L'organisation du travail est le processus de définition des actions dans le but d'atteindre ses objectifs personnels et professionnels.
En fait, votre organisation influence directement votre productivité et votre niveau de stress quotidien. Elle requiert pourtant une solide motivation pour se mettre en place.
Voyons ensemble dans cet article, comment s'organiser au travail par la planification.
Qu’est-ce que l’organisation du travail ?
L'organisation du travail est un ensemble d'actions mis en place dans le but d'améliorer l'efficacité et la performance en entreprise.
Elle peut se traduire de plusieurs manières :
Comment améliorer son organisation au travail en 6 points
Voyons ensemble quelques conseils concrets pour instaurer ou améliorer votre organisation du travail.
Ceux-ci m’ont permis d’optimiser mon temps quotidien et d’avancer sur plusieurs projets qui me tenaient à cœur.
Si ces techniques ont marché avec moi, je suis convaincu qu’elles marcheront avec vous !
1) Créer une routine
Lorsque vous décidez d'instaurer une meilleure organisation du travail, la première étape vient souvent de la mise en place d’une routine.
Celle-ci peut s’effectuer à toute heure de la journée.
Personnellement, j’attache une importance particulière à la faire le matin, pendant une heure ou deux, quand tout est calme et que j’ai du temps pour moi.
Egalement, le fait d’attaquer dès le matin vous laisse toute la journée pour faire face à des imprévus qui peuvent surgir.
Dans tous les cas, le but n’est pas de créer une routine inutile, mais de prendre du temps pour soi, pour ses projets, pour son travail ou pour son bien-être.
Commencez par passer une heure de moment privilégiée le matin, pour :
Il est impossible de changer de manière radicale tout son mode de vie.
Cette routine vous permet surtout de mettre le pied à l’étrier, en lançant votre journée sous les meilleurs auspices et en vous habituant doucement à planifier votre temps de travail.
Commencer par une routine est une façon douce de vous amener à changer durablement votre façon de vivre.
En réalité, votre retour d'organisation du travail dépendra de votre but.
- Si votre but est d’être plus efficace au travail, alors passez cette heure à travailler sur le plus important
- Si votre but est d’être plus heureux dans votre vie personnelle, alors passez cette heure à consacrer du temps pour vous
Loin de créer une routine ennuyeuse, celle-ci doit vous permettre de vous développer et d’atteindre vos buts.
Une fois cette routine mise en place et l’habitude d’ainsi organiser son travail prise, vous allez pouvoir passer à l’étape suivante.
2) Déterminer ses priorités
Déterminer ses priorités et passer du temps à l'organisation du travail est en effet nécessaire.
Une planification minutieuse de votre temps de travail vous aidera à gagner en efficacité et en sérénité.
Si vous souhaitez obtenir de bons résultats sans avoir l’impression d’être débordé, il est important de bien planifier son temps de travail.
Pourquoi ?
Tout simplement car l’expérience a prouvé que :
Retenez-bien ces deux principes essentiels lorsque vous pensez à être organisé au travail.
Pour réussir, il est fondamental d'effectuer une tâche à la fois, de se concentrer dessus pour bien la faire.
Déterminez vos priorités, passez du temps à définir vos tâches et focalisez-vous sur un seul objectif à la fois.
C'est important, car toutes les tâches quotidiennes nous semblent urgentes.
Découvrez ici comment prioriser vos tâches avec la méthode Moscow.
Si vous avez des tas de choses urgentes sur le feu, l’idéal est de se poser et de réfléchir.
Si tout est urgent et puisque que vous n’avez pas le pouvoir de vous démultiplier, alors acceptez le fait qu’il y aura forcément des choses que vous ne pourrez pas faire tout de suite.
Essayez de trouver ce par quoi vous allez commencer.
Cela peut se choisir de plusieurs façons :
Une bonne solution pour faire face à ce genre de situation récurrentes d’urgence, est de déléguer.
Découvrez comment déléguer efficacement.
3) Établir une liste des missions et faire le point
Une fois que vous avez déterminé quels sont vos buts sur le long terme et les différentes priorités de la journée, il est important de :
- Lister toutes les autres actions que vous aurez à mener dans le futur
- Mettre en place un reporting
Ces deux choses me sont particulièrement utiles au quotidien.
