Comment organiser son travail par la planification ?

bien planifier ses tâches

Que ce soit dans votre vie personnelle comme professionnelle, il est crucial d’apprendre à bien organiser son travail.

Pourquoi? Tout simplement parce que votre organisation influence directement votre productivité et votre niveau de stress quotidien.

Organiser son travail peut se traduire de plusieurs manières :

  • Une routine quotidienne ou un ensemble d’habitudes récurrentes;
  • Un agenda pour bien planifier ses tâches au cours de la semaine ou du mois;
  • L’établissement régulier d’une to-do list, reprenant l’ensemble des tâches à exécuter pour mener à bien votre plan

Dans tous les cas, l’organisation requiert une solide motivation.

Il n’est pas rare d’avoir des pics de motivation et de longs moment où l’on devient inactif ou moins productif.

Le secret de la réussite réside dans la récurrencela stabilité et la régularité avec laquelle vous exécutez vos tâches.

Voyons ensemble dans cet article, comment planifier son temps de travail pour mieux s’organiser.

Organiser son travail

7 règles pour organiser son travail de manière efficace

Voyons ensemble quelques conseils concrets.

Ceux-ci m’ont permis d’optimiser mon temps quotidien et d’avancer sur plusieurs projets qui me tenaient à cœur.

Si ces techniques ont marché avec moi, je suis convaincu qu’elles marcheront avec vous !

1) Créez une routine

Lorsque vous décidez de mieux vous organiser, la première étape vient souvent de la mise en place d’une routine.

Celle-ci peut s’effectuer à toute heure de la journée.

Personnellement, j’attache une importance particulière à la faire le matin, pendant une heure ou deux, quand tout est calme et que j’ai du temps pour moi.

Egalement, le fait d’attaquer dès le matin vous laisse toute a journée pour faire face à des imprévus qui peuvent surgir.

Dans tous les cas, le but n’est pas de créer une routine inutile, mais de prendre du temps pour soi, pour ses projets, pour son travail ou pour son bien-être.

Commencez par passer une heure de moment privilégié le matin, pour :

  • LireEcrireMéditer;
  • Faire du sport;
  • Avancer sur un projet;
  • Faire des recherches;
  • Ecouter de la musique;
  • Et tout autre activité qu’il est nécessaire d’accomplir pour atteindre votre but.

Il est impossible de changer de manière radicale tout son mode de vie.

Cette routine vous permet surtout de mettre le pied à l’étrier, en lançant votre journée sous les meilleurs auspices et en vous habituant doucement à planifier son temps de travail.

Commencer par une routine est une façon douce de vous amener à changer durablement votre façon de vivre.

En réalité, tout dépend de votre but.

  • Si votre but est d’être plus efficace au travail, alors passez cette heure à travailler sur le plus important.
  • Si votre but est d’être plus heureux dans votre vie personnelle, alors passez cette heure à consacrer du temps pour vous.
  • Si votre but est d’être plus efficace au travail, alors passez cette heure à travailler sur le plus important.
  • Si votre but est d’être plus heureux dans votre vie personnelle, alors passez cette heure à consacrer du temps pour vous.

Loin de créer une routine ennuyeuse, celle-ci doit vous permettre de vous développer et d’atteindre vos buts.

Une fois cette routine mise en place et l’habitude d’ainsi organiser son travail prise, vous allez pouvoir passer à l’étape suivante.

2) Déterminer ses priorités

Déterminer ses priorités et passer du temps à organiser son travail est en effet nécessaire.

Une planification minutieuse de votre temps de travail vous aidera à gagner en efficacité et en sérénité.

Si vous souhaitez obtenir de bons résultats sans avoir l’impression d’être débordé, il est important de bien planifier son temps de travail.

Pourquoi ?

Tout simplement car l’expérience a prouvé que :

  • Le secret de la réussite est la concentration,
  • L’ennemi du succès est la dispersion.

Retenez-bien ces deux principes essentiels.

Pour réussir, il est fondamental de se concentrer sur une tâche à la fois, de la faire, et de bien la faire.

Déterminez vos priorités, passez du temps à définir vos tâches et focalisez-vous sur un objectif à la fois.

