Comme dans toute chose que l’on entreprend, il est important d’avoir une vision et d’être stratégique dans un projet. Cela se matérialise par le plan d’action stratégique, sans lui, il est facile de s’éloigner de l’objectif final.
Lorsqu’une décision est à prendre, un changement à opérer, ce document sert de référence. Il assure un alignement, une qualité, et une adaptabilité nécessaires au succès durable du projet.
Le plan d’action aide l’équipe à rester focalisée sur les objectifs à long terme malgré les imprévus, les contraintes et les risques qui arrivent au cours du projet.
Quel que soit notre niveau d’expérience et notre position hiérarchique, le plan d’action stratégique sera votre roadmap qui donne les axes principaux du projet et sa vision. Il consolide les objectifs de l’entreprise en intégrant risques, ressources et planning.
C’est ce que nous allons voir dans cet article.
Pourquoi est-ce important ?
Voici 5 principaux bénéfices derrière l’élaboration du plan d’action stratégique :
1) S'Aligner avec les objectifs de l’organisation
Les projets et les portefeuilles de projet n’ont de sens que lorsqu’ils sont complètement en ligne avec la vision de l’entreprise.
Encore faut-il bien définir cette vision et les objectifs qui en découlent. Il établit le pourquoi et le comment garantissant que chaque tâche, chaque ressource et chaque décision contribuent.
Ce plan n’a de sens que s’il est sur 3 années minimum et que les objectifs sont déclinés année par années.
Les plans d’actions stratégiques sont souvent de 3 ans, 5 ans ou 10 ans. Mais la durée de 10 ans n’est pas préconisée, car le monde évolue constamment et bien qu’il soit évident qu’une vision sur le long terme permet de plus grand succès, pour la vie d’entreprise 10 ans est trop long.
L’équipe projet sait alors dans quel but ses actions et son projet entre, cela apporte du sens qui motive et inspire l’équipe même dans les crises.
2. Mieux gérer les crises et les imprévus
Il est indispensable dans le plan d’action stratégique, d’inclure une analyse des risques, les stratégies pour les atténuer et des plans de secours.
Cela donne des guidelines précises lors de gestion des imprévues et la prise de décision sera plus efficace.
Cela permet aussi, l’anticipation en prévoyant tous les scénarios possibles.
Rien de tel que la préparation que prévoit le plan d’action pour être plus serein dans votre projet.
3. Gérer les parties prenantes
La réussite d’un projet dépend fortement de l’habilité à jongler avec les différentes parties prenantes.
Le plan d’action stratégique donne une vision claire des attentes et des responsabilités.
Cela procure une transparence qui renforce la confiance et soutient l’adhésion de toutes les parties prenantes.
En assurant un alignement des objectifs et une communication fluide, les relations avec les parties prenantes deviennent plus fluides.
"Pour ma part, je compare cela à de la géopolitique. Comprendre les priorités d’interactions avec les parties est nécessaire à la réussite du projet et à son alignement avec les objectifs de l’entreprise".
4. Optimiser l'efficacité
Les meilleures pratiques et les processus y sont décrits, ce qui allège et optimise les actions.
En ayant ces guidelines, tout devient plus fluide.
Cela réduit le gaspillage de temps, d'argent et d'énergie, permettant au projet d’être réalisé plus rapidement en respectant les délais et les budgets.
5. Faciliter la prise de décision
Toutes ses composantes permettent d’établir des critères clairs pour la prise de décision.
En se référant à cette vision de l’entreprise déclinée, les critères de décision sont plus rationnels.
Cela augmente la confiance des équipes et des parties prenantes.
Élaboration d'un plan d'action stratégique
Voici les étapes clés de l’élaboration du plan d’action
- La première étape dans l'élaboration de votre plan d'action stratégique consiste à définir des objectifs clairs, mesurables et atteignables SMART
- La deuxième étape est l’analyse SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) qui vous aidera à comprendre le contexte interne et externe de votre projet
- Vient ensuite l’établissement d’un calendrier réaliste est essentiel. Ce n'est pas seulement une question de définir des échéances, mais de comprendre comment les différentes tâches s'imbriquent et dépendent les unes des autres.
- Puis, il faut réfléchir à l’allocation des ressources judicieuse. Il s’agit des ressources financières, des compétences et des ressources matérielles.