Elles permettent :
- D’avoir une vision d’ensemble de ce qu’il faut faire
- De faire le point sur les activités réalisées au cour de la journée
Cette liste de choses, que l’on peut aussi appeler to-do list ou tableau des tâches quotidiennes, doit s’accompagner :
Attention : ne confondez-pas importance et urgence.
Découvrez-en davantage dans comment classer vos tâches et gérer ses priorités.
Enfin, n’oubliez-pas de faire le point régulièrement sur votre avancée.
Dans ma propre organisation du travail, il n’est pas rare que je me planifie différentes tâches au cours de la journée mais que je n’arrive pas à toutes les remplir.
Si c’est votre cas également, le conseil suivant est pour vous !
4) Utiliser la loi Pareto
Programmer seulement 60 % du temps disponible et ne pas prévoir plus de 5 tâches importantes par jour.
Voici deux règles fondamentales à adopter si vous avez, comme moi, l’habitude de surcharger votre emploi du temps.
Une bonne organisation de travail passe également par le fait de laisser son cerveau se reposer entre deux tâches à faire.
Pour mieux s'organiser, il vaut mieux réaliser seulement quelques tâches importantes en une journée et bien les faire, plutôt que de bâcler une multitude de tâches sans importances !
Focalisez-vous toujours sur la qualité plutôt que sur la quantité quand vous établissez votre to-do list !
N’oubliez pas qu’uniquement 20% des tâches effectuées ont une vraie valeur selon la loi de Pareto.
Concentrez-vous plutôt sur ces tâches afin de réussir son organisation du travail.
5) Planifier son temps de travail en amont
Si vous vous retrouvez constamment sous l’eau, c’est que vous mélangez ce qui est urgent et ce qui est important.
Voici quatre étapes pour mieux planifier votre temps de travail :
Je sais que beaucoup d’entre-vous sont réticents à déléguer leur travail.
C’est pourtant la solution idéale pour vous enlever bien des tracas de votre quotidien et éviter ces périodes récurrentes où vous êtes débordé.
6) Créer un environnement calme et sans distraction
Cela peut sembler logique, et pourtant dans notre société moderne nous avons tendance à travailler dans des endroits bruyants, peu propices à la concentration et qui nous demandent d’être « multi-tâches ».
Vous trouverez un article du Paris Innovation Review qui montre comment les neuro-sciences ont étudié le fonctionnement de la concentration, son importance et la difficulté à l’entretenir dans nos sociétés modernes.
Je parle bien sur des open-spaces et autres réunions qui s’accumulent et où finalement, il ne se décide pas grand chose.
Je parle également du temps incroyable que nous passons sur nos smartphones et les différentes notifications et mails intempestifs qui viennent perturber notre concentration.
La planification et l'organisation du travail passent également par bien organiser son lieu de travail.
Vous pouvez utiliser la méthode des 5S pour cela.
Pour ce faire, essayez de :
- Désactiver vos notifications
- Mettre votre smartphone en mode avion
- Vous isoler de l’open-space et de la tentation de la machine à café
- Avoir un bureau propre et rangé pour trouver facilement ce que vous avez besoin
- Trouver votre rythme de travail et le meilleur cadre de travail pour vous.
Personnellement, j’aime marcher dans les parcs quand j’ai besoin de trouver des idées de contenu à rédiger
J’ai bien conscience que tout le monde ne peut pas se déconnecter totalement.
Essayez néanmoins de le faire le plus possible si vous souhaitez réussir votre organisation du travail.
En savoir plus sur les 4 outils qui vous permettront d’améliorer votre gestion du temps.
En conclusion
Vous l’aurez compris, l'organisation du travail est quelque chose d’important quoique peu facile à mettre en place.
Il n’est pas rare d’avoir des pics de motivation et de longs moments où l’on devient inactif ou moins productif.
Le secret de la réussite réside dans la récurrence, la stabilité et la régularité avec laquelle vous exécutez vos tâches.
Pour être organisé de la meilleure des manières, l’idéal est de :
Sachez néanmoins que tout cela n’est pas possible sans un but clair préalablement défini.
Alors, si vous souhaitez mettre en place ces choses dans votre vie, passez du temps à définir clairement et aussi précisément que possible où vous voulez aller.
Une fois que vous aurez le cap à suivre en tête, vous n’aurez plus qu’à passer à l’action !
Et vous, avez-vous d’autres astuces pour organiser votre travail avec plus d’efficacité?
Je suis à votre écoute !
