Comment construire et optimiser votre matrice de décision ? (+Template et Exemples)

Dans leurs pratiques au quotidien, les chefs de projets, managers et décideurs sont fréquemment appelés à prendre des décisions et à faire des choix.

La complexité, l’interdépendance et la prédictibilité des contraintes et challenges qui se répercutent sur leurs projets, business ou stratégies les poussent à réfléchir deux fois avant d’arriver à une décision qui, bien sûr, doit être en même temps urgente et efficace.

Mais toujours est-il, le doute et l’incertitude persistent dans leurs esprits. Ainsi, moult questions frôlent leurs têtes :

• Est-ce que c’est franchement la bonne résolution à prendre ?
• Est-ce vraiment le bon choix à effectuer ?
• Et si c’est le cas, n’y a-t-il pas par hasard, d’autres meilleures alternatives à explorer ?
• En penchant pour une quelconque décision, ne sont-ils pas par chance en train de courir le risque d’une grosse perte en termes d’efforts, d’argent ou de temps pour un rien du tout ?

Toutes ces interrogations les amènent, en toute logique, à se poser la question suivante :

• Y a-t-il quelque part une méthode efficace qui peut bien les aider à prendre la meilleure décision possible quand ils se retrouvent devant plusieurs options à analyser ?

Le procédé existe en fait. Il s’agit de la matrice de décision.

Cet article ambitionne à apporter les bonnes réponses à toutes ces questions ci-dessus, en expliquant ce qu’est une matrice de décision, ses avantages et limites, et comment la construire.

Qu’est-ce qu’une matrice de décision ?

Il s’agit en vérité d’un procédé d’aide à la décision.

La matrice de décision représente en vérité un excellent moyen permettant aux chefs de projets, managers et décideurs de procéder au bon choix parmi les différentes alternatives qui se présentent lorsqu’ils sont en face d’un challenge ou en quête d’un objectif.

De cette façon, la matrice d’aide à la décision, de par sa simplicité et son efficacité, vous autorise à sélectionner, de la bonne manière, la meilleure alternative quand plusieurs options s’offrent à vous.

On y fait appel pour aider à départager plusieurs pistes de résolution d’un problème précis ou d’atteinte d’un objectif établi.

La matrice de décision est un outil très efficace qui vous habilite à :

• Lister sur un tableau les différentes options possibles
• En évaluer la pertinence
• En choisir celle qui peut être la plus crédible

Et ce, en vous référant à des critères spécifiquement logiques et bien définis à l’avance.

Cette matrice de choix est décrite aussi sous d’autres noms, tels que :

• La matrice décisionnelle
• La matrice de sélection
• La matrice multicritère
• Le tableau matriciel
• La table de décision
• La grille d’analyse

Exemple :

A l’occasion de l’achat d’un produit nécessitant un gros investissement, cette matrice multicritère vous sera utile pour faire le choix entre de multiples marques.

Vous pouvez alors les mettre en balance, par exemple, selon les facteurs suivants : la qualité, la sécurité, le coût…etc.

Prendre une décision, parmi plusieurs choix qui se dessinent, peut s’avérer si difficile qu’il peut paraitre irrationnel de s’agripper, sans explication et dès le premier coup, au premier choix qui vous vient en tête.

C’est la raison pour laquelle vous devez adopter et poursuivre un processus dont la cohérence est imparable.

Chose qui vous permet d’arrêter convenablement votre choix final.

Il est certain que faire un choix suppose de faire appel à ses aptitudes de rationalité extrême et de réflexion profonde.

Cela dit, vous devez en parallèle vous défaire de tous vos biais émotionnels qui vont, à coup sûr, fausser votre décision finale.

Comment mettre de côté votre versant émotionnel ?

