Analyse SWOT : Comment l’appliquer pour bien démarrer votre projet + Exemple et modèle

L'analyse SWOT (Strengths - Weaknesses - Opportunities - Threats) est l’un des outils privilégiés pour bien démarrer un projet.

C'est une analyse qui vous permet de réfléchir sur les forces et les faiblesses de votre projet, ainsi que les opportunités et menaces qui peuvent l’affecter.

Vous allez découvrir dans cet article comment appliquer cette matrice à la phase amont de la gestion de projet et comment la décliner en actions avec la méthode SWOT-TOWS.

Voici une vidéo tutorielle qui récapitule la démarche de l'analyse SWOT d'un projet :

Pourquoi faire une analyse SWOT d'un projet ?

On vient de vous confier un nouveau projet “from scratch” (à partir de zéro) et vous vous demandez comment vous y prendre pour bien démarrer.

L'analyse SWOT vous permettra de mettre les choses à plat et bien démarrer votre projet.

Pour l’anecdote, 

Une ancienne collègue à moi, partie s’expatrier à Shanghai en Chine, m’a parlé de la méthode chinoise de gestion de projet, elle m’a expliqué que les chinois passent beaucoup de temps à analyser, à réfléchir, à étudier et beaucoup moins de temps à réaliser.

La phase de réflexion est en effet longue et la phase d’action très rapide. C’est une courbe plate qui décolle brusquement.

Ici, beaucoup de gestionnaires et chefs de projets ignorent la phase de réflexion préalable et cela est une des causes d’échec des projets.

Alors, même si cela peut vous paraître pénible ou facteur de ralentissement, sachez que ce n’est pas une perte de temps de réfléchir sur vos forces, de budgéter, de planifier votre projet avant de le démarrer.

Qu’est-ce que le SWOT ?

La matrice SWOT est un outil structuré de réflexion et d’évaluation utilisé pour identifier des facteurs internes : vos forces et faiblesses, ainsi que des facteurs externes : vos opportunités et menaces.

Voyons ci-après chacun de ces facteurs internes et externes.

1) Facteurs internes

Cette analyse s’intéresse à deux types de facteurs internes, à savoir les forces et les faiblesses.

1.1) Les forces

Les forces internes sont les capacités dont vous disposez, et les attributs de l’organisation, qui favorisent la réussite de votre projet.

Comme exemples, on peut citer :

• Les ressources
• Des coûts fixes faibles
• Un produit novateur
• Ou encore, le mode de fonctionnement interne

1.2) Les faiblesses

Ce sont les facteurs internes qui vous freinent et vous limitent, sur lesquels vous pourriez travailler pour les améliorer, et les transformer en forces potentielles.

Comme exemples, on peut citer:

• Le manque de compétences
• La dépendance de prestataires
• Ou encore, des coûts non maitrisés

2) Facteurs externes 

Les facteurs externes de l'analyse SWOT se composent des opportunités et des menaces.

2.1) Les opportunités

Ce sont des changements externes à votre projet, ou à votre entreprise, dont vous pourriez tirer profit, comme des :

• Assouplissement de réglementation
• Changements sociaux
• Ou l’apparition de nouveaux produits sur le marché
  

2.2) Les menaces

Il s'agit de tous les facteurs externes qui pourraient avoir un impact négatif sur votre projet.

Comme exemples, on peut citer :

• Les fluctuation du taux de change
• Les innovations technologiques
• Et les contraintes de réglementations gouvernementales

Comment faire une analyse SWOT ?

Pour faire une analyse SWOT, je vous suggère de suivre les étapes suivantes :

• Réfléchir sur les objectifs et les attentes du projet
• Faire un diagnostic interne et externe
• Construire la matrice 
• Définir un plan d’action

Etape 1. Réfléchir sur les objectifs et attentes du projet

Commencez par vous interroger sur le ou les objectifs à atteindre :

• Quel est le but de cette analyse ?

Gardez en tête que vous cherchez à analyser les facteurs internes et externes liés à votre projet, qui peuvent impacter l’atteinte des objectifs attendus de ce projet.

Ensuite, posez-vous la question sur les clients ou les utilisateurs finaux du produit ou service, et à quels besoins ce dernier va-t-il répondre.

