Comment organiser son télétravail pour plus d’efficience ? (+Template)

Êtes-vous soudainement devenu télétravailleur avec la crise qui a sévi? Avez-vous depuis développé de bonnes techniques de travail à distance? Avez-vous pris le temps d’aménager votre espace de travail à distance pour que celui-ci se fasse en toute efficience? 

Cet article vous éclaire sur comment maximiser votre temps, il vous partage des astuces éprouvées d’aménagement et de règles personnelles pour vous aider à gagner en efficience.

Il aborde également ce qu'il faut mettre en place avec les autres membres de votre entourage pour que la cohabitation se fasse harmonieusement.

Quelles sont les techniques de télétravail efficaces ?

Une enquête récente montre que 60% des télétravailleurs se sentent plus productifs à domicile, gagnant en moyenne 4 heures par semaine et réduisant l'absentéisme à 1,2%.

Cela améliore l'équilibre vie professionnelle/personnelle malgré des heures supplémentaires non rémunérées pour certains.

Bien que le travail en "remote" offre de nombreux avantages, il peut aussi comporter des écueils susceptibles de consommer inutilement un temps précieux.

Voyons comment certaines techniques peuvent contribuer à votre succès :

1) Planifiez votre journée

La planification ne prend que 5 à 10 minutes par jour, mais c'est une activité à très haute valeur ajoutée.

Quand on travaille de la maison, il est très facile de se laisser distraire par les tâches ménagères, ou de se laisser tenter par des activités comme regarder la télévision.

La planification vous aidera à garder le cap toute la journée.


La planification inclut :

  • Les rendez-vous téléphoniques que vous pouvez avoir
  • Les réunions virtuelles à l’horaire
  • Les tâches à accomplir, qu’elles soient de routine ou déterminées par des livrables précis. 

Pour ce faire, il est important d’utiliser un outil de planification.

Bien que la version électronique facilite la gestion, vous pouvez utiliser une version papier. Mais ne pas avoir d’outil de planification du tout n’est pas une option !

La méthode 1-3-5 :

J’adore la méthode de planification 1-3-5, car elle est simple à utiliser. Elle a augmenté aussi considérablement le niveau d’efficience des clients que j’ai coachés au fil des ans.

Voici comment elle fonctionne :

  1. Après avoir placé ce qui est fixe dans l’horaire (réunions, appels, formation continue), inscrivez une tâche que vous devez absolument faire aujourd’hui, représentée par le chiffre 1. Ce sera votre priorité.
  2. Poursuivez en inscrivant trois tâches qui sont d’importance secondaire, mais qui devraient idéalement être accomplies dans la journée, représentées par le chiffre 3. Ce sont vos tâches importantes.
  3. Finalisez votre liste avec cinq tâches qui prennent peu de temps, ou encore, qui sont des tâches de routine. Bien entendu, vous réserverez ces tâches pour la fin de la journée, quand votre niveau d’énergie est à son niveau le plus bas. C’est le 5, vos tâches souhaitables.

Maintenant, sachez que vous devez ajuster le 1-3-5 selon votre type d’emploi.

Cette méthode chiffre le nombre total de tâches à 9 par jour.

En revanche, il est probable que le fait d’accomplir 9 tâches pour vous est impossible, car chacune de vos tâches requiert en moyenne une heure.

Allez-y alors avec le 1-2-3.

Une grosse tâche, 2 moyennes et 3 petites :

2) Respectez le temps de travail

Dans un travail à distance, chaque comportement productif commence par un choix délibéré.

Il faut donc décider en début de journée d’exclure toutes les activités extérieures pendant votre temps de travail.

Si vous acceptez une fois de les laisser prendre de la place, il y a de fortes chances que ça se reproduise à nouveau.

La technique Pomodoro est un outil efficace pour améliorer la concentration, en structurant le travail en périodes de focus intensif alternées avec de courtes pauses. 

Respecter le temps de travail signifie aussi de respecter vos heures standards de bureau.

Si vous travaillez normalement de 8h à 16h, vous continuez à être disponible pour vos collègues et vos clients dans cette même plage horaire.

Cette notion de respect vaut pour vous, mais aussi pour vos enfants ou votre partenaire de vie.

À la limite, affichez ces heures à la porte de votre bureau.

Vous avez le loisir de bénéficier d’heures malléables ?

C’est génial !

Assurez-vous cependant, de respecter le nombre d’heures requises pour votre emploi.

Si vous devez terminer plus tôt pour aller à un rendez-vous médical avec votre enfant, reprenez ces heures petit à petit au cours de la semaine.

3) Évitez les distractions le plus possible

Les textos, les appels et les courriels personnels devraient être suspendus pendant vos heures habituelles de travail.

Autant faut-il ne pas en envoyer qu’en recevoir.

Il existe de bonnes pratiques pour limiter les interruptions.

Assurez-vous donc d’avoir des canaux distincts de communication pour les sphères professionnelle et personnelle.

Le pire ennemi des sonneries étant notre curiosité, enlever celles-ci vous permettra de garder votre attention sur votre travail plus facilement.

