Compte tenu de la mobilité régulière, du changement constant et de l’évolution permanente du monde professionnel, l’élaboration d’un plan de formation devrait s’imposer comme une évidence, au sein de toute organisation.
Le plan de formation constitue, en vérité, un outil fondamental de gestion du capital humain d’une organisation ou d’une entreprise.
Il permet d’habiliter les salariés à :
- Une meilleure accommodation aux exigences évolutives de leur poste de travail
- Une évolution certaine ou un maintien avéré de leur employabilité, et
- Un accroissement assuré de leurs connaissances et compétences
Dans cet article, je vous présenterai l’utilité du plan de formation ainsi que ses différentes facettes, et vous guiderai dans sa mise en place en 5 étapes, avec un modèle prêt pour emploi.
Qu'est ce qu'un plan de formation ?
Le plan de formation représente, en réalité, l’intégralité des activités et stages de formation à programmer par l’entreprise, à court ou à moyen terme, pour le compte de son personnel.
Sa finalité, allant de pair avec celle du projet global de formation de l’entreprise, est de permettre aux employés de mieux se conformer aux obligations évolutives de leur métier d’un côté, et d’améliorer leurs connaissances et développer leurs compétences d’un autre côté.
Le plan de formation obéit, de ce fait, à deux logiques :
- Il doit répondre aux impératifs de la stratégie d’entreprise et ses orientations tactiques de développement et de pérennisation
- Et en parallèle, il doit prendre en compte les besoins des collaborateurs en termes d’amélioration de leurs performances dans le métier, de progression de leur carrière et d’avancée dans la hiérarchie.
Ainsi, le plan de formation va s’afficher dans une logique de conduite des employés vers l’acquisition, le maintien et le développement des connaissances et compétences nécessaires à l’accomplissement des missions et projets qui leur sont assignés.
L'importance du plan de formation
Le plan repose sur l’analyse des écarts entre la situation actuelle de l’employé et sa situation dans l’avenir, à court et moyen terme, en matière de connaissances et compétences inhérentes à son emploi.
La formation va donc être chargée de colmater les brèches, faciliter le changement et prévenir les évolutions.
Il faut signaler au passage que l’édification d’un plan de formation est régie par la législation.
De la sorte, tout employeur est appelé à former continuellement ses collaborateurs.
Les représentants du personnel doivent avaliser le plan de formation avant sa confirmation définitive par les responsables des ressources humaines.
Pourquoi faire un plan de formation ?
Le plan de formation offre de nombreux avantages aussi bien au personnel qu’à l’entreprise.
1. Adaptation au changement
Il s’en suit une adaptation effective et rapide avec les changements et évolutions incessants des contextes : technologique, social, économique, législatif, politique, environnemental, organisationnel…
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2. Gain de performance et de rentabilité
Il permet aux salariés de gagner en performance et en rentabilité, et par conséquent l’entreprise devient plus compétitive et plus productive.
3. Motivation des collaborateurs
Il autorise les collaborateurs à être davantage motivés. Ainsi, ils travaillent dans la joie et ressentent pleine satisfaction dans leur profession.
4. Adhésion du personnel à l'entreprise
Il en découle une meilleure adhésion du personnel à l’organisation.
A quoi sert le plan de formation ?
Le plan de formation joue, en fait, plusieurs rôles :
1) Outil stratégique
Il est, en quelque sorte, un document stratégique de la politique de formation devant être en phase, évidemment, avec la stratégie d’entreprise et les besoins en formation du personnel.
Autrement dit, il s’agit d’un gros projet opérationnel de maintien et de développement des compétences aussi bien individuelles que collectives, au sein de l’organisation.
2) Document prévisionnel
Il représente, également, un document prévisionnel à court ou moyen terme :
- À court terme : Il est possible de le concevoir dans une optique de court terme en vue de répondre à des besoins urgents en formation des employés.
- À moyen terme : Comme on peut l’échafauder à moyen terme afin de faire face aux éventuels changements et évolutions de l’environnement et leurs effets sur les emplois et l’entreprise.
3) Outil de standardisation des besoins en formation
De cette façon, le plan de formation constitue un outil de communication, au sein de l’entreprise, proposé à tous les intervenants en vue d’abolir toute confusion ou sentiment de partialité auprès des apprentis.
