Vous sentez-vous souvent débordé par une liste infinie de tâches à accomplir ? Vous n'êtes pas seul.
La gestion des priorités est cruciale dans notre monde en constante évolution.
Mais comment procèdera à une bonne priorisation des tâches urgentes et importantes qui semblent s'accumuler sans fin ?
Dans cet article, nous allons creuse ce sujet et vous proposer des techniques pour optimiser votre temps.
Pourquoi gérer les priorités ?
La gestion des priorités est un aspect crucial dans la conduite efficace d'un projet ou d'une opération, et ce, pour plusieurs raisons.
Tout d'abord, en phase de préparation, la priorisation des tâches permet de se préparer aux divers scénarios possibles et de définir une stratégie claire pour guider l'action.
Exemple :
Dans le contexte de la crise sanitaire du coronavirus, il est devenu essentiel pour les hôpitaux de prioriser les soins pour les patients ayant les meilleures chances de survie, en raison de la capacité limitée des infrastructures de santé.
Ensuite, lors de la mise en œuvre d'un projet, la priorisation des tâches est fondamentale pour optimiser l'efficacité.
Dans des situations où les ressources sont limitées, comme c'est souvent le cas dans le secteur de la santé, il est crucial de se concentrer sur les tâches les plus urgentes et importantes pour maximiser l'impact des actions entreprises.
Enfin, dans des situations de crise, telles que les problèmes d’approvisionnement dans la supply-chain, savoir gérer les priorités devient vital pour stabiliser la situation.
Cela implique de cibler et de protéger les éléments les plus critiques du système, tels que les principaux nœuds d'échange dans la chaîne d'approvisionnement, pour assurer la continuité des opérations.
Pour que la priorisation des tâches soit réellement efficace, il faut néanmoins accomplir au moins 2 étapes au préalable :
- Avoir une ligne directrice et savoir où on veut aller
- Lister un maximum de tâches à accomplir pour atteindre ses objectifs
Dans le cas de la gestion de projets en entreprise, le cap est donné par vos supérieurs ou par le donneur d’ordre.
La liste des tâches à exécuter est relativement identique d’un projet à l’autre. Cela ne devrait donc pas vous poser de problèmes majeurs.
Dans le cas de la gestion personnelle ou du développement personnel, il faudra chercher ces réponses en vous-même.
Dans tous les cas, une fois cette étude préliminaire effectuée, de bonnes techniques de priorisation vous seront fortement bénéfique.
Quelques bonnes pratiques de priorisation
L'objectif principal de la gestion des priorités est d'optimiser votre temps pour améliorer la qualité et la quantité du travail accompli.
Voici quelques bonnes pratiques :
1) Distinguer l'urgent de l'important
Savoir différencier les tâches urgentes des tâches importantes est crucial.
Par exemple, répondre à un email urgent peut sembler prioritaire, mais la planification d'un projet à long terme est souvent plus importante.
Évitez de vous laisser submerger par des tâches mineures qui semblent urgentes. Concentrez-vous sur les tâches essentielles pour une efficacité maximale.
Prendre du recul pour analyser les tâches vous aide à faire des choix plus stratégiques.
2) Planification
Prenez le temps de développer un plan d'action détaillé.
Par exemple, en début de semaine, déterminez les objectifs clés et les échéances pour chaque tâche.
Identifier le chemin le plus efficace pour atteindre vos buts permet d'économiser du temps et des ressources.
3) Gestion des tâches interdépendantes
La gestion des tâches interdépendantes est un élément clé dans la planification et l'exécution efficace de tout projet, notamment en ce qui concerne les projets complexes comme le développement logiciel.
Dans de tels projets, il est souvent nécessaire d'attendre la fin de certaines étapes, comme les tests initiaux, avant de pouvoir entamer les phases suivantes, comme le codage.
Cette interdépendance nécessite une compréhension approfondie et une planification soigneuse pour éviter des retards et des inefficacités.
Dans ce contexte, la méthode PERT (Program Evaluation and Review Technique) peut être particulièrement utile.
Elle aide à analyser et à représenter les tâches impliquées dans la réalisation d'un projet.
