Comment vaincre les chronophages : Conseils clés + Checklist

Vous arrive-t-il de terminer votre journée avec le sentiment de ne pas avoir accompli beaucoup ? Et si c’était effectivement le cas ?

Peut-être êtes-vous victime des chronophages de votre environnement de travail ou de vos habitudes.

Dans cet article, voyons ensemble quelles sont les 4 activités les plus chronophages au travail et comment les contrer.

Le mot chronophage est un dérivé du préfixe chrono- , combiné au suffixe -phage ce qui signifie littéralement «qui mange le temps».

Une activité chronophage se dit de ce qui demande beaucoup de temps ou qui en fait perdre. Selon le domaine où nous œuvrons, nous en aurons certaines qui nous seront spécifiques. 

Cependant, il en existe une panoplie qui est commune à tous les domaines.

Voyons ensemble les activités les plus chronophages et comment les contrer pour une meilleure gestion du temps.

Quelles sont les chronophages ?

1) Les courriels

Nous sommes constamment inondés de courriels. Leur flot est incessant.

Il est donc utopique de penser que nous en viendrons à bout puisqu’à chaque fois que nous en envoyons un, il en génère très souvent un autre en retour.

Ainsi, comment peut-on reprendre le contrôle sur cette activité hautement chronophage ?

À moins que vous ne soyez un adjoint administratif qui doit répondre à toutes les demandes dans l’immédiat de son supérieur ou encore que vous soyez affecté à la gestion des plaintes, décidez de contrôler vos courriels au lieu que ce soit eux qui le fassent. 

Voici comment faire :

• Enlevez les fenêtres d'alertes qui apparaissent dans votre écran et qui vous déconcentrent de ce que vous étiez en train de faire
• Désactivez le son et le changement du pointeur de la souris. Ce faisant, vous demeurerez concentré sur votre activité en cours, vous permettant ainsi de récupérer de précieuses minutes (qui se cumulent en heures à la fin de la semaine)
• Décidez de moments stratégiques où vous consulterez volontairement vos courriels. Je recommande 3 à 4 fois par jour uniquement. Et lorsque vous ouvrez votre gestionnaire de messagerie, répondez aux messages reçus.

Trop souvent, les gens vont lire les courriels entrants sans y répondre, car ils n’ont pas le temps. Ils mettent un indicateur de suivi, mais doivent tout de même les relire un peu plus tard. C’est une énorme perte de temps !

• Utilisez des modèles de réponse Remarquez, dans un cycle d’un mois, le type de messages que vous envoyez. Sont-ils semblables d’une fois à l’autre ? Si oui, créez des modèles, des QuickParts, ou des signatures variées qui vous éviteront de recopier un ancien message ou pire, de récrire le même message à diverses personnes plusieurs fois dans une semaine
• Il n'est pas nécessaire d'être mis en CC de tous les courriels Relâchez du lest un peu ! Avez-vous vraiment besoin d’être mis en copie conforme sur tous les courriels qui circulent dans votre service ? Ne pourriez-vous pas seulement recevoir une copie de la décision finale à une discussion ? Faites confiance aux membres de votre équipe… À vouloir tout contrôler, on manque de temps pour nos tâches personnelles
• Désabonnez-vous de ce qui est inutile Pour réduire le flot des messages entrants, désabonnez-vous de tout ce qui est inutile. Vous aviez peut-être de l’intérêt il y a 2 ans pour un sujet quelconque, mais ce n’est plus le cas. Prenez le temps de vous désabonner de toutes ces infolettres
• Créez des règles pour classer les courriels moins importants. Pour tous les courriels reçus qui sont de moindre importance, créez des règles afin qu’ils soient redirigés automatiquement vers des dossiers. Vous déciderez du moment où vous voulez les lire, mais au moins, ils ne viendront pas polluer votre boîte de réception.

Bref, ne laissez pas vos courriels vous détourner de vos autres tâches. Parce que très sournoisement, c'est la pire tâche chronophage des temps modernes.

2) Les distractions

Si je vous demandais, quel est le pire ennemi des sonneries ?

Vous savez celles de Messenger, WhatsApp, courriels, textos, etc.

Votre pire ennemi est votre curiosité.

Eh oui !

Vous entendez une sonnerie et bien que vous vous doutiez parfois très bien de ce que ça pourrait être, vous allez vérifier. Au cas.

Et là, vous n’êtes plus à faire ce sur quoi vous étiez concentré.

Et vous perdez votre temps.

Et pourquoi vérifions-nous dans ce cas ?

Au cas où ce serait urgent.

Au cas où ce serait un de mes enfants qui a un problème. Etc.