4) Outil de bien être au travail
Il représente pour l’entreprise un excellent moyen de développement des compétences individuelles et collectives, et aussi un bon outil de dialogue social en interne.
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5) Outil de conduite du changement
La formation répond aux besoins d’évolution et d’adaptation face à des revirements de situation.
Le plan de formation sert à accompagner les projets de transformations et est capable de permettre une meilleure adhésion aux nouveaux « règles du jeu ».
A qui s'adresse le plan de formation ?
En réalité, plusieurs intervenants sont concernés par ce projet :
1) Le comité de direction
Le comité de direction qui va communiquer sur les orientations, priorités et besoins stratégiques de l’entreprise, ouvre la démarche globale, évalue et, en dernier lieu, entérine le plan de formation.
2) Les responsables des départements
Les responsables des départements examinent les éventuelles évolutions de leurs services, recueillent les besoins en formation de leurs collaborateurs et donnent leur feedback à propos du plan de formation.
3) Les responsables de formation
Les responsables de formation et ceux des ressources humaines adressent des recommandations techniques, proposent des outils aux responsables des départements, conseillent les employés, construisent le plan de formation et en informent le comité de pilotage et responsables des départements.
4) Les responsables des ressources humaines
Les responsables du personnel sont informés et consultés lors des étapes majeures d’édification du plan.
5) Les employés
Les employés communiquent sur leurs besoins propres en formation.
6) Les prestataires de formation
Les organismes et prestataires de formation peuvent entrer en jeu, à défaut de disposition de certains programmes de formation en interne.
Les 5 critères pour réussir son plan de formation
Nombreux sont les éléments pouvant autoriser le succès du plan :
- L’engagement de tous les intervenants, cités ci-dessus, dans l’accomplissement du plan
- Le lien évident de la nature et du contenu de la formation avec la stratégie d’entreprise d’un côté, et les exigences du poste de travail et des besoins des collaborateurs d’un autre côté.
- La présence de moyens logistiques, matériels et budgets suffisants.
- Une communication efficace et persuasive sur l’utilité et l’importance du projet
- La disponibilité de tous les documents inhérents au plan : fiches descriptives du poste de travail, agendas de formation, fiches de formation, fiches d’évaluation de la formation, feuilles de présence, tableaux de suivi des formations…
Exemple de plan de formation
Je vous ai préparé un modèle à suivre pour l’élaboration de votre plan de formation :
Télécharger ce modèle gratuit du plan de formation
Et téléchargez ici un modèle d'une fiche d'évaluation de la formation à chaud et à froid :
Télécharger ce modèle gratuit de la fiche d'évaluation à chaud et à froid
Quels sont les types de formation ?
Ces différents types de formation cités ci-dessous, s’articulent autour de l’un, de deux ou des trois critères suivants :
- L’adaptation aux impératifs actuels ou, éventuellement, futurs du poste du travail
- L’adaptation aux impératifs actuels ou, éventuellement, futurs du poste du travail
- La progression ou la préservation de son métier
- L’acquisition et développement des compétences
1. Formation initiale
Elle autorise l’étudiant à se doter des fondamentaux en termes de connaissances et compétences indispensables à l’exercice d’un emploi.
Un diplôme est remis à l’étudiant en fin de cursus.
2. Formation d'intégration
Dispensée par le chargé de formation au profit de toute nouvelle recrue en vue de l’initier au métier, le lui faire connaitre et également lui faciliter l’intégration au sein de l’entreprise.
3. Formation de professionnalisation
Il s’agit d’un accompagnement continu des collaborateurs tout au long de leur carrière en leur prodiguant les compétences nécessaires dans l’optique d’atteindre les plus hauts niveaux de performances dans leur métier.
Elle consiste à apporter, de manière effective, toute mise à jour requise en termes de nouvelles connaissances et compétences devenant nécessaires à accomplir sa profession.
La formation de professionnalisation concerne aussi toute nouvelle personne nominée à un poste de responsabilité ou reconvertie professionnellement parlant.
4. Formation de perfectionnement
Il s’agit de formations plus approfondies et plus spécifiques permettant de préparer l’employé à des postes stratégiques ou à des concours ou entretiens professionnels pour des postes hautement qualifiés.
