Comment utiliser la méthode SMART en gestion de projet ? (+Template)

La méthode SMART consiste à définir des objectifs et indicateurs Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes, et Temporellement définis.

Un principe clé dans la gestion de projet est de pouvoir atteindre les objectifs du projet dans les délais impartis, tout en n’altérant pas la qualité des résultats attendus.

C’est en cela que les objectifs SMART présentent des avantages majeurs.

Dans cet article, je vous invite à apprendre davantage sur cette méthode et comment l’adopter pour une gestion de projet efficiente.

 Méthode SMART : Définition

La méthode SMART est une approche de management basée sur le principe de se fixer des micro-objectifs, et les atteindre dans un délai prédéfini.

Cette expression est un acronyme qui décrit les caractéristiques d’un objectif SMART.

Ces caractéristiques sont :

• « S » pour Spécifique
• « M » pour Mesurable
• « A » pour Atteignable ou Acceptable
• « R » pour Réaliste
• « T » pour Temporel

Elle a été introduite par George T. Doran en 1981, sur la base des travaux de Peter F. Drucker, spécialiste en gestion des entreprises, qui développait le concept de management par objectifs, en 1954.

Cette méthode se présente comme un vecteur de motivation pour atteindre un but.

En avançant progressivement sur des objectifs simples qu’on se fixe avec le cadre logique servant de fondement essentiel à cette démarche.

Objectifs SMART : Définition 

Avant tout, il est important de ne pas confondre les objectifs généraux et spécifiques du projet, avec les objectifs SMART qu’on veut définir.

En effet, les objectifs inhérents au projet définissent les orientations et les résultats attendus du projet.

Les objectifs dont nous parlons portent sur la démarche à suivre pour atteindre celles du projet. 

On peut donc les considérer  comme des sous-objectifs de chaque objectif du projet.

En général, on définit ces objectifs sur les différentes phases du projet, pour mieux gérer les délais de réalisation de ces phases.

Domaines d'utilisation de la méthode SMART

Le modèle SMART a d’abord été définie dans le cadre de la gestion d’entreprise, en aidant les managers à définir des objectifs clairs pour atteindre leur but.

Généralement dans la perspective d’accroître leur chiffre d’affaires (exemples : opération marketing, optimisation de la chaîne de production et de logistique, etc.).

En gestion de projet, cette méthode peut s’avérer très pratique.

L’idée, c’est de se fixer des buts précis à atteindre dans un délai relativement court.

Cette méthode en gestion de projet s’apparente au principe selon lequel : « Même quand on a un long chemin à parcourir, c’est grâce à des petits pas qu’on avance ».

Dans cette métaphore, les petits pas sont les objectifs SMART, là où le chemin à parcourir est la gestion de projet.

Comment créer des objectifs SMART ?

Pour créer des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis) pour un projet, vous pouvez suivre ces étapes :

• Spécifique : Il ne s’agit pas d’être généraliste, mais d’être pragmatique et précis sur chaque objectif à définir. L’objectif SMART doit être simple et compréhensible pour les acteurs
• Mesurable : Il faudra définir des KPIs SMART qui permettront de mesurer et de suivre, au fur et à mesure, le niveau d’atteinte de l’objectif. En plus, de façon transversale à l’ensemble des objectifs, des indicateurs pourraient être définis pour mesurer les performances des ressources humaines et matérielles pendant le déroulement du projet
• Atteignable ou Acceptable : Les objectifs à définir devraient être suffisamment réalistes pour être atteignables dans la durée du projet. Pour la définition de ces objectifs, il est aussi important de prendre en compte les ressources allouées au projet et leur disponibilité. L’objectif en question doit aussi être accepté par toutes les parties prenantes concernant l’activité menant à l'atteindre
• Réaliste : Comme indiqué dans le point précédent, les objectifs devraient être réalistes, en prenant en compte toutes les contraintes endogènes et exogènes du projet
• Temporel : Chaque objectif devrait être atteignable dans une durée prédéfinie. Il faudra donc les définir en prenant en compte le fait que l’ensemble des objectifs devraient être réalisables avant la date de fin prévue du projet.

En suivant ces étapes, vous pourrez formuler des objectifs SMART qui seront plus précis, mesurables, réalisables et alignés sur les besoins du projet.

Cela permettra de clarifier les attentes et de guider efficacement l'équipe vers la réalisation des objectifs du projet.