4) Utilisation d'outils de gestion du temps
Utilisez des outils comme des planificateurs ou des applications de gestion de tâches pour mieux organiser votre emploi du temps.
Par exemple, des outils comme Trello ou Asana peuvent aider à visualiser les priorités et les délais.
Ces outils facilitent la visualisation des tâches prioritaires et aident à garder une trace des progrès.
5) Évaluation régulière des priorités
Réévaluez régulièrement vos priorités pour vous assurer qu'elles sont toujours alignées avec vos objectifs à long terme.
Par exemple, une réunion hebdomadaire d'évaluation peut aider à ajuster les priorités en fonction des changements et des urgences.
Cette pratique permet de rester flexible et réactif face aux évolutions du projet ou de l'environnement de travail.
Techniques de gestion des priorités
1) Matrice d’Eisenhower
La matrice d'Eisenhower a été créée par l’ancien Président des États-Unis Dwight D. Eisenhower pour l’aider à prioriser son quotidien.
Son objectif était d’être plus productif en choisissant de n’agir que sur les choses importantes.
C’est là l’une des clefs pour répondre aux questions d’avant qui portaient sur comment bien choisir les tâches à prioriser.
En réalité, les tâches se répartissent entre urgence et importance.
Comme le dit très bien Eisenhower :
“Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important.”
Dwight D. Eisenhower
Il faut donc différencier les choses importantes des choses urgentes.
Il répartit les tâches en 4 catégories :
- Urgent – pas important
- Urgent – important
- Pas urgent – important
- Pas urgent – pas important
Ensuite, une fois ce tri entre vos tâches effectué et pour gagner en efficacité, l’ancien président américain vous conseille de :
- Faire au plus vite les tâches urgentes et importantes,
- Déléguer les tâches pas urgentes, mais importantes,
- De vous planifier des moments pour avancer sur les tâches urgentes qui ne sont pas très importantes
- D’éliminer purement et simplement les tâches non urgentes et non importantes.
Cette méthode est très efficace pour réussir votre organisation de tâches et savoir ce que vous devez faire immédiatement.
Elle est en outre très efficace pour éliminer tout un tas d’actions inutiles.
Mais elle souffre de 2 problèmes majeurs :
- Elle ne permet pas de voir les dépendances entre les actions.
- Se focalise sur des notions comme l’importance et l’urgence, sans les définir clairement.
La méthode nous explique tout de même que :
- L’urgence est une notion de temps (quelque chose qu’il faut faire tout de suite)
- L’importance est l’impact qu’à cette tâche sur votre projet.
Mais comment définir qu’une tâche est réellement importante sans voir les dépendances entre les actions ?
De même, il n’est pas toujours facile de savoir quoi déléguer et à qui, surtout pour les tâches très importantes, mais non urgentes.
D’ailleurs, dans la réalité, il y a souvent plusieurs tâches urgentes à accomplir en même temps.
Comment faire pour choisir laquelle traiter en premier ?
2) Matrice des priorités de Stephen Covey
Stephen Covey est un professeur d’université reconnu aux États-Unis, mais également un auteur à succès.
Auteur des livres : “ Les 7 habitudes des gens qui réussissent” et de “Priorité aux priorités”, il reprend les notions de la matrice d’Eisenhower pour y apporter des améliorations et éclaircissements.
Selon lui, il existe 4 cadrans :
1) Cadran I (urgent – important)
Il faut y mettre tout ce qui concerne les crises, les problèmes pressants, les projets, réunions et tâches avec dates limites.
2) Cadran II (important – pas urgent)
Il faut y mettre tout ce qui est du domaine de la préparation, de la prévention, de la planification.
C’est dans ce cadre notamment que vous devriez faire entrer les étapes de rédaction de votre to-do list et de trouver la ligne directrice dont nous parlions en introduction.
C’est selon lui le cadran fondamental au succès car c’est celui qui permet de s’améliorer et de réellement apporter de la plus value à son travail.
3) Cadran III (pas important – urgent)
Il y inclut tout ce qui nous prend un temps fou au quotidien pour pas grand-chose : coups de fil, mails, courriers, réunions inutiles.
Il conseille de les traiter, mais le plus rapidement possible et d’y consacrer moins de temps qu’actuellement.