5. Formation en langues
Elle permet à certains employés d’améliorer leurs apprentissages des langues : français, anglais ou autres langues indispensables à bien mener le travail assigné.
6. Formation sur l'hygiène et la sécurité
Inscrite au code du travail, elle a pour objectif de développer les compétences des employés pour gérer leurs activités dans le respect des normes d’hygiène et de sécurité imposés par la réglementation en vigueur.
7. Formation personnelle
Elle représente la formation prise à l’initiative du salarié lui-même.
Elle doit figurer aussi sur le plan à l’instar des autres types de formation.
Quels sont les modes de formation en entreprise ?
Plusieurs modes de formation peuvent être assis par les responsables de ressources humaines :
- Autoformation : directement assurée par l’employé lui-même
- Formation en séances présentielles
- Formation à distance
- Formation pratiques sous forme de stages à effectuer en interne ou en externe,
- Formation d’accompagnement par son coach ou son manager…
Les 5 étapes du plan de formation
La manière d’édifier son plan suit des étapes successives, logiques et chronologiques :
1ère étape : État des lieux
Il s’agit à ce stade de chercher à analyser la situation actuelle de l’entreprise, des différents départements et de tous les employés en termes de connaissances et compétences requises pour mener à bien les missions et projets en cours et ceux à venir, selon la stratégie de l’entreprise. Et procéder ensuite à la mesure des écarts.
Pour réussir cette étape, il faut :
- Effectuer une collecte large d’informations auprès de tous les acteurs impliqués dans le plan (cités antérieurement)
- Consulter les demandes personnelles en formation au niveau des fiches d’entretiens professionnels avec les employés
- Et, ne pas oublier d’analyser les exigences évolutives inhérentes à l’environnement de l’entreprise.
2ème étape : Définition des objectifs, axes et priorités
A ce stade, il faut procéder à la définition des objectifs du plan ainsi que la détermination des grands axes et priorités de formation en prenant en considération les impératifs fondamentaux des projets et missions en relation avec la stratégie de l’entreprise.
Il est également nécessaire de prendre en compte les besoins urgents et importants des employés afin que l’ensemble des parties prenantes gagne en performances et productivité.
Modèle de matrice des exigences
Collectez et évaluez les exigences de l'ensemble des parties prenantes.
3ème étape : Expression du besoin en formation
Il s’agit, maintenant, d’exprimer et de traduire les besoins de compétences en besoins de formation.
A ce stade, on commence à formaliser et à construire effectivement son plan de formation.
4ème étape : Mise en œuvre du plan
C’est la phase opérationnelle du plan. On le met en œuvre et on en assure le pilotage et le suivi.
Les éléments importants devant figurer sur le plan sont les suivants :
- Rapporter les objectifs de formation
- Prendre connaissance du bilan quantitatif et qualitatif du plan précédent
- Faire l’inventaire des besoins en formation
- Définir les grands axes du plan en prenant en considération : les objectifs opérationnels, les évolutions des métiers et les compétences à acquérir
- Définir la démarche d’évaluation : fiche de satisfaction, mesure de l’impact de la formation,
- Asseoir le programme de formation : Préciser l’intitulé de formation, son type, l’objectif recherché, les employés concernés, leur poste de travail, les dates de formation et le budget alloué.
5ème étape : Évaluation du plan
C’est l’étape d’évaluation du plan par rapport aux objectifs, axes et priorités définis au préalable.
- Qu'est-ce qu'on a réalisé ?
- Quelles étaient nos stratégies gagnantes ?
- Qu'est-ce qu'on n'a pas accompli ?
- À quels niveaux sommes-nous parvenus ?
- Pourquoi ?
- Comment faire pour rattraper nos retards ?
En conclusion
In fine, à travers cet article nous avons bien pris conscience et connaissance de la nécessité de disposer d’un plan de formation complet et bien réfléchi.
En effet, il représente non seulement le moyen efficace qui permet de remédier à tout besoin en formation des collaborateurs, mais aussi et surtout un véritable levier pour l’entreprise pour rester compétitive et productive.
Les employés vont gagner en termes de maintien voire d’évolution de leur employabilité.
Ils se sentiront joyeux et satisfaits dans leur métier.
