Le management visuel facilite le partage d'informations à tous les niveaux grâce à des outils tels que la roue chromatique, la matrice d'Eisenhower et le mind mapping.
Il est largement utilisé dans la gestion de projet pour répondre aux besoins des entreprises, tout en s'inspirant des principes du Lean Management, du Kaizen, des 5S, du Kanban, du Six Sigma et de la roue de Deming, entre autres.
Cet article a pour objectif de vous aider à comprendre cette notion, en explicitant ses étapes, avec des exemples à l’appui, et en vous faisant part de ses bénéfices.
Qu'est-ce que le management visuel ?
Le management visuel est une démarche du Lean Management qui se base sur un ensemble de méthodes de communication.
Il s'agit d'utiliser au moins un outil de management visuel afin de rendre les informations plus claires et plus faciles à comprendre par les employés et de permettre une meilleure collaboration entre les membres du groupe.
Les outils de gestion visuelle comprennent des tableaux, des diagrammes, des cartes, des schémas et des images qui peuvent servir à communiquer des informations telles que les objectifs, les processus, les flux d’activités, les processus et les progrès.
Ces outils peuvent être puissants pour surmonter les défis liés aussi à la délocalisation en facilitant la communication, en renforçant la collaboration et en assurant la transparence au sein de l'équipe.
Quels sont les intérêts du management visuel digital ?
Les avantages de l’utilisation du management visuel se résument en plusieurs points essentiels :
- Compréhension claire et explicite : une communication par l’image produit des informations plus faciles à comprendre, en les présentant de manière graphique et intuitive. Cela facilite la compréhension des résultats clés et des processus, même pour les personnes qui n'ont pas une formation ou une expérience spécifique dans le domaine
- Amélioration de la communication : des informations graphiques sont souvent plus faciles à comprendre que les textes ou les explications verbales. Ce qui permet de mieux communiquer et de mieux coordonner les tâches tout en facilitant la compréhension des informations
- Amélioration de la gestion du temps : cette démarche issue du Lean Management harmonise les processus et les procédures afin d'augmenter l'efficacité et la productivité. En plus, d’améliorer la communication au sein de l'organisme, elle maximise l'utilisation des ressources
- Renforcement de la collaboration : un outil de management visuel digital permet aux membres du groupe de mieux comprendre le processus et le flux d’activité. Il favorise également le partage d’informations, tout en aidant à la prise de décision et au travail d’équipe
- Transparence accrue : cette méthode de management permet la transmission d’informations claires et précises. Chaque action entreprise est renseignée et permet ainsi de faciliter les échanges. Ce qui peut encourager la collaboration entre les membres du groupe et aider à atteindre les objectifs
- Vue d’ensemble du projet et des étapes à suivre : les tableaux de bord sont des supports plus qu’utiles à la prise de décision et l'atteinte des OKR’s (traduit par "objectif et résultats clés"). Grâce à des données explicites et sûres et présentant les indicateurs de performances de l'entreprise. De plus, ces tableaux sont des aides à la mise en place d’une communication graphique.
Les bénéfices de cette démarche
En bref, l’utilisation du management visuel digital est plus qu’utile si vous cherchez à aider votre entreprise à améliorer son efficacité et sa qualité de production. Elle fournit aux salariés une source de données visibles qu'ils peuvent facilement surveiller et mettre à jour.
Cela permet aux employés de comprendre les objectifs, les processus et les flux d’activités, mais également de fournir des informations précises et rapides sur les performances et les progrès.
Cette méthode de management peut aussi aider les entreprises à réduire leurs coûts, à améliorer leur rentabilité et à accroître leur productivité.
Qui met en place le management visuel ?
Un outil de management visuel est généralement installé par les gestionnaires et les superviseurs, qui doivent s'assurer qu’il est correctement mis en place et que des rapports sont fournis sur son efficacité.
Par exemple, dans les magasins, c’est le coordinateur de la mise en scène visuelle qui est responsable de la mise en œuvre de tous les planogrammes en collaboration avec les corps opérationnels, les pôles marketing et développement.
Les employés devraient être impliqués dans presque toutes les étapes de la mise en œuvre de la méthode 5S (méthode d’amélioration continue qualitative) et les mesures prises. Les phases et la personne responsable de ces mesures doivent être clairement identifiées.
Dans de nombreux cas, l'équipe de gestion visuelle est sous la direction d’un responsable qui est chargé de définir et de maintenir les standards et normes du processus.