Exemple d'objectif SMART  : "Construire une maison de qualité supérieure de 200 mètres carrés, respectant les normes de sécurité et d'efficacité énergétique, dans un délai de 12 mois, en suivant un budget de 300 000 euros, tout en assurant la satisfaction totale du client."

Le chef de projet en tant que facilitateur : Podcast

Le chef de projet, par son rôle "servant-leader" doit veiller à fixer des objectifs clairs pour son équipe en utilisant la méthode SMART et à les aider à les atteindre.

Son rôle consiste à guider son équipe à travers le processus, en fournissant les ressources nécessaires et en offrant un soutien constant pour surmonter les défis rencontrés en cours de route.

Le podcast suivant donne les bonnes pratiques pour améliorer sa communication en tant que chef de projet :

Méthode SMART : Exemple

Prenons l'exemple d'un projet de construction d'une maison.

Voici les étapes à suivre pour fixer des objectifs SMART :

1) Décomposer le projets en activités

Pendant cette étape, vous allez établir les activités à réaliser pour chaque étape du projet.

Voici les grandes activités pour notre projet de construction de la maison :

• Étude de faisabilité
• Conception et planification 
• Obtention des permis 
• Préparation du site
• Travaux de construction 
• Aménagement extérieur 
• Inspections et tests 
• Nettoyage et finitions 
• Réception du projet

Ensuite, pour chaque activité, vous allez définir des objectifs SMART.

2) Fixer des objectifs SMART par activités

Pour notre projet de construction d’une maison, on peut définir les objectifs sur les étapes de la phase de réalisation comme suit :

2.1) Étude de faisabilité :

• Effectuer des études de sol pour évaluer sa stabilité et ses caractéristiques dans un délai de 3 semaines 
• Évaluer les contraintes légales et réglementaires liées à la construction sur le site, y compris les restrictions de zonage et les règles d'urbanisme, dans un délai de 2 semaines à partir de la fin des études de sol.
• Évaluer les coûts préliminaires de construction, y compris les matériaux, la main-d'œuvre et les services, dans un délai de 4 semaines à partir de la collecte des informations pertinentes.
• Préparer un rapport détaillé sur la faisabilité du projet, comprenant une analyse des risques potentiels et des recommandations, dans un délai de 1 mois à partir du début de l'étude de faisabilité.

2.2) Conception et planification

• Engager un architecte pour créer les plans et les dessins de la maison dans un délai de 2 semaines à compter de la validation du concept initial.
• Définir les spécifications détaillées du projet, y compris les matériaux, les dimensions, les finitions, etc., dans un délai de 3 semaines à partir de la finalisation des plans par l'architecte.
• Établir un calendrier de construction avec des étapes clés et des délais précis dans un délai de 1 semaine à partir de la finalisation des spécifications détaillées.

2.3) Obtention des permis

• Préparer et soumettre les demandes de permis de construction aux autorités compétentes dans un délai de 2 semaines à partir de la finalisation des plans et des spécifications détaillées du projet.
• Assurer la conformité avec les réglementations locales en matière de construction en fournissant tous les documents nécessaires et en respectant les normes et les codes en vigueur dans un délai de 3 semaines à compter de la soumission des demandes de permis.

2.4) Préparation du site

• Démolir les structures existantes sur le site dans un délai de 2 semaines à partir de la date de début des travaux de préparation.
• Niveler le terrain et préparer les fondations de la maison dans un délai de 3 semaines à compter de la fin des travaux de démolition.

2.5) Travaux de construction

• Creuser les 500 m de feuille en 5 jours
• Monter les 15 000 briques de la fondation en 3 semaines
• Construire les 20 piliers du bâtiment
• Achever l’ensemble de la fondation en 45 jours, avec un budget de 7 500 euros

2.5) Aménagement extérieur

• Terminer l'aménagement de la pelouse, y compris la préparation du sol, la pose du gazon et l'arrosage initial, dans un délai de 2 semaines à partir de la date de début des travaux.
• Installer un système d'éclairage extérieur fonctionnel et esthétique dans un délai de 3 semaines à compter de la fin des travaux de construction de la maison.
• Construire une terrasse en bois de 25 m² avec une finition de qualité, y compris la pose des planches, l'application d'un traitement protecteur et l'installation des rampes, dans un délai de 4 semaines à partir de la date de début des travaux d'aménagement extérieur.

