Comité de pilotage : comment réussir votre COPIL

comité de pilotage

Tout projet se doit d’avoir des instances de suivi ou comités permettant de communiquer avec les différentes parties prenantes impliquées.

Le comité de pilotage est en particulier une instance très importante pour la réussite des projets.

Elle est constituée généralement de directeurs et de responsables internes et /ou externes qui aident à faire avancer les projets, selon les objectifs stratégiques définis au niveau de la charte du projet. 

L’objectif de cet article est de détailler le périmètre du comité de pilotage, son rôle, et son organisation.

Je vous fournirai à la fin 7 recommandations indispensables à la réussite de vos comités de pilotage.

Qu'est ce qu'un comité de pilotage, le steerco ?

La réunion de pilotage, appelée également Codir, steer committee, steerco, ou revue de projets, est une réunion stratégique regroupant des cadres de haut niveau dans l’organisation du projet (sponsors, exécutifs, directeurs / responsables et experts) en plus du manager de projet.

Son organisation est définie lors du lancement du projet, dans le cadre du plan de communication (exemple ci-après).

Plan de communication

Ce comité ne dirige pas le projet ; il aide à guider son avancement.

Quel est le rôle du comité de pilotage dans le succès d'un projet 

Il ne s’agit pas d’un simple exercice pour faire plaisir à la hiérarchie, ou pour être conforme aux différents audits de qualité. La réunion de pilotage, a un rôle crucial dans le suivi de l’avancement et dans la réussite des projets.

Quels sont les avantages de cette revue de projet ?

La réunion de pilotage, appelé Steering committee en Anglais, permet de :

  • Conserver l'engagement des décideurs et sponsors du projet
  • Vérifier qu’on est sur le « bon chemin » en s’assurant que le top management des entités impliquées dans le projet, est aligné sur l’avancement et rectifier si besoin.
  • Partager les difficultés et risques du projet et avoir le sponsorship du management pour faire avancer les choses plus rapidement
  • Prendre des décisions sur les points de blocages éventuels (conflit sur l’utilisation de ressources, changement de périmètre, autres contraintes impactant les coûts, qualité ou délais des projets).

Organisation des comités de pilotage : qui, comment et à quelle fréquence ?

Afin d’atteindre les objectifs cités ci-haut, les membres du comité de pilotage doivent être bien choisis.

Le choix de ces membres se fait en concertation entre le chef de projet et le sponsor du projet.

Il s’agit généralement d’une équipe transverse de responsables seniors, et d’experts internes et externes impliqués dans le projet.

Ces membres doivent :

  • Avoir de l’autorité
  • Avoir de l'influence
  • disposer d’un pouvoir décisionnel par rapport à leurs différentes entités
comité de pilotage

Modèle du support du comité de pilotage

Avec une étude de cas concrète

La fréquence des comités de pilotages dépend de la taille du projet, de sa complexité, de sa durée, ainsi que de sa valeur pour l’organisation.

La majorité des projets que j’ai gérés avait des COPIL mensuels. 

Ces réunions peuvent être organisées exceptionnellement pour traiter des difficultés particulières bloquant l’avancement du projet ou nécessitant la décision de la gouvernance du projet. Ce sera à l’appréciation du chef de projet et du sponsor.

kit management de projet

Structure de présentation COPIL

En général, le contenu du COPIL a un format standard, qui peut être personnalisé s’il y a besoin de couvrir des sujets particuliers.

Le format standard pourrait contenir les sujets suivants entre autres :

La liste des participants

Les présents, les absents / excusés éventuellement

Décisions du dernier comité de pilotage

Le Compte rendu de la dernière revue de projet aurait été envoyé à tous les participants après la dernière réunion. 

C'est l’occasion de vérifier que personne n’a d’objection sur son contenu

Vue d’ensemble sur l’avancement

C’est la responsabilité du chef de projet de synthétiser l’avancement du projet lors du comité.

On y liste les actions réalisées, le reste à faire ou prochaines actions ainsi que les principales difficultés rencontrées.

Un Slide Powerpoint devrait suffire normalement

Performance du projet

C’est l’occasion de partager les performances en termes de délais (planning), de budget de qualité ainsi que les risques du projet

Les décisions à prendre

 Tout Codir a des sujets nécessitant l’attention du top management et des décisions à prendre :

Il s'agit typiquement de validation d’un jalon du projet, d'un état financier du projet, d'une demande de changement, de ressources, planning, ou escalades particulières de la part du client.

