Réussir l’analyse SWOT : Exemple de gestion de projet et modèle

On vient de vous confier un nouveau projet “from scratch”  (à partir de zéro)  et vous vous demandez comment vous y prendre pour bien démarrer.

Pas de panique ! Voici tous les conseils pour mettre les choses à plat et bien démarrer votre projet.

Vous allez découvrir comment réussir l‘analyse SWOT (Strengths- Weaknesses – Opportunities- Threats), et comment appliquer cette matrice à la phase amont de la gestion de projet.

L’indispensable phase amont

Une ancienne collègue à moi, partie s’expatrier à Shanghai en Chine, m’a parlé de la méthode chinoise de gestion de projet, elle m’a expliqué que les chinois passent beaucoup de temps à analyser, à réfléchir, à étudier et beaucoup moins de temps à réaliser.

La phase de réflexion est en effet longue et la phase d’action très rapide. C’est une courbe plate qui décolle brusquement.

Ici, beaucoup de gestionnaires et chefs de projets ignorent la phase de réflexion préalable et cela est une des causes d’échec des projets.

Alors, même si cela peut vous paraître pénible ou facteur de ralentissement, sachez que ce n’est pas une perte de temps de réfléchir sur vos forces, de budgéter, de planifier votre projet avant de le démarrer.

Qu’est-ce que l’analyse SWOT?

Connaissez-vous la matrice SWOT (Strengths- Weaknesses – Opportunities- Threats), en français FFOM (Forces Faiblesses Opportunités et Menaces)?

Une analyse SWOT est un outil structuré de réflexion et d’évaluation utilisé pour identifier des facteurs internes : vos forces et faiblesses, ainsi que des facteurs externes : vos opportunités et menaces.

Facteurs Internes de l’analyse SWOT

La matrice SWOT s’intéresse à deux types de facteurs :

• Les forces : Les points forts sont les éléments clés que vous faites bien et qui vous donnent un avantage sur la concurrence. Continuer à se souvenir de vos points forts, les exploiter et les renforcer peut vous aider à conserver un avantage concurrentiel.
  
  
• Les faiblesses : Les faiblesses sont les choses que vous ne faites pas bien, ou bien les facteurs qui vous freinent et limitent.
  
  L’identification de vos faiblesses vous permettra de fixer des objectifs pour les minimiser/atténuer, les transformer en forces futures et déterminer si elles vous exposent à des menaces extérieures.

Facteurs externes de l’analyse SWOT

• Les opportunités: Les opportunités sont des changements externes à vous ou à votre entreprise, dont vous pourriez tirer profit, comme des changements de réglementation, des changements sociaux ou de nouveaux produits qui n’existent pas encore.
  
  Les opportunités vous aident à identifier les domaines dans lesquels vous pouvez vous développer – où concentrer votre temps et vos ressources.
  
• Les menaces: Les menaces sont tous les facteurs externes qui pourraient avoir un impact négatif, tels que les tendances du marché et de la société ou les réglementations gouvernementales.
  
  Ces facteurs sont probablement hors de votre contrôle, mais vous devez les surveiller et prévoir des moyens pour réduire leurs effets.

Domaines d’application de l’Analyse SWOT

A l’origine, l’analyse SWOT est un outil de stratégie d’entreprise. vous pouvez alors l’utiliser avant de démarrer une entreprise, pour évaluer et développer votre entreprise actuelle, avant de lancer un nouveau produit, ou pour améliorer un système ou un processus.

Je l’ai appliqué pour la première fois durant mes quelques mois passés à Londres à l’Université City Business School où nous devions analyser une nouvelle entreprise en création selon la matrice SWOT, et présenter les forces et les faiblesses de l’entreprise d’une part et les opportunités et les menaces du marché sur lequel opérait cette entreprise.

Ceci étant, L’analyse SWOT (FROM en français), est utilisée dans toutes les situations qui nécessitent une prise de décision.

En plus du positionnement stratégique et l’évolution d’une entreprise, elle peut servir pour développer une stratégie de communication ou de Marketing, ou encore servir sur le plan personnel pour progresser ou changer de carrière et améliorer votre santé financière.

L’analyse SWOT peut également être utilisée dans la gestion de projet.

Exemple : Appliquer l’analyse SWOT à la gestion de projet

Le modèle SWOT peut très bien être adapté à la gestion de votre projet dans sa phase amont.

Pour cela, il faut déterminer:

• Les forces internes dont vous disposez pour réussir ce projet en terme de ressources internes, de budget et de matériel, quelles sont les faiblesses en terme de pénurie de ressources, de budget et de matériel.
  
• Les opportunités externes qui se présentent (un environnement législatif favorable, des subventions adaptées, un nouveau partenariat …) et des menaces externes (société concurrente plus avancée dans le lancement du service qui prend des parts de marché, environnement législatif défavorable, etc …)

Réfléchissez à comment transformer dans la mesure du possible les faiblesses en forces et les menaces en opportunités. Ceci peut par exemple passer par une communication adéquate des bénéfices futurs de ce projet auprès des personnes initialement hostiles.

