La technique Pomodoro : un excellent moyen pour organiser son travail et se motiver

La technique Pomodoro est une méthode de travail efficace qui consiste à séquencer son travail à l’aide d’un minuteur, dans le but d’améliorer sa productivité tout en restant concentré.

Dans cet article, je vous propose de découvrir cette technique de concentration et comment l'appliquer pour gérer son temps efficacement.

Qu'est ce que la technique Pomodoro

C’est une technique de gestion du temps conçue par Francesco Cirillo, un jeune étudiant à l’Université, qui avait besoin d’un moyen d'améliorer sa concentration lorsqu’il révisait ses cours à la maison.

Il est arrivé à la conclusion qu’il lui fallait mettre en place un système de travail efficace. Après mûre réflexion, il a décidé de :

• diviser son travail en petites tâches
• se fixer un temps imparti pour terminer une tâche
• se chronométrer pour améliorer sa productivité

La méthode initiale a été mise en place par Francesco avec un minuteur mécanique de cuisine, une feuille de papier et un crayon.

C’est d’ailleurs de là que vient le nom de “technique Pomodoro” !

Les minuteurs de cuisine italiens ont, à l’époque, une forme de tomate (pomodoro en Italien).

Si vous pouvez toujours adopter la méthode mécanique à l’ancienne, sachez qu’il existe des outils numériques qui vous permettent de mettre en place la méthode en question de manière beaucoup plus efficace, comme Toggle par exemple. 

Vous pouvez également suivre les étapes et astuces de la technique Pomodoro dans la vidéo tuto ci-après :

Comment se préparer à la méthode Pomodoro?

La préparation à la méthode de travail Pomodoro est assez simple. 

Elle implique de respecter ces 4 étapes : 

• Lister toutes les choses à faire
• Les découper en petites tâches très précises d’environ 25 minutes (on appellera alors chaque tâche effectuée des pomodori)
• Se fixer des temps de repos entre chacune de ses tâches (5 à 10 minutes)
• S’isoler et éliminer tout ce qui peut parasiter votre concentration

Ce travail préliminaire est fondamental pour réussir efficacement à travailler depuis chez vous, que vous adoptiez cette technique de concentration ou non. 

Pourquoi cette technique est-elle importante ?

Le fait de suivre ce processus est une routine que vous devriez absolument mettre en place pour augmenter votre productivité lorsque vous travaillez depuis votre domicile.

Le but de la technique Pomodoro est surtout de :

• vous pousser à vous mettre au travail
• de ne pas voir la montagne que vous allez franchir, mais simplement de vous concentrer sur un pas après l’autre
• d’avoir le sentiment d’accomplir beaucoup de choses en une journée et ainsi de vous valoriser et de vous motiver sur le long terme.

Pourquoi 25 minutes ?

La technique de la tomate impose, dans sa version initiale, des plages de travail de 25 minutes. 

Cette durée doit bien sûr s'adapter à vos besoins et envies !

Si certains aiment découper leur travail en plages de 25 à 30 minutes, d’autres aiment se concentrer pendant des périodes plus longues (parfois jusqu’à deux heures) et prendre ensuite des pauses également plus longues.

Cependant, quand vous saucissonnez votre travail, attention à ne pas vous imposer trop de “pomodori” et de bien calculer la durée de chaque tâche.

Il n’y a rien de pire pour baisser votre motivation que de viser à faire trop de choses en une journée ou de mettre une heure pour faire une tâche que vous aviez estimée pouvoir faire en 25 minutes !

Soyez donc raisonnable quant au nombre de tâches que vous vous fixez et réaliste quant à leur durée.

Les 5 étapes de la technique Pomodoro

Une fois le travail préparatoire effectué, la méthode se présente initialement en 5 étapes clefs : 

1. Choisir quelle tâche effectuer
2. Lancer le chronometre pour travailler, appelé aussi pomodoro tracker, pour la durée choisie
3. Travailler sur la tâche, à un niveau de concentration de 100%
4. Noter la tâche comme effectuée et prendre une pause
5. Tous les quatre pomodori, prendre une pause plus longue

Si nous avons déjà évoqué la préparation et la planification des tâches dans la partie précédente, voyons ensemble comment mettre en place ces cinq étapes.

1) Choisissez votre tâche

Il n’y a pas de règle spécifique et universelle. 

Personnellement, je choisis toujours de commencer par la tâche qui me semble la plus difficile et qui me passionne le moins. Une fois celle-ci terminée, j’ai l’esprit plus léger.

L’idéal est de définir pour la journée, uniquement des tâches qui soient indépendantes les unes des autres.

Ainsi, vous pouvez librement avancer sur n’importe quelle tâche selon votre motivation et votre humeur.

2) Lancez le minuteur pour la durée choisie

Comme nous l’avons expliqué précédemment, la durée “normale” de la technique Pomodoro est de 25 minutes.

Vous êtes libres de l’adapter comme bon vous semble.

Soyez néanmoins conscient que plus vous vous fixez des plages horaires longues, plus vous allez avoir tendance à repousser.

Le minuteur ou pomodoro timer peut être un simple chronomètre ou un outil spécifique comme Toggle. 

Personnellement, j’aime organiser mon travail et avoir une vision d’ensemble de ce sur quoi je suis en train de travailler. Les outils digitaux sont idéaux pour cela !

3) Évitez les distractions

Évitez autant que possible de mettre en pause ce minuteur et de vous faire parasiter pendant ce temps de travail. Pour cela, choisissez toujours de vous isoler dans un endroit calme.