Afin de gagner en pertinence et par conséquent, limiter l’impact de vos flux émotionnels en matière de prise de décision, vous devez respecter les conditions suivantes :

• Vous isoler dans un lieu calme pour éviter d’être perturbé par quoique ce soit
• Prendre suffisamment de temps pour réfléchir et analyser toutes les données de la situation
• Écouter attentivement votre intuition
• Envisager les portées et conséquences de chacune de vos options de choix
• Vous projeter dans l’avenir : est-il intéressant de se défouler les nerfs maintenant et de le regretter par la suite ?

Maintenant, abordons comment on arrête méthodiquement son choix, généralement parlant.

Comment faire un choix, globalement parlant ?

Plusieurs possibilités d’action sont à votre disposition avant de parvenir au choix ultime.

Primo : Définir le problème

Avant toute chose, il vous faut déterminer, de façon précise, le problème à résoudre ou le défi à relever.

Pour réussir cette étape, vous devez décrire objectivement la situation problématique que vous cherchez à résorber, ou bien l’objectif que vous êtes en train de poursuivre.

Exemple :

Vous voudriez faire l’achat d’un photocopieur de type laser, de fonction multiple, devant être rapidement connecté à un réseau wifi et dont les copies produites sont en couleur.

Secundo : Rechercher les causes du problème

Afin de bien mener cette partie, vous êtes tenus de lister toutes les causes potentielles du problème et en définir les causes racines.

C’est-à-dire les causes réelles et profondes du problème.

En parallèle, quand il est question d’un objectif à atteindre, il vous faut en chercher les motivations profondes.

Exemple :

L’entreprise ne disposant pas de photocopieur alors que la demande en photocopies étant quotidienne, un employé était mobilisé à plein temps pour aller en faire ailleurs.

Il s’ensuit un retard de livraison de bons de commandes et un décalage de planning de réunions.

Chose qui conduit à une grosse perte de temps, qui a provoqué une perte assez consistante du CA de l’entreprise.

Tertio : Trouver toutes les solutions au problème

A ce stade, vous devez élaborer une liste de solutions possibles vous permettant de mettre fin au problème ou bien de gérer au mieux votre objectif.

Exemple :

Vous êtes appelé à dresser une liste des différentes marques de photocopieurs qui sont de nature :

1. Laser
2. Multifonctions
3. Se connectant rapidement au wifi et dont les copies générées sont automatiquement en couleur

Ainsi, admettons que vous retenez 3 marques de photocopieurs qui répondent à vos besoins :

1. Photocopieur de marque A
2. Photocopieur de marque B
3. Photocopieur de marque C

Quarto : Procéder au choix le plus judicieux

Une fois que vous avez étudié ces trois étapes et trouvé un nombre de solutions plus ou moins élevé en votre possession, il vous faut alors faire un choix, le bon voire le meilleur.

C’est à ce stade qu’intervient la fameuse matrice décisionnelle ou matrice multicritère.

Lequel outil vous permettant, à vrai dire, d’hiérarchiser, d’évaluer et de choisir vers quelle bonne solution vous tourner.

Un plan d'action stratégique est également bénéfique, car il aide à établir des critères clairs pour une prise de décision efficace.

Composantes de la matrice de décision

Votre matrice de décision se présente sous-forme d’un tableau dans lequel 3 éléments majeurs entrent en jeu :

1) Liste des éventuelles solutions

Votre liste des éventuelles solutions au problème ou options possibles à votre disposition.

Ne doivent figurer dans cette liste rien que les pistes de résolution qui sont en lien direct avec le problème.

Exemple :

Les ordinateurs de votre entreprise devenant vieillissants, vous décidez de renouveler votre flotte informatique.

Les solutions considérées sont : Ordinateurs, Ipad, Tablettes…

Il est évident que les tablettes et les Ipad ne sont pas convenables pour le travail de bureau. Ceci représente un exemple type de solutions très peu liées au problème.

2) Critères de sélection

Vos critères de sélection représentent les éléments, indices ou références qui vont vous permettre de trancher entre les différentes options ou solutions posées.