Préparation de l’analyse SWOT

Pour réussir l’analyse SWOT,  commencez par vous interroger sur le ou les objectifs à atteindre:

• Quels sont les produits et/ou services qui seront mis en place par mon projet?
• Qui seront les Clients/utilisateurs de ces produits et/ou  services  et comment seront-ils utilisés?

Les questions à se poser maintenant sont : A quoi va servir mon projet? A quel(s) besoin(s) va t’il répondre? A qui va servir mon projet?

Une des forces indispensables est votre motivation.

Il est important de s’interroger sur l’éthique du projet sur lequel nous sommes sur le point de manager.

En savoir plus sur la gestion de projet

Sommes-nous en accord avec nous-même? Nous ne sommes pas obligé d’accepter tous les projets qu’on nous propose si les objectifs ne sont pas cohérents avec notre éthique personnelle car nous n’allons pas être motivé pour le gérer.

Dans le cas où le projet provient d’une idée dont nous sommes à l’origine, le problème de motivation initiale ne se pose pas.

En particulier pour le créateur d’entreprise, il est généralement en accord avec ses propres choix et donc initiateur, moteur de ses propres projets et force de motivation.

Un pré-requis : faisabilité du projet:

Admettons que nous approuvions les objectifs du projet et que donc la motivation initiale soit bien au rendez-vous.  Encore faut-il rester les pieds sur terre, réfléchir à la faisabilité du projet.

Ai-je les compétences ou la possibilité de m’entourer des compétences pour mener à terme ce projet, aurai-je assez de budget ou la possibilité de l’obtenir, le challenge est-il à ma portée?

Une fois ces doutes levés, rentrons dans le vif du sujet.

Forces et Faiblesses SWOT

Comment atteindre le ou les objectifs de mon projet : quels sont les forces et les faiblesses pour atteindre cet objectif?

Demandez-vous alors comment atteindre cet objectif. Faites une photo au moment présent de la situation initiale de votre projet.

Listez vos forces, ce que vous avez déjà à disposition actuellement pour atteindre cet objectif:

• Ressources compétentes: listez les ressources spécifiques à ce projet (ex: ingénieur agronome, architecte, médecin, …)
• Moyens matériels: combien d’ordinateurs, quels autres matériels selon la spécificité de votre projet
• Budget : évaluez une première enveloppe globale pas trop détaillée au cours de cette phase

Listez vos faiblesses, ce qui vous manque actuellement encore pour atteindre l’objectif:

• Ressources compétentes
• Moyens matériels
• Budget

Voyez comment vous pourriez combler ces faiblesses, lacunes pour réussir à atteindre l’objectif.

Opportunités et Menaces SWOT

Comment atteindre le ou les objectifs de mon projet : Quelles sont les opportunités et les menaces de mon projet? Qui seront les parties prenantes favorables et défavorables à mon projet? Comment contourner les menaces?

Plus d’information sur les stratégies de gestion des parties prenantes d’un projet

Nous entrons dans la partie des opportunités et des menaces ou encore facteurs externes qui vont influer sur votre projet.

Pensez aux opportunités humaines. Pensez aux personnes qui peuvent rentrer en jeu sans travailler directement sur votre projet, ce sont des parties prenantes de votre projet.

Ce sont les opportunités vivantes de la réussite de votre projet, ces acteurs peuvent être par exemple des responsables de service car vous allez solliciter à temps partiel quelques personnes de leur équipe, ils peuvent être les sponsors futurs du projet même si bien entendu vous leur devrez des comptes en leur exposant l’avancement et le suivi du projet, etc …

Pensez aux opportunités législatives. Votre projet s’inscrit peut-être dans une démarche spécifique, telle que l’innovation, telle que la protection de l’environnement et qui vous donne droit à des subventions.
Renseignez-vous!

Identifiez toutes les personnes qui pourraient être bénéficiaires de votre projet et en tirer profit. Ces personnes pourront devenir des alliés, des contributeurs pour la réussite de votre projet.

De même, identifiez les menaces de votre projet, ou risques. Pensez notamment à toutes les personnes initialement hostiles à votre projet et travaillez dans la mesure du possible à présenter à ces personnes les bienfaits pour elles de ce projet à terme.

Si la menace qui pèse sur votre projet est le manque d’argent, cela pourrait handicaper le lancement de votre projet.

Si vous ne pouvez pas décrocher un prêt bancaire ou une subvention, pensez à aller faire un tour sur les sites de Crowd funding (financement par la foule) tels que Kickstarter à condition que votre projet rentre dans le périmètre des projets finançables.

Ces sites offrent la possibilité de trouver des financements émanant des particuliers qui soutiennent votre projet.

Vous pouvez obtenir au final une matrice SWOT qui ressemble à ceci:

Modèle Excel de l’analyse SWOT

Vous pouvez télécharger ici un template Excel de matrice SWOT que vous pouvez adapter à votre besoin:

A présent, vous avez tous les éléments pour réussir l’analyse SWOT.