La mise en place d’un plan d’actions est une étape essentielle à la réalisation de projets.
C’est le plan d’actions qui précède la phase d’action à proprement parler, et qui permet d’orienter avec précision les tâches à accomplir.
Faire un plan d’action demande une procédure précise et spécifique, que nous allons vous détailler dans cet article.
Trois principes pour un plan d’actions efficace
Faire un plan d’action consiste en trois principes simples :
- 1Avoir un objectif bien précis;
- 2Avoir une liste de toutes les actions à mener pour éviter d’en oublier;
- 3Avoir un moyen de lier, classer et prioriser toutes les actions entre-elles, afin d’atteindre l’objectif fixé.
Pour faire un plan d’action efficace, il faut généralement consigner toutes les informations dans un document clair et lisible.
Pour ce faire, vous pouvez soit :
Astuce : Personnellement, j’aime avoir une vision schématique de la situation. Je privilégie donc les schémas pour comprendre les tenants et aboutissants d’une situation.
Vous pouvez utiliser pour cela une mind map.
Le but d’un plan d’action est surtout de parvenir à lier les actions les unes avec les autres.
En faisant cela on arrive plus facilement à comprendre les conséquences de chaque action, on arrive mieux à les anticiper, on évite d’être pris au dépourvu et on arrive à créer des scenarios qui nous permettent de savoir comment réagir.
Un plan d’action pertinent doit prévoir un maximum d’hypothèses pour chaque action.
Il doit également laisser le moins de place possible au hasard ou à l’improvisation.
En savoir plus sur la technique du mind mapping (les cartes mentales )
Il n’est pas question de prévoir absolument tout à l’avance. Cela est tout simplement impossible. Il faudra vous préparer à garder une part d’improvisation et de spontanéité à certains moments clefs.
Cependant, un plan d’action bien ficelé vous permettra de garder le contrôle de la situation dans de nombreux cas et de vous approcher, pas à pas, de votre objectif.
La création d’un plan d’action étape par étape
Avant de vous lancer dans la création d’un schéma, la rédaction de votre document ou d’envisager les conséquences de chacune de vos actions, il vous faudra faire un travail préliminaire d’analyse et de regroupement des informations.
Étape 1 : Définition de l’objectif
Un plan d’action peut se mettre en place pour n’importe quelle situation :
Pour chacune de ces situations, vous avez probablement un objectif à atteindre.
Essayez de le rendre aussi précis et clair que possible.
Plus celui-ci est clair dans votre esprit, plus le cheminement pour y parvenir sera clair également.
Exemple : Ne dites pas : “je souhaite perdre du poids” mais plutôt “je souhaite perdre 5 kilos en deux mois”.
Une fois cet objectif bien ancré dans votre esprit, nous pouvons commencer à créer les étapes autour de ce projet.
Étape 2 : Analyse de la situation
L’objectif à ce stade est de regarder les forces, faiblesses, opportunités et menaces de notre environnement.
L’idéal dans ce cas est de mettre en place une analyse SWOT de votre situation.
En savoir plus sur l'analyse SWOT.
Voici quelques exemples de questions que vous pouvez vous poser pour analyser la situation :
Je précise une nouvelle fois que toutes ces questions sont des exemples de plan d’actions en vrac.
Il est essentiel que vous vous posiez vous même les bonnes questions pour faire un plan d’action.
Une fois cela fait, entrez chacune des réponses dans l’une des quatre cases : forces, faiblesses, opportunités ou menace.
Vous aurez ainsi une ébauche de chaque chose sur laquelle vous pourrez vous appuyer ou à laquelle il vous faudra être attentif.
Étape 3 : Liste des actions
Maintenant que vous savez où vous voulez aller et que vous avez une vision d’ensemble de la situation et de l’environnement, il est temps de définir des actions concrètes à mettre en place.
Listez en vrac tout ce que vous devrez faire.
L’objectif est de rassembler l’ensemble des éléments pour ensuite les trier :
Étape 4 : Classez ces actions
Il est temps de franchir le pas et de faire votre plan d’action.
Dans un premier temps, classifiez les actions de votre liste en suivant une logique d’évolution progressive.
Exemple : Si je souhaite créer un site internet pour vendre des produits, la première étape sera la création du site internet et l’étape finale sera la mise en ligne des produits. Ne mettez pas la charrue avant les boeufs !
Vous allez rapidement trouver les actions à faire au début et celles à faire à la fin, mais il devrait vous rester une nébuleuse d’actions à mener au milieu.
Étape 5 : Définissez les conséquences de chacune de vos actions et liez les entre-elles
Afin d’y voir plus clair, il est essentiel de lier chaque action aux autres.
Une action aura une conséquence. Essayez de la deviner.
Si celle-ci est floue, définissez une liste de conséquences potentielles. Choisissez ensuite une action qui succédera à chacune de ces conséquences.
Progressivement et sans même vous en rendre compte :
Félicitations, vous avez désormais un plan d’actions prêt à être exécuté.
Celui-ci devrait ressembler à un arbre de probabilités. Vous aurez alors à disposition plusieurs chemins pour arriver à votre but.
Chacun de ces chemins sera à emprunter en fonction de l’évolution de la situation.
Vous vous rendrez également compte que chaque action n’est pas indispensable pour arriver à votre but !
Un grand nombre d’actions qu’on avait prévues sont inutiles et il est important de les éliminer !
Continuons avec l’exemple de la création d’un site internet :
Allez vous continuer à prospecter des fournisseurs ?
Bien sûr que non ! Cette étape devient totalement inutile !
Exemple de plan d’actions
Voici à quoi ressemble un plan d'action clair et finalisé.
L’importance de laisser la place à l’imprévu
On en arrive au dernier point de cet article sur le plan d’actions : laisser la place à l'imprévu.
Comme nous venons de le voir dans l'exemple ci-dessus, quand vous créez votre plan d’action, il est essentiel de retenir que :
Etant donné qu’il est à la fois impossible et peu rentable de mettre en place un nouveau plan d’action par jour, et que les imprévus frappent toujours quand on s’y attends le moins il vous faudra bien souvent faire preuve d’adaptabilité et d’improvisation.
C’est en étant flexible et en épousant les évolutions imprévues que vous obtiendrez vos meilleurs résultats !
Alors prenez le plan d’action pour ce qu’il est : un guide pour savoir où vous allez, comment y aller et quels sont les grandes lignes à suivre.
Mais ne restez pas figé dans le plan, au risque de vous retrouver dans des situations impossibles à résoudre !
En conclusion
La mise en place d’un plan d’actions nécessite une analyse détaillée de la situation, de la patience et une bonne dose de motivation.
Le plus difficile au final n’est pas tant cette analyse.
Mais c’est de trouver un objectif claire et dont la flamme brûle assez fort en nous pour ne pas tout abandonner à la première contrariété ou au premier imprévu.
N'hésitez pas à nous faire part de votre vécu et vos expériences avec les plans d'actions !
