Comment améliorer son organisation au travail ? (+6 règles d’or)

L'organisation du travail est le processus de définition des actions dans le but d'atteindre ses objectifs personnels et professionnels.

En fait, votre organisation influence directement votre productivité et votre niveau de stress quotidien. Elle requiert pourtant une solide motivation pour se mettre en place.

Voyons ensemble dans cet article, comment s'organiser au travail par la planification.

Qu’est-ce que l’organisation du travail ?

L'organisation du travail, ou gestion du travail, est un ensemble d'actions mis en place dans le but d'améliorer l'efficacité et la performance en entreprise.

La gestion du travail peut se traduire de plusieurs manières :

• Une routine quotidienne ou un ensemble d’habitudes récurrentes
• Un agenda pour bien planifier ses tâches au cours de la semaine ou du mois
• L’établissement régulier d’une to-do list ou d'un tableau des tâches quotidiennes, reprenant l’ensemble des tâches à effectuer pour mener à bien votre plan

À partir de ces éléments, il est alors crucial de comprendre comment ces aspects d'organisation du travail peuvent avoir un impact direct sur l'efficacité et la performance.

En effet, l'organisation du travail n'est pas simplement une question de gestion du temps, elle est un domaine clé qui joue un rôle crucial dans l'amélioration de l'efficacité et de la performance individuelle au sein d'une organisation.

L'organisation du travail et la productivité

Dans l'organisation du travail, la productivité est une préoccupation majeure.

Pourtant, elle peut être entravée par divers obstacles, dont la procrastination - cette tendance à remettre à plus tard des tâches, même si nous savons qu'elles sont importantes.

La procrastination peut être due à diverses causes, dont le stress, la peur de l'échec, le manque de motivation, ou le sentiment d'être débordé par la quantité de travail à faire.

À l'ère numérique, le flot constant d'informations et de distractions (emails, notifications, réseaux sociaux) peut également favoriser la procrastination.

De plus, des facteurs tels que le manque d'autonomie, le manque de clarté dans les objectifs, ou le manque de reconnaissance peuvent également affecter négativement la productivité.

Face à ces freins, il est nécessaire d'envisager les bonnes stratégies à mettre en place, et être organisé est une compétence clé dans cette démarche :

• Gérer efficacement le temps : En appliquant des techniques de gestion du temps comme : la méthode Pomodoro ou la méthode "Avaler le crapaud", la loi de Carlson...Vous pouvez optimiser votre productivité et réduire la procrastination
• Limiter les distractions : Dans l'ère numérique, les distractions sont omniprésentes. En se basant sur un environnement de travail, favorable à la concentration et en utilisant des outils numériques pour limiter les interruptions, vous pouvez améliorer la productivité
• Clarifier les objectifs : Des objectifs clairs et mesurables aident à garder le focus et à maintenir la motivation. Assurez-vous que ces objectifs soient réalistes et alignés sur les valeurs de l'entreprise et les aspirations individuelle
• Promouvoir l'autonomie et la reconnaissance : L'autonomie au travail peut favoriser l'engagement et la productivité. Parallèlement, la reconnaissance des efforts et des réalisations stimule la motivation et la satisfaction au travail
• Favoriser le bien-être au travail : Un travailleur en bonne santé physique et mentale est plus productif. Il est donc important de veiller à l'ergonomie du poste de travail, à l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, et à la gestion du stress

Il est également nécessaire d'apprendre quelques techniques pour gagner en productivité.

En comprenant les freins à la productivité et en adoptant ces stratégies adaptées, vous pouvez optimiser l'organisation du travail dans votre entreprise.

Podcast - Le retour au travail après un burnout

Un environnement de travail stressant ou un équilibre vie professionnelle-vie personnelle mal géré peut virer à l'épuisement professionnel.

Ceci affecte gravement la productivité des employés. 

Ainsi, intégrer des stratégies de soutien psychologique et de prévention du burnout est crucial.

C'est ce dont on parle dans ce podcast :

6 règles pour améliorer son organisation au travail 

Voyons ensemble quelques conseils concrets pour instaurer ou améliorer votre organisation du travail, en mettant l'accent sur l'importance d'être méthodique dans son travail.

Ceux-ci m’ont permis d’optimiser mon temps quotidien, d'être méthodique dans mon travail et d’avancer sur plusieurs projets qui me tenaient à cœur :

1) Créer une routine

Lorsque vous décidez d'instaurer une meilleure organisation du travail, la première étape vient souvent de la mise en place d’une routine.

Celle-ci peut s’effectuer à toute heure de la journée.

Personnellement, j’attache une importance particulière à la faire le matin, pendant une heure ou deux, quand tout est calme et que j’ai du temps pour moi.

