Comment déléguer efficacement pour gagner du temps ?

comment déléguer efficacement

Tous ceux qui ont déjà entrepris un projet d’envergure savent qu’il est parfois difficile de tout gérer tout seul.

Si cela est particulièrement vrai dans la gestion de projet, cela l’est également dans le travail quotidien.

Il est un fait absolu : nous sommes humains et avons nos limites.

Celles-ci peuvent être : 

  1. 1
    Notre temps:
    Nous avons tous 24 heures par jour.
  2. 2
    Notre énergie:
    Nous avons une quantité d’énergie chaque jour, qu’il est impossible de décupler à l’infini.
  3. 3
    Nos compétences:
    Souvent, pour mener un projet à bien, il faut de multiples compétences. Toutes les apprendre vous demanderait un travail et un effort considérable.
  4. 4
    Nos défauts:
    Nous ne sommes pas parfaits et avons tous plus ou moins de défauts (tendance à procrastiner, à repousser le travail, à préférer faire certaines choses que d’autres, etc.)

Pour palier à cette problématique, il existe une solution miracle : la délégation.

Se poser la question de comment déléguer efficacement permet : 

  • de trouver des solutions puissantes;
  • de se démultiplier;
  • de gérer plusieurs projets de front;
  • de mutualiser les talents.

Mais déléguer ne s’improvise pas, et nous avons de nombreuses fausses croyances sur ce que cela est réellement. 

Nous allons donc voir dans cet article, quels sont les principes de délégation à adopter.

Je vous invite à consulter cet article pour apprendre comment déléguer efficacement dans le cadre de la gestion de projet.

Comment déléguer efficacement : les clichés à éviter

La définition de la délégation est très claire : 

Charger quelqu’un d’une fonction, d’une mission, en transmettant son pouvoir.

Ce point de définition est très important car il explique clairement que la délégation est la transmission du pouvoir.

Pourtant, je sais qu’autour de moi (et moi-même il fut un temps), la croyance dominante est de penser que déléguer revient à confier tout le “sale boulot” aux autres.

Voici donc le premier cliché à éviter.

Déléguer ce qu’on aime pas faire

On ne délègue pas pour donner la patate chaude à quelqu’un d’autre, on délègue pour transmettre une partie de son pouvoir et ainsi démultiplier les forces et les compétences.

Voici les raisons valables de déléguer : 

  • On a pas assez de temps pour gérer un projet;
  • On a d’autres priorités à gérer;
  • On gère plusieurs projets de front.

En d’autres termes, déléguer revient à confier une tâche qu’on aurait pu faire mais pour laquelle on a des impératifs qui nous empêchent de l’accomplir.

Et voici donc le deuxième piège à éviter : confier une mission sur un sujet qu’on ne maîtrise pas.

Déléguer ce qu’on sait pas faire

Il est tentant de déléguer à quelqu’un, tout ce qu’on ne sait pas faire soi-même.

Ce piège entraîne deux problèmes majeurs : 

  1. 1
    Quand on ne sait pas comment cela marche, il est impossible de vérifier que le travail est bien exécuté;
  2. 2
    Quand on ne sait pas comment cela fonctionne, il est impossible d’expliquer de manière claire et assez précise le travail à fournir.

Personnellement, je suis tombé dans ces deux écueils par le passé. 

J’ai essayé de créer une entreprise avec deux associés. Je me suis allié avec une personne qui gérait le côté technique, et l’autre le côté relationnel, deux domaines que je ne maîtrisais pas et qui ne me plaisaient pas.

Je ne m’étais jamais posé la question de comment déléguer efficacement.

Le résultat fut catastrophique : il n’y avait aucune cohésion ni cohérence dans le travail, chacun allant de son excuse pour justifier ses manquements.

Comme je l’ai expliqué en introduction, il est impossible de maîtriser à la perfection tous les sujets. Cela demanderait un temps et une énergie considérable. 