Il arrive d’avoir des urgences, mais elles sont rares.

Éteignez vos moyens de communication pendant la première heure de la journée afin de vous consacrer à votre tâche de première importance.

Ensuite, regardez-les seulement deux fois par demi-journée. 

Cette méthode n’est peut-être pas parfaite pour vous.

Je vous invite à trouver une variante qui vous permettra de prendre le contrôle sur vos communications au lieu que ce soit elles qui vous contrôlent.

4) Éloignez la technologie pendant vos pauses

Profitez de vos pauses pour passer un peu de temps loin de vos écrans.

Ce repos technologique non seulement prévient la fatigue visuelle, mais il aide à conserver votre concentration toute la journée.

Ce peut être le moment de faire un câlin aux enfants qui sont dans la pièce à côté, ou de mettre une brassée de lessive dans la laveuse.

Après tout, il faut savoir aussi profiter des avantages du télétravail !

Comment aménager son espace de télétravail ?

Il est difficile pour la plupart des gens de travailler dans un endroit improvisé et changeant.

Un espace organisé facilitera le travail à distance.

1) Aménagez un espace dédié

Travailler à la maison, c’est prendre le risque de voir votre vie professionnelle empiéter sur votre vie privée… Et vice versa.

Pour l’éviter, prévoyez un espace de travail bien distinct du reste de votre maison.

Appliquez la méthode 5S pour organiser un espace de travail bien distinct du reste de votre maison.

Parvenez à un accord avec vos proches : lorsque vous êtes à votre bureau, vous n’êtes pas là !

Et lorsque vous le quittez, vous laissez vos préoccupations professionnelles derrière vous.

Ayez l’habitude d’annoncer au reste de la famille que vous allez AU bureau et non pas À ou DANS votre bureau.

Juste ce changement de vocabulaire fait une différence dans la façon dont le travail sera perçu, autant pour vous que pour vos proches.

Délimiter une zone de travail facilite la vie.

Ça n’empiète pas sur le souper et chacun a son espace de travail.

2) Éléments à considérer dans votre aménagement 

A) Assurez-vous d'avoir la lumière naturelle dans votre bureau : 

Ceci contribue à une bonne santé en raison de son influence directe sur votre humeur et votre vivacité d’esprit.

C’est une des meilleures sources de motivation disponible.

B) Trouvez un moyen de contrôler le niveau de bruit : 

Nous avons tous une tolérance différente au bruit.

La clé est la concentration.

Quel type de niveau sonore permet de vous concentrer ?

Comme l’isolation complète d’une pièce dédiée n’est pas toujours possible, porter des coquilles antibruit, fermer la porte de la pièce ou mettre des écouteurs diffusant une musique relaxante peuvent s’avérer des solutions pratiques.

3) Assurez-vous d’avoir une température agréable : 

Une pièce trop chaude ou trop froide ne sera pas propice à un travail de qualité. La perception du chaud et du froid varie d’une personne à l’autre.

Vous, à quelle température êtes-vous confortable ? 

Un chauffage d’appoint ou une couverture posée sur les genoux font parfois toute la différence.

4) Analysez ces questions : 

Ai-je les outils appropriés ?

Mon ordinateur fonctionne-t-il bien ?

Serait-ce une bonne idée, selon la nature de mon travail, de me procurer un 2e voire un 3e écran, me permettant d’augmenter mon efficacité ?

C’est une solution abordable de nos jours.

Ai-je accès à une connexion Internet suffisamment rapide pour mes besoins ?

Y a-t-il une sauvegarde quelconque de mes données régulièrement ?

Ai-je facilement accès au serveur de l’entreprise?

5) Pensez ergonomie : 

Travailler sur nos genoux, encastré dans un divan toute la journée n’est pas l’idéal.

Il faut considérer de dénicher la chaise la plus confortable de la maison et ajuster la hauteur de notre bureau en fonction de notre taille.

Votre employeur a peut-être un budget à cet effet.

Informez-vous !

Besoin d’un repose-pied ?

Une pile de livres peut faire l’affaire en attendant de mieux !

Votre corps vous remerciera pour ces petits gestes.

Découvrez dans cet article les règles de l'ergonomie au travail.

6) Personnalisez votre espace de travail : 

Maintenant que vous avez aménagé votre espace pour être efficace, pourquoi ne pas ajouter de petites touches afin de le rendre agréable ?

Les éléments décoratifs feront en sorte que vous serez encore plus heureux de passer du temps à votre bureau improvisé.

Pensez à ce qui vous fait sentir bien, puis ajoutez-le à votre environnement.

Une plante, c’est si simple à changer de pièce.

Bref, la base en télétravail est d’avoir un espace qui sera aménagé en fonction de votre type de travail et ce, de façon ergonomique.

Si en boni, il est personnalisé, vous aurez encore plus le goût de vous y rendre chaque jour.

Template pour un télétravail productif

Voici un Template gratuit, qui vous permettra d'optimiser votre travail à distance :

Télécharger ce modèle pour maximiser votre temps de télétravail

Quelques conseils avisés

Plusieurs choses simples à mettre en place peuvent faire toute une différence.