Etape 2. Faire un diagnostic interne et externe

Commençons par le diagnostic interne.

2.1) Diagnostic interne

A ce stade, vous allez étudier les points forts et points faibles de votre projet.

Votre analyse portera sur les aspects suivants :

Les compétences

• Avez-vous les compétences ou la possibilité de vous entourer des compétences pour mener à terme ce projet ?
• Le challenge est-il à votre portée ?

Les ressources

Les ressources matérielles et ressources immatérielles sont-elles disponible pour ce projet ?

Le budget

Auriez-vous assez de budget pour gérer le projet, ou la possibilité de l’obtenir ?

L'organisation

L’organisation interne favorise-t-elle la communication ?

Les services internes de l’organisation sont ils favorables au projet ?

Posez vous également la question, sur les parties prenantes favorables et défavorables à votre projet.

Pensez également à toutes les parties prenantes potentiellement hostiles à votre projet, et présentez leur les bienfaits pour elles de ce projet à terme.

Si la menace qui pèse sur votre projet est le manque de budget, cela pourrait handicaper le lancement de votre projet.

Les processus 

Existe-t-il des processus en place pour fluidifier le travail ?

Mentionnez chaque cas de figure de manière explicite.

Listez les forces du projet, et prévoyez des actions pour remédier à ses faiblesses.

Pour établir ce diagnostic interne, vous allez principalement élaborer une étude d’opportunité, qui vous aidera à vérifier la viabilité de l’investissement de votre projet.

2.2) Diagnostic externe

Nous passons maintenant à l’analyse externe du SWOT : celle des opportunités et des menaces, qui vont influer sur votre projet.

Portez votre analyse sur :

• Votre micro environnement :
• Qui vos clients et vos concurrents…
• Quel type d’influence peuvent-ils avoir sur votre projet ?
• Enfin, pensez à toute instance susceptible d’influencer votre projet

Ensuite, analysez votre macro environnement.

Cette analyse peut être faite en suivant la méthode PESTEL.

Il s’agit d’étudier les facteurs technologiques,

• économiques
• politiques
• culturelles
• et environnementaux

À titre d’exemple,

Votre projet s’inscrit peut-être dans une démarche spécifique, telle que l’innovation, ou la protection de l’environnement et qui vous donne droit à des subventions.

Renseignez-vous !

D’autre part, analysez les risques qui peuvent devenir des menaces pour votre projet, puis définissez des mesures préventives et correctives.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser la matrice des risques.

Etape 3 - Construire la matrice

Maintenant que vous avez préparé les inputs de l’analyse SWOT, à savoir :

• L’analyse PESTEL
• La matrice des risques
• Et l’analyse du potentiel du projet

Voyons maintenant comment représenter ces éléments sur les 4 cadrans de la matrice.

Remplissez votre matrice SWOT sur ce Modèle Excel

Prenons un exemple d’un projet,

Analyse des forces

Une analyse des forces a ressorti les éléments suivants :

L’étude d’opportunité a démontré que le projet a un retour sur investissement de 114%.

L’entreprise bénéficie de coûts fixes réduits.

L’équipe assignée est motivée pour le projet.

Et enfin, le projet est cadré par un mode de gouvernance qui régit l’organisation interne, et qui favorise les interactions entre les équipes.

Analyse des faiblesses

Les faiblesses identifiées sont les suivantes :

• Un manque de visibilité sur le budget qui a été autorisé, sans savoir comment il sera alloué
• L’indisponibilité de certaines ressources compétentes pour collaborer sur le projet
• Le manque d’intérêt d’une partie prenante

Analyse des opportunités

D’un autre côté, les opportunités ont décelé :

• Des partenariats favorables au projet
• Une nouvelle réglementation en faveur du projet
• Et une croissance soutenue du marché dans lequel on opère

Analyse des menaces

Enfin, les menaces identifiés ont été ressortis par l’analyse PESTEL, et complété par la matrice des risques.

Nous avons donc noté :

• La désapprobation du projet par les syndicats 
• Une concurrence rude sur le marché au niveau des prix 

Voici donc la synthèse swot :

Etape 4 - Décliner l'analyse SWOT en actions

La dernière étape consiste à définir des actions prioritaires à partir de cette synthèse.