Ainsi, petit à petit, vous tracerez votre chemin vers votre but de manière sereine.

3) Établir une liste des missions et faire le point

Une fois que vous avez déterminé quels sont vos buts sur le long terme et les différentes priorités de la journée, il est important de :

  • lister toutes les autres actions que vous aurez à mener dans le futur;
  • mettre en place un reporting

Ces deux choses me sont particulièrement utiles au quotidien.

Elles permettent :

  • d’avoir une vision d’ensemble de ce qu’il faut faire,
  • de faire le point sur les activités réalisées au cour de la journée.

Cette liste de choses, que l’on peut aussi appeler « to-do list », doit s’accompagner :

  • D’une cohérence.
    Ne mettez sur cette liste que des tâches utiles pour atteindre vos buts. Posez-vous la question : est-ce que si je ne fait pas cette tâche, l’accomplissement de mon but devient impossible? Si la réponse est no, alors la tâche est superflue.
  • D’un temps imparti.
    Le temps est magique et extensible à l’infini. Plus vous vous fixez un temps long pour accomplir une tâche, plus vous allez de passer de temps dessus à faire des choses inutiles.
  • D’un code de priorité.
    Chaque tâche revêt une importance plus ou moins importante. Concentrez-vous sur les plus importantes.

Attention : ne confondez-pas importance et urgence.

Enfin, n’oubliez-pas de faire le point régulièrement sur votre avancée.

Il n’est pas rare que je me planifie différentes tâches au cours de la journée mais que je n’arrive pas à toutes les remplir.

Si c’est votre cas également, le conseil suivant est pour vous !

4) Planifier son temps de travail intelligemment

Programmer seulement 60 % du temps disponible et ne pas prévoir plus de 5 tâches importantes par jour.

Voici deux règles fondamentales à adopter si vous avez, comme moi, l’habitude de surcharger votre emploi du temps.

Bien organiser son travail passe également par laisser son cerveau se reposer entre deux tâches.

  • Vous fixer seulement 60% de votre temps de travail vous permet de gagner en flexibilité, en fonction des urgences de la journée, et de faire des pauses bien méritées.
  • De même, ne pas dépasser 5 tâches importantes à réaliser dans la journée vous enlèvera beaucoup de pression.

Il vaut mieux réaliser seulement quelques tâches importantes en une journée et bien les faire, plutôt que de bâcler une multitude de tâches sans importances !

Focalisez-vous toujours sur la qualité plutôt que sur la quantité quand vous établissez votre to-do list !

N’oubliez pas qu’uniquement 20% des tâches effectuées ont une vraie valeur selon la loi de Pareto.

Concentrez-vous plutôt sur ces tâches afin de mieux organiser son travail.

En savoir plus sur la loi de Pareto.

5) Comment définir une priorité

Cette règle est vraiment très importante, dans la mesure où toutes les tâches semblent urgentes.

Si vous avez des tas de choses urgentes sur le feu, l’idéal est de se poser et de réfléchir.

Si tout est urgent et puisque que vous n’avez pas le pouvoir de vous démultiplier, alors acceptez le fait qu’il y aura forcément des choses que vous ne pourrez pas faire tout de suite.

Essayez de trouver ce par quoi vous allez commencer.

Cela peut se choisir de plusieurs façons :

  • Regardez la tâche qui a le meilleur « rendement » selon le temps investi. En d’autres termes, la chose qui vous fera le plus avancer;
  • Regardez la tâche qui à la meilleure « valeur ajoutée », c’est à dire que le retour sur investissement en fonction du temps alloué vous sera le plus profitable.
    En d’autres termes, la chose qui vous demande le moins de temps pour le plus de résultat;
  • Regardez la tâche que vous avez le plus envie de réaliser.
    En d’autres termes, choisissez la motivation comme moteur de votre travail.

Une bonne solution pour faire face à ce genre de situation récurrentes d’urgence, est de déléguer.

6) Planifier son temps de travail en amont

Si vous vous retrouvez constamment sous l’eau, c’est que vous mélangez ce qui est urgent et ce qui est important.