Voyons ce qu’elles pourraient être.

1) Les enfants

S’ils sont présents avec vous lors d’une journée de congé scolaire, peuvent être source de distraction.

Comment peut-on minimiser l’impact de celles-ci ?

En rendant votre progéniture la plus autonome possible! 

  • Assurez-vous que les objets qu’ils utilisent sur une base régulière soient facilement accessibles pour eux. 
  • Descendez les bols et gobelets de plastique dans les armoires inférieures.
  • Alignez les collations autorisées sur le comptoir ou dans le frigo, ou mieux encore, faites un panier pour chacun d’eux.
  • Sortez les vêtements du jour la veille pour qu’ils puissent s’habiller seuls.
  • Prévoyez diverses activités pour eux, si nécessaire.
  • Imprimez des dessins à colorier
  • Placez des jouets ciblés en évidence certains jours, et faites une rotation de ceux-ci. Ils auront un plaisir fou à redécouvrir les trésors enfouis au fond du coffre. 
  • S’ils ne savent pas comment utiliser la télécommande de la télévision, faites-en un schéma numéroté.
  • Établissez les règles quant au moment où ils ont le droit, ou non, de vous déranger.
  • Affichez votre horaire de bureau du côté extérieur de votre porte. 

Vos enfants sont trop jeunes pour lire? 

Instaurez un système de feu de circulation où :

  • Le rouge indique que vous ne voulez être dérangé sous aucune considération
  • Le jaune, que vous pouvez accepter des interruptions, mais dans un cas de grand besoin (et définissez avec vos enfants ce qu’est un grand besoin)
  • Le vert qui indique que votre petit ange peut entrer dans votre bureau (vous êtes en train de classer de la paperasse, ou vous finalisez votre journée par de petites tâches, par exemple)

2) Les animaux domestiques

Dans un cadre de télétravail, vos animaux sont les plus heureux, car ils bénéficient de votre présence à temps plein.

Que ce soit une chatouille sous le menton une fois de temps à autre, ou une balle que vous lancez à partir de votre poste de travail, ils apprécient assurément ces petites attentions.

Maintenant, il est possible aussi que ces belles bêtes à poils et à plumes deviennent une source de distraction pour vous.

Un chat qui décide de se coucher sur votre clavier, ou un chien qui gratte continuellement à la porte pour sortir peuvent nuire à votre efficacité.

Personne d’autre que vous ne connaissez mieux votre animal, anticipez donc ses besoins pour vous libérer l’esprit, quitte à lui aménager un petit lit dans votre bureau.

3) La faim et la soif

Quand vous faites du télétravail, il peut vous arriver d’oublier de manger ou encore, de ne pas penser à vous hydrater convenablement.

Si c’est le cas pour vous, mettez une alarme aux heures de repas. Vous pourriez même avoir une petite réserve de noix dans un des tiroirs de votre bureau.

La nourriture est votre carburant de concentration.

Ne la négligez pas.

De même, ayez une carafe d’eau en permanence dans votre bureau et buvez régulièrement.

La déshydratation entraîne, entre autres, des mots de tête, réduisant alors votre efficacité au travail.

4) Les téléconférences

Les téléconférences sont très pratiques dans un contexte de télétravail.

Pensez à aviser votre adolescent ou votre conjoint des heures où votre caméra sera en fonction.

Vous ne souhaitez sûrement pas un ado qui se promène torse nu pendant votre réunion avec vos supérieurs ou vos clients.

5) La motivation

La motivation peut faire défaut quand on est télétravailleur. 

Pour pallier cela :

  • Habillez-vous comme si vous alliez travailler au bureau 
  • Oubliez les pantalons de pyjama 
  • Maquillez-vous, si c’est dans vos habitudes
  • Portez même des chaussures

Planifier vos journées vous aidera aussi à accomplir les tâches que vous vouliez vraiment faire.

Vous avez tendance à procrastiner ? Voici des astuces pour vaincre la procrastination.

6) L’activité physique

Il est très facile de rester le nez rivé à l’écran de l’ordinateur toute la journée en télétravail. Bien entendu, à la longue, votre corps en souffrira.

Assurez-vous de diversifier vos types d’activités en alternant les périodes intenses de travail de 50 minutes avec des pauses de 10 minutes où vous ferez des étirements, monterez quelques marches, ou sortirez prendre l’air sur votre balcon. 

Conclusion

Il est tout à fait possible de vivre un télétravail efficient :

  • En mettant en place de bonnes techniques de télétravail
  • En prenant le temps de bien aménager votre espace de travail à domicile
  • En instaurant des habitudes pour votre progéniture et vous-même

Bon télétravail !

Nathalie Bureau

A propos de l'auteur

Nathalie est experte en gestion du temps et productivité. Son expertise est sollicitée pour du coaching auprès de propriétaires et gestionnaires d’entreprises un peu partout sur le globe.
Membre Feuille d’Or des Organisateurs Professionnels au Canada, elle est présentement présidente sortante, consultante senior au Groupe Consensus, et s’implique bénévolement au sein de divers organismes aux niveaux régional et national depuis 15 ans.
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