Vous pouvez ressortir des actions prioritaires en faisant des combinaisons entre les axes de l'analyse SWOT les uns avec les autres.

Pour faire ces combinaisons, nous invertissons les axes SWOT pour obtenir le TOWS.

Ainsi, nous obtenons 4 combinaisons différentes :

• S-O (Opportunités et Forces)
• S-T (Menaces et Forces)
• W-O (Opportunités et Faiblesses)
• W-T (Menaces et Faiblesses)

Voyons maintenant les actions à prévoir pour chacune de ces stratégies.

4.1) S-O (opportunités et forces)

Le cadran S-O représente votre avantage concurrentiel.

Cette combinaison vous indique qu’il est pertinent de vous appuyer sur les forces de votre projet, dans le but de mieux saisir les nouvelles opportunités.

A titre d’exemple,

Si vous maitrisez une nouvelle technologie, vous êtes probablement éligible à un fond d’innovation gouvernemental, destiné à soutenir des projets novateur.

4.2) S-T (forces et menaces)

Le deuxième cadran : S-T suggère que vous devez trouver moyen d’utiliser vos forces, pour contrer ou minimiser les menaces.

A titre d’exemple,

Votre entreprise a des coûts fixes réduits. Ce qui peut lui permettre de baisser les prix face à un environnement concurrentiel.

4.3) W-O (faiblesses et opportunités)

Le troisième cadran W-O signifie que des opportunités se présentent à vous mais vos capacités sont limitées.

Ici, la question est de savoir si vous pouvez améliorer ou développer vos capacités pour saisir ces opportunités.

4.4) W-T (faiblesses et opportunités)

Le dernier cadran W-T (faiblesses et menaces) est le plus contraignant.

Dans cette situation, une analyse détaillée des risques est nécessaire pour minimiser les menaces

Vous pourrez :

• Anticiper les risques grâce à une analyse des risques détaillée en utilisant une matrice des risques
• Prévoir des stratégies pour les maitriser
• Et les surveiller

A titre d’exemple,

Si une résistance au changement se fait sentir chez certaines parties prenantes.

Pensez à mettre en place une stratégie des alliés. Celle-ci va définir la meilleure manière de se comporter vis-à-vis des différents acteurs résistants.

Concernant vos faiblesses, il faut d’abord déterminer, si celles-ci vous exposent à des menaces. 

Ensuite vous pourrez les transformer en forces futures, ou encore, vous pourrez fixer des objectifs pour les atténuer.

A titre d’exemple,

Si vous vous rendez compte que certains membres de vos équipes manquent d’expertise, pensez à solliciter un expert au sein de l’entreprise, et faire en sorte de partager son expertise en venant en support aux équipes.

Vous pouvez obtenir finalement une matrice qui ressemble à ceci :

Domaines d’application du SWOT

À l’origine, c'est un outil utilisé dans l'analyse stratégique de l’entreprise.

Vous pouvez alors l’utiliser avant de démarrer une entreprise, pour évaluer et développer votre entreprise actuelle, avant de lancer un nouveau produit, ou pour améliorer un système ou un processus.

Je l’ai appliqué pour la première fois durant mes quelques mois passés à Londres à l’Université City Business School où nous devions analyser une nouvelle entreprise en création selon la matrice, et présenter les forces et faiblesses de l’entreprise d’une part, et les opportunités et menaces du marché sur lequel opérait cette entreprise.

Ceci étant, l’analyse SWOT est utilisée dans toutes les situations qui nécessitent une prise de décision.

En plus du positionnement stratégique et l’évolution d’une entreprise, elle peut servir pour développer une stratégie de communication ou de Marketing, ou encore servir sur le plan personnel pour progresser ou changer de carrière et améliorer votre santé financière.

Dans cet article, je vous explique comment l’utiliser dans votre gestion de projet.

Conclusion

A présent, vous avez tous les éléments pour réussir l’analyse SWOT d'un projet.

Souvenez-vous que cet outil doit être utilisé avant de démarrer votre projet, dans le but d’atteindre les résultats escomptés du projet.

Elle doit vous permettre de mettre en place des actions, dans le but d’exploiter les capacités et le potentiel du projet et pouvoir atténuer ou maitriser les risques et faiblesses.

Laissez vos commentaires, faites-nous part de votre retour d’expérience.