Questions

Tout sujet qui doit être porté à l’attention du comité exécutif, que ce soit d’ordre opérationnel, financier ou stratégique.

Prochaines réunions

 C’est l’occasion de convenir les détails de la prochaine réunion Codir : contenu,  jour / heure et lieu.

Je vous propose un exemple de réunion de pilotage gratuit prêt à l'emploi, conçu pour vous guider dans la préparation de vos réunions de pilotage.  

Télécharger ce modèle gratuit de comité de réunion de pilotage


7 astuces pour réussir votre comité

D'après Joan Knutson, oratrice principale au PMI®, "La bonne exécution d'une stratégie organisationnelle est tributaire d'un pilotage réussi de projets multiples." Knutson, J. (1994). The Top Management Project Steering CommitteePM Network, 8(1), 25–26. 

De ce fait, le comité de pilotage est un acteur clé dans la conduite de projet dont il faut s'assurer du bon déroulement.

Voici quelques astuces à retenir : 

Choix de vos participants

  • Les participants doivent être bien choisis et la liste est à mettre à jour tout au long du projet si besoin.
  • Il faut cependant essayer de garder cette liste, la plus courte possible afin d’éviter que les réunions débordent

Planifiez vos réunions

  • Les réunions doivent être planifiées bien à l’avance ; les participants sont généralement très sollicités et ont un calendrier très chargé
  • L’envoi d’invitations récurrentes sur les outils de Mailings à titre d'exemple, permet de réserver leur Agenda à l’avance
  • L’agenda de la réunion doit être bien défini dans un premier temps, puis doit inclure les points essentiels, avant d'être envoyés aux participants 48 heures avant la réunion

Soignez vos présentations

  • Les présentations doivent être claires, et surtout synthétiques (tableaux de bord, avancement et difficultés à traiter)
  • Le Chef de Projet doit éviter d’entrer dans les détails opérationnels ; il doit pouvoir aller droit au but pour prendre des décisions sur les sujets difficiles
  • Il est aussi conseillé d’utiliser les flags RAG (Red / Amber / Green ou Rouge / Jaune / Vert) pour qualifier les différents points de discussion

Obtenez les validations en amont

  • Le sponsor devrait être au courant des sujets critiques inclus dans la présentation. Idéalement, les décisions seront prises avant la réunion entre le chef de projet et sponsor. L’objectif serait d’avoir les validations des différents managers sur ces sujets.

Le chef de projet doit gérer les participations en amont

  • Le chef de projet doit travailler en amont, avec les participants susceptibles de s’opposer à quelques décisions.
  • Cela peut impacter la gestion de la réunion et par conséquent sa productivité.
  • Le chef de projet doit utiliser son potentiel de négociateur, et de son tact politique pour apaiser les tensions et faire avancer le projet dans le bon sens
  • Il doit donc faire appel à ses compétences de résolution de conflits.

Respectez le cadre de la réunion 

  • La réunion doit être gérée d’une manière efficace : respect de l’agenda, contenu, timing, vérification de l’implication de tous les participants, obtention de leur accord sur les sujets critiques et débriefing à la fin de la réunion

Faites un compte rendu du comité de pilotage

  • Un compte rendu s’impose, qui est à envoyer dans les 24 heures par le chef de projet à tous les participants.
  • Les différentes décisions y seront tracées, documentées. Il sera ajouté par la suite aux documents du projet.

Conclusion

Le comité de Pilotage est une instance du plan de communication du projet essentiel pour le succès des projets. 

Plus le projet est important pour l’organisation plus son utilité s’avère cruciale. C’est l’occasion de discuter avec la gouvernance du projet, pour garantir son alignement avec l’avancement du projet et les étapes suivantes. 

Une bonne préparation et un bon suivi sont les éléments clés pour sa réussite.

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Mohammed

A propos de l'auteur

Fondateur et CEO de Brainit Consulting Ltd, cabinet spécialisé en Management de Projet, et éditeur du site Blog Gestion de Projet. A travers ce site, je partage mes connaissances et expériences dans le domaine de la Gestion de Projet.

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