Que ce soit dans votre vie personnelle comme professionnelle, il est crucial d’apprendre à bien organiser son travail.
Pourquoi? Tout simplement parce que votre organisation influence directement votre productivité et votre niveau de stress quotidien.
Organiser son travail peut se traduire de plusieurs manières :
Dans tous les cas, l’organisation requiert une solide motivation.
Il n’est pas rare d’avoir des pics de motivation et de longs moment où l’on devient inactif ou moins productif.
Le secret de la réussite réside dans la récurrence, la stabilité et la régularité avec laquelle vous exécutez vos tâches.
Voyons ensemble dans cet article, comment planifier son temps de travail pour mieux s’organiser.
7 règles pour organiser son travail de manière efficace
Voyons ensemble quelques conseils concrets.
Ceux-ci m’ont permis d’optimiser mon temps quotidien et d’avancer sur plusieurs projets qui me tenaient à cœur.
Si ces techniques ont marché avec moi, je suis convaincu qu’elles marcheront avec vous !
1) Créez une routine
Lorsque vous décidez de mieux vous organiser, la première étape vient souvent de la mise en place d’une routine.
Celle-ci peut s’effectuer à toute heure de la journée.
Personnellement, j’attache une importance particulière à la faire le matin, pendant une heure ou deux, quand tout est calme et que j’ai du temps pour moi.
Egalement, le fait d’attaquer dès le matin vous laisse toute a journée pour faire face à des imprévus qui peuvent surgir.
Dans tous les cas, le but n’est pas de créer une routine inutile, mais de prendre du temps pour soi, pour ses projets, pour son travail ou pour son bien-être.
Commencez par passer une heure de moment privilégié le matin, pour :
Il est impossible de changer de manière radicale tout son mode de vie.
Cette routine vous permet surtout de mettre le pied à l’étrier, en lançant votre journée sous les meilleurs auspices et en vous habituant doucement à planifier son temps de travail.
Commencer par une routine est une façon douce de vous amener à changer durablement votre façon de vivre.
En réalité, tout dépend de votre but.
- Si votre but est d’être plus efficace au travail, alors passez cette heure à travailler sur le plus important.
- Si votre but est d’être plus heureux dans votre vie personnelle, alors passez cette heure à consacrer du temps pour vous.
Loin de créer une routine ennuyeuse, celle-ci doit vous permettre de vous développer et d’atteindre vos buts.
Une fois cette routine mise en place et l’habitude d’ainsi organiser son travail prise, vous allez pouvoir passer à l’étape suivante.
2) Déterminer ses priorités
Déterminer ses priorités et passer du temps à organiser son travail est en effet nécessaire.
Une planification minutieuse de votre temps de travail vous aidera à gagner en efficacité et en sérénité.
Si vous souhaitez obtenir de bons résultats sans avoir l’impression d’être débordé, il est important de bien planifier son temps de travail.
Pourquoi ?
Tout simplement car l’expérience a prouvé que :
Retenez-bien ces deux principes essentiels.
Pour réussir, il est fondamental de se concentrer sur une tâche à la fois, de la faire, et de bien la faire.
Déterminez vos priorités, passez du temps à définir vos tâches et focalisez-vous sur un objectif à la fois.
Ainsi, petit à petit, vous tracerez votre chemin vers votre but de manière sereine.
3) Établir une liste des missions et faire le point
Une fois que vous avez déterminé quels sont vos buts sur le long terme et les différentes priorités de la journée, il est important de :
Ces deux choses me sont particulièrement utiles au quotidien.
Elles permettent :
Cette liste de choses, que l’on peut aussi appeler « to-do list », doit s’accompagner :
Attention : ne confondez-pas importance et urgence.
Découvrez-en davantage dans comment classer vos tâches et gérer ses priorités.
Enfin, n’oubliez-pas de faire le point régulièrement sur votre avancée.
