un(e) collaborateur/collaboratrice donné(e) est la bonne personne pour la tâche, assurez-vous auprès de lui ou d’elle qu’il ou qu’elle aura le temps de mener à bien cette tâche et dans quel délai, car s’il ou elle travaille aussi sur de l’opérationnel, la tâche projet nécessitera pour lui ou pour elle des aménagements de son planning de travail.

Prévoyez de rencontrer ce collaborateur/cette collaboratrice en tête à tête pour lui expliquer la tâche :

  1. 1
    Comment la tâche se situe-t-elle dans le projet ? Expliquez-lui son degré de criticité, et comment cette tâche s’inscrit-elle précisément dans le projet et ce que l’accomplissement de cette tâche va apporter pour l’avancement du projet.
  2. 2
    Sondez ce collaborateur/cette collaboratrice pour vérifier qu’il ou qu’elle a bien la compétence requise pour la tâche, demandez-lui de reformuler et évaluez le cas échéant s’il ou elle a besoin de supports, de documentation sur des projets précédents, voire d’une formation spécifique pour l’accomplissement de cette tâche.
  3. 3
    Il n’est généralement pas nécessaire d’expliquer au collaborateur/à la collaboratrice comment exécuter la tâche s’il ou elle est la bonne personne pour cette tâche mais plutôt le résultat attendu, soyez dans ce cadre le plus précis possible.
  4. 4
    Si il ou elle est un stagiaire débutant, il peut être nécessaire de lui expliquer aussi comment exécuter la tâche. S’il s’agit d’un collaborateur/collaboratrice expérimenté(e), il/elle risque de se vexer, laissez-le/la vous démontrer son savoir-faire.
  5. 5
    Précisez bien le niveau de qualité souhaité et le délai maximum pour l’exécution de la tâche.
  6. 6
    Précisez à votre collaborateur/trice son niveau d’autorité dans l’organisation par rapport à cette tâche.
  7. 7
    Si nécessaire, donnez-lui les points de contact indispensables dans l’organisation pour l’aider à mener à bien sa tâche, par exemple support juridique, support technique, etc …

Une fois la réunion terminée, envoyez-lui un email pour formaliser les décisions prises et acter la délégation.

Une fois l’ensemble des collaborateurs et des collaboratrices rencontrés et les éventuels besoins de formation évalués, communiquez ces besoins à leurs managers si vous n’êtes que chef de projet  et pas manager de ces collaborateurs/trices.

Pour aller plus loin, consultez cet article sur la délégation.

A vos entretiens de délégation!

Claire Cornic

Copyright photo : © goodluz – Fotolia.com

Claire

A propos de l'auteur

Claire Cornic est certifiée Prince2® et Agile PM®. Elle a travaillé comme MOA et comme gestionnaire de projets informatiques pour différents secteurs d'activité (constructeur informatique, secteur bancaire, gestion de patrimoine...)

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