Voici quatre étapes pour vous permettre de remettre tout cela à plat :

  • Prenez votre to-do list et appliquez la matrice d’Eisenhower. Décomposez en 4 fragment toutes vos tâches (urgent et important / urgent et pas important / pas urgent et important / pas urgent et pas important).
    Commencez-donc par traiter les tâches urgentes et importantes.
  • Sachez que toutes les tâches deviendront urgentes à un moment donné.
    Utilisez votre routine matinale et votre excédent de temps journalier (puisque vous prévoyez seulement 60% de votre journée) pour traiter ce qui est non-urgent et ainsi éviter d’être débordé en temps voulu.
  • Acceptez que parfois, il vous sera impossible de tout gérer et que vous aurez toujours des rushs .
    Apprenez-alors à déléguer une partie du travail.
  • Enfin, déculpabilisez.
    Vous êtes humain et il est impossible de tout prévoir et de tout faire comme un robot !

Je sais que beaucoup d’entre-vous sont réticents à déléguer leur travail.

C’est pourtant la solution idéale pour vous enlever bien des tracas de votre quotidien et éviter ces périodes récurrentes où vous êtes débordé.

7) Créer un environnement calme et sans distraction

Cela peut sembler logique, et pourtant dans notre société moderne nous avons tendance à :

  • travailler dans des endroits bruyants,
  • peu propices à la concentration
  • et qui nous demandent d’être « multi-tâches ».
  • travailler dans des endroits bruyants,
  • peu propices à la concentration;
  • et qui nous demandent d’être « multi-tâches ».

Vous trouverez un article du Paris Innovation Review qui montre comment les neuro-sciences ont étudié le fonctionnement de la concentration, son importance et la difficulté à l’entretenir dans nos sociétés modernes.

Je parle bien sur des open-spaces et autres réunions qui s’accumulent et où finalement, il ne se décide pas grand chose.

Je parle également du temps incroyable que nous passons sur nos smartphones et les différentes notifications et mails intempestifs qui viennent perturber notre concentration.

Bien planifier ses tâches passe également par bien organiser son lieu de travail.

Vous pouvez utiliser la méthode des 5S pour cela.

Pour ce faire, essayez de :

  • Désactiver vos notifications.
  • Mettre votre smartphone en mode avion.
  • Vous isoler de l’open-space et de la tentation de la machine à café.
  • Avoir un bureau propre et rangé pour trouver facilement ce que vous avez besoin.
  • Trouver votre rythme de travail et le meilleur cadre de travail pour vous.
    Personnellement, j’aime marcher dans les parcs quand j’ai besoin de trouver des idées de contenu à rédiger.

J’ai bien conscience que tout le monde ne peut pas se déconnecter totalement. Essayez néanmoins de le faire le plus possible.

En conclusion

Vous l’aurez compris, bien organiser son travail et le planifier est quelque chose d’important.

Pour s’organiser de la meilleure des manières, l’idéal est de :

  • Mettre en place une « morning routine »;
  • Créer une « to-do list  » cohérente, minutée et priorisée;
  • Se focaliser sur l’essentiel, une tâche après l’autre;
  • Comprendre la différence entre importance et urgence;
  • Ne pas hésiter à déléguer certaines tâches;
  • Ne pas surcharger votre journée (n’oubliez pas la règle des 60% et des 5 tâches);
  • Travailler dans un endroit calme, sans distraction en trouvant son rythme et environnement idéal.

Sachez néanmoins que tout cela n’est pas possible sans un but clair préalablement défini.

Alors, si vous souhaitez mettre en place ces choses dans votre vie, passez du temps à définir clairement et aussi précisément que possible où vous voulez aller.

Une fois qu vous aurez le cap à suivre en tête, vous n’aurez plus qu’à passer à l’action !

Et vous, avez-vous d’autres astuces pour organiser votre travail avec plus d’efficacité?

Je suis à votre écoute !

Stefano

A propos de l'auteur

Je m'appelle Stefano WOLFF, je rédige des articles pour des journaux ou des blogs depuis quelques années, en plus d'être entrepreneur dans le secteur financier. Je souhaite partager avec vous expériences et connaissances, pour vous aider à améliorer votre quotidien au travail et dans la gestion de projet.

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