Par contre, il est fondamental d’en savoir peu sur beaucoup de domaines, c’est à dire connaître les bases de ce que vous souhaitez déléguer, et ainsi éviter :

  1. 1
    D’être mal compris quand on explique;
  2. 2
    D’être roulé dans la farine par quelqu’un de peu scrupuleux.

Comment déléguer efficacement : nos 3 conseils pratiques

Nous allons voir ici, trois conseils pratiques pour adopter les bons principes de délégation.

comment déléguer efficacement

Avoir une vision

S’il faut comprendre la délégation comme une transmission de son pouvoir, alors la première étape est de définir quel est ce pouvoir.

Le pouvoir que vous avez sur un projet provient de la vision que vous avez sur celui-ci.

Il requiert donc un travail préparatoire minutieux, un plan précis et un objectif clair.

Par exemple, si vous souhaitez créer un blog contenant de nombreux articles intéressant sur la gestion de projet, avant de déléguer le travail de rédaction, il est nécessaire de : 

  • Définir la ligne éditoriale;
  • Définir par quel média vous allez les diffuser (il en existe une infinité, qui va du blog gratuit communautaire comme Medium au site en propre sur WordPress, en passant par les réseaux sociaux);
  • Savoir combien d’articles par jour / semaine vous voulez;
  • Définir votre stratégie d’acquisition d’audience (réseaux sociaux, SEO, publicité, un mix entre tout cela, etc.).

Il sera donc également nécessaire de comprendre basiquement les notions de SEO, d’acquisition d’audience, d’évaluer les différents médias, etc.

En bref, vous l’aurez compris, si vous n’avez pas fait ce travail de planification et de vision stratégique, il vous sera impossible de déléguer efficacement votre travail.

Sans vision, vous ne pouvez pas : 

  • communiquer toutes les informations clefs aux rédacteurs;
  • être crédible dans la délégation de la tâche;
  • vérifier que le travail fourni est conforme à vos attentes;
  • puisque vous ne connaissez pas vous-même vos attentes.

Passer du temps à transmettre

Une fois ce travail de clarification de tous les points dans votre esprit, il faut encore pouvoir transmettre votre message.

Celui-ci peut être décomposé en trois phases : 

  1. 1
    L’expliquer en détail;
  2. 2
    Former sur des points précis;
  3. 3
    Répondre à des problématiques.

Bien expliquer

Pour transmettre efficacement un message, il vous faudra passer du temps à l’expliquer en détail

En effet, ce temps passé permettra : 

  • à votre interlocuteur de bien s’imprégner des tenants et aboutissants de sa mission. Cela est particulièrement vrai au début.
  • de travailler votre discours et l’améliorer. Cela est important pour vous.
    Vous gagnerez ainsi en efficacité quand il vous faudra expliquer votre vision à d’autres interlocuteurs.

Passez autant de temps que nécessaire à expliquer votre vision et les moyens que vous souhaitez mettre en place pour l’atteindre.

Il faut que la personne à qui vous déléguez votre travail soit comme un partenaire de confiance.

Sans cette confiance, il vous sera difficile de déléguer l’esprit libre et tranquille et de vous concentrer sur vos autres missions.

Exemple : quand j’ai moi-même essayé de créer une entreprise, je n’ai pas passé assez de temps à expliquer ma vision. Les actes de mes partenaires étaient parfois en contradiction totale avec ce que je voulais mettre en place. Passer un peu de temps au début vous en fera gagner beaucoup à terme.

Bien former

Il vous faudra également passer du temps à former

En effet, ce projet est le vôtre. Il a germé dans votre tête, vous avez mis en place des processus et des protocoles que la personne à qui vous souhaitez déléguer ne maîtrise pas forcément.

Soyez indulgent et rappelez-vous : personne n’est infaillible.

Prendre du temps au début pour former quelqu’un de confiance sur le long terme est un excellent moyen de gagner en temps et en efficacité dans votre travail futur.

Par exemple : Quand votre équipe commencera à grossir, vous utiliserez probablement des protocoles et outils assez sophistiqués. Beaucoup de personnes sont spécialisés dans un domaine spécifique et en connaissent peu sur les autres sujets. Formez-les sur les outils avant de prétendre à ce qu’ils les utilisent correctement.