En reprenant l’exemple ci-dessus :

Les critères de sélection peuvent être :

• La nature des logiciels disponibles
• La capacité graphique
• La capacité de mémoire
• Le coût
• Le design…

3) Attribution de poids

Donner un poids à chacun de vos critères de sélection.

Dans la plupart des cas, les critères de sélection ne possèdent pas le même degré d’importance.

C’est la raison pour laquelle, il vous faut les hiérarchiser selon la situation.

En considérant l’exemple ci-dessus, vous jugez, compte-tenu du contexte spécifique de votre travail, que :

• La capacité de mémoire vient en premier lieu en termes de priorité
• La capacité graphique suit en second lieu
• Ensuite arrivent la nature des logiciels disponibles et le coût d’achat
• Et en dernier lieu apparait le critère de design

Voyons à présent comment on monte, pallier par pallier, ce fameux tableau matriciel.

Construire votre matrice de décision

Il vous suffit de parcourir les étapes suivantes :

Étape 1 : Spécifier votre objectif

Avant de remplir votre tableau matriciel, commencez par définir noir sur blanc votre objectif.

C'est préciser exactement ce que vous voulez atteindre, ce que vous recherchez à avoir…Bref, la décision que vous devez prendre.

Faites en sorte que votre objectif soit spécifique, clair et le plus précis possible.

Il est certain qu’un objectif vague donne lieu à une solution vague !

Reprenons l’exemple des ordinateurs ci-dessus :

Dans ce cas, votre objectif est de :

• Décider quelle marque d’ordinateurs acheter pour votre projet ou entreprise.

Étape 2 : Lister vos éventuelles solutions

Sur la première ligne de votre table de décision, répertorier toutes les options possibles à votre disposition.

Il est évident que pour définir quels choix sont en votre possession, un travail d’analyse et d’évaluation, préalablement mené, est essentiel.

Le mieux, autant que faire se peut, est de parvenir à retenir 3 voire 5 tout au plus de solutions plausibles à votre problème.

Exemple :

Pour rester dans le cadre de l’exemple ci-dessus, les options possibles sont :

1. Marque A
2. Marque B
3. Marque C
4. Marque D

Étape 3 : Définir vos critères de sélection

A ce stade, vous êtes tenus de dresser, sur la première colonne de votre matrice de choix, la liste des critères qui vous aideront à prendre la bonne décision.

Ces critères représentent les références les plus essentielles, conçues préalablement, qui vous habilitent à évaluer méthodiquement les différentes options possibles à votre portée.

Tout comme dit pour les options possibles, on ne retient rien que les critères qu’on juge très ou suffisamment importants.

Dans notre exemple d'acquisition ci-haut, les critères peuvent être :

• La capacité de mémoire
• Le coût d’achat
• Le design
• La nature des logiciels disponibles
• Les capacités graphiques

Étape 4 : Pondérer les critères

Les critères n'ont pas tous le même degré d’importance et par conséquent, ils ne possèdent pas le même poids.

Il faut donc y réfléchir profondément et prendre le temps nécessaire pour bien les hiérarchiser.

Et à la suite de quoi, vous leur attribuez le poids adéquat.

Pour cela, il faut vous poser les questions suivantes en suivant la méthode Moscow :

• Quels sont les critères impératifs dans ma solution, que je dois obligatoirement avoir ? Ce sont les « Must to have ». Ils sont inconditionnels et vont disposer d’un poids élevé ; soit un pourcentage assez consistant.
• Et quels sont les critères qui constituent un plus, mais ne sont pas forcément obligatoires ? Ce sont les « Nice to have ». En disposer c’est bien. Toutefois, leur absence ne représente aucun drame pour vous. Ils vont peser léger en termes d’évaluation ; soit un pourcentage assez bas.

