Savoir utiliser les feedbacks est une clé essentielle de la conduite d’un projet.
Cela non seulement renforce la confiance au sein de l'équipe, mais aussi stimule la productivité et favorise une culture de l'apprentissage continu.
Cela peut sembler intimidant, mais comprendre l'art du feedback constructif peut être un véritable atout.
Dans cet article, nous allons explorer en profondeur comment créer un environnement positif au sein de votre équipe projet grâce à des pratiques de feedback constructif, en offrant des conseils concrets et des stratégies faciles à mettre en œuvre.
Qu'est ce qu'un feedback constructif ?
C’est une approche permettant aux membres de l'équipe de partager des commentaires positifs et des suggestions d'amélioration de manière respectueuse et professionnelle.
Il favorise un échange ouvert et honnête, permettant à chacun de grandir professionnellement.
D'après une étude récente, 98 % des employés manifestent un désengagement professionnel lorsqu'ils ne reçoivent que peu ou pas de feedback.
Cultiver une culture de feedback constructif
La culture de feedback constructif commence par l'exemple des chefs de projet !
En étant un exemple pour les autres, les chefs de projets peuvent créer un environnement propice où les membres de l'équipe se sentent à l'aise de donner et de recevoir des commentaires.
Encouragez l'équipe à donner des retours spécifiques, basés sur des situations réelles. Cela les rendra plus efficaces et pertinents.
En adoptant cette approche, vous favorisez inconsciemment l'effet Pygmalion, renforçant ainsi positivement les compétences et la confiance de chaque membre de l'équipe.
5 caractéristiques pour un feedback efficace
Pour être certain de faire progresser l’équipe projet, voici les caractéristiques clés d’un feedback constructif :
1) Désiré
Le feedback doit être demandé explicitement par la personne, à son initiative, quand elle le choisit.
C’est sa responsabilité.
A défaut, vous devez demander à l’équipier s’il est OK pour recevoir un feedback.
Si ce n’est pas le bon moment, attendre la prochaine bonne occasion (mais pas trop éloignée, voir les autres points plus bas).
Evitez d’imposer votre feedback de manière brutale, non sollicité.
Vous pouvez être certain que l’équipier ne va rien enregistrer, en étant sur la défensive.
2) Confiance
Le feedback doit venir d’une personne de confiance, ou de sa communauté.
Il doit être bienveillant (mais pas complaisant, c’est-à-dire juste pour faire plaisir ou avoir la paix).
Si vous n’avez pas une bonne relation de confiance avec votre équipier, c’est problématique pour le projet et révèle un défi de leadership.
Et tout particulièrement pour le feedback.
C’est pour cela que vous devez être modélisant, en étant un exemple pour les autres, dans votre comportement.
Comment donner un feedback si vous n’en demandez jamais à votre équipe ? ou si vous les rejetez.
3) Immédiateté
Il porte sur ce qui a été fait dans l’instant précédent, sur les faits et ressentis à chaud.
Evitez les feedbacks sur des anciens événements de 6 mois dont personne ne s'en souvient précisément.
C’est d’ailleurs le travers des feedbacks en entretien annuels et évaluation des performances.
Donnez votre feedback rapidement après l’évènement, qu’il soit positif ou de progrès.
Dans le contexte du management hybride, où les équipes travaillent parfois à distance et parfois en présence, cette approche instantanée est encore plus cruciale pour maintenir une communication claire et efficace.
4) Multiples
Ce type de feedback porte sur ce qui a été bien fait, ce qui peut être mieux fait, sur les émotions etc.
Il existe plusieurs types de feedbacks.
Les principaux sont le feedback de valorisation et le feedback de progrès :
- Le feedback de valorisation souligne un point fort de la personne
- Le feedback de progrès souligne un axe de développement de l’équipier
5) Naturel et sans formation
Un Feedback ne doit pas nécessiter 3 jours de formation pour être donné…
Ne tournez pas autour du pot en formulant des phrases alambiquées.
Soyez simple dans sa formulation, à partir du moment où vous respectez les règles de formulation d’un feedback.
3 Règles pour formuler un feedback efficace
1) Feedbacks de valorisation
Pour ce type de feedback, soulignez ce qui a bien marché. Point.
Ne jamais, JAMAIS, continuer avec un « Mais ».
Par exemple : « Ce travail est remarquable, mais etc.. »
Vous transformez immédiatement un feedback de valorisation en feedback de progrès.
Un feedback de valorisation, c’est souligner un point fort, sans jamais ajouter un commentaire.
2) Feedbacks de progrès
Il convient ici d’être factuel.
Vous avez constaté une action pas au niveau attendu, vous devez étayer votre remarque avec des éléments factuels.
Par exemple, le document n’a pas été accepté par le client etc.
Vous devez proposer un axe de progrès, si possible en proposant une solution pratique.
Par exemple, est-il utile de faire relire le document par quelqu’un d’autre dans l’équipe ?
Vous pouvez aussi laisser du temps à l’équipier pour revenir avec un axe d’amélioration lui-même.
Enfin, la règle d’or est de demander des feedbacks à vos équipiers pour vous-même !
C’est la base…mais qui conditionne tout le reste !
Comment écouter quelqu’un qui ne demande jamais de feedback et se contente d’en distribuer à la volée ?
Commencez par demander des feedbacks aux autres, vous pourrez ensuite en donner à vos équipiers.
Structure d’un Feedback
Une fois ceci bien intégré, la construction concrète du feedback se déroule comme suit :
1) Feedback de valorisation
[Utiliser une phrase de constat + un compliment].
Exemples :
- J’ai constaté que la réunion a permis d’aboutir à une conclusion opérationnelle. Super !
- La solution que tu as préconisée a permis de réduire les incidents de 30%. Bonne pioche !
- Les évaluations de formation sont très bonnes. Particulièrement sur la partie animation.
2) Feedback de progrès
[Utiliser une phrase de constat + Une question + une proposition d’amélioration].
Exemples :
- J’ai constaté que la réunion n’a pas permis d’aboutir à une conclusion opérationnelle. Qu’est-il possible de faire ? Par exemple, réduire l’agenda ou inviter d’autres participants ?
- La solution que tu as préconisée n’a pas permis de réduire les incidents de 30% comme envisagé. D’autres idées à creuser ?!
- Les évaluations de formation ne sont pas très bonnes. Particulièrement sur la partie animation. Tu en avais conscience ? C’est une première où il faudrait qu’on regarde comment optimiser cette partie ? Une formation Scketchnote peut-être ? Ou autre ?
Conclusion
En conclusion, le feedback constructif est bien plus qu'une simple rétroaction.
C'est un outil puissant qui peut transformer votre équipe projet.
Vous pouvez créer un environnement où chaque membre de l'équipe se sent valorisé et respecté :
- En cultivant une culture de feedback constructif
- En écoutant activement
- En utilisant des mots clés pertinents
Alors, mettez ces stratégies en pratique, encouragez le feedback constructif et observez votre équipe s'épanouir et réussir.
N'oubliez pas :
Le feedback constructif est un voyage, pas un point d'arrivée.
En continuant à développer ces compétences, vous pavez la voie vers un avenir brillant et collaboratif pour votre équipe projet.