Egalement, le fait d’attaquer dès le matin vous laisse toute la journée pour faire face à des imprévus qui peuvent surgir.

Dans tous les cas, le but n’est pas de créer une routine inutile, mais de prendre du temps pour soi, pour ses projets, pour son travail ou pour son bien-être.

Commencez par passer une heure de moment privilégiée le matin, pour :

• Lire, écrire, méditer
• Faire du sport
• Avancer sur un projet
• Faire des recherches
• Ecouter de la musique
• Et tout autre activité qu’il est nécessaire d’accomplir pour atteindre votre but

Il est impossible de changer de manière radicale tout son mode de vie.

Cette routine vous permet surtout de mettre le pied à l’étrier, en lançant votre journée sous les meilleurs auspices et en vous habituant doucement à planifier votre temps de travail.

Commencer par une routine est une façon douce de vous amener à changer durablement votre façon de vivre.

En réalité, votre retour d'organisation du travail dépendra de votre but.

• Si votre but est d’être plus efficace au travail, alors passez cette heure à travailler sur le plus important
• Si votre but est d’être plus heureux dans votre vie personnelle, alors passez cette heure à consacrer du temps pour vous

Loin de créer une routine ennuyeuse, celle-ci doit vous permettre de vous développer et d’atteindre vos buts.

Une fois cette routine mise en place et l’habitude d’ainsi organiser son travail prise, vous allez pouvoir passer à l’étape suivante.

2) Déterminer ses priorités

Déterminer ses priorités et passer du temps à l'organisation du travail est en effet nécessaire.

Une planification minutieuse de votre temps de travail vous aidera à gagner en efficacité et en sérénité.

Si vous souhaitez obtenir de bons résultats sans avoir l’impression d’être débordé, il est important de bien planifier son temps de travail.

Pourquoi ?

Tout simplement car l’expérience a prouvé que :

• Le secret de la réussite est la concentration
• L’ennemi du succès est la dispersion

Retenez-bien ces deux principes essentiels lorsque vous pensez à être organisé au travail.

Pour réussir, il est fondamental d'effectuer une tâche à la fois, de se concentrer dessus pour bien la faire.

Déterminez vos priorités, passez du temps à définir vos tâches et focalisez-vous sur un seul objectif à la fois.

C'est important, car toutes les tâches quotidiennes nous semblent urgentes.

Si vous avez des tas de choses urgentes sur le feu, l’idéal est de se poser et de réfléchir.

Si tout est urgent et puisque que vous n’avez pas le pouvoir de vous démultiplier, alors acceptez le fait qu’il y aura forcément des choses que vous ne pourrez pas faire tout de suite.

Essayez de trouver ce par quoi vous allez commencer.

Cela peut se choisir de plusieurs façons :

• Regardez la tâche qui a le meilleur « rendement » selon le temps investi. En d’autres termes, la chose qui vous fera le plus avancer
• Regardez la tâche qui à la meilleure « valeur ajoutée », c’est à dire que le retour sur investissement en fonction du temps alloué vous sera le plus profitable.
  En d’autres termes, la chose qui vous demande le moins de temps pour le plus de résultat
• Regardez la tâche que vous avez le plus envie de réaliser.
  En d’autres termes, choisissez la motivation comme moteur de votre travail.

Lorsque tout semble urgent, c'est là que le nommage adéquat des dossiers entre en jeu. En ayant une nomenclature bien structurée, vous pouvez plus aisément identifier les tâches à traiter en priorité.

Il peut être tout aussi utile de déléguer les activités urgentes mais non importantes.

3) Établir une liste des missions et faire le point

Une fois que vous avez déterminé quels sont vos buts sur le long terme et les différentes priorités de la journée, il est important de :

• Lister toutes les autres actions que vous aurez à mener dans le futur
• Mettre en place un reporting

Ces deux choses me sont particulièrement utiles au quotidien.

Elles permettent :

• D’avoir une vision d’ensemble de ce qu’il faut faire
• De faire le point sur les activités réalisées au cour de la journée

Cette liste de choses, que l’on peut aussi appeler to-do list ou tableau des tâches quotidiennes, doit s’accompagner :

• D’une cohérence
  Ne mettez sur cette liste que des tâches utiles pour atteindre vos buts. Posez-vous la question : est-ce que si je ne fait pas cette tâche, l’accomplissement de mon but devient impossible? Si la réponse est non, alors la tâche est superflue
• D’un temps imparti
  Le temps est magique et extensible à l’infini. Plus vous vous fixez un temps long pour accomplir une tâche, plus vous allez de passer de temps dessus à faire des choses inutiles
• D’un code de priorité
  Chaque tâche revêt un caractère plus ou moins important. Concentrez-vous sur les plus importantes.

Attention : ne confondez-pas importance et urgence.