Dans notre exemple d’ordinateurs ci-dessus :

La capacité de mémoire vient en premier lieu en termes d’importance étant donné que vous avez quotidiennement plusieurs dossiers à traiter.

Les aptitudes graphiques arrivent, le graphisme étant souvent présent en tant que travail, en deuxième lieu.

Ceci dit, malgré le fait que ces deux critères sont essentiels pour vous, la capacité de mémoire aura le poids le plus élevé. Et sera talonné de près par les capacités graphiques.

Viendront ensuite, en termes de poids, la nature des logiciels disponibles et le coût d’achat.

En dernier lieu, apparait le design qui est pour vous un « nice to have ».

Les 4 premiers critères représentent pour vous des « Must to have ».

Ils sont donc par ordre de priorité : 

1. La capacité de mémoire
2. Les aptitudes graphiques
3. La nature des logiciels disponibles
4. Le coût d’acquisition.

Les choix qu'on garde doivent tous remplir les critères impératifs, et ce sont les critères secondaires ou souhaités qui nous aideront à prendre la décision finale.

Pour un problème simple, on peut se passer des poids et catégoriser les critères en deux catégories seulement : impératif et souhaité.

Étape 5 : Dresser votre matrice de décision

Maintenant que vous avez toutes les données à portée de main, vous procédez au remplissage votre tableau matriciel :

• Mettez vos options de choix dans la première ligne
• Notez vos critères de sélection dans la première colonne
• Exprimez le pourcentage de chaque critère de sélection sur la seconde colonne de votre table de décision
• Commencez par étudier le premier choix, et pour chaque critère, donnez une note en utilisant une échelle de mesure qui va de 1 jusqu'à 10 et multiplier ensuite la note accordée par le pourcentage attribué au critère. 
• Après avoir alloué une note pour tous les critères en lien avec un choix, procédez au calcul du total.

Ensuite, faites de même pour le choix suivant.

Ainsi, vous pouvez comparer les totaux de chaque choix pour en choisir à la fin le choix qui a le plus de points. 

Pour mieux illustrer notre exemple d’achat d’ordinateurs, nous vous le présentons ci-joint en modèle Excel.

Modèle de la matrice de décision

Nous mettons à votre disposition ce modèle Excel de la matrice multicritère que vous pouvez télécharger gratuitement et adapter à votre problème :

La table de décision multicritères du template ci-dessus récapitule toutes les informations en votre possession.

• En lignes apparaissent les quatre marques
• Tandis qu’en colonnes figurent les cinq critères considérés comme importants : la capacité de mémoire, les possibilités graphiques, les logiciels disponibles, le coût et le design. Les nombres indiqués sur le tableau correspondent aux notes accordées à chaque marque (sur une échelle de 1 à 10).

Quelle marque choisir ?

Vous avez évidemment pondéré différemment les 5 critères de sélection.

Pour vous, la capacité de mémoire compte pour 35 % dans votre choix, les graphiques pour 25 %, les logiciels pour 20 %, le coût pour 15 % et le design pour 5 %.

Vous obtenez alors l’ordre de préférence suivant :

• Marque A = (0,35 x 10) +(0,25 x 8) +(0,2 x 6) +(0,15 x 4) +(0,05 x 5) = 7,55
• Marque B = (0,35 x 8) +(0,25 x 6) +( 0,2 x 8) +(0,15 x 3) +(0,05 x 7) = 6,7
• Marque C = (0,35 x 6) +(0,25 x 8) +(0,2 x 10) +(0,15 x 5) +(0,05 x 8) = 7,25
• Marque D = (0,35 x 4) +(0,25 x 3) +( 0,2 x 7) +(0,15 x 8) +(0,05 x 6) = 5,05

Ainsi, la meilleure alternative dans ce cas est la marque A.

Limites de la matrice de décision

Si la matrice décisionnelle, de par sa simplicité et son efficacité, est d’une utilité exemplaire dans la prise de décision quand plusieurs solutions s’offrent à vous, elle présente néanmoins un certain nombre de limites qu’il est bon à savoir afin d’en tenir compte pour minimiser le risque d’erreur.