4) Cadran IV (pas urgent – pas important)
Concerne toutes les futilités et les pertes de temps.
L’avantage de ce listing plus précis est de nous aider à mieux classer chaque tâche dans l’un ou l’autre cadran.
Stephen Covey nous explique qu’il est impossible de traiter chaque cadran indépendamment, mais que le plus important est de trouver un équilibre entre eux.
5) Conseils pratiques
Voici 4 conseils pratiques issus du livre Priorité aux priorités de Stephen Covey :
a) Essayez de répartir toutes les tâches que vous avez à faire dans l’un de ces quatre cadrans
Et essayez de passer un temps équivalant sur chacun de ces quatre.
Le problème n’est pas tant de faire des choses urgentes et pas importantes ou des choses futiles.
Le problème est que l’urgence fonctionne comme une drogue.
C’est un shot d’adrénaline qui nous pousse à avancer, mais de manière peu qualitative et à ne faire que ça.
b) Une fois vos tâches réparties, gagnez en souplesse.
En dehors des rendez-vous urgents et importants, laissez-vous du temps dans votre journée pour donner du temps à vos priorités.
c) Fixez-vous des objectifs hebdomadaires à accomplir
Principalement des choses vraiment importantes pour vous et votre projet.
Plus l’objectif est précis et avec un court délai, plus il sera fait efficacement.
d) L’interdépendance des tâches implique également une interdépendance des acteurs.
Grâce au temps libéré dans votre agenda, essayez de comprendre les différentes interdépendances, trouvez le noyau de chaque interdépendance et agissez dessus.
Cela sera souvent une personne à qui vous pourrez déléguer les tâches cruciales pour avancer beaucoup plus efficacement.
Les 2 matrices sont intimement liées :
- Stephen Covey a simplement passé du temps à définir les notions d’urgence, d’importance et a clarifié comment bien déléguer et quoi mettre concrètement dans chaque cadran
- Adopter le cadran d’Eisenhower, enrichi des concepts de Stephen Covey vous permettra de savoir comment prioriser les tâches urgentes et importantes efficacement, pour chacun de vos projet
3) Méthode MoSCoW
Les lettres de cet acronyme signifient :
- M = Must have (indispensable au projet)
- S = Should have (ce qu’il serait bien de faire, important mais pas vital)
- C = Could have (tâches de confort pour enjoliver le travail)
- W = Won’t have but would like = (tâches que l’on ne peut pas se permettre d’accomplir mais qu’on aimerait avoir)
Cette méthode permet d’évaluer l’impact de chaque tâche dans le projet et d’en définir l’importance.
Réfléchissez aux tâches que vous devez accomplir pour votre projet, et classez-les dans chacune de ces lettres.
Cette méthode fonctionne par répétition, c’est-à-dire qu’il faut la mettre à jour régulièrement et déplacer les tâches en fonction de :
- ce qu’on peut se permettre
- de l’évolution du budget
- de la redéfinition du projet
- des imprévus
- et de l’avancée globale.
Le gros point positif de cette méthode est donc sa fluidité. Elle permet d’être constamment à jour dans l’analyse des priorités.
Attention :
Contrairement à la matrice d’Eisenhower, on ne parle ici que d’importance. L’urgence est laissée au placard.
Conclusion
Ces deux méthodes sont totalement complémentaires dans le processus de priorisation des tâches :
- MoSCoW est idéale pour définir ce qui est vraiment vital à votre projet, éliminer le superflu.
- Celle d’Eisenhower enrichie de la matrice des priorités Covey est importante pour arbitrer en permanence entre importance et urgence.
L’idéal selon moi, pour une meilleure gestion des priorités est donc :
- De définir votre projet avec exactitude
- Définir une liste de tâches à exécuter selon la méthode MoSCoW
- Conserver uniquement ce qui est dans le M et le S, et répartissez-le dans la matrice d’Eisenhower selon les explications de Covey.
Il existe beaucoup d’autres techniques de priorisation. Mais celle-ci me semble être la meilleure.
Et vous, comment arrivez-vous à prioriser vos tâches ?
Avez-vous créé des stratégies qui vous sont propres ?
N’hésitez pas à partager tout cela avec nous en commentaires !
