Comment bien prioriser les tâches urgentes et importantes : les 2 méthodes de base à connaître

Technique de priorisation

Dans l’article précédent, j’ai évoqué avec vous 4 conseils pour mieux concilier votre vie professionnelle et votre vie personnelle. 

Je vous ai également présenté à la fois des outils concrets à prendre en main pour booster votre gestion du temps et un guide pratique pour adopter la lecture rapide.

Dans chacun de ces articles nous avons évoqué des notions essentielles. 

Mais nous n’avons pas répondu à une question centrale : comment mieux gérer ses priorités ?

Les techniques de priorisation sont fondamentales à chaque étape d’un processus : 

  • En amont, pour parer à toute éventualité et avoir une ligne directrice.
  • Dans l’action, pour être plus efficace (exemple : s’il y a plus de malades que de place à l’hôpital, particulièrement actuellement dans le cas du coronavirus, il faut prioriser les tâches urgentes et importantes et soigner ceux qui ont le plus de chances de survie.)
  • Dans la crise, pour sauver la situation (exemple : quand il y a des problèmes d’approvisionnement dans la supply-chain, le seul moyen de stabiliser la situation est de prioriser ses actions en trouvant et sauvegardant les “noeuds” d’échanges.)

Pour que la priorisation soit réellement efficace, il faut néanmoins accomplir au moins deux étapes au préalable : 

  1. 1
    Avoir une ligne directrice et savoir où on veut aller.
  2. 2
    Lister un maximum de tâches à accomplir pour atteindre ses objectifs.

Dans le cas de la gestion de projets en entreprise, le cap est donné par vos supérieurs ou par le donneur d’ordre. 

La liste des tâches à exécuter est relativement identique d’un projet à l’autre. Cela ne devrait donc pas vous poser de problèmes majeurs.

Dans le cas de la gestion personnelle ou du développement personnel, il faudra chercher ces réponses en vous-même.

Dans tous les cas, une fois cette étude préliminaire effectuée, de bonnes techniques de priorisation vous seront fortement bénéfique.

Comment mieux gérer ses priorités?

Comme nous l’avons expliqué en introduction, il est très important dans toutes les étapes d’un process, de savoir bien prioriser les tâches urgentes et importantes.

On a souvent l’impression de savoir ce qu’on fait, mais ce n’est pas toujours vrai.

Poser les informations de manière concrète pour les analyser calmement permet de prendre de la hauteur et de faire des choix plus cohérents.

Définir la priorité permet : 

  • d’éviter de faire des erreurs,
  • de remettre en question ses habitudes et son quotidien,
  • mais également d’avoir une vision plus claire de son travail.

En effet, il vaut mieux parfois prendre un peu de temps pour préparer son plan et trouver le chemin le plus rapide pour atteindre son but.

Cela vous permettra, au final, de gagner beaucoup de temps.

Or c’est bien là notre objectif : optimiser au mieux notre temps pour pouvoir gagner en qualité et en quantité de travail accompli.

En outre, il faut savoir que de nombreuses tâches sont interdépendantes, c’est-à-dire liées entre elles. 

En d‘autres termes, il vous faudra en accomplir certaines avant d’en débloquer d’autres.

Attention : l’objectif est de trouver les tâches essentielles à accomplir pour débloquer d’autres tâches essentielles à effectuer et ainsi avancer plus vite. 

Ne faites pas une somme de tâches sans importance juste pour avoir l’impression de faire beaucoup de choses ou pour débloquer plus de tâches à effectuer. 

Cela reviendrait à passer d’une tâche à l’autre, à courir dans tous les sens et à s’épuiser. 

La priorisation recherche exactement le contraire.

La définition de la priorisation est d’ailleurs assez explicite : 

“prioriser désigne l’action par laquelle différentes étapes de la réalisation d’un projet ou d’une tâche vont être classées par leur ordre d’importance, afin de traiter les plus urgentes et les plus importantes en premier.”

Toute la difficulté réside donc dans le choix des tâches importantes à accomplir.

Les vrais questions sont : 

  • Comment bien choisir ces tâches ?
  • Comment trouver le meilleur chemin pour accomplir son but?
  • Comment comprendre les interactions entre les tâches ?

Pour cela, il existe de nombreuses méthodes. 