Il n’est pas rare que je me planifie différentes tâches au cours de la journée mais que je n’arrive pas à toutes les remplir.
Si c’est votre cas également, le conseil suivant est pour vous !
4) Planifier son temps de travail intelligemment
Programmer seulement 60 % du temps disponible et ne pas prévoir plus de 5 tâches importantes par jour.
Voici deux règles fondamentales à adopter si vous avez, comme moi, l’habitude de surcharger votre emploi du temps.
Bien organiser son travail passe également par laisser son cerveau se reposer entre deux tâches.
Il vaut mieux réaliser seulement quelques tâches importantes en une journée et bien les faire, plutôt que de bâcler une multitude de tâches sans importances !
Focalisez-vous toujours sur la qualité plutôt que sur la quantité quand vous établissez votre to-do list !
N’oubliez pas qu’uniquement 20% des tâches effectuées ont une vraie valeur selon la loi de Pareto.
Concentrez-vous plutôt sur ces tâches afin de mieux organiser son travail.
En savoir plus sur la loi de Pareto.
5) Comment définir une priorité
Cette règle est vraiment très importante, dans la mesure où toutes les tâches semblent urgentes.
Si vous avez des tas de choses urgentes sur le feu, l’idéal est de se poser et de réfléchir.
Si tout est urgent et puisque que vous n’avez pas le pouvoir de vous démultiplier, alors acceptez le fait qu’il y aura forcément des choses que vous ne pourrez pas faire tout de suite.
Essayez de trouver ce par quoi vous allez commencer.
Cela peut se choisir de plusieurs façons :
Une bonne solution pour faire face à ce genre de situation récurrentes d’urgence, est de déléguer.
Découvrez comment déléguer éfficacement.
6) Planifier son temps de travail en amont
Si vous vous retrouvez constamment sous l’eau, c’est que vous mélangez ce qui est urgent et ce qui est important.
Voici quatre étapes pour vous permettre de remettre tout cela à plat :
Je sais que beaucoup d’entre-vous sont réticents à déléguer leur travail.
C’est pourtant la solution idéale pour vous enlever bien des tracas de votre quotidien et éviter ces périodes récurrentes où vous êtes débordé.
7) Créer un environnement calme et sans distraction
Cela peut sembler logique, et pourtant dans notre société moderne nous avons tendance à :
- travailler dans des endroits bruyants,
- peu propices à la concentration
- et qui nous demandent d’être « multi-tâches ».
Vous trouverez un article du Paris Innovation Review qui montre comment les neuro-sciences ont étudié le fonctionnement de la concentration, son importance et la difficulté à l’entretenir dans nos sociétés modernes.
Je parle bien sur des open-spaces et autres réunions qui s’accumulent et où finalement, il ne se décide pas grand chose.
Je parle également du temps incroyable que nous passons sur nos smartphones et les différentes notifications et mails intempestifs qui viennent perturber notre concentration.
Bien planifier ses tâches passe également par bien organiser son lieu de travail.
Vous pouvez utiliser la méthode des 5S pour cela.
Pour ce faire, essayez de :
J’ai bien conscience que tout le monde ne peut pas se déconnecter totalement. Essayez néanmoins de le faire le plus possible.
En savoir plus sur les 4 outils qui vous permettront d’améliorer votre gestion du temps.
En conclusion
Vous l’aurez compris, bien organiser son travail et le planifier est quelque chose d’important.
Pour s’organiser de la meilleure des manières, l’idéal est de :
Sachez néanmoins que tout cela n’est pas possible sans un but clair préalablement défini.
Alors, si vous souhaitez mettre en place ces choses dans votre vie, passez du temps à définir clairement et aussi précisément que possible où vous voulez aller.
Une fois qu vous aurez le cap à suivre en tête, vous n’aurez plus qu’à passer à l’action !
Et vous, avez-vous d’autres astuces pour organiser votre travail avec plus d’efficacité?
Je suis à votre écoute !