Enfin, n’oubliez-pas de faire le point régulièrement sur votre avancée.

Dans ma propre organisation du travail, il n’est pas rare que je me planifie différentes tâches au cours de la journée mais que je n’arrive pas à toutes les remplir.

Si c’est votre cas également, le conseil suivant est pour vous !

4) Utiliser la loi Pareto

Programmer seulement 60 % du temps disponible et ne pas prévoir plus de 5 tâches importantes par jour.

Voici deux règles fondamentales à adopter si vous avez, comme moi, l’habitude de surcharger votre emploi du temps.

Une bonne organisation de travail passe également par le fait de laisser son cerveau se reposer entre deux tâches à faire.

• Fixez-vous seulement 60% de votre temps de travail. Cela vous permettra de gagner en flexibilité, en fonction des urgences de la journée, et de faire des pauses bien méritées
• De même, ne pas dépasser 5 tâches importantes à réaliser dans la journée vous enlèvera beaucoup de pression
• Servez vous d'un tableau d'organisation et faites le suivi chaque semaine

Pour mieux s'organiser, il vaut mieux réaliser seulement quelques tâches importantes en une journée et bien les faire, plutôt que de bâcler une multitude de tâches sans importances !

Focalisez-vous toujours sur la qualité plutôt que sur la quantité quand vous établissez votre to-do list !

N’oubliez pas qu’uniquement 20% des tâches effectuées ont une vraie valeur selon la loi de Pareto.

Concentrez-vous plutôt sur ces tâches afin de réussir son organisation du travail.

5) Planifier son temps de travail en amont

Si vous vous retrouvez constamment sous l’eau, c’est que vous mélangez ce qui est urgent et ce qui est important.

Voici quatre étapes pour mieux planifier votre temps de travail :

• Prenez votre to-do list et appliquez la matrice d’Eisenhower. Décomposez en 4 fragment toutes vos tâches (urgent et important / urgent et pas important / pas urgent et important / pas urgent et pas important). Commencez-donc par traiter les tâches urgentes et importantes
• Sachez que toutes les tâches deviendront urgentes à un moment donné.
  Utilisez votre routine matinale et votre excédent de temps journalier (puisque vous prévoyez seulement 60% de votre journée) pour traiter ce qui est non-urgent et ainsi éviter d’être débordé en temps voulu
• Acceptez que parfois, il vous sera impossible de tout gérer et que vous aurez toujours des rushs. Apprenez-alors à déléguer une partie du travail
• Enfin, déculpabilisez. Vous êtes humain et il est impossible de tout prévoir et de tout faire comme un robot !

Je sais que beaucoup d’entre-vous sont réticents à déléguer leur travail.

C’est pourtant la solution idéale pour vous enlever bien des tracas de votre quotidien et éviter ces périodes récurrentes où vous êtes débordé.

6) Créer un environnement calme et sans distraction

Cela peut sembler logique, et pourtant dans notre société moderne nous avons tendance à travailler dans des endroits bruyants, peu propices à la concentration et qui nous demandent d’être « multi-tâches ».

Je parle bien sur des open-spaces et autres réunions qui s’accumulent et où finalement, il ne se décide pas grand chose.

Je parle également du temps incroyable que nous passons sur nos smartphones et les différentes notifications et mails intempestifs qui viennent perturber notre concentration.

La planification et l'organisation du travail passent également par bien organiser son lieu de travail.

Pour ce faire, essayez de :

• Désactiver vos notifications
• Mettre votre smartphone en mode avion
• Vous isoler de l’open-space et de la tentation de la machine à café
• Avoir un bureau propre et rangé pour trouver facilement ce que vous avez besoin
• Adopter une nomenclature de dossiers claire et cohérente pour faciliter la recherche et le classement des documents
  
• Trouver votre rythme de travail et le meilleur cadre de travail pour vous.
  Personnellement, j’aime marcher dans les parcs quand j’ai besoin de trouver des idées de contenu à rédiger

J’ai bien conscience que tout le monde ne peut pas se déconnecter totalement.

Essayez néanmoins de le faire le plus possible si vous souhaitez réussir votre organisation du travail.

L'organisation du travail Post-Pandémique

La pandémie de COVID-19 a provoqué une révolution inattendue dans l'organisation du travail, en accélérant l'adoption de modèles flexibles et du télétravail. Par conséquent, la gestion de projet à distance occupe désormais une position prépondérante.

Alors que nous naviguons dans l'ère post-pandémique, plusieurs tendances se dessinent :

1) Le Travail Hybride

De nombreuses organisations adoptent un modèle de travail hybride, où les employés partagent leur temps entre le bureau et le travail à domicile.

Cela offre une flexibilité optimale et permet de maintenir l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Conseil : Planifiez les jours de travail à domicile et au bureau en fonction des tâches à accomplir.

