Un principe clé dans la gestion de projet est de pouvoir atteindre les objectifs du projet dans les délais impartis, tout en n’altérant pas la qualité des résultats attendus.
Cela exige de maîtriser les étapes et processus conduisant à les atteindre.
C’est en cela que la méthode SMART présente des avantages majeurs.
Dans cet article, je vous invite à apprendre davantage sur l’approche SMART et comment l’adopter pour une gestion de projet efficiente.
Qu'est-ce que la méthode SMART?
La méthode SMART est une approche de management basée sur le principe de se fixer des micro-objectifs, et les atteindre dans un délai prédéfini.
C’est une démarche qui se construit autour d’objectifs simples dénommés "Objectifs SMART".
Elle a été introduite par George T. Doran en 1981, sur la base des travaux de Peter F. Drucker, spécialiste en gestion des entreprises, qui développait le concept de management par objectifs, en 1954.
L’expression SMART est un acronyme qui décrit les caractéristiques d’un objectif SMART.
Ces caractéristiques sont :
Cette méthode se présente comme un vecteur de motivation pour atteindre un but, en avançant progressivement sur des objectifs simples qu’on se fixe. Ces objectifs sont désignés par « objectifs SMART ».
Comment définir des objectifs SMART?
Avant tout, il est important de ne pas confondre les objectifs généraux et spécifiques du projet, avec les objectifs SMART qu’on veut définir.
En effet, les objectifs inhérents du projet définissent les orientations et les résultats attendus du projet.
Tandis que les objectifs dont nous parlons portent sur la démarche à suivre pour atteindre les objectifs du projet. On peut donc considérer les objectifs SMART comme des sous-objectifs de chaque objectif du projet.
En général, on définit ces objectifs sur les différentes phases du projet, pour mieux maîtriser les délais de réalisation de ces phases.
Par exemple, dans un projet de construction d’une maison, on peut définir les objectifs sur les étapes de la phase de réalisation comme suit :
Dans l’illustration ci-dessus, il s’agit seulement des étapes de construction de la maison, et non des phases de gestion du projet proprement dites.
Comment appliquer le principe SMART à la gestion de projet ?
La méthode SMART a d’abord été définie dans le cadre de la gestion d’entreprise, en aidant les managers à définir des objectifs clairs pour atteindre leur but. Généralement dans la perspective d’accroître leur chiffre d’affaires (exemples : opération marketing, optimisation de la chaîne de production et de logistique, etc.).
En gestion de projet, SMART peut s’avérer très pratique.
L’idée, c’est de se fixer des buts précis à atteindre dans un délai relativement court.
Cette méthode en gestion de projet s’apparente au principe selon lequel : « même quand on a un long chemin à parcourir, c’est grâce à des petits pas qu’on avance ».
Dans cette métaphore qui illustre, les petits pas sont les objectifs SMART là où le chemin à parcourir est la gestion de projet.
Ainsi, adapter la méthode à la gestion de projet revient à découper les différentes étapes en objectifs précis qui devront être définis selon le principe suivant :
Caractéristique | Description |
|---|---|
Spécifique | Il ne s’agit pas d’être généraliste, mais d’être pragmatique et précis sur chaque objectif à définir. L’objectif SMART doit être simple et compréhensible pour les acteurs. |
Mesurable | Il faudra définir des indicateurs SMART qui permettront de mesurer et de suivre, au fur et à mesure, le niveau d’atteinte de l’objectif. En plus, de façon transversale à l’ensemble des objectifs, des indicateurs SMART pourraient être définis pour mesurer les performances des ressources humaines et matérielles pendant le déroulement du projet. |
Atteignable ou Acceptable | Les objectifs à définir devraient être suffisamment réalistes pour être atteignables dans la durée du projet. Pour la définition de ces objectifs, il est aussi important de prendre en compte les ressources allouées au projet, et leur disponibilité. L’objectif SMART doit aussi être accepté par toutes les parties prenantes concernant l’activité menant à atteindre cet objectif. |
Réaliste | Comme indiqué dans le point précédent, les objectifs devraient être réalistes, en prenant en compte toutes les contraintes endogènes et exogènes du projet. |
Temporel | Chaque objectif devrait être atteignable dans une durée prédéfinie. Il faudra donc les définir en prenant en compte le fait que l’ensemble des objectifs devraient être réalisables avant la date de fin prévue du projet. |
Comment faire un suivi-évaluation du projet selon en étant SMART ?
L’un des intérêts majeurs de la méthode SMART est de faciliter le suivi du projet, dans toutes ses étapes.
Le suivi-évaluation repose essentiellement sur le critère « Mesurable » des objectifs définis. On va construire la stratégie de suivi-évaluation sur la base des valeurs produites par les indicateurs SMART.
En effet, les indicateurs à définir sont des valeurs mathématiques comme une durée (Exemple : Terminer les fouilles en 5 jours) ou un coût (Exemple : 5000 euros).
Exemple de cas de suivi-évaluation :
Sur l’exemple de construction de maison présentée ci-dessus, nous allons maintenant définir le suivi et évaluation sur l’étape de construction de la fondation.
Analyse pour le suivi-évaluation de cette activité :
Se fixer un objectif de 500 m de fouille en 5 jours revient à creuser 100 m par jour.
L’indicateur de suivi et évaluation va donc s’assurer que la longueur de fouille creusée chaque jour est d’au moins 100 m.
Le suivi-évaluation permet donc de surveiller dans le détail, l’atteinte des objectifs selon la progression des tâches du projet.
Quatre avantages majeurs à adopter cette méthode dans la gestion de projet
En gestion de projet, adopter cette méthode présente quatre avantages majeurs que sont :
- 1Suivi efficace du projet : avec les indicateurs SMART, il devient plus facile de produire un tableau de bord de suivi de l’évolution du projet, tant au niveau de la maîtrise de l’échéancier qu'au niveau des aspects financiers.
- 2Maîtriser la mise à disposition des ressources : être orienté résultat aide à mieux organiser les ressources humaines et matérielles attendues pour l’exécution du projet.
- 3Renforcement de la motivation des acteurs : poursuivre l’atteinte des objectifs contribue à garder les équipes motivées.
C’est pourquoi il est important de fixer des objectifs ambitieux quoique réalistes. On obtient plus d’efficacité avec un management participatif, autour des objectifs SMART. - 4Maîtriser les risques du projet : en tant que sous-objectifs des objectifs principaux et spécifiques du projet, les objectifs SMART permettent d’avoir une meilleure vue sur les tâches et les difficultés à les exécuter.
Cela contribue ainsi à mieux maîtriser les risques du projet, en les encadrant par des contre-mesures, à chaque niveau d’exécution du projet.
En savoir plus sur le tableau de bord de projet.
Conclusion
L'application de la méthode SMART en gestion de projet présente bien des avantages. Elle vous aidera à mieux suivre l’évolution des tâches du projet, surtout pendant les étapes de réalisation effective, en vous permettant de rester orienté résultat.
Je vous encourage à l’adopter pour assouplir davantage l’atteinte des objectifs du projet.
