Le comité de pilotage (COPIL) est une réunion tenue régulièrement entre les décideurs, généralement mensuelles, dont l'objectif est de contrôler l'avancement du projet, et si besoin prendre des décisions et faire des arbitrages.
L’objectif de cet article est de détailler le périmètre du comité, appelé aussi steerco, son rôle, et son organisation.
Je vous fournirai à la fin 7 recommandations indispensables à la réussite de vos réunions de pilotage.
Qu'est-ce qu'un comité de pilotage (COPIL)
Le comité de pilotage, appelée également Copil, steer committee, ou steerco, est une réunion stratégique regroupant des cadres de haut niveau dans l’organisation du projet.
Il est constitué des membres suivants :
- Sponsor du projet
- Exécutifs
- Directeurs
- Responsables et experts
- Chef de projet
Ces directeurs et de responsables internes et /ou externes aident à faire avancer les projets, selon les objectifs stratégiques définis au niveau de la charte du projet.
L'organisation de ce comité est définie lors du lancement du projet, dans le cadre du plan de communication (exemple ci-après) :
Télécharger ce modèle plan de communication
La réunion de pilotage ne dirige pas le projet ; il aide à guider son avancement.
Pourquoi le COPIL est-il important ?
Tout projet se doit d’avoir des instances de suivi ou comités permettant de communiquer avec les différentes parties prenantes impliquées.
Le COPIL ou steerco est en particulier une instance très importante pour la réussite des projets.
Il ne s’agit pas d’un simple exercice pour faire plaisir à la hiérarchie, ou pour être conforme aux différents audits de qualité.
La réunion de pilotage, a un rôle crucial dans le suivi de l’avancement et dans la réussite des projets.
Les activités du comité de pilotage peuvent être définis comme suit :
- Conserver l'engagement des décideurs et sponsor du projet
- Vérifier qu’on est sur le « bon chemin » en s’assurant que le top management des entités impliquées dans le projet, est aligné sur l’avancement et rectifier si besoin
- Partager les difficultés et risques du projet et avoir le sponsorship du management pour faire avancer les choses plus rapidement
- Prendre des décisions sur les points de blocages éventuels (conflit sur l’utilisation de ressources, changement de périmètre, autres contraintes impactant les coûts, qualité ou délais des projets)
Comment fonctionne un COPIL ?
Comme expliqué précédemment, le comité de pilotage sert à guider l'avancement d'un projet.
Pour permettre une meilleure atteinte des objectifs fixés, ses membres doivent être bien choisis.
Le choix de ces membres se fait en concertation entre le chef de projet et le sponsor du projet.
Ce comité est généralement composé d’une équipe transverse de responsables seniors, et d’experts internes et externes impliqués dans le projet, à savoir :
- Le sponsor ou commanditaire du projet
- Le directeur de projet
- Le chef de projet
- Le directeur stratégique
- Les parties prenantes qui représentent les différents métiers relatifs au cadre du projet
Ces membres doivent :
La fréquence des réunions de pilotages dépend de la taille du projet, de sa complexité, de sa durée, ainsi que de sa valeur pour l’organisation.
La majorité des projets que j’ai gérés avait des réunions de pilotage mensuelles.
Ces réunions peuvent être organisées exceptionnellement pour traiter des difficultés particulières bloquant l’avancement du projet ou nécessitant la décision de la gouvernance du projet.
Ce sera à l’appréciation du chef de projet et du sponsor.
Modèle du support du comité de pilotage
Avec une étude de cas concrète.
Quelle différence entre comité de pilotage et comité de suivi ?
Le COPIL est l’une des instances phares de gouvernance de projet. Son objectif principal est de donner des orientations permettant d’assurer le suivi de l'avancement du projet, tout en respectant les contraintes du projet, en termes de qualité, coûts et délais.
Le comité de suivi de projet ou Coproj, lui, se concentre plus sur la coordination et l’accompagnement des équipes opérationnelles pour assurer une meilleure livraison du projet.
Comment organiser un comité de pilotage ?
En général, le support du COPIL a un format standard de présentation, qui peut être personnalisé s’il y a besoin de couvrir des sujets particuliers.