Je vous propose d’en découvrir deux, très pratiques et faciles à mettre en place. 

Elles vous permettront de répondre à toutes ces questions sur la priorisation.

2 Techniques pour mieux gérer ses priorités

1) La matrice d’Eisenhower

Cette matrice a été créé par l’ancien Président des États-Unis Dwight D. Eisenhower pour l’aider à prioriser son quotidien.

Son objectif était d’être plus productif en choisissant de n’agir que sur les choses importantes.

C’est là l’une des clefs pour répondre aux questions d’avant, qui portaient sur comment bien choisir les tâches à prioriser.

En réalité, les tâches se répartissent entre urgence et importance.

Comme le dit très bien Eisenhower : 

Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important.”

Dwight D. Eisenhower

Il faut donc différencier les choses importantes des choses urgentes.

Il répartit les tâches en 4 catégories : 

  1. 1
    Urgent – pas important
  2. 2
    Urgent – important
  3. 3
    Pas urgent – important
  4. 4
    Pas urgent – pas important

Ensuite, une fois ce tri entre vos tâches effectué et pour gagner en efficacité, l’ancien président Américain vous conseille de : 

  • Faire au plus vite les tâches urgentes et importantes,
  • Déléguer les tâches pas urgentes mais importantes,
  • De vous planifier des moments pour avancer sur les tâches urgentes qui ne sont pas très importantes
  • D’éliminer purement et simplement les tâches non urgentes et non importantes.

Cette méthode est très efficace pour mieux vous organiser et savoir ce que vous devez faire immédiatement.

Elle est en outre très efficace pour éliminer tout un tas d’actions inutiles.

Mais elle souffre de deux problèmes majeurs : 

  • Elle ne permet pas de voir les dépendances entre les actions.
  • Se focalise sur des notions comme l’importance et l’urgence, sans les définir clairement.
  • Elle ne permet pas de voir les dépendances entre les actions.
  • Se focalise sur des notions comme l’importance et l’urgence, sans les définir clairement.

La méthode nous explique tout de même que : 

  • L’urgence est une notion de temps (quelque chose qu’il faut faire tout de suite)
  • L’importance est l’impact qu’à cette tâche sur votre projet.

Mais comment définir qu’une tâche est réellement importante sans voir les dépendances entre les actions ?

De même, il n’est pas toujours facile de savoir quoi déléguer et à qui, surtout pour les tâches très importantes mais non urgentes.

D’ailleurs dans la réalité, il y a souvent plusieurs tâches urgentes à accomplir en même temps.

Comment faire pour choisir laquelle traiter en premier ?

Comment bien gérer ses priorités

La matrice des priorités de Stephen Covey

Stephen Covey est un professeur d’université reconnu aux États-Unis, mais également un auteur à succès.

Auteur des livres : “ Les 7 habitudes des gens qui réussissent” et de “Priorité aux priorités”, il reprend les notions de la matrice d’Eisenhower pour y apporter des améliorations et éclaircissements.

Selon lui, il existe quatre cadrans.

Le cadran I (urgent – important)

Il faut y mettre tout ce qui concerne les crises, les problèmes pressants, les projets, réunions et tâches avec dates limites.

Le cadran II (important – pas urgent)

Il faut y mettre tout ce qui est du domaine de la préparation, de la prévention, de la planification.

C’est dans ce cadre notamment que vous devriez faire entrer les étapes de rédaction de votre to-do list et de trouver la ligne directrice dont nous parlions en introduction. 

C’est selon lui le cadran fondamental au succès car c’est celui qui permet de s’améliorer et de réellement apporter de la plus value à son travail.

Le cadran III (pas important – urgent)

Il y inclut tout ce qui nous prend un temps fou au quotidien pour pas grand-chose : coups de fil, mails, courriers, réunions inutiles.

Il conseille de les traiter, mais le plus rapidement possible et d’y consacrer moins de temps qu’actuellement. 

Enfin, le cadran IV (pas urgent – pas important)

Concerne toutes les futilités et les pertes de temps.

L’avantage de ce listing plus précis est de nous aider à mieux classer chaque tâche dans l’un ou l’autre cadran.

Stephen Covey nous explique qu’il est impossible de traiter chaque cadran indépendamment, mais que le plus important est de trouver un équilibre entre eux.