Voici comment s'y prendre avec les distractions : 

• Informez votre entourage Assurez-vous d’abord de donner des consignes claires aux gens de votre famille. Comment peuvent-ils communiquer avec vous s’il y a urgence pendant vos heures de travail ? Idéalement, un même moyen de communication pour tous serait préférable. Ainsi, vous ne vous sentirez plus obligé d’être sur toutes les plateformes qui existent
• Réservez des moments précis pour la gestion de vos réseaux sociaux Si ce sont vos réseaux personnels, faites cela en dehors des heures de travail. Si ce sont ceux reliés à votre emploi, déterminez un temps et une durée pour gérer chacun de vos réseaux. À la limite, mettez une alarme quand vous y travaillez pour ne pas excéder ce temps
• Assurez-vous que rien dans votre entourage est susceptible de vous distraire. Que ce soit le bruit, les interruptions par les membres de la famille, ou les sollicitations d'animaux domestiques, cherchez des solutions pour minimiser ces interruptions
• Aménagez votre espace de travail Ayez le moins d’objets possibles sur votre bureau, le moins de fenêtres ouvertes sur votre ordinateur pour éviter tout ce qui risque de briser votre concentration et de vous amener ailleurs. De même, organisez vos dossiers selon une nomenclature claire et logique pour gagner du temps lors de la recherche de documents
• Appliquez la méthode 5S à votre espace de travail pour optimiser l'efficacité. Cette stratégie japonaise mise sur le tri, l'organisation, le nettoyage, la normalisation et la discipline pour minimiser les distractions et maximiser la productivité

Bref, dès que quelque chose vous distrait, prenez le temps d’établir une solution à long terme plutôt que de juste mettre un petit bandage temporaire.

3) Les collègues

Nos collègues peuvent être de grands chronophages aussi.

Mine de rien, ils passent devant notre bureau et leur petit salut matinal dure une quinzaine de minutes.

Il a été prouvé que les employés qui se font le plus dérangé au travail sont ceux près de la machine à café et de la salle de toilette. 

Comment faire pour reprendre un peu de ce temps pour soi ?

• Assurez-vous d’abord de saluer vos collègues le matin afin de minimiser les interruptions dans la journée alors que vous serez concentré sur autre chose
• Réaménagez votre bureau au travail afin que votre regard ne soit pas dirigé directement vers la porte. En effet, l’invitation première à faire entrer quelqu’un dans votre espace est le contact visuel. S’il n’y a pas ce contact, l’autre n’entrera vraisemblablement pas, à moins d’avoir réellement affaire à vous. Un store ou un rideau dans votre fenêtre pourrait aussi faire l’affaire
• Si vous travaillez à distance, réglez votre disponibilité à "Occupé" quand il le faut La version à distance du collègue qui se met le nez dans le cadre de porte se fait par Teams ou tout autre système de connexion instantanée. Assurez-vous alors que, lorsque vous avez besoin de vous concentrer sur une tâche précise, vous changez votre disponibilité à « Occupé ». Pensez à l’enlever quand c’est terminé
• Échangez sur les sujets personnels durant les pauses Finalement, vous pourriez mentionner à votre collègue qui vous raconte ses péripéties du week-end pendant vos heures de travail que cela vous fera plaisir d’échanger avec lui durant les pauses. Ça demeure une façon polie de reprendre possession de vos minutes.

4) La procrastination

La procrastination, cette habitude de tout remettre à plus tard, est un chronophage présent chez plusieurs personnes.

Mais pourquoi procrastine-t-on ?

Certains craignent l’échec et préfèrent ne pas commencer pour ne pas échouer.

D’autres encore sont atteints de perfectionnisme aigu. Comme ils n’ont pas trouvé LA bonne méthode, ils ne commencent pas.

La tâche semble trop difficile pour un autre nombre de personnes. La sensation d’une poussée d’adrénaline en incitera certains à trop attendre avant de commencer un travail.

Bref, ce ne sont qu’un survol des raisons qui expliquent la procrastination.

Le problème dans cette façon de faire est que cela fait souvent perdre du temps aux collègues qui doivent faire de nombreux suivis auprès de la personne qui procrastine.

Alors, comment la vaincre ?

• Embaucher un sous-traitant ou déléguer des tâches pourrait être une solution pour certains types de tâches à accomplir
• Diviser ce qui parait impossible à réaliser en sous-projets, afin que cela soit moins intimidant
• Bloquer du temps dans l’agenda pour se consacrer à une tâche que l’on remet fréquemment
• Utiliser la technologie disponible pour faciliter la tâche ou encore, pour se stimuler à l’accomplir
• Faire une seule chose à la fois, car le multitâche nous accable
• Rendre public ses engagements. Les comptes à rendre à autrui peuvent être motivants
• Planifier 2-3 objectifs pour la journée et se concentrer principalement sur ceux-ci
• Se punir est une façon de motiver certains
• Se récompenser fonctionne mieux pour d’autres
• Commencer maintenant. Rien d’autre à y dire !

Essayez juste 15 minutes de chaque tâche pour voir !

Parfois, c’est de commencer à faire la tâche qui est difficile en soi.

Une fois débutée, ça coule assez bien la plupart du temps.

Sinon, votre tâche aura progressé d’au moins 15 minutes plutôt que de stagner.

Enfin, répétez le tout en après-midi ou le lendemain.

Astuce de coach : La planification aide à se mettre en action et à ainsi diminuer la procrastination.

Conclusion

Les 4 tâches chronophages présentés ici ne sont pas les seuls. Il en existe plusieurs autres.

Sachez reconnaître les vôtres et surtout, arrêtez-vous pour trouver des solutions lorsqu’ils se pointeront.

Donc, en résumé :

• Reprenez le contrôle sur vos courriels
• Prévenez les distractions
• Développez des stratégies avec vos collègues
• Planifiez pour minimiser la procrastination

Chaque chronophage a sa solution. Il vous importe de vous arrêter afin de mettre en place les actions pour les minimiser. Ainsi, vous aurez une meilleure gestion sur votre temps et vous gagnerez en efficacité.