Par exemple, réservez les jours au bureau pour les réunions et les collaborations en face à face, et les jours à domicile pour le travail qui nécessite une concentration profonde.

2) La digitalisation

La pandémie a accéléré la digitalisation des processus de travail. Les outils numériques pour la collaboration, la communication, et la gestion de projet sont devenus indispensables.

Conseil : Investissez dans des outils numériques de qualité et formez vos équipes à leur utilisation. Assurez-vous que tout le monde se sent à l'aise avec ces outils pour éviter l'exclusion numérique.

3) La qualité de vie au travail

La pandémie a mis en lumière l'importance de la santé mentale et du bien-être au travail. Outre des pratiques telles que la méditation, le yoga, et les pauses régulières qui ont gagné en popularité, l'ergonomie au poste de travail s'est également imposée comme un élément essentiel du bien-être des employés.

Conseil : Encouragez vos équipes à prendre des pauses régulières et à pratiquer des activités de détente. Considérez la possibilité d'offrir des cours de yoga ou de méditation à vos employés.

4) L'agilité organisationnelle

La pandémie a démontré l'importance de l'agilité et de la résilience organisationnelles. Les entreprises capables de s'adapter rapidement aux changements ont mieux résisté à la crise.

Conseil : Cultivez une culture d'agilité au sein de votre organisation. Encouragez l'innovation, la flexibilité, et la résilience.

Par exemple, la société de logiciels GitLab, qui travaille entièrement à distance, a su pivoter rapidement lors de la pandémie grâce à une culture d'agilité déjà bien établie.

Quelques bonnes pratiques

En amont des 6 règles d'or mentionnés plus haut, voici quelques bonnes pratiques à commencer à adopter pour être mieux organisé au travail :

• Mettre en place  une "zone blanche" : Planifiez des intervalles spécifiques durant votre journée, que vous nommerez "zone blanche", pendant lesquels vous vous consacrez à l'accomplissement d'une seule tâche, sans aucune interruption. Cette pratique peut significativement améliorer votre capacité de concentration et ainsi booster votre productivité
• Déléguer efficacement : Si vous travaillez en équipe, il est important de savoir déléguer des tâches. Cela vous permet de vous concentrer sur les tâches qui nécessitent vraiment votre attention et vos compétences
• Apprendre à dire non : Il est important de savoir dire non à des tâches ou des demandes qui ne sont pas alignées avec vos objectifs ou qui pourraient vous surcharger
• Prévoir du temps pour la formation continue : Réservez du temps régulièrement pour apprendre de nouvelles compétences ou améliorer celles que vous avez déjà. Cela peut vous aider à être plus efficace dans votre travail
• Prendre soin de sa santé physique et mentale : Il est important de prendre le temps de faire de l'exercice régulièrement, de manger sainement et de se reposer suffisamment. Une bonne santé physique et mentale peut améliorer votre productivité et votre bien-être au travail
• Organiser son espace de travail : Un espace de travail bien organisé peut contribuer à une meilleure concentration et productivité. Assurez-vous que votre espace de travail est propre, bien rangé et dispose de tout ce dont vous avez besoin pour travailler efficacement
• Prévoir du temps pour la créativité et l'innovation : Laissez de l'espace dans votre planning pour la réflexion créative et l'innovation. Cela peut conduire à de nouvelles idées et améliorations dans votre travail.

En conclusion

Vous l’aurez compris, l'organisation du travail est quelque chose d’important quoique peu facile à mettre en place. 

Il n’est pas rare d’avoir des pics de motivation et de longs moments où l’on devient inactif ou moins productif.

Le secret de la réussite réside dans la récurrence, la stabilité et la régularité avec laquelle vous exécutez vos tâches.

Pour être organisé de la meilleure des manières, l’idéal est de :

• Mettre en place une « morning routine »
• Créer une « to-do list  » cohérente, minutée et priorisée
• Se focaliser sur l’essentiel, une tâche après l’autre
• Comprendre la différence entre importance et urgence
• Ne pas hésiter à déléguer certaines tâches
• Ne pas surcharger votre journée (n’oubliez pas la règle des 60% et des 5 tâches)
• Travailler dans un endroit calme, sans distraction en trouvant son rythme et environnement idéal.

Sachez néanmoins que tout cela n’est pas possible sans un but clair préalablement défini.

Alors, si vous souhaitez mettre en place ces choses dans votre vie, passez du temps à définir clairement et aussi précisément que possible où vous voulez aller.

Une fois que vous aurez le cap à suivre en tête, vous n’aurez plus qu’à passer à l’action !

Et vous, avez-vous d’autres astuces pour organiser votre travail avec plus d’efficacité?

Je suis à votre écoute !