L’esprit humain met plusieurs minutes avant de se concentrer à fond sur un sujet. Si vous êtes interrompus régulièrement, votre travail ne peut pas être de bonne qualité.

L’esprit humain est également plus enclin à se concentrer à fond, s’il sait que c’est pour une période relativement courte.

C’est pourquoi je choisis personnellement de ne travailler que dans mon bureau, où je sais que je ne serai pas dérangé, et de me fixer des plages de travail ne dépassant jamais trente minutes !

4) Notez la tâche comme effectuée et prenez une pause

Nous allons revenir par la suite sur le pouvoir de la technique Pomodoro sur notre psychologie. 

Le reporting est fondamental dans l’analyse de votre travail, et ce, pour deux raisons : 

• Il permet de s’auto-analyser pour essayer d’améliorer sa prochaine session 
• Il permet de créer un sentiment de récompense et de valorisation personnelle

En ce qui concerne l’auto-analyse, elle est importante en toutes circonstances pour pouvoir s'améliorer. Mais elle l’est encore plus dans ce contexte d'utilisation.

Vous pourrez ainsi :

• mieux calibrer le nombre de pomodori que vous êtes capable d’effectuer en une journée,
• ne choisir que les tâches les plus essentielles à effectuer,
• mieux prévoir la durée réelle d’une tâche.

N’oubliez pas également de noter toutes les distractions auxquelles vous avez dû faire face. Vous pourrez ainsi les éliminer pour votre prochaine session de télétravail.

5) Prenez une pause plus longue tous les 4 pomodori

Le principe de la pause est quelque chose de particulièrement puissant pour vous récompenser psychologiquement. Mais pas seulement.

Il joue également un rôle essentiel dans le “repos” de votre cerveau. 

Nous sommes des humains, et il n'est pas souhaitable de ne faire que travailler dans une journée. Vous arriverez sinon à une situation de saturation qui vous rendra contre-productif.

Ne tirez pas sur la corde, le rôle de la technique de la tomate est d'améliorer votre productivité, c’est-à-dire de faire plus de choses en un temps similaire. Pas de ne se focaliser que sur le travail.

Prendre du temps pour décompresser, profiter de vos enfants ou d'autres loisirs qui vous passionnent, surtout en ces temps de confinement, est quelque chose d’essentiel.

Quel impact psychologique ?

Certains tests expérimentaux ont réussi à prouver que des temps de repos réguliers permettent la consolidation de la mémoire et de la concentration.

C’est l’un des fondements de la technique Pomodoro.

Les pauses régulières permettraient de favoriser l’agilité intellectuelle, de reposer le cerveau et de gérer plusieurs projets de front.

Mais la méthode en question joue principalement sur trois concepts psychologiques puissants :

• Le principe de récompense
• Le transfert de la tâche vers les pomodori
• La valorisation et le développement personnel

1) Le principe de récompense est assez facile à comprendre

À chaque tâche accomplie, on est récompensé par une pause bien méritée, le sentiment d’avancer dans sa vie et la joie de rayer une tâche de sa to-do list.

Et quand on a fait plein de pomodori, on a droit à une grande pause encore plus plaisante.

2) Le transfert est un principe psychanalytique ancien mais également puissant

Il consiste à reporter un désir inconscient (ici rayer sa to-do list, faire des pauses ou avancer sur un projet) vers un autre sujet. 

Ainsi, on ne perçoit plus la tâche comme une action ennuyante, mais davantage comme un moyen pour pouvoir profiter d’une récompense.

3) La valorisation personnelle est très importante !

Avec la technique Pomodoro on ne regarde plus ce qu’on a fait, mais le nombre de pomodori accomplis. 

Cela permet de quantifier le travail effectué au cours d’une journée de manière plus concrète.

Si tous les pomodori fixés de la journée sont accomplis, alors l’autosatisfaction grandit et on est davantage motivé à continuer à travailler le lendemain.

Mon avis personnel

Il est temps de vous donner mon avis concret sur la technique Pomodoro.

J’ai découvert cette méthode assez récemment, au détour d’une conversation avec un ami qui est également en télétravail.

J’ai longtemps eu ce sentiment d’avoir une montagne de choses à accomplir et de ne pas savoir par où commencer.

Cette méthode m’a permis de mettre à plat tous les projets et toutes les missions que je devais mener à bien. 

En les décortiquant en tâches précises, j’ai pu avoir une vision plus globale de ce qui me restait à accomplir et j’ai pu organiser mon travail beaucoup plus efficacement.

Mes sessions de travail ne se font pas encore durablement avec cette technique chronométrée de Pomodoro. Les habitudes ont la vie dure.

Je trouve pourtant cette stratégie très pertinente à mettre en place, surtout pour les personnes qui ont tendance à beaucoup procrastiner et qui n’ont pas encore travaillé sur leur auto-discipline.

Elle est également idéale si vous débutez dans l’univers du télétravail ou que vous ne savez pas bien cadrer votre travail.

Conclusion

Mon avis est que la technique Pomodoro est excellente.

Pour ceux qui aiment se creuser la tête, il est possible de la modifier à votre sauce ou de picorer seulement certains éléments que vous trouvez pertinents.

C’est une stratégie clef en main pour tous ceux qui ont besoin d’organisation et de cadre.

Enfin, les biais psychologiques utilisés par cette méthode sont très puissants.

Si vous souhaitez “hacker” votre cerveau et casser une spirale négative de travail, cette stratégie se révélera très efficace.

Et vous, avez-vous déjà testé cette méthode ? Avez-vous des techniques spécifiques pour améliorer votre productivité quand vous travaillez depuis la maison ?

Dites-nous tout dans les commentaires.