Cette approche structurée garantit non seulement que votre projet est bien aligné avec les objectifs stratégiques de votre organisation, mais aussi qu'il est équipé pour naviguer les défis et saisir les opportunités qui se présentent.
Pour cela, il faut bien évidemment que le plan stratégique de l’entreprise à 3 ans soit bien défini. Cela est indispensable pour donner une vision à tous et orienter tous les projets à cette vision.
Utiliser ensuite la méthode des OKR pour décliner ce plan stratégique et déterminer les grands objectifs du groupe.
Lorsque les Objectifs et Key results de l’entreprise qui ne doivent pas dépasser 5 sont définis, chaque département, chaque business unit et chaque direction décline ces objectifs en créant des objectifs de départements qui aideront à atteindre les objectifs de l’entreprise.
Le chef de projet peut ensuite prendre parmi ces objectifs et déterminer ceux que son projet permet d’atteindre. Il décline ensuite au niveau de l’équipe projet dans leurs objectifs annuels.
Par exemple :
Lorsque l’un des objectifs de l’entreprise est de devenir le leader dans une nouvelle technologie, il traduit en objectifs niveau du projet par la priorisation de l'utilisation de cette technologie et l'identification des défis associés.
Dans certains cas, c'est l’efficience budgétaire qui est privilégiée. Cela se passe par exemple lorsqu’une entreprise s’est beaucoup développée et qu’elle cherche à se stabiliser en pérennisant ses succès et en optimisant ses ressources.
Au niveau des projets, dans le but d’avoir plus de références, la gestion des coûts peut passer par le recours à des appels d’offres sur plusieurs parties du projet.
Suivant les objectifs déterminés en début de projet et pour les membres de l'équipe, des KPI spécifiques pourront être déterminés.
Maintien au cours du projet
Rien de pire que d’établir ce plan et de ne pas le maintenir ni l’exploiter, c’est ce qui arrive pourtant à énormément de livrables de projet.
Voici comment faire pour éviter cela.
1. Déclinaison et attribution
Le plan est décliné en actions spécifiques dont les responsables sont clairement définis.
Cette décomposition en actions concrètes permet à tous les membres de l'équipe de comprendre leur rôle et les attentes à leur égard.
Dans une équipe, comme dans l’entreprise, les compétences et les profils sont divers.
Pour atteindre leurs objectifs, les membres de l'équipe sont responsables de certaines actions.
2. Outils
Les outils de gestion de projet sont excellents pour suivre et rester en phase avec le plan.
Ils peuvent être plus ou moins complexes suivant le degré de complexité du projet et de son budget.
Ils permettent de :
- Suivre les avancements
- Identifier les écarts
- Ajuster le plan
Un tableau de bord avec le suivi des KPI est nécessaire.
Il servira de référence au chef de projet, mais aussi à toute autre personne de l’entreprise.
Modèle de tableau de bord projet
Suivez la réalisation de vos activités
3. Communication
La communication est la clé pour maintenir tous les participants alignés et informés.
Voici ce qu’il faut s’efforcer de mettre en place :
- Des mises à jour régulières
- Un rapport mensuel sur le suivi des KPI et de l’avancement est nécessaire pour les membres de l’équipe, mais aussi les membres de la direction
4. Adaptation et Flexibilité
Même avec une planification minutieuse, des ajustements seront nécessaires.
Soyez prêt à réviser les plans, gérer les risques et saisir les opportunités bénéfiques pour le projet.
Conclusion
L’élaboration et le maintien d'un plan d'action stratégique en gestion de projet peuvent paraitre des lourdeurs administratives.
Pourtant, c'est un outil puissant de la gestion de projet.
En identifiant le projet comme entreprise, il est évident que le plan d’action est indispensable à la réussite de ce dernier.
C'est une approche globale qui englobe la vision, la stratégie, l'exécution et l'adaptation.
En intégrant les principes d'alignement stratégique, d'analyse rigoureuse, de planification détaillée, et de suivi assidu, vous forgez un chemin clair vers le succès.
Avec chaque projet, il y a une opportunité d'apprentissage et d'amélioration, les leçons apprises de chaque projet devraient informer et améliorer les plans futurs.