Comment le mettre en œuvre : processus pas à pas
Sa mise en application débute par l’identification des défis et des difficultés rencontrés par l'équipe.
Il faut les évaluer afin de déterminer les meilleures solutions possibles. Ensuite, il est nécessaire de définir le processus et le flux de travail à suivre. Puis de créer les indicateurs graphiques qui représenteront les étapes et les résultats.
Pour cela, vous pouvez vous aider d’un outil de management visuel.
Ci-après un exemple de planning basé sur le management visuel et utilisant l’art de la représentation ; identification des objectifs et des process grâce aux couleurs.
Comment la digitalisation peut-elle rendre le management plus efficace ?
Afin d’illustrer nos propos, prenons l’exemple d’une agence de communication.
Parmi les indicateurs à mettre en place pour appliquer une communication graphique, il faut un pictogramme incarnant le groupe travaillant sur le projet.
Ensuite, un autre ayant la forme d’un document pourrait représenter la recommandation à élaborer. Ou encore, une présentation sous forme de diaporama.
Enfin, l’icône d’une feuille et d’un crayon pourrait symboliser le contrat.
Autrement dit, ces icônes permettraient d’expliciter la démarche à adopter en évitant les incompréhensions ou mésententes.
Dans l’exemple pris, les pictogrammes peuvent représenter les étapes au même titre que les objectifs à atteindre.
Ci-après un exemple de roadmap graphique simplifiée illustrant un exemple de marche à suivre pour la création d’une recommandation destinée à un client industriel :
En résumé, l’équipe chargée de la recommandation doit l’élaborer et la présenter au client.
Le résultat escompté de cette démarche est la signature d’un contrat avec ce dernier.
Les pictogrammes améliorent la compréhension des étapes et des attendus. Par exemple, le mégaphone vient appuyer le terme « Préparation », on comprend qu’il s’agit de la présentation orale de la recommandation.
Vous pouvez également ajouter des signes et des couleurs pour améliorer la communication visuelle.
Une fois ces étapes achevées, vous pouvez mettre en œuvre le management visuel digital à l'aide de tableaux de bord, mais aussi d'indicateurs de performance et de systèmes d'alarme, entre autres.
Enfin, vous devrez surveiller et évaluer les progrès et les performances. Tout ceci, afin de vous assurer que cette méthode de management est efficace et bien intégrée.
7 étapes pour appliquer un management visuel digital
Le processus pas à pas de l’utilisation du management visuel comprend généralement les étapes suivantes :
- Définir des objectifs clairs et des indicateurs de performance pour le processus
- Utiliser le Mind Mapping pour organiser et structurer les informations essentielles, en veillant à mettre en évidence les liens entre les différentes parties du processus
- Déterminer quelles informations doivent être affichées, les indicateurs, et documenter les flux d’activités et les processus
- Concevoir les outils visuels et les afficher dans les zones appropriées, en veillant à ce qu'ils soient faciles à lire et à comprendre
- Tester le fonctionnement des outils et s'assurer qu'ils sont faciles à comprendre et à utiliser
- Former les employés sur l'utilisation des outils visuels et leur fournir des informations sur le processus et les objectifs
- Suivre l'utilisation de ces outils et surveiller les performances des employés et des processus
- Améliorer les dispositifs en fonction des retours obtenus et des performances constatées.
Ces étapes sont conçues pour aider à améliorer l'efficacité et la qualité des processus, ainsi qu'à maintenir une bonne communication entre les membres du groupe. Ce qui répond tout à fait à une méthode de Lean Management.
Conclusion
Pour conclure, le management visuel est une méthode de gestion de projet utile offrant une vue d'ensemble complète des tâches et des responsabilités. Il permet ainsi aux membres de l'équipe de mieux comprendre leurs rôles et de mieux collaborer. Les outils qui s’inscrivent dans cette démarche améliorent donc l'implication et le moral des employés.
Cette communication visuelle vient renforcer les objectifs du Lean Management, méthode visant à hausser les performances de l’entreprise. Et ce, tout en faisant preuve de nombreux autres avantages tels que :
- Partager efficacement les informations
- Accélérer les process en lien avec la prise de décision
- Renforcer la cohésion et le travail d'équipe
- Accélérer le processus de formation et de mise à jour
- Prévenir des risques et apporter des améliorations au besoin
- Améliorer la communication
- Créer des rôles qui ont du sens
- Accroître la productivité et de la qualité du travail des employés
- Soutenir la production de l’entreprise : amélioration de l’efficacité et de la qualité de cette dernière.