Exemple : Quand votre équipe commencera à grossir, vous utiliserez probablement des protocoles et outils assez sophistiqués. Beaucoup de personnes sont spécialisés dans un domaine spécifique et en connaissent peu sur les autres sujets. Formez-les sur les outils avant de prétendre à ce qu’ils les utilisent correctement.

Répondre aux questions

Il vous faudra enfin répondre aux questions

Quelqu’un qui agit sans jamais poser de questions, qui comprend tout en quelques secondes et qui ne fait jamais d’erreur est : 

  • soit un génie;
  • soit quelqu’un qui prend le travail à la légère.

Il est beaucoup plus rare de trouver le premier que le deuxième.

Donc, votre partenaire de confiance, s’il est sérieux, vous posera probablement beaucoup de questions sur comment optimiser son travail.

Encore une fois, passez du temps avec lui pour répondre à ses interrogations, et le former si nécessaire.

Exemple : Lorsqu’on me confie un projet, j’aime poser le maximum de questions. Cela permet souvent d’évoquer des sujets sur lesquels l’interlocuteur n’avait pas forcément réfléchi. Les questions enrichissent les conversations et ont toujours fini par améliorer le travail final. 

Utiliser les bons outils

La communication est parfois compliquée, surtout quand vous travaillez à distance. 

Elle est pourtant centrale pour bien transmettre votre vision.

Il est donc important d’utiliser les bons outils pour : 

  • Acquérir les bons prospects à qui déléguer les tâches;
  • Communiquer efficacement avec elles.
  • Acquérir les bons prospects à qui déléguer les tâches;
  • Communiquer efficacement avec elles.

Il est important d’utiliser les bons outils afin de réussir le processus de délégation.

Personnellement, je pense que le minimum à mettre en place est : 

  • Un outil qui centralise les conversation, documents et partage d’information, comme Slack par exemple.
    Un QG est toujours utile, surtout quand vous devez multiplier le nombre de personnes auprès de qui déléguer votre travail.
  • Un outil efficace de visioconférence.
  • Un cloud commun et centralisé, qui permet de partager et récupérer tous les fichiers facilement, au même endroit.
  • Trouver votre canal d’acquisition de talent idéal.

Je peux d’ailleurs vous conseiller un très bon livre qui vous expliquera beaucoup de choses sur comment déléguer efficacement. 

Cet ouvrage de Timothy Ferriss, la semaine de 4 heures, a d’ailleurs fait l’objet d’un article sur notre blog, que je vous invite à consulter.

Il contient de nombreux conseil pour mettre en place les bons principes de délégation.

En conclusion

Déléguer son travail est un puissant moyen de se libérer du temps et de multiplier les projets sur lesquels on travaille.

Cependant, beaucoup de personnes croient à tort que pour déléguer efficacement, il suffit de donner une tâche qu’on a pas envie de faire ou qu’on ne sait pas faire à quelqu’un de compétent.

Rien n’est plus faux. 

Pour déléguer efficacement, il faut respecter ces trois attributs : 

  1. 1
    Avoir une vision claire;
  2. 2
    Passer du temps à partager;
  3. 3
    Mettre en place des process efficaces grâce à de bons outils.

Si ces trois étapes sont bien effectuées, alors déléguer peut se révéler être d’une efficacité redoutable, surtout si vous souhaitez vivre la même vie que Tim Ferriss dans son livre “la semaine de 4 heures”.

Et vous, avez vous déjà vécu une expérience douloureuse, en ne respectant pas les principes de délégation évoqués ci-dessus ?

Faites-le moi savoir dans la section commentaires ci-dessous !

Stefano

A propos de l'auteur

Je m'appelle Stefano WOLFF, je rédige des articles pour des journaux ou des blogs depuis quelques années, en plus d'être entrepreneur dans le secteur financier. Je souhaite partager avec vous expériences et connaissances, pour vous aider à améliorer votre quotidien au travail et dans la gestion de projet.

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