Voici donc quatre conseils pratiques issus du livre Priorité aux priorités de Stephen Covey.

I. Essayez de répartir toutes les tâches que vous avez à faire dans l’un de ces quatre cadrans et essayez de passer un temps équivalant sur chacun de ces quatre.

Le problème n’est pas tant de faire des choses urgentes et pas importantes ou des choses futiles.

Le problème est que l’urgence fonctionne comme une drogue.

C’est un shot d’adrénaline qui nous pousse à avancer mais de manière peu qualitative et à ne faire que ça.

II. Une fois vos tâches réparties, gagnez en souplesse.

En dehors des rendez-vous urgents et importants, laissez-vous du temps dans votre journée pour donner du temps à vos priorités.

III. Fixez-vous des objectifs hebdomadaires à accomplir.

Principalement des choses vraiment importantes pour vous et votre projet.

Plus l’objectif est précis et avec un délai court, plus il sera fait efficacement.

IV. L’interdépendance des tâches implique également une interdépendance des acteurs.

Grâce au temps libéré dans votre agenda, essayez de comprendre les différentes interdépendances, trouvez le noyau de chaque interdépendance et agissez dessus.

Cela sera souvent une personne à qui vous pourrez déléguer les tâches cruciales pour avancer beaucoup plus efficacement.

La matrice de Covey

Les deux matrices sont intimement liées.

Stephen Covey a simplement passé du temps à définir les notions d’urgence, d’importance et a clarifié comment bien déléguer et quoi mettre concrètement dans chaque cadran.

Adopter le cadran d’Eisenhower, enrichi des concepts de Stephen Covey vous permettra de prioriser les tâches urgentes et importantes efficacement, pour chacun de vos projet.

2) La méthode MoSCoW

Les lettres de cet acronyme signifient : 

  • M = Must have (indispensable au projet)
  • S = Should have (ce qu’il serait bien de faire, important mais pas vital)
  • C = Could have (tâches de confort pour enjoliver le travail)
  • W = Won’t have but would like = (tâches que l’on ne peut pas se permettre d’accomplir mais qu’on aimerait avoir)

Cette méthode permet d’évaluer l’impact de chaque tâche dans le projet et d’en définir l’importance.

Réfléchissez aux tâches que vous devez accomplir pour votre projet, et classez-les dans chacune de ces lettres.

Cette méthode fonctionne par répétition, c’est-à-dire qu’il faut la mettre à jour régulièrement et déplacer les tâches en fonction de : 

  • ce qu’on peut se permettre; 
  • de l’évolution du budget; 
  • de la redéfinition du projet;
  • des imprévus
  • et de l’avancée globale.

Le gros point positif de cette méthode est donc sa fluidité. Il permet d’être constamment à jour dans l’analyse des priorités.

Attention : Contrairement à la matrice d’Eisenhower, on ne parle ici que d’importance. L’urgence est laissée au placard.

La méthode de Moscow

Conclusion sur les techniques de priorisation

Ces deux méthodes sont totalement complémentaires. 

MoSCoW est idéale pour définir ce qui est vraiment vital à votre projet, éliminer le superflu. 

Celle d’Eisenhower enrichie de l’analyse de Covey est importante pour arbitrer en permanence entre importance et urgence.

L’idéal selon moi est donc : 

  1. 1
    De définir votre projet avec exactitude;
  2. 2
    Définir une liste de tâches à exécuter selon la méthode MoSCoW;
  3. 3
    Conserver uniquement ce qui est dans le M et le S, et répartissez-le dans la matrice d’Eisenhower selon les explications de Covey.

Il existe beaucoup d’autres techniques de priorisation. Mais celle-ci me semble être la meilleure.

Et vous, comment arrivez-vous à prioriser vos tâches ? 

Avez-vous créé des stratégies qui vous sont propres ? 

N’hésitez-pas à partager tout cela avec nous en commentaires !

Stefano

A propos de l'auteur

Je m'appelle Stefano WOLFF, je rédige des articles pour des journaux ou des blogs depuis quelques années, en plus d'être entrepreneur dans le secteur financier. Je souhaite partager avec vous expériences et connaissances, pour vous aider à améliorer votre quotidien au travail et dans la gestion de projet.

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