2.6) Inspection des tests

• Effectuer une inspection complète de la structure de la maison, y compris les fondations, les murs, les planchers et les toitures, dans un délai de 5 jours ouvrables à partir de la fin des travaux de construction.
• Réaliser un test d'étanchéité de la plomberie dans un délai de 48 heures à compter de la fin de l'installation des systèmes de plomberie.
• Effectuer un contrôle de conformité électrique selon les normes en vigueur, y compris la vérification des prises, des interrupteurs et des tableaux électriques, dans un délai de 3 jours ouvrables à partir de la fin de l'installation électrique.

2.7) Nettoyage et finitions

• Effectuer un nettoyage complet de la maison, y compris le dépoussiérage, le lavage des sols, le nettoyage des vitres et des surfaces, dans un délai de 3 jours à compter de la fin des travaux de construction.
• Effectuer les dernières finitions et retouches nécessaires, telles que la peinture des murs, l'installation des plinthes et des accessoires, dans un délai de 1 semaine à partir de la date de début des travaux de finition.
• Réaliser une inspection finale pour s'assurer que toutes les finitions sont terminées selon les normes de qualité établies, dans un délai de 2 jours ouvrables à compter de la fin des travaux de finition.

2.8) Réception du projet

• Organiser une visite de réception avec le client dans un délai de 3 jours ouvrables à compter de la fin des travaux de construction.
• Vérifier la conformité du projet avec les spécifications détaillées établies dans un délai de 1 jour ouvrable lors de la visite de réception.
• S'assurer de la satisfaction du client en recueillant ses commentaires et en répondant à ses éventuelles préoccupations lors de la visite de réception.

Template de la méthode SMART

En utilisant ce template, vous pouvez formuler des objectifs de manière précise et claire pour chaque étape des phases de gestion de projet.

Ainsi, les objectifs ci-dessus devraient être définis selon le principe décrit précédemment :

Comment suivre un projet avec des KPIs SMART ?

L’un des intérêts majeurs du modèle SMART est de faciliter le suivi du projet, dans toutes ses étapes.

Le suivi-évaluation repose essentiellement sur le critère « Mesurable » des objectifs définis.

On va construire la stratégie de suivi-évaluation sur la base des valeurs produites par les indicateurs de suivi et d'évaluation.

En effet, les indicateurs à définir sont des valeurs mathématiques comme une durée (Exemple : Terminer les fouilles en 5 jours) ou un coût (Exemple : 5 000 euros).

Exemple :

Sur l’exemple de construction de maison évoqué précédemment, nous allons maintenant définir le suivi et évaluation sur l’étape de construction de la fondation.

Analyse pour le suivi-évaluation de cette activité :

Se fixer un objectif de 500 m de fouille en 5 jours revient à creuser 100 m par jour.

L’indicateur de suivi et évaluation va donc s’assurer que la longueur de fouille creusée chaque jour est d’au moins 100 m.

Le suivi-évaluation permet donc de surveiller, dans le détail, l’atteinte des objectifs selon la progression des tâches du projet.

4 avantages du modèle SMART en gestion de projet

En gestion de projet, l'absence d'objectifs SMART est parmi les erreurs liées à l'organisation et à la gouvernance qui peuvent entraver la procédure de maitrise de projet.

Adopter le modèle SMART présente quatre avantages majeurs que sont :

1) Suivi efficace du projet

Avec les indicateurs SMART, il devient plus facile de produire un tableau de bord de suivi de l’évolution du projet, tant au niveau de la maîtrise de l’échéancier qu'au niveau des aspects financiers.

2) Maitrise de la mise à disposition des ressources

Être orienté résultat aide à mieux organiser les ressources humaines et matérielles attendues pour l’exécution du projet. 

3) Renforcement de la motivation des acteurs

Poursuivre l’atteinte des objectifs contribue à garder les équipes motivées.

C’est pourquoi il est important de fixer des objectifs ambitieux quoique réalistes.

On obtient plus d’efficacité avec un management participatif, autour des objectifs SMART.

4) Maitrise des risques du projet

On peut avoir une meilleure vue sur les tâches et les difficultés à les exécuter.

Cela contribue ainsi à mieux maîtriser les risques du projet, en les encadrant par des contre-mesures, à chaque niveau d’exécution du projet.

Quizz de compréhension

Conclusion

L'application de la méthode SMART en gestion de projet présente bien des avantages.

Elle vous aidera à mieux suivre l’évolution des tâches du projet, surtout pendant les étapes de réalisation effective, en vous permettant de rester orienté résultat.

Je vous encourage à l’adopter pour assouplir davantage l’atteinte des objectifs du projet.