Les critères de sélection et leur niveau de pondération sont définis par vous-même.

Or, le risque de subjectivité en termes de choix et de pondération de ces critères n’est pas à exclure dans ces situations.

Il n’est donc pas rare de se rendre compte, a posteriori :

• Qu'on a oublié des éléments
• Qu’on a surévalué ou sous-évalué certains facteurs de sélection

En outre, le monde est en perpétuelle évolution. La réalité d’aujourd’hui n’est pas forcément celle de demain.

Ainsi, un indice évalué incontournable hier n’est peut-être plus très pertinent aujourd’hui.

Astuce :

Si vous constatez que votre matrice de décision nécessite des modifications, nous vous suggérons vivement de tout reprendre depuis le début. Votre analyse est probablement incomplète et faussée.

Ainsi, il vous faut garder à l’esprit que :

• Votre table matricielle n’est utile qu’à un instant « t »
• Qu’elle est souvent non duplicable
• Qu’elle doit être mise à jour régulièrement
• Qu’elle serait mieux conçue par une équipe de brainstorming qu’individuellement
• Qu’il est important de se défaire de ses biais émotionnels lors de cet exercice de prise de décision
• Qu’il vous faut prendre le temps qu’il faut pour mener à bien cette activité
• Qu’il vous faut tenir compte des possibilités d’interdépendance de certains critères, s’il y a lieu

Recommandations pour optimiser votre matrice

Dans ce paragraphe, nous vous exposons succinctement des outils complémentaires qui vous aideront à améliorer davantage votre matrice de choix.

• Le SWOT vous habilite à définir de manière assez remarquable les forces, faiblesses, opportunités et menaces d’une option de choix ou d’un facteur de sélection
• Le PESTEL vous autorise à mieux cerner l’environnement dans lequel vous opérez

Adopter le SWOT et le PESTEL vous permet de déterminer, avec davantage d’objectivité, les différents aspects d’indicateurs à intégrer, leur importance et par conséquent, leur pondération.

En plus, le SWOT et le PESTEL vous évitent d’oublier certains éléments nécessaires à votre tableau matriciel, et enrichissent largement votre analyse globale de la situation.

Vous pouvez aussi interpeler des outils d’analyse stratégique, à l’instar de :

• La matrice BCG, qui vous permet d’analyser et d’évaluer un ensemble d’activités inhérentes au projet ou à l’organisation.
• La matrice McKinsey, qui vous habilite à une analyse plus précise des activités.
• La méthode MACTOR, qui vous permet de déterminer les interactions présentes et futures entre différents critères et éléments d’un projet

Ces outils sont vraiment très efficaces car ils vous permettent d’avoir une vue d’ensemble de tout le contexte entourant le problème et vos seront donc d’une aide précieuse dans la prise d’une décision plus éclairée.

En conclusion

La matrice de décision constitue un outil très efficace et fort incontournable en matière de prise de décision quand plusieurs solutions s’affichent en gestion de projet ou en entreprise.

Cette matrice décisionnelle est très utile aussi bien en vie privée qu’en milieu professionnel.

Toutefois, et à l’instar des autres méthodes, elle nécessite une mise à jour régulière et des enrichissements complémentaires par d’autres méthodes analytiques de gestion et de stratégie afin d’optimiser votre processus de prise de décision et d’atteindre le meilleur départage des multiples alternatives qui se profilent.

Prendre le temps et l’énergie nécessaires pour effectuer une analyse aussi précise que possible de la situation avant d’élaborer votre matrice décisionnelle représente votre clé de succès en matière de choix ultime judicieux.

Au final, vous gagnerez beaucoup plus de temps, tant en efficacité qu’en résultats !

Qu’en pensez-vous, les Amis ?