Voici les points clés pour organiser votre réunion de pilotage :
- Liste des participants : présents, absents et excusés éventuellement
- Décisions de la dernière réunion de pilotage : le compte rendu de la dernière revue de projet doit être envoyé à tous les participants juste après la dernière réunion. C'est l'occasion de vérifier que personne n'a d'objections sur son contenu
- Vue d'ensemble sur l'avancement : c'est la responsabilité du chef de projet de synthétiser l'avancement du projet lors du comité. On y liste les actions réalisées, le reste à faire, ou prochaines actions, ainsi que les principales difficultés rencontrées. Un Slide Powerpoint devrait suffire
- Performance du projet : c'est l'occasion de partager les performances en termes de délais (planning), de budget de qualité, ainsi que les risques du projet
- Décisions à prendre : tout comité a des sujets nécessitant l'attention du top management et des décisions à prendre : il s'agit typiquement de validation d'un jalon du projet, d'un état financier du projet, d'une demande de changement, de ressources, planning, ou escalades particulières de la part du client
- Questions : Tout sujet qui doit être porté à l'attention du comité exécutif, que ce soit d'ordre opérationnel, financier, ou stratégique
- Prochaines réunions : c'est l'occasion de passer en revue les détails de la prochaine réunion : contenu, jour/heure, et lieu
Exemple de comité de pilotage
Je vous propose ci-dessous un exemple d'un ordre du jour d'un comité de pilotage :
Téléchargez ci-dessous un modèle de présentation d'une réunion de pilotage prêt à l'emploi, conçu pour vous guider dans la préparation de vos réunions projet :
Modèle gratuit de comité de réunion de pilotage
7 astuces pour réussir votre COPIL
D'après Joan Knutson, oratrice principale au PMI®, "La bonne exécution d'une stratégie organisationnelle est tributaire d'un pilotage réussi de projets multiples." Knutson, J. (1994). The Top Management Project Steering Committee. PM Network, 8(1), 25–26.
De ce fait, le comité de pilotage est un acteur clé dans la conduite de projet dont il faut s'assurer du bon déroulement.
Voici quelques astuces à retenir pour réussir votre réunion :
1) Conviez les bonnes personnes
Les participants au COPIL doivent être bien choisis et la liste est à mettre à jour tout au long du projet si besoin.
Il faut cependant essayer de garder cette liste, la plus courte possible afin d’éviter que les réunions débordent.
2) Planifiez vos réunions
Les réunions de pilotages doivent être planifiées bien à l’avance; les participants sont généralement très sollicités et ont un calendrier très chargé.
L’envoi d’invitations récurrentes sur les outils de Mailings à titre d'exemple, permet de réserver leur Agenda à l’avance.
L’agenda de la réunion doit être bien défini dans un premier temps, puis doit inclure les points essentiels, avant d'être envoyés aux participants 48 heures avant la réunion.
3) Soignez votre présentation
Vos présentations doivent être claires, et surtout synthétiques (tableaux de bord, avancement et difficultés à traiter).
Le Chef de Projet doit éviter d’entrer dans les détails opérationnels ; il doit pouvoir aller droit au but pour prendre des décisions sur les sujets difficiles.
Il est aussi conseillé d’utiliser les flags RAG (Red / Amber / Green ou Rouge / Jaune / Vert) pour qualifier les différents points de discussion.
4) Obtenez l'appui et le soutien du sponsor du projet
Le sponsor du projet devrait être au courant des sujets critiques inclus dans la présentation.
En effet, le chef de projet prépare en amont la réunion du COPIL et fait valider le contenu du support de présentation par le sponsor du projet.
Ainsi, il s'assure d'avoir son appui et sa validation, notamment sur :
- Les performances du projet, les difficultés et alertes à communiquer
- les éléments qui ont besoin d'arbitrage ou de prises de décisions de la part de l'ensemble des parties prenantes
- les propositions de solutions à leur soumettre
Le but étant de cadrer et de structurer au mieux le déroulement de la réunion, et favoriser la bonne entente et une prise de décision collective.
5) Gérez les participations en amont
Le chef de projet doit travailler en amont, avec les participants susceptibles de s’opposer à quelques décisions.
Cela peut impacter la gestion de la réunion et par conséquent sa productivité.
Le chef de projet doit utiliser son potentiel de négociateur, et de son tact politique pour apaiser les tensions et faire avancer le projet dans le bon sens.
Il doit donc faire appel à ses compétences de résolution de conflits.
6) Respectez le cadre de la réunion
La réunion doit être animée et gérée d’une manière efficace : respect de l’agenda, contenu, timing, vérification de l’implication de tous les participants, obtention de leur accord sur les sujets critiques et débriefing à la fin de la réunion.
7) Faites un compte rendu du comité de pilotage
Un compte rendu du COPIL s’impose, qui est à envoyer dans les 24 heures par le chef de projet à tous les participants.
Les différentes décisions y seront tracées, documentées. Il sera ajouté par la suite aux documents du projet.
Conclusion
Le COPIL est une instance du plan de communication du projet essentiel pour le succès des projets.
Plus le projet est important pour l’organisation plus son utilité s’avère cruciale. C’est l’occasion de discuter avec la gouvernance du projet, pour garantir son alignement avec l’avancement du projet et les étapes suivantes.
Une bonne préparation et un bon suivi sont les éléments